Partie A - Présentation de LDCompta

1. Introduction

1.1 Présentation de LDCompta

Ce document est un guide d'utilisation du progiciel de comptabilité LD SYSTEME. Ce progiciel fonctionne sur plate-forme Windows 32 bits : Windows 95/98, Windows NT 4 ou Windows 2000. Il peut être utilisé soit sur un poste isolé, soit en poste à poste sous Windows 95/98 (l’un des ordinateurs sous Windows 95/98 jouant le rôle de « serveur »), soit en réseau avec un serveur sous Windows NT4 ou Windows 2000 et des postes clients sous Windows 95/98, NT ou 2000.

Pour la lecture de ce document, les principes généraux d'utilisation d’un poste de travail sous Windows sont supposés être connus. Cela recouvre toutes les manipulations de base telles que :

· L’utilisation du clavier dans les boites de dialogues, pour se déplacer champ par champ avec la touche de tabulation, pour utiliser les raccourcis-claviers (Alt+Lettre raccourci), pour valider l’ensemble des champs (touche Entrée) ou pour annuler l’ensemble de ma boite de dialogue (touche Echap) ;

· L’utilisation de la souris pour cliquer sur les boutons, pour sélectionner la valeur d’un bouton radio, pour sélectionner une valeur dans une dans une liste ou une liste déroulante (appelée aussi parfois « combo »), etc.

Les principales fonctionnalités de ce progiciel de comptabilité sont les suivantes :

ü Progiciel multi utilisateurs et multi dossiers

Le progiciel permet de suivre plusieurs dossiers de comptabilité indépendamment les uns des autres. Le nombre de dossiers pouvant être utilisés n'est pas limité. De la même façon, chaque dossier peut être utilisé simultanément par plusieurs utilisateurs, que ce soit en consultation ou en mise à jour.

Chaque dossier est identifié par un code dossier (3 caractères alphanumérique) et un libellé. Il est possible lors de la création d'un dossier de copier certains éléments depuis un autre dossier existant (Plan comptable, ...).

ü Comptabilité générale et auxiliaire

Le module de comptabilité générale comporte toutes les procédures de saisie d'écritures : saisie par pièce, par folio ou procédures plus spécialisées pour saisir les règlements clients et fournisseurs. Le lettrage des comptes peut se faire soit « à la volée » en saisie d’écritures, soit à posteriori par différentes procédures de lettrage manuel ou automatique. Enfin, on retrouve des procédures d'interrogations des écritures multi critères, toutes les procédures d'éditions habituelles (Journaux, balances, grands-livres) ainsi que le bilan et le compte de résultat.

ü Comptabilité tiers

Ce module recouvre diverses choses : relances clients à plusieurs niveaux, suivi des en-cours financiers clients, suivi de la TVA sur les encaissements, établissement de relevés clients, statistiques de chiffres d’affaires clients et fournisseurs, ainsi qu'une chaîne complète de règlement automatique des fournisseurs par lettre-chèque, lettre-BO ou virement.

ü Gestion de trésorerie

Le logiciel permet de se constituer et de gérer des portefeuilles d’effets à recevoir et à payer, de constituer les bordereaux de remises en banque, y compris les supports magnétiques pour les remises de LCR clients. Une procédure de rapprochement bancaire est disponible ; ce rapprochement peut être automatique si vous mettez en œuvre la procédure d’intégration des relevés bancaires fournie par LDCompta (les relevés bancaires peuvent être reçus par tout logiciel de communication bancaire à la norme ETEBAC). Enfin, vous pouvez construire des tableaux de trésorerie prévisionnelle, intégrant tous les éléments connus en comptabilité (soldes des différents comptes de trésorerie, comptes d’effets à payer et à recevoir, échéances clients et fournisseurs) ainsi que des écritures purement prévisionnelles que vous aurez préalablement définies.

ü Gestion budgétaire

Un module spécifique permet d'enregistrer un ou plusieurs budget, puis d’effectuer ensuite des comparatifs réalisé/budgété, soit sous la forme de balances budgétaires, soit sous la forme de compte de résultat. Les budgets peuvent être établis par compte général, ou par compte général et section analytique.

ü Comptabilité analytique

Un module complet de comptabilité analytique peut être activé : il est alors possible de ventiler les charges et produits sur deux axes analytiques différents : section et sous section d’une part, affaire d’autre part. On dispose de différentes procédures d’interrogation et d’éditions analytiques (journaux, balances, grands-livres).

Les principales caractéristiques ergonomiques de ce progiciel sont présentées ci-dessous :

è Présentation des écrans normalisée

Tous les écrans ont été conçus en s’appuyant sur des normes de présentation très strictes, conformes aux standard Windows. Le positionnement des zones de saisies, des textes d’invite ou des guides opérateur (messages d’aide) répond à un ensemble de règles soigneusement élaborées pour permettre une utilisation efficace du logiciel et une prise en main rapide.

è Utilisation du clavier et de la souris

Tous les écrans sont conçus pour pouvoir être manipulés à la fois au clavier et à la souris. Dans les procédures de saisie, l’utilisation du clavier sera bien sûr indispensable pour introduire les données ; on pourra dans celles-ci se passer complètement de la souris si l’on veut effectuer de la saisie « intensive ». Dans d’autres procédures au contraire, il sera peut être préférable de commander « tout à la souris » ; c’est le cas par exemple des procédures de consultation. Pour ce faire, on peut sélectionner la quasi-totalité des critères de sélection par des manipulations à la souris, au travers de listes déroulantes, de boites de sélection de dates, ou encore de listes de sélection pour les différents champs codifiés (N° de comptes, codes journaux…).

è Messages d'erreur

Les zones de saisie de données sont soumises à de nombreux contrôles de validité et de cohérence. Toute erreur détectée provoque l'apparition d'un message d'erreur dans une fenêtre. Une fois cette fenêtre refermée, la zone en erreur est mise en évidence (le focus est placé sur la zone) de façon à pouvoir facilement corriger la valeur erronée.

è Listes de sélection multiples

Un système de listes de sélection peut être mis en oeuvre chaque fois que l'on a à introduire à l'écran une valeur codifiée. Par exemple, pour consulter un compte donné dont on ignore le n°, on peut demander à l'ordinateur d'afficher une liste des n° de comptes existants, de façon à pouvoir retrouver le n° en question. Il suffit alors de « pointer » à l'écran ce n° pour qu'il soit sélectionné.

Ce système de listes de sélection est toujours déclenché par la touche de fonction F4, après avoir placé le curseur dans la zone de saisie pour laquelle on veut obtenir une liste de sélection. On peut aussi demander l’affichage de la liste de sélection à la souris, en cliquant sur le petit triangle jaune apparaissant en partie droite de la zone de saisie.

1.2 Procédure d'installation

Versions et niveaux

Le progiciel évoluant de façon permanente, il est important de pouvoir suivre de façon précise qu’elle est la version qui est mise en œuvre par chaque entreprise. Pour cela, tout logiciel installé est identifié par un N° de version et un niveau.

Une version correspond à une évolution majeure du produit de comptabilité, entraînant dans la grande majorité des cas une modification de certains fichiers de base du logiciel. En cas de remplacement d’une version par une autre plus récente, ces modifications de fichiers nécessitent donc une phase de conversion des données, qui est en principe réalisée automatiquement lors de la première ouverture de chaque dossier comptable.

Un niveau correspond quant à lui soit à un complément intégré dans le logiciel et ne nécessitant pas de modification des fichiers de base du logiciel, soit à une correction de problème rencontré dans le logiciel. On peut donc passer de façon très simple d'un niveau N à un niveau N+M, sans que cela nécessite une révision des fichiers de base du logiciel. Pour faciliter la diffusion de ces corrections, ceux-ci sont regroupés dans un fichier nommé correctif. En règle générale, pour une version donnée, le correctif de numéro N reprend toutes les corrections de 1 à N de la version concernée.

L’installation d’une nouvelle version ne peut se faire qu’à partir d’un support (CD ROM en général) contenant la totalité du logiciel. En revanche, les correctifs sont diffusés par des moyens divers : disquettes 3 pouces, courrier électronique ou téléchargement depuis notre site Internet www.ldsysteme.fr, rubrique Logiciels.

La version et le niveau installés sur votre système peuvent être facilement connus. Ces deux informations sont affichées en haut à droite de l’écran d’ouverture (écran de sélection du dossier comptable). On peut aussi retrouver cette information dans la fenêtre A propos de, par le menu ?.

A ce jour, la version courante du progiciel est la version 2.70

Généralités sur l'implémentation de la version 2.70

La version 2.70 de LDCompta peut être installée sur tout système Windows 32 bits.

Le progiciel est constitué d’un ensemble de fichiers de différents types qui sont placés dans un répertoire des programmes dont le nom est choisi lors de l’installation initiale. Par défaut, le nom du répertoire de programmes est :

C:\Ldsystem\Program\Compta

Toutes les données sont quant à elles enregistrées dans un répertoire de données dont le nom est lui aussi choisi lors de l’installation. Par défaut, ce nom est :

C:\Ldsystem\Fichiers\Compta

La place occupée sur disque est d’environ 15 Mo pour le répertoire des programmes. Pour ce qui est des données, à titre d’exemple, la place occupée par un dossier de 10.000 écritures comptables est d’environ 15 Mo.

Installation des programmes

Ce paragraphe et ceux qui suivent décrivent l’ensemble des tâches d’installation de LDCompta pour Windows relatives à une première installation du progiciel. En cas de réinstallation, certaines de ces étapes ne sont plus nécessaires. Reportez vous au paragraphe cas d’une réinstallation ou d’un changement de version en page 6 pour connaître le processus propre à une réinstallation ou à un changement de version.

1) Pour une installation à partir d’un Cd-rom, placez le Cd-rom dans le lecteur ; au bout de quelques instants, l’écran d’installation est proposé automatiquement. Si tel n’est pas le cas, vous pouvez lancer l’installation, en choisissant l’option Démarrer/Exécuter sur la barre des tâches, puis en frappant la commande :

D:LDMENU où D représente la lettre associée au lecteur Cd-rom.

2) Tous les progiciels LD Système pour Windows vous sont proposés.

Cochez la case LDCompta pour demander son installation.

3) Une succession de plusieurs écrans vous permet de choisir entre différentes options d’installation :

· choix du répertoire destination (celui où sera installé le progiciel) ; appuyez simplement sur ENTREE sans modifier la valeur proposée par défaut (ou en ne modifiant que la lettre <Lecteur> si vous voulez installer le produit sur un lecteur autre que <C:> ), puis confirmez la création de ce répertoire si nécessaire.

· installation de la description des fichiers ; celle-ci n’est nécessaire que si vous voulez utiliser l’éditeur d’état ou l’éditeur de requêtes (Produits WDEtat et WDQbe vendus séparément par PCSoft) sur vos données comptables. Si tel n’est pas le cas, choisissez l’option Ne pas installer la description des fichiers.

· sur l’écran récapitulatif des options d’installation, appuyez sur ENTREE ou cliquez sur Terminer pour lancer effectivement l’installation.

4) Pour une installation à partir d’un jeu de disquettes, placez les disquettes suivantes lorsque cela vous est demandé, et appuyez chaque fois sur OK pour poursuivre l’installation.

5) En fin d’installation, vous obtenez la fenêtre Installation terminée. Appuyez sur ENTREE ou cliquez sur Terminer.

Création d’un icône pour accéder à LDCompta depuis le bureau Windows

En fin d’installation, un dossier LD Système est ajouté automatiquement dans le menu Démarrer/Programmes de Windows. Pour lancer le progiciel, choisissez l’option LDCompta dans ce menu.

Si vous souhaitez également créer un icône pour pouvoir lancer LDCompta depuis votre bureau Windows, procédez comme suit :

· Effectuez un clic droit sur le bouton Démarrer de la barre des tâches, puis un nouveau clic sur l’option Explorer du menu contextuel qui s’est ouvert à cet endroit.

· Dans la partie droite de la fenêtre Explorateur qui présente le contenu du menu Démarrer de Windows, effectuez un double-clic sur la ligne Programmes, puis à nouveau un double-clic sur la ligne LD Système.

Attention : sous Windows NT, cette manipulation a pour effet de vous présenter le menu Démarrer de l’utilisateur courant, alors que le dossier LD Système a été ajouté dans les options communes à tous les utilisateurs. Il vous faut donc accéder au contenu du dossier Winnt\Profiles\All users\Menu Démarrer\Programmes pour trouver ce dossier LD Système.

· Effectuez un clic droit sur la ligne LDCompta, puis choisissez l’option Copier dans le menu contextuel qui s’ouvre à cet endroit.

· Fermer la fenêtre Explorateur en cliquant dans la case Fermeture située en haut à droite de la fenêtre.

· Effectuez un clic droit sur le bureau Windows, à l’endroit approximatif où vous souhaitez ajouter l’icône de LDCompta, puis choisissez l’option Coller le raccourci dans le menu contextuel qui s’ouvre à cet endroit. L’icône apparaît alors sur le bureau. Faites glisser l’icône à l’endroit exact où vous le souhaitez. Vous pouvez également demander un alignement des différents icônes présents sur votre bureau par un clic droit sur le bureau, en choisissant l’option Aligner les icônes dans le menu contextuel.

Installation du gestionnaire de clés physiques

Si vous installez le progiciel comptable à des fins de démonstration uniquement, cette étape n’est pas nécessaire. De même, si le gestionnaire de clés physiques a déjà été installé sur ce poste de travail lors de la mise en place d’une version précédente de LDCompta ou LDPaye, cette étape est inutile.

S’il s’agit au contraire de la première installation d’une version commerciale du progiciel LDCompta ou LDPaye, l’installation du gestionnaire de clés physiques est indispensable. En effet, tout usage du progiciel est conditionné par la présence d’une clé physique (appelée aussi clé électronique ou Dongle) sur le port imprimante de l’ordinateur.

Vous devez disposer d’une clé physique pour chaque poste ayant accès au progiciel comptable. Toute tentative d’exécution du progiciel comptable sur un poste ne disposant pas d’une clé physique sera rejetée ; seul l’usage à des fins de démonstration sera possible.

Pour mettre en place la clé physique et la faire reconnaître par Windows, procédez comme suit :

· Insérez le Cd-rom dans le lecteur, et lorsque le menu des progiciels LD Système vous est proposé, cochez la case Gestionnaire de clés physiques.

· Au bout de quelques instants, une fenêtre vous informe que l’installation du gestionnaire de clés a été réalisée avec succès.

· Arrêter l’ordinateur, ainsi que l’imprimante connectée à votre ordinateur le cas échéant Important : la clé physique ne doit en aucun cas être mise en place lorsque l’ordinateur est sous tension ; il y a risque de détérioration de la clé physique. De plus, sous Windows 95/98, l’installation du gestionnaire de clés ne sera effective qu’après le redémarrage du système.

· Placez la clé physique sur le port imprimante de votre ordinateur. Si une imprimante était connectée à votre ordinateur, branchez le cordon de l’imprimante à l’autre extrémité de la clé physique. S’il y a déjà une clé physique sur votre ordinateur, vous pouvez empiler la nouvelle clé sur celle déjà présente, puis brancher le cordon imprimante à l’extrémité le cas échéant.

· Redémarrez l’ordinateur.

Saisie de la clé logique associée à la clé physique

Lors du premier lancement du progiciel sur ce poste de travail, la saisie d’une clé logique (clé logicielle) sera nécessaire pour déverrouiller la clé physique (clé électronique). Saisissez la valeur de la clé logique que vous a communiquée votre société de services (4 groupes de 4 caractères) et validez par OK. La valeur de la clé logique est propre à chaque clé physique, identifiée par son N° de série LD SYSTEME ; vous devez donc disposer d’autant de valeurs de clés logiques que de clés physiques.

Si vous n’avez pas encore connaissance de la valeur de votre clé logique, vous pouvez court-circuiter cette étape en répondant Non dans la fenêtre Vérification de la clé électronique, ou Annuler dans la fenêtre Saisie de la clé logique. Cette même fenêtre vous sera alors proposée à chaque nouveau lancement du progiciel. Tant que la saisie de la clé logique n’a pas été faite, vous pouvez utiliser le progiciel, mais uniquement en mode Démonstration.

Initialisation des variables d’environnement

Vous pouvez maintenant lancer la comptabilité, en choisissant, à partir de la barre des tâches, l’option Démarrer/Programmes/LD Système/LD Compta, ou en double cliquant sur l’icône LDCompta de votre bureau si vous en avez créé un (voir plus haut).

Lors de la première ouverture de session sur un poste de travail, une fenêtre vous est proposée pour indiquer 3 paramètres :

1) le répertoire des données : c’est le répertoire dans lequel sont enregistrées toutes vos données comptables. Un sous-répertoire sera automatiquement créé dans ce répertoire pour chaque société. S’il s’agit d’une première installation, conservez le répertoire qui vous est proposé, ou modifiez si nécessaire la première lettre identifiant le lecteur si vous souhaitez que vos données soient placées sur un disque autre que <C:>. Si vous souhaitez accéder à des données situées sur un autre poste de travail au travers d’un réseau, reportez vous au paragraphe Cas du partage des données en réseau plus loin.

2) le répertoire temporaire : c’est le répertoire dans lequel sont créés des fichiers temporaires lors de l’exécution de certaines tâches (édition d’une balance par exemple). Important : si vous travaillez en réseau, ce répertoire doit être propre à chaque poste de travail. Dans la plupart des cas, conservez la valeur qui vous est proposée, qui correspond au répertoire temporaire standard de Windows.

3) le nombre de tentatives de lecture effectuées avant de signaler un problème de verrouillage d’enregistrement. Cette valeur n’a de sens que si vous partagez les données de comptabilité au travers d’un réseau. La valeur dépend du type et de la configuration de votre réseau. Nous conseillons la valeur 10 si le répertoire des données se trouve sur un serveur de type Windows NT, la valeur 200 si vous travaillez en poste à poste avec Windows 95/98.

Remarque : si suite à la phase d’installation initiale, vous souhaitez revenir sur cette fenêtre de choix des répertoires, vous pouvez le faire à partir de l’écran Ouverture de session, en appuyant sur Alt F1.

Cas du partage des données en réseau

Si vous voulez accéder, depuis un poste de travail dit client à des données déjà présentes sur un autre poste de travail dit serveur, vous pouvez le faire en choisissant le nom d’un répertoire partagé en tant que répertoire des données. Vous pouvez utiliser le bouton Parcourir en regard de l’invite Répertoire des données pour rechercher le lecteur réseau et le répertoire contenant ces données.

Important : le répertoire contenant les données comptables doit au préalable avoir été partagé. Pour cela, deux opérations sont nécessaires :

Þ sur le poste serveur, c’est à dire celui où les données sont présentes physiquement, le répertoire contenant ces données doit être défini en tant que répertoire partagé. Cela peut être réalisé depuis l’explorateur Windows, en effectuant un clic droit sur le répertoire devant être partagé, puis en choisissant Partager dans le menu contextuel . Ce partage peut être défini à plusieurs niveaux :

· soit par partage intégral du disque réseau sur lequel se trouvent les données comptables ;

· soit par partage du répertoire Ldsystem, Ldsystem\Fichiers, ou Ldsystem\Fichiers\Compta du disque réseau sur lequel se trouvent les données comptables. En aucun cas, vous ne devez effectuer le partage au niveau du répertoire propre à une société (Ldsystem\Fichiers\Compta\Soc_XXX par exemple) ; en effet, certains fichiers communs à toutes les sociétés, qui se trouvent dans le répertoire de niveau supérieur Ldsystem\Fichiers\Compta ne seraient pas vus, et le progiciel ne pourrait fonctionner normalement.

Þ sur le poste client, en définissant une connexion au répertoire partagé du poste serveur. Cela peut être réalisé depuis l’explorateur Windows, en choisissant dans le menu l’option Outils/Connecter un lecteur réseau. Choisissez la lettre attribuée au lecteur réseau, puis indiquez le chemin du répertoire réseau, de la forme :

\\<Nom d’ordinateur>\<Nom de partage du répertoire>

Le <Nom de partage du répertoire> est celui qui a été donné lors de la définition du partage sur le poste serveur.

Si vous ne connaissez pas le nom d’ordinateur ou le nom de partage du répertoire, une autre façon d’établir la connexion réseau est, toujours à partir de l’explorateur, de rechercher le répertoire partagé en parcourant l’arborescence à partir de Voisinage réseau, puis une fois le répertoire atteint, de définir la connexion en effectuant un clic droit sur ce répertoire et en choisissant l’option Connecter un lecteur réseau dans le menu contextuel.

Conseil : si le répertoire des données est partagé entre plusieurs postes clients, il est préférable que ce répertoire soit vu depuis tous les postes clients sous la même lettre lecteur (nous préconisons d’utiliser la lettre <S> pour Serveur).

Enfin, lors de la définition du partage sur le poste serveur, et s’il s’agit d’un serveur sous Windows NT, penser à accorder les autorisations d’accès au répertoire partagé pour tous les utilisateurs réseau utilisant les données comptables.

Une fois la connexion réseau établie, le répertoire des données à indiquer sur le poste client doit être celui correspondant au répertoire LDSystem\Fichiers\Compta du disque du poste serveur. En fonction du niveau auquel le partage s’effectue sur le poste serveur, vous devez donc indiquer :

Partage effectué au niveau Répertoire des données à indiquer sur le poste client

<C:> <S :>\Ldsystem\Fichiers\Compta

<C:>\Ldsystem <S :>\Fichiers\Compta

<C:>\Ldsystem\Fichiers <S :>\Compta

<C:>\Ldsystem\Fichiers\Compta <S :>\

Remarque :

<C:> représente la lettre associée au lecteur ou se trouvent les données, vu depuis le poste serveur ;

<S:> représente la lettre associée au lecteur réseau, choisie lors de la définition de la connexion réseau sur le poste client.

Création d’une société ou installation du dossier de démonstration

1) Une fois le progiciel installé, y compris la phase de définition des variables d’environnement décrite ci-devant, le lancement du progiciel vous amène sur l’écran Ouverture de session. Si aucune société comptable n’est disponible dans le répertoire des données qui a été défini à l’étape précédente, vous devez utiliser le bouton Gérer les sociétés. Appuyez ensuite :

· sur le bouton Créer pour créer une société. La société sera créée avec un ensemble de données types (fiche société, plan comptable, journaux...) vous permettant de démarrer votre comptabilité plus rapidement.

· sur le bouton Restaurer pour restaurer la société de démonstration qui est livrée sur le Cd-rom, dans le sous-répertoire LDCompta\Cdrom\Demo.

2) Une fois que vous avez créé ou restauré au moins une société, revenez sur l’écran d’ouverture en cliquant sur Fermer. Vous pouvez de la même façon créer un ou plusieurs codes utilisateurs à l’aide du bouton Gérer les utilisateurs. Le produit est livré avec un seul utilisateur nommé Compta, ayant pour mot de passe Compta.

3) Pour ouvrir la session à partir de l’écran d’ouverture, frappez un code utilisateur, le mot de passe associé, choisissez une société dans la liste qui est proposée et appuyez sur OK.

Cas d’une réinstallation ou d’un changement de version

S’il s’agit d’un changement de version (migration d’une version 1.02 à la version 2.70 par exemple), il est vivement conseillé de réaliser une sauvegarde de tous vos dossiers comptables avant d’entamer le processus d’installation de la nouvelle version décrit ci-après.

Installation de la nouvelle version des programmes

Si vous souhaitez optimiser l’espace disque utilisé en récupérant la place occupée par la version précédente de LDCompta, commencez par supprimer à l’aide de l’explorateur Windows le répertoire des programmes de la version précédente (en principe, il s’agit du répertoire C:\Ldsystem\Program\Compta), en prenant bien garde de ne pas toucher au répertoire des données (en principe, ce dernier se nomme C:\Ldsystem\Fichiers\Compta). Vous pouvez récupérer ainsi environ 4 Mo de place disque. Cette étape est toutefois facultative.

Reportez vous ensuite au paragraphe Installation des programmes en page 3 pour installer la nouvelle version du progiciel. Choisissez le même répertoire d’installation que celui défini lors de l’installation initiale, sauf si vous souhaitez effectuer une installation en parallèle de deux versions différentes (voir dans ce cas le paragraphe suivant). Ainsi, la nouvelle version du progiciel viendra remplacer sur le disque l’ancienne version. Si vous aviez installé la description des fichiers lors de l’installation initiale, il vous faut sélectionner à nouveau cette option de façon à disposer ensuite des descriptions de fichiers conformes à la nouvelle version installée.

Création de l’icône pour accéder à LDCompta

L’icône placé dans le dossier LD Système du menu Démarrer/Programmes de Windows est automatiquement mis à jour par la phase d’installation décrite au paragraphe précédent. En revanche, si vous aviez dupliqué cet icône sur votre bureau ou ailleurs lors de l’installation initiale, il vous faut modifier ou remplacer ces icônes de façon à ce qu’ils soient conformes à la nouvelle version (le nom du fichier exécutable a changé entre la version 1.02 et la version 2). Le plus simple est de supprimer ce ou ces icônes, puis de les recréer par copie du nouvel icône installé dans le dossier LD Système du menu Démarrer/Programmes de Windows. Reportez vous si nécessaire au paragraphe Création d’un icône pour accéder à LDCompta depuis le bureau Windows en page 4.

Installation du gestionnaire de clés physiques

Si le ce gestionnaire de clés physiques était déjà installé sur votre poste de travail, il n’est pas nécessaire de le réinstaller. Aucune modification n’est intervenue dans ce gestionnaire de clés, et vous pouvez donc conserver la version du gestionnaire que vous aviez installé précédemment.

Saisie de clé logique associée à la clé physique

De la même façon, si vous disposiez déjà d’une clé physique (ou dongle) sur vote poste de travail, la clé logique associée avait déjà été initialisée. La nouvelle version de LDCompta utilisant la même clé logique que les versions précédentes, il n’est pas nécessaire de saisir une nouvelle clé logique.

Initialisation des variables d’environnement

Implicitement, lors de la première ouverture de session de LDCompta sur le poste de travail suite à l’installation de la nouvelle version, le système va récupérer les variables d’environnement utilisées en version 1.02, et va les dupliquer pour la version 2.

Remarque : en version 1.02, les variables d’environnement étaient sauvegardées dans le fichier WIN.INI, à la section [LDCompta]. En version 2, ces mêmes variables se retrouvent toujours dans le fichier WIN.INI, mais à la section [LDCptV2].

Installation du dossier de démonstration

Le dossier de démonstration livré avec la version 2 a évolué, de façon à présenter une comptabilité multi-devises, tenue en francs et en euros. Si vous utilisiez ce dossier LDZ livré avec la version 1.02 à titre d’exemple ou de démonstration, il est préférable de le remplacer par celui livré avec la version 2.

Pour cela, une fois sur l’écran d’ouverture du progiciel, cliquez sur Gérer les sociétés, puis sur Restaurer. Sélectionnez le dossier à restaurer, qui se trouve sur le Cd-rom, dans le sous-répertoire LDCompta\Cdrom\Demo

Migration des données pour les autres dossiers comptables

La phase de migration des données, qui permet de convertir les fichiers de la version 1.02 à la version 2 pour chacun de vos dossiers comptables, ne se fait jamais immédiatement à l’installation du progiciel. C’est lors de l’ouverture d’un dossier comptable que le système s’assure que les fichiers de données sont en phase avec la version de programmes utilisée. En cas de différence, le système propose alors de migrer le dossier comptable vers la nouvelle version de programmes utilisée.

Attention : cette phase de migration est irréversible, c’est à dire qu’une fois que les fichiers de données auront été migrés vers la nouvelle version du progiciel, ils ne pourront plus ensuite être utilisés avec une version antérieure du progiciel. En cas d’installation en réseau, il faut donc que tous les postes clients partageant les mêmes dossiers comptables (même répertoire de données) soient dans la même version du progiciel.

Installation en parallèle d’une version 1.02 et d’une version 2

Il est possible d’installer en parallèle, sur une même machine, deux versions différentes du progiciel (version 1.02 et version 2), chacune gérant alors des dossiers comptables différents.

Pour réaliser ce type d’installation, il faut procéder de la façon suivante :

1) Lors de l’installation des programmes, modifier le répertoire de destination, en choisissant par exemple C:\Ldsystem\Program\ComptaV2 en lieu et place de C:\Ldsystem\Program\Compta qui vous est proposé.

2) Dupliquez le répertoire des données utilisé par la version 1.02, sous un autre nom. Par exemple, si vous utilisiez le répertoire standard C:\Ldsystem\Fichiers\Compta, dupliquez le en C:\Ldsystem\Fichiers\ComptaV2.

3) Lors du premier lancement du progiciel en version 2, tenez une des touches MAJ ou CTRL enfoncée, de façon à obtenir la fenêtre de saisie des variables d’environnement avant même que le système n’effectue la conversion automatique des fichiers de données de l’environnement. Dans cette fenêtre, choisissez le répertoire des données créé à l’étape précédente.

4) Vous pouvez alors ouvrir une à une, avec le logiciel en version 2, les différentes sociétés comptables pour déclencher la phase de migration des données.

5)       Vous devrez éventuellement recréer le ou les raccourcis nécessaire de façon à pouvoir lancer, soit depuis le menu Démarrer, soit depuis le bureau Windows, les deux versions installées sur votre disque.
Les noms des exécutables à associer aux raccourcis sont :
      en version 1.02 :   C:\Ldsystem\Program\Compta\LDCompta.exe
     en version 2 :                       C:\Ldsystem\Program\ComptaV2\LDCptV2.exe

Désinstallation sous Windows 95/98 ou Windows NT

1. Tous les fichiers installés le sont dans le répertoire Ldsystem/Program/Compta et Ldsystem/Fichiers/ Compta, et les sous-répertoires associés. Pour désinstaller le produit, il faut donc supprimer ces deux répertoires avec tous les sous-répertoires associés. Si le répertoire Ldsystem est vide suite à ces suppressions, supprimez également ce répertoire.

2. Il faut ensuite supprimer l’icône LDCompta du dossier LD Système du menu Démarrer de Windows, ainsi que les éventuels raccourcis correspondants (icônes sur le bureau notamment). S’il ne reste plus d’autre icône dans ce groupe LD Système, supprimer aussi ce groupe du menu Démarrer de Windows.

3. Si vous avez installé le gestionnaire de clés physiques, vous pouvez le désinstaller à condition toutefois qu’aucun autre logiciel présent sur votre ordinateur n’utilise une protection par clé physique de type Hasp. Pour désinstaller le gestionnaire de clés, procédez comme suit :

· Placez la disquette Gestionnaire de clé physique qui accompagnait la clé dans le lecteur A:

Si vous ne disposez pas de cette disquette, vous pouvez réaliser la même opération à partir du CD-Rom d’installation de LDCompta.

· A partir de la barre des tâches, choisissez l’option Démarrer/Exécuter, puis frappez la commande :

D:HASP\HINSTALL si vous disposez du CD-Rom d’installation de LDCompta

D: représentant la lettre associée au lecteur CD-Rom.

· Dans la fenêtre du gestionnaire, choisissez l’option Remove.

4. Certains paramètres ont été enregistrés dans le fichier WIN.INI, aux sections [LDCompta] et/ou [LDCptV2]. Vous pouvez, si vous le souhaitez, effacer ces deux sections du fichier WIN.INI à l’aide de l’éditeur de configuration système (SysEdit).

5. Deux fichiers nommés LDCompta.rep et LDCompta.old en version 1.02, LDCptV2.rep et LDCptV2.old en version 2, ont éventuellement été créés dans le répertoire de Windows (C:\Windows ou C:\Winnt). Ces fichiers peuvent être supprimés.

Exemple de fichier WIN.INI

[LDCptV2]

RepData=C:\Ldsystem\Fichiers\Compta

RepTemp=C:\WINDOWS\Temp

LockRetry=50

LastUser=COMPTA

WDLFile1=

CalcPosXCOMPTA=592

CalcPosYCOMPTA=92

CalcStyleCOMPTA=1

MenuPictureCOMPTA=<Standard>,4,1,<Standard>

1.3 Ouverture d'une session

Pour lancer le progiciel LDCompta une fois qu’il est installé, choisissez l’option de menu Démarrer/Programmes/LD Système/LDCompta, ou double cliquez sur l’icône LDCompta que vous avez placé sur votre bureau.

Vous obtenez ainsi la fenêtre d’ouverture de session. Depuis cette fenêtre, identifiez vous en choisissant un code utilisateur, frappez le mot de passe correspondant si nécessaire, choisissez le dossier comptable que vous voulez ouvrir dans la liste proposée en partie basse de la fenêtre et validez le tout par le bouton OK.

Toujours depuis cette fenêtre d’ouverture de session, vous pouvez aussi créer un ou plusieurs codes utilisateurs à l’aide du bouton Gérer les utilisateurs. Le produit est livré avec un seul utilisateur nommé Compta, ayant pour mot de passe Compta. Vous pouvez obtenir des informations complémentaires sur la gestion des utilisateurs et des sécurités au chapitre 24.

Pour terminer une session de travail en comptabilité, choisissez l’option Fichier/Quitter dans le menu, ou cliquez dans la case de fermeture de la fenêtre principale de LDCompta.

Autorisations spéciales

La limitation de l'accès à certains paramètres considérés comme sensibles du progiciel comptable se fait toujours en fonction du fait que l'utilisateur courant dispose d’un droit d’accès de niveau Administrateur sur la société courante. Ce droit d’accès peut être obtenu de deux façons distinctes :

· Soit l’utilisateur est de type Administrateur, et dispose donc implicitement d’un droit d’accès de niveau Administrateur sur toutes les sociétés ;

· Soit l’utilisateur bénéficie explicitement d’un droit d’accès de niveau Administrateur sur la société courante, droit d’accès qui ne peut lui être conféré que par un utilisateur de type Administrateur.

Par défaut, si aucun utilisateur n’est de type Administrateur, le système considère que tous les utilisateurs sont de type Administrateur, ce qui revient à dire qu’il n’y a aucune gestion des sécurités. Ce principe de fonctionnement présente évidemment de nombreux risques, et doit être réservé aux toutes petites entreprises où il n’y a qu’un seul utilisateur comptable. Dès lors qu’il existe un service comptable composé de plusieurs personnes, il est vivement conseillé de créer plusieurs codes utilisateurs distincts, en distinguant le rôle de chacun, et en attribuant le type Administrateur ou le niveau d’accès Administrateur avec parcimonie.

Là aussi, vous pouvez vous reporter au chapitre 24 pour obtenir des informations complémentaires sur la gestion des sécurités dans LDCompta.

1.4 Création, modification, suppression d'une société

Depuis la fenêtre d’ouverture de session, il est possible d'accéder à l'écran de gestion des sociétés grâce au bouton Gérer les sociétés.

Sur cet écran, on peut créer une nouvelle société par le bouton Créer. Un écran de création de dossier permet alors de saisir le code de la société (3 caractères) et un libellé identifiant celle-ci. Lors de la création d’une nouvelle société, un ensemble de codifications types vous sont fournies plan comptable, journaux, modes de paiement… Ces codifications vous permettent de démarrer plus rapidement ; toutefois, si celles-ci ne vous conviennent pas, vous pouvez modifier toutes ces données à votre gré.

On peut également demander à copier, lors de la création d’une société, une partie des paramètres d’une autre société ; il suffit de cocher l’option Copie des paramètres d’une autre société. Un écran supplémentaire permet alors de sélectionner :

’ dans la liste affichée à gauche la société à copier,

’ dans la liste affichée à droite le ou les fichiers à copier. Cette liste est à choix multiples : utilisez la touche Ctrl tout en cliquant sur chaque fichier à copier si vous voulez en sélectionner plusieurs.

Il faut savoir qu'une fois la copie faite, les données restent propres à chaque société, et pourront donc être modifiées indépendamment dans chaque société. En revanche, la copie ne peut être faite que lors de la création de la société. Une fois la société créée, il n'est plus possible de dupliquer des données d'une société à une autre.

A chaque société correspond un répertoire de données. Le nom de ce répertoire de données est de la forme SOC_XXX, XXX étant le code de la société. Ce répertoire est créé dans le répertoire des données indiqué lors de l’installation du logiciel (par défaut, Ldsystem\Fichiers\Compta). Tous les fichiers de données et d’index (extensions .FIC et .NDX) nécessaires sont créés automatiquement dans ce répertoire de données. Cette opération prend quelques minutes.

Une fois la société créée, la première chose à faire consiste à la paramétrer, c'est à dire à définir l'ensemble des codifications qui seront utilisées au sein de cette société. Cette opération est décrite en détail au chapitre 1.8 Données de base de LDCompta.

Pour ce qui est des sociétés existantes, il est possible à tout moment de modifier le libellé de la société. Ce libellé figure toujours dans la barre de titre de la fenêtre principale de LDCompta, ainsi que dans le cadre de haut de page, en haut à gauche, de tous les états produits par le logiciel de comptabilité.

Remarque : suite à la création ou à la modification d’une société tel que cela est décrit ci-dessus, lorsqu’on valide la fenêtre par le bouton OK et même si aucune modification n’a été apportée dans la fenêtre, le système procède à une vérification de la présence de tous les fichiers nécessaires dans le répertoire de données correspondant à la société, et recrée tout fichier manquant. Il en est de même lors de la première ouverture d’une société depuis un poste de travail donné, identifié par son N° de clé physique (dongle). Ce procédé permet notamment de renseigner correctement le fichier .rep dans le répertoire Windows de chaque poste de travail, ce fichier .rep étant utilisé par de nombreux utilitaires de gestion de la base de données HyperFile mise en oeuvre par LDCompta (WdMap, WDOutil…).

On peut également supprimer purement et simplement une société. Cette opération nécessite bien sûr un droit d’accès de niveau Administrateur sur la société en question. La suppression d'une société consiste d'une part à effacer la société de la liste des société existantes, d'autre part à effacer le répertoire des données de cette société sur le disque.

Enfin, on peut procéder à la restauration d’une société depuis cette fenêtre de gestion des sociétés. L’opération de restauration d’une société est décrite plus en détail au chapitre 9.2.

1.5 Utilisation des menus

LDCompta propose des menus qui sont tout à fait classiques dans l’environnement Windows. L’utilisation de ces menus, que ce soit à la souris ou au clavier par le biais des lettres d’appels de chaque option, n’est donc pas décrite ici plus en détail.

Il faut toutefois savoir que certaines options de menu peuvent être masquées, en fonction des modules qui ont été activés ou pas dans la fiche société. Ainsi par exemple, si vous n’avez pas activé le module Comptabilité analytique, toutes les options de menus qui traitent de la comptabilité analytique ne seront pas présentes dans les menus.

D’autre part, les options auxquelles l’utilisateur courant n’est pas autorisé, compte-tenu de la gestion des sécurités qui a été définie pour la société courante, sont grisées ; leur accès est donc impossible.

Enfin, si vous souhaitez intégrer vos propres options dans le menu de LDCompta, sachez que cela est possible grâce à des options particulières que vous pouvez activer si nécessaire. On peut en effet ajouter neuf options spécifiques au menu standard. Ces options sont regroupées sur une branche spécifique de la barre de menus, située après l'option Outils. Pour chacune des neufs options, il faut créer un paramètre programme (voir paragraphe 3.13) nommé MENUOPTi (i = 1 à 9) avec comme valeur alphabétique :

ð de 1 à 64 : le texte de l'option (avec le caractère & pour indiquer la lettre-clé)

ð de 65 à 128 : le nom de la fenêtre Windev à lancer. Cette fenêtre doit exister dans le répertoire des programmes de LDCompta, ou dans l’une des bibliothèques Windev (fichiers *.wdl) en ligne lors de l’exécution. Il est possible d’ajouter une bibliothèque Windev en ligne en appuyant sur les touches Alt F1 sur l’écran d’ouverture de session, et en cliquant sur le bouton Bibliothèques.

De plus, il faut créer le paramètre MENUOPT0, en indiquant en position 1 à 64 le libellé à inscrire sur la barre de menus (par exemple : &Spécifiques).

1.6 Utilisation de la barre d’outils

Les options les plus fréquemment utilisées dans LDCompta ont été regroupées sur une barre d’outils qui est toujours affichée sous la barre de menus. Lorsque vous placez la souris sur l’un des icônes de cette barre d’outils, une bulle d’aide vous informe de la procédure attachée à cet icône. Pour vous aider à mémoriser plus vite ces différents icônes, ceux-ci figurent en regard de chaque option de menu pour lesquels il existe un raccourci dans la barre d’outils.

De gauche à droite, vous avez ainsi accès :

§ à la fenêtre de basculement d’une société à une autre

§ aux principales procédures de saisies : saisie par pièce, saisie par folio, saisie des règlements clients, des règlements fournisseurs, gestion de l’échéancier fournisseur ;

§ aux procédures d’interrogation : compte, pièce, référence, journal, montant, banque ;

§ à la procédure de lettrage-délettrage ;

§ à la procédure de rapprochement bancaire ;

§ à la procédure de sauvegarde ;

§ à la procédure d’interface standard en entrée de LDCompta, procédure vous permettant notamment d’intégrer les écritures de vente provenant d’une application de facturation.

1.7 Les listes de sélections

Ces listes de sélection sont accessibles pour toutes les zones codifiées, pour lesquelles il existe une table recensant toutes les valeurs acceptées pour la zone. Pour obtenir une liste de sélection à partir d’un écran de saisie par exemple, il faut :

þ soit placer le curseur sur la zone de saisie concernée, puis appuyez sur la touche F4=Liste ;

þ soit cliquer directement à droite de la zone de saisie, sur l’icône en forme de triangle jaune.

Ces listes de sélection sont généralement présentées dans une fenêtre qui s’ouvre par dessus l’écran de saisie en cours. Dans cette fenêtre, on trouve :

· Une zone de positionnement, qui permet de faire commencer l'affichage de la liste à partir d'une valeur précise. Pour cela, il faut frapper le début du code recherché dans la zone intitulée Afficher à partir de. La liste se repositionne immédiatement au fur et à mesure de votre saisie. Lors de l’affichage initial de la fenêtre, c’est la liste des valeurs possibles qui a le focus ; utilisez la touche de tabulation pour placer le focus dans le champ Afficher à partir de avant de commencer à frapper la valeur de positionnement ;

· Dans certains cas, une zone de tri, qui permet de modifier l’ordre d’affichage de la liste ;

· La table des valeurs possibles, avec toujours le code proprement dit et un libellé descriptif associé. La table peut parfois être longue ; on peut alors utiliser l’ascenseur pour la parcourir, ou mieux, utiliser la ou les zones de positionnement décrites ci-dessus pour accéder rapidement à une valeur donnée.

Pour sélectionner une valeur dans la table,

· au clavier, déplacez le bandeau d’affichage dans la table sur la valeur à sélectionner à l’aide des touches de déplacement á ou â et appuyez sur la touche Entrée. Pour que le bandeau d’affichage se déplace lorsque l’on appuie sur les touches á ou â, il faut que le focus soit placé sur la table elle même, et non sur l’un des autres champs de la fenêtre ; utilisez si nécessaire la touche de tabulation pour renvoyer le focus dans la table ; le focus est matérialisé dans la table par le fait que le bandeau est encadré d’une ligne pointillée ;

· à la souris, de façon très simple soit par un double-clic sur la valeur à sélectionner, soit par un clic simple sur cette même valeur suivie d’un clic sur le bouton OK.

Dans les deux cas, la fenêtre de sélection se referme, et la valeur choisie apparaît dans la zone de saisie à partir de laquelle on avait déclenché la liste de sélection.

Pour refermer la fenêtre de sélection sans sélectionner aucune valeur dans la liste, utilisez la touche Echap ou cliquez sur le bouton Annuler.. Vous revenez alors à l’écran de départ, et la zone de saisie à partir de laquelle on avait déclenché la liste de sélection conserve sa valeur d’origine.

Enfin, dans la quasi totalité de ces fenêtres de sélection, il est possible, grâce au bouton Gérer, d’accéder à la table décrivant les valeurs autorisées. Vous pouvez ainsi procéder à toute modification ou ajout de codifications « à la volée ». Une fois vos modifications effectuées, fermez la procédure de gestion ; vous revenez dans la fenêtre de sélection, et les modifications apportées à la table apparaissent déjà dans cette fenêtre. Il ne vous reste plus qu’à effectuer votre choix comme décrit plus haut.

Figure 1 - Exemple de liste de sélection pour un journal

1.8 Autres accessoires

Saisie des dates et utilisation du calendrier

La saisie des champs de type date est très facile dans LDCompta.

Seuls les chiffres doivent être saisis, les séparateurs entre le jour et le mois et entre le mois et l’année sont automatiquement placés par le système (mais si vous frappez les séparateurs « / », le système le comprendra également).

De plus, il est rarement nécessaire de saisir la date complète sous la forme JJ/MM/AAAA. En effet, chaque fois que la date saisie est incomplète, c’est à dire que vous n’avez pas indiqué le siècle, l’année ou même le mois, le système complète avec les valeurs courantes.

Exemples (la date courante est le 31/07/2000) :

Date saisie Date affichée lorsque l’on sort du champ

20/08/01 20/08/2001

20/08 20/08/2000

20 20/07/2000

Remarque : compte-tenu de cette règle, pour saisir une date sur le siècle précédent, telle le 20/08/1999, vous devez entrer l’année complète avec les 4 chiffres ; si vous ne saisissez que 20/08/99, le système va compléter cette date avec le siècle en cours, ce qui va donner 20/08/2099.

Sachant cela, pour éviter toute grosse incohérence dans les saisies de dates, et en dehors des contrôles de dates propres au logiciel comptable (voir plus loin dans ce document période ouverte en saisie, clôtures mensuelles et annuelle), le système n’accepte que les dates comprises dans l’intervalle 01/01/1950 – 31/12/2050.

D’autre part, LDCompta dispose d’une fenêtre Calendrier accessible très facilement lors de chaque saisie d’un champ de type date. Pour accéder à ce calendrier, procédez de la même façon que pour une liste de sélection : touche F4 ou clic sur l’icône à droite de la zone de saisie.

Dans un premier temps, le calendrier se présente sous la forme d’une petite fenêtre qui s’ouvre juste sous le champ date, et dans laquelle s’affiche le calendrier du mois courant (ou du mois correspondant à la date déjà saisie le cas échéant). On peut alors sélectionner n’importe quelle date dans le mois affiché en cliquant sur le jour du mois correspondant. La date ainsi choisie est ramenée dans le champ de saisie, et la fenêtre Calendrier disparaît.

Si la date à sélectionner n’est pas dans le mois affiché, on peut se déplacer d’un mois à l’autre en cliquant sur les icônes | ou } situés à gauche et à droite du nom du mois affiché. Pour rechercher une date plus éloignée, vous pouvez aussi cliquer sur le nom du mois ; une fenêtre plus large est alors présentée, vous permettant de sélectionner n’importe quelle date à la souris, en cliquant tout d’abord en partie gauche sur le mois, puis sur l’année, et enfin en partie droite sur le jour du mois en question.

Figure 2 - Les fenêtres Calendrier permettant de sélectionner une date

La calculatrice intégrée

Dans le même esprit que la fenêtre Calendrier permettant de sélectionner facilement une date, LDCompta dispose d’une calculette intégrée. Cette calculette peut être appelée soit depuis le menu, par l’option Fichier/Calculatrice, soit par l’icône correspondant de la barre d’outils, soit enfin chaque fois qu’une fenêtre de saisie présente un champ de type montant. Pour accéder à la calculette depuis un champ de type montant, procédez de la même façon que pour une liste de sélection : touche F4 ou clic sur l’icône à droite de la zone de saisie.

Cette calculette présente toutes les fonctionnalités de base d’une calculette de bureau (4 opérateurs de base, mémoire, inversion du signe…), plus quelques autres décrites ci-après :

þ Utilisation de la calculette soit au clavier, par le pavé numérique, soit à la souris en cliquant sur les différentes touches de la calculette présentée à l’écran. Pour une utilisation au clavier, et pour les touches n’ayant pas d’équivalent direct sur le pavé numérique, telle la touche AC de la calculette ou les touches de gestion de la mémoire M+, MR, MC, placez la souris sur la touche pour connaître l’équivalent clavier ;

þ Conversion Franc è Euro ou Euro è Franc par une simple touche ;

þ Export du résultat (valeur courante affichée dans la fenêtre calculette) dans le champ de type montant à partir duquel on a ouvert la calculette, et ce par un simple clic sur la touche EX de la calculette (ou F3 au clavier) ;

þ Choix du style d’affichage de la calculette, par un clic droit n’importe ou sur la calculette ; ce style d’affichage est enregistré, dans le fichier de configuration WIN.INI, et est propre à chaque utilisateur. De la même façon, on peut choisir la position d’affichage de la calculette, en la faisant glisser à la souris vers la position souhaitée ; cette position sera également mémorisée pour chaque utilisateur.

Figure 3 - La calculette intégrée

Le bloc note

LDCompta vous offre également un bloc-note, qui peut remplacer avantageusement les Post-it que vous collez sur votre bureau ou sur votre écran.

Pour afficher le bloc-note, choisissez l’option de menu Fichier/Bloc-note, ou cliquez sur l’icône correspondant de la barre d’outils.

Pour saisir un texte dans ce bloc-note, cliquez sur l’icône Ouvrir le bloc-note situé en haut à gauche dans le bloc-note. La fenêtre de saisie qui est proposée permet alors :

þ De saisir le titre du bloc-note, affiché en bleu au centre du bloc-note (par défaut, ce titre est Ne pas oublier) ;

þ De sélectionner l’option Afficher au démarrage, de façon à ce que le bloc-note soit systématiquement affiché dès l’ouverture de cette société ; cette option est propre à chaque utilisateur et à chaque société ;

þ De saisir un texte à afficher dans le bloc-note, ce texte pouvant être attaché soit à l’utilisateur courant (il sera alors affiché pour l’utilisateur courant uniquement, quelle que soit la société sélectionnée), soit à la société courante (il sera alors affiché pour la société courante uniquement, quel que soit l’utilisateur sélectionné).

Comme pour la calculatrice, on peut choisir la position d’affichage du bloc-note, en le faisant glisser à la souris vers la position souhaitée ; cette position sera mémorisée pour chaque utilisateur.

La personnalisation du bureau

Certains éléments du bureau de LDCompta peuvent être personnalisés. Pour ce faire, choisissez l’option de menu Fichier/Image de l’espace de travail, ou effectuez un clic droit sur le bureau de LDCompta.

On peut ainsi modifier l’image affichée en fond de l’espace de travail, ou remplacer cette image par une couleur de fond (option recommandée pour les systèmes disposant de peu de ressources).

L’image présentant le logo LD SYSTEME en bas à gauche de l’espace de travail peut également être remplacée, en effectuant là aussi un clic droit sur celle-ci.

Les caractéristiques d’affichage du bureau sont mémorisées dans le fichier WIN.INI pour chaque utilisateur.

2. Données de base de LDCompta

2.1 Notion de compte général, collectif et auxiliaire

LDCompta utilise un plan comptable dans lequel chaque compte général est défini sur 6 caractères. Bien qu’il soit possible de codifier n’importe quel compte en alphanumérique, il est préférable, pour ce qui est des comptes généraux tout du moins, de n’utiliser que des comptes définis sur 6 positions numériques uniquement.

Parallèlement à cela, on utilise un fichier fournisseur et un fichier client. Les fournisseurs comme les clients sont identifiés par un code alphanumérique pouvant aller de 5 caractères minimum à 8 caractères maximum.

Enfin, on peut définir autant de comptes collectifs que cela est nécessaire. A chaque compte collectif est associé un code à deux caractères, dit code racine. Ce code racine peut lui aussi être codifié en alphanumérique, mais il est préférable la plupart du temps de les codifier en numérique uniquement, la saisie étant alors plus rapide grâce au pavé numérique du clavier. Dans la configuration classique où l’on a seulement un compte collectif fournisseur (401000 par exemple) et un compte collectif client (411000 par exemple), nous conseillons de définir les codes racines comme suit :

Racine Libellé Compte collectif Nature de tiers

40 Collectif fournisseurs 401000 F=Fournisseur

41 Collectif clients 411000 C=Client

A chaque code racine est attaché, en plus du compte collectif, une nature de tiers. Il existe trois natures de tiers distinctes :

F=Fournisseur

A ce compte collectif peut alors être associé tout tiers ayant été défini dans le fichier fournisseur

C=Client

A ce compte collectif peut alors être associé tout tiers ayant été défini dans le fichier client

A=Autre auxiliaire

Il faut alors définir explicitement quels sont les comptes auxiliaires possibles pour ce compte collectif. Ce type de compte peut par exemple être utilisé pour gérer un compte de TVA par mois, ou un compte frais de déplacement par salarié.

On voit que dans ce système, si l’on ouvre plusieurs comptes collectifs clients (411000 pour les clients classiques, 416000 pour les clients douteux par exemple), n’importe quel client peut être utilisé avec chacun des comptes collectifs. Un même tiers peut donc avoir plusieurs comptes auxiliaires : certaines factures passées au compte collectif 411000, d’autres au compte 416000.

Saisie d’un N° de compte

Chaque fois qu’un N° de compte doit être introduit à l’écran, la zone de saisie comporte 10 caractères (sauf sur certains écrans où seul un N° de compte général est accepté, la zone ne présentant alors que 6 caractères). On peut dans cette zone de 10 caractères :

· Soit indiquer un N° de compte général en frappant les 6 caractères du N° de compte, calé à gauche

· Soit indiquer un code racine suivi du N° de tiers (N° de fournisseur, client, ou autre auxiliaire), n° constitué de 5 à 8 caractères. Par exemple : 4100017 pour le client 00017

Si vous voulez choisir le N° de compte à partir d’une liste de sélection, vous devez :

· Soit appuyer sur F4 ou cliquer à droite de la zone sur l’icône Liste de sélection, alors que la zone de saisie du N° de compte est non renseignée ; le système présente alors la liste de sélection d’un compte général.

· Soit frappez le code racine souhaité (40 pour fournisseur par exemple), puis appuyer sur F4 ou cliquer à droite de la zone sur l’icône Liste de sélection. Le système propose alors la liste de sélection d’un fournisseur, car il a reconnu la nature de tiers associée au code racine 40.

Vous pouvez également frapper le début du code recherché avant d’appuyer sur F4 ou cliquer sur l’icône Liste de sélection. Par exemple, si vous recherchez un compte d’achat marchandises, vous pouvez frapper les 3 caractères 607 puis appuyez sur F4. Le système présente là aussi la fenêtre de sélection d’un compte général, mais celle-ci est pré-positionnée à partir de la valeur 607. De la même façon, pour rechercher un client dont le N° commence par 26, vous pouvez frapper 4126 avant d’appuyer sur F4.

Dans le même ordre d’idées, pour rechercher un client dont le nom commence par RA, vous pouvez frapper 41RA* avant d’appuyer sur F4. Le système présente alors la fenêtre de sélection d’un client (41 étant un code racine défini avec la nature C=Client), mais celle-ci sera déjà présentée triée par nom du tiers, et pré-positionnée à partir de la valeur RA. Ici, c’est le caractère « * » indiqué suite au code de recherche (RA) qui provoque une recherche sur le nom du tiers, et non pas sur le code. La recherche alphabétique peut également être obtenue sans même avoir à frapper le caractère « * » suite au code de recherche, si vous avez sélectionné l’option Rechercher sur nom si valeur alpha dans le cadre Clients/Fournisseurs, sur l’onglet Modules de la fiche société.

2.2 Notion d’écriture, de pièce et de lot

Tout mouvement comptable est enregistré dans LDCompta sous forme d’une écriture comptable. Une écriture comptable comporte un certain nombre de zones obligatoires, tels le N° de compte mouvementé, le sens de l’écriture (débit ou crédit) et le montant. Elle est identifiée de façon unique par un N° interne d’écriture qui est attribué automatiquement par le système lors de la création d’une nouvelle écriture.

Une écriture n’est jamais isolée ; elle est presque toujours partie intégrante d’une pièce comptable. Une pièce comptable est donc un ensemble de n écritures qui partagent un certain nombre de caractéristiques, telles la date d’écriture, le code du journal… L’exemple le plus courant de pièce comptable est la facture, qui comportera une écriture au compte de tiers, une ou plusieurs écritures de TVA, et une ou plusieurs écritures aux comptes d’achat/vente. Une pièce est normalement équilibrée, c’est à dire que la somme des écritures au débit est égale à la somme des écritures au crédit. Une pièce comptable est en principe identifiée par son code journal et son N° de pièce, codifié sur 7 caractères. Dans LDCompta, les n° de pièces peuvent être soit saisis lors de la création de la pièce, soit attribués automatiquement par le système à chaque création de pièce. Ce choix se fait journal par journal. S’il y a numérotation automatique des pièces, le système garantit l’unicité des N° de pièces utilisés ; dans le cas contraire, on peut demander à ce que le système impose la saisie d’un N° pour chaque pièce, et vérifie l’unicité du N° de pièce indiqué. Bien que ces deux contrôles ne soient pas indispensables pour tous les journaux, il est vivement conseillé de les mettre en place pour les journaux d’achat et de vente notamment. Certains modules requièrent d’ailleurs ce type de contrôle (chiffres d’affaires clients et fournisseurs, suivi de la TVA sur les encaissements).

Il est des cas de figure où une pièce, dans le sens où elle est définie ci-dessus, ne peut être équilibrée. Un exemple simple est celui du journal des à nouveaux. La facture décrite plus haut, constituée initialement de 3 écritures TTC-TVA-HT, ne sera la plupart du temps reprise sur le journal des à nouveaux (si elle reste non réglée à la date de clôture) que pour la ligne TTC au compte de tiers. Pour pallier à cette difficulté, LDCompta utilise une notion de lot d’écritures. Un lot d’écritures est un ensemble de n écritures qui doit toujours rester équilibré. Un lot d’écritures est identifié de façon unique par un N° de lot. Dans la grande majorité des cas, à une pièce correspond un et un seul lot et inversement. Mais dans l’exemple qui précède, le journal des à nouveaux sera peut être constitué d’un seul lot comportant plusieurs centaines, voire plusieurs milliers de pièces. Pour faciliter les tâches de saisie, la gestion des lots d’écritures est entièrement prise en charge par le logiciel ; à aucun moment, l’utilisateur ne voit de N° de lot. Il s’agit d’une notion purement interne que le système utilise partout pour garantir la cohérence globale du système comptable.

2.3 N° de pièce et référence de document

Pour chaque pièce saisie dans LDCompta, on dispose de deux zones d’identification distinctes : le N° de pièce décrit plus haut et la référence document.

Le N° de pièce doit être utilisé en priorité pour identifier de façon unique la pièce dans votre système comptable. Dans bien des cas, le plus simple est de choisir un mode de numérotation des pièces automatique, de telle sorte que ce soit le système qui attribue un nouveau N° de pièce en saisie.

Dans une telle configuration, il n'est plus possible d'utiliser la zone N° de pièce pour quoi que ce soit d’autre. La zone Référence document permet alors de saisir tout autre N° attaché à la pièce, et la caractérisant de façon précise. Voici différents usages possibles de cette référence document, sachant qu'en tout état de cause, il vous appartient de définir vous-même l'utilisation que vous ferez de cette zone :

1) Sur un journal d'achat, la référence de document correspond habituellement au N° de pièce du fournisseur (le N° de facture fournisseur), le N° de pièce étant ainsi laissé disponible pour une numérotation interne, que ce soit une numérotation automatique faite par l'ordinateur à la saisie des pièces, ou par un chrono d'enregistrement (tampon...).

2) Sur un journal de vente, la référence de document peut permettre de reprendre un N° de commande, ou un N° de BL, ou un libellé court désignant l'objet de la facture (à voir en liaison avec les procédures d'interface de gestion commerciale).

3) Sur les journaux de banque, réservez cette zone à la saisie des N° de chèque, ou aux N° de bordereaux de banque pour les saisies faites à partir d'un bordereau bancaire (Frais sur remises...).

Dans toutes les procédures de visualisation et d'édition, la référence du document apparaît, lorsqu'elle a été renseignée en saisie, en partie gauche du libellé de l'écriture. On dispose de procédures d’interrogation par N° de pièce, mais aussi par référence document.

Un contrôle d'unicité de la référence document peut être effectué lors de la saisie des écritures. C'est au niveau des paramètres journaux que l'on peut demander à ce que l'ordinateur interdise les doublons sur la référence document. Le contrôle de ces doublons se fera sur l'ensemble des trois critères (N° de compte auxiliaire, Journal, Référence document). L'usage principal de ce contrôle est d'éviter qu'une même facture fournisseur soit saisie deux fois par erreur en comptabilité. C'est donc principalement pour les journaux d'achat qu'on peut être amené à activer ce contrôle d'unicité. Si vous souhaitez activer ce contrôle, reportez-vous au paragraphe 3.3 Paramètres journaux.

2.4 Gestion d’écritures provisoires

LDCompta gère des écritures provisoires ; le terme provisoire signifie que les écritures restent modifiables après comptabilisation, et ce jusqu'à la clôture mensuelle du journal concerné.

En ce sens, toute écriture est provisoire jusqu'à la clôture mensuelle du journal, quelle que soit la façon dont l’écriture a été introduite dans LDCompta (saisie de pièce, saisie de règlement, procédure d’interface). Cependant, cette notion d'écritures provisoires n'étant pas acceptable par tous, sa mise en oeuvre reste optionnelle au niveau de chaque dossier comptable.

Le mode de gestion des écritures provisoires est donc déterminé par l’indicateur Mode de travail sur l’onglet Gestion de la Fiche société décrit au paragraphe 3.1, ce mode pouvant prendre trois valeurs :

Aucune modification d'écritures n'est possible.

Il s’agit du mode de travail « classique » en comptabilité. Une écriture, dès lors qu’elle est entrée dans le système comptable, ne peut plus être ni modifiée, ni supprimée. On ne peut corriger qu’en passant des OD. Ce mode n’est proposé ici que pour des raisons historiques ; il est clair que cette façon de travailler, qui était la seule il y a quelques années seulement, n’est plus appréciée aujourd’hui par personne de par sa rigidité.

Modification des données non comptables seulement

Dans ce mode, seules les données « non comptables », telles le libellé de l'écriture ou la date d'échéance peuvent être modifiées. En revanche, les données comptables (Code journal, date comptable, N° du compte mouvementé, montant et sens de l'écriture) restent non modifiables. En cas d’erreur sur l’une des données comptables, le seul recours est la passation d’une OD de correction.

Toute modification sur période non close

Il s'agit là de la véritable gestion des écritures provisoires. Toutes les modifications sont possibles sur les écritures y compris la suppression complète d’une pièce, et ce jusqu'à la clôture mensuelle du journal. Pour ce qui est des écritures antérieures à la clôture mensuelle du journal, on a les mêmes possibilités de modification qu'avec le mode précédent.

Que ce soit en mode Modification des données non comptables seulement ou Toute modification sur période non close, les modifications d’écritures se font sous le contrôle du système, qui s’assure que l’on ne met pas en péril l’intégrité du système comptable. Par exemple, si pour une pièce donnée, on corrige un ou plusieurs montants, le système s’assure que la pièce est toujours équilibrée en final lors de la validation des modifications. De même, si l’une des lignes de la pièce à modifier est lettrée, le N° de compte et le montant de cette ligne ne seront pas modifiables ; il faudra alors commencer par délettrer cette pièce si l’on veut effectivement modifier le compte ou le montant.

Incidence sur les éditions comptables

La notion d'écritures provisoires oblige à faire apparaître, sur tous les états comptables, une mention indiquant clairement que les données figurant sur l'état sont susceptibles de modification.

La mention « PROVISOIRE » apparaît donc dans le titre des états suivants :

þ Journaux comptables (Edition détaillée et récapitulative)

þ Etat de contrôle des journaux

þ Balances

þ Grands-livres

Cette mention s'inscrit si les conditions suivantes sont remplies :

o le mode de travail pour la gestion des écritures provisoires, pour le dossier comptable en question, est égal à Toute modification sur période non close ;

o une au moins des écritures prises en compte sur l'état est encore provisoire. Pour cela, on compare la date de clôture mensuelle du journal (si édition d'un journal) ou de tous les journaux (pour tous les autres états) à la date d'arrêté de l'état. Si la date de clôture d'un ou plusieurs journaux traités est antérieure à la date d'arrêté de l'édition, celle-ci est considérée comme provisoire.

REMARQUE : Ce contrôle ne tient pas compte des journaux de situation et d'abonnements, qui sont eux par nature toujours provisoires.

Pour mémoire, il faut savoir que l'administration fiscale tolère des écritures provisoires pour une durée inférieure à trois mois. Il est donc recommandé d'effectuer des clôtures mensuelles régulièrement afin de rester dans ce cadre.

2.5 Gestion multi-devises et support de l’Euro

Lignes directrices

La gestion des devises et de l’Euro est totalement intégrée dans le progiciel LDCompta. Toutefois, afin de ne pas alourdir les écrans de saisie et de consultation pour les entreprises pour qui cette gestion n’est pas nécessaire, il s’agit d’un module optionnel, que l’on active au niveau de la Fiche société décrite au paragraphe 3.1.

Ce module peut faire l’objet d’une protection particulière, mise en œuvre avec le système de clés du progiciel. Lors de l’activation du module, la clé du logiciel est donc contrôlée ; si la clé dont vous disposez n’ouvre pas droit à ce module, l’activation est rejetée. Il faut alors contacter votre société de services pour vous procurer une clé ouvrant droit à ce module.

Une fois le module activé, la plupart des procédures de saisie et de consultation offrent des zones de saisies supplémentaires pour gérer les codes, taux et montants devises.

Notons entre autres :

· la saisie des écritures par pièce ou par folio, pour pouvoir introduire par exemple les factures d’achat en devises ;

· la procédure d’interface, pour recevoir des factures en devises ;

· les saisies de règlements fournisseurs et règlements clients en devises, avec gestion des différences de change.

· Les procédures de consultation de compte, pièce, référence, journal, permettant de visualiser à tout moment en devises ;

· l’édition d’un grand-livre en devises ;

· les relances clients en devises.

Il faut noter qu’à l’exception du grand-livre en devises, il n’existe pas de procédures spécifiques pour travailler en devises. La gestion des écritures en devises est entièrement supportée par les mêmes procédures de saisie et de consultation que les écritures classiques en devise de référence.

Il faut également préciser que le support de l’Euro en tant que seconde monnaie pendant la période transitoire n’est possible qu’en activant le module devises. De même , la migration d’un système comptable du « tout Franc » au « tout Euro » nécessite de passer par la phase d’activation du module devises, même si l’on ne souhaite gérer aucune autre devise que le Franc et l’Euro.

Définitions

Afin de faciliter la lecture de ce document, il convient de préciser les termes qui vont être utilisés dans celui-ci :

Les monnaies :

· « intra » sont les monnaies des états membres participant à l’UEM ; on parle aussi dans certains documents de monnaie IN. Par extension, on parle de monnaie OUT pour toute monnaie n’étant pas in. Dans ce document, ce sont ces deux termes in et out qui seront utilisés le plus fréquemment.

· « extra » sont les monnaies de l’UEM ayant potentiellement vocation à se voir substituer par l’Euro. Ces monnaies extra sont toujours vues et traitées comme n’importe quelle monnaie Out.

Le terme « Devise » devrait normalement être réservé aux monnaies des pays n’appartenant pas à l’UEM. Toutefois, dans ce document, le terme Devise est utilisé pour désigner une devise quelconque, qu’il s’agisse d’une devise in, out, ou même de la devise de référence de la comptabilité. En cela, les termes Devise et Monnaie peuvent donc être considérés ici comme synonymes.

Différentes notions de monnaies et de devises seront abordées dans ce document :

· La devise de la pièce est celle dans laquelle est libellé le document comptable à enregistrer ;

· La devise d’enregistrement de la pièce est celle dans laquelle est comptabilisé le document ; dans la mesure où la comptabilité offre un support multi-devises, on peut supposer que la devise d’enregistrement sera toujours celle dans laquelle la pièce est libellée. Dans la plupart des cas, le terme Devise, lorsqu’il est utilisé sans autre qualificatif, désigne la devise d’enregistrement ;

· La devise de référence est celle dans laquelle sont tenus les comptes. Jusqu’au 31 décembre 1998, celle-ci est le Franc. A compter du 1^er janvier 1999, les entreprises auront le choix entre le Franc et l’Euro. A compter du 1^er janvier 2002, celle-ci ne pourra être que l’Euro. Ce vocable devise de référence a été préféré aux termes monnaie de base ou monnaie pivot rencontrés parfois dans d’autres systèmes d’informations.

· La devise de restitution est celle dans laquelle il est possible d’obtenir certaines restitutions (interrogations et éditions), en plus des restitutions toujours possibles dans la monnaie de référence. Cette monnaie de restitution sera nécessaire dans la période transitoire, que ce soit avant ou après le basculement de la monnaie de référence en Euros, pour disposer d’informations alternativement en Francs et en Euros. On parle souvent de seconde monnaie de restitution, la première étant implicitement la devise de référence.

· La devise pivot est la devise par rapport à laquelle sont définis les cours des devises out. Dans LDCompta, cette devise pivot peut être soit la devise de référence, soit l’Euro si la devise de référence est une devise in, telle le Franc. Ainsi, si votre devise de référence est le Franc, vous pouvez définir le cours d’une devise out telle le Dollar soit par rapport au Franc, soit par rapport à l’Euro. De plus, LDCompta laisse le choix entre deux systèmes de cotation pour les devises out. Ainsi, notamment si la devise pivot est l’Euro, on peut définir le cours d’une devise soit sous la forme classique un Dollar = 1,067 Euro, soit sous la forme que les banques ont adoptée aujourd’hui : un Euro = 0,937 Dollar.

· La devise pivot d’interface est la devise dans laquelle on intègre les écritures via la procédure d’interface standard, en l’absence d’autre précision. Cette devise est utilisée pour pouvoir dissocier la devise de référence utilisée en interne par LDCompta de la monnaie de base utilisée par d’autres applications en amont de LDCompta. Cette notion est présentée en détail dans la notice Description de la procédure d'interface comptable - Version 2.

Notions fondamentales

L’introduction de l’Euro représente une évolution majeure pour les systèmes d’informations comptables. D’ici à 2002, elle concernera toutes les entreprises. Pour un grand nombre d’entre elles qui ne pratiquaient pas jusqu’alors la gestion multi-devises, cela nécessite une formation complémentaire pour bien appréhender les notions inhérentes à un système comptable multi-devises. Et même pour les entreprises déjà utilisatrices d’un système multi-devises, l’arrivée de l’Euro présente des spécificités nouvelles qui vont bien au delà du simple aspect multi-devises.

La prise en charge de l’Euro dans un système comptable recouvre un grand nombre de notions, et peut aller du plus simple (simple conversion des montants lors de la saisie des écritures, toutes les fonctions comptables ne s’effectuant que dans une seule monnaie) au plus complexe (tenue en parallèle de deux comptabilités, l’une en Francs et l’autre en Euros).

Afin de faciliter la compréhension, nous allons distinguer plusieurs aspects de la prise en charge de l’Euro :

· l’Euro en tant que nouvelle devise : saisie de factures, de règlements et plus généralement de toutes les pièces en Euros dans la période transitoire, alors que la comptabilité de l’entreprise est toujours tenue en Francs (ou réciproquement, saisie de pièces en Francs lorsque le système comptable aura basculé en Euros). Cet aspect là est totalement pris en charge par la gestion multi-devises. L’Euro est ici considéré comme n’importe qu’elle autre devise.

La seule chose notable est l’augmentation du nombre de pièces à saisir en mode multi-devises : jusqu’alors, seul un faible nombre d’écritures (factures et règlements) était saisi en devises. Durant la période transitoire, ce nombre va augmenter sensiblement jusqu’à représenter la quasi totalité des pièces comptables en 2002. L’ergonomie des différentes procédures de saisies de LDCompta est telle que la saisie d’une pièce en devise n’est guère plus lourde que celle d’une pièce « ordinaire ». Le surcroît de travail de saisie engendré par le nombre grandissant de pièces en Euro est donc très limité.

Enfin, dans un souci de simplification et pour préserver la facilité d’utilisation qui est un des points forts de LDCompta, la chaîne de règlement automatique des fournisseurs et la gestion des portefeuilles de règlements n’offre pas la gestion multi-devises intégrale. Seul le support de l’Euro est présent dans ces chaînes de traitement. On peut donc :

· Payer un fournisseur en règlement automatique indifféremment en Francs ou en Euros, que ce soit par lettre-chèque, lettre-BO ou virement ;

· Gérer un portefeuille d’effets à payer en Francs et/ou en Euros ;

· Gérer un portefeuille d’effets à recevoir en Francs et/ou en Euros ;

· Gérer les remises en banques en Francs et/ou en Euros.

Dans ces différentes procédures, on ne parle plus alors de système multi-devises, mais de système bi-devises. Seules sont gérées la devise de référence, et une seconde monnaie de paiement qui doit être définie spécifiquement dans LDCompta. Cette seconde monnaie de paiement ne peut être qu’une monnaie in, cela afin d’éviter toute gestion des différences de change dans la chaîne de règlement automatique fournisseurs. En tout état de cause, cette seconde monnaie de paiement sera l’Euro lorsque la monnaie de référence sera le Franc et réciproquement. Au delà de 2002, cette gestion bi-devises sera abandonnée car elle n’aura plus de justification.

· le calcul des contre-valeurs pour les devises entrant dans l’Euro. Dans tout système multi-devises, une pièce saisie dans une devise autre que la devise de référence du système comptable est automatiquement convertie dans la devise de référence du système comptable, en appliquant un certain cours devise. Dans LDCompta, ce cours devise est soit celui enregistré dans une table des devises, soit le cours indiqué lors de la saisie de la pièce comptable. Or, cette règle ne peut s’appliquer pour toutes les devises in, dès lors que la devise de référence du système comptable est elle même une monnaie in. En effet, les règles de conversion entre monnaies in sont très strictes et ne font plus appel à un cours devise.

Les procédures de saisie de LDCompta font donc la distinction, lors de la saisie d’une pièce en devise, entre les devises in et les autres devises. Un cours devise ne peut être indiqué que si la pièce est saisie dans une devise out. Les règles de conversion utilisées ensuite pour convertir les montants dans la devise de référence du système comptable sont elles aussi différenciées selon le statut de la devise, in ou out. Tout cela est bien entendu totalement transparent pour l’utilisateur, qui n’a pas à se soucier de la façon dont sont calculés les montants en Francs et en Euros. LDCompta respecte toutes les règles de conversion et d’arrondissage définies par les instances officielles. Ces différentes règles sont décrites plus en détail à la rubrique Les règles de conversion et d’arrondissage liées à l’Euro.

· l’Euro en tant que monnaie de restitution. Durant la période transitoire, chaque entreprise peut choisir de tenir sa comptabilité en Francs ou en Euros. Quelle que soit l’option retenue pour cette devise de référence, il sera bien souvent nécessaire de pouvoir restituer des données dans l’autre monnaie, soit pour se familiariser avec l’Euro dans un premier temps, soit pour effectuer des comparatifs avec des états établis dans une autre monnaie (autre société ayant déjà basculée à l’Euro par exemple).

Ce support de l’Euro en tant que monnaie de restitution est offert par LDCompta à deux niveaux :

Þ Le niveau le plus simple consiste simplement à présenter tous les montants dans la devise de restitution choisie (Franc ou Euro), en procédant éventuellement par conversion des montants enregistrés dans le système comptable en devise de référence. Ce niveau est offert sur la plupart des états (journaux, balances, grands-livres, bilan et compte de résultat, budget…). Ce mode de calcul ne peut toutefois garantir les grands équilibres comptables : une balance générale éditée en Euros alors que la devise de référence est le Franc a toutes les chances d’être déséquilibrée de quelques centimes. Il doit donc être réservé à la phase de familiarisation à l’Euro, courant 1999 et 2000. Il pourra aussi être utile plus tard, lorsque tous les systèmes comptables auront basculé à l’Euro, pour procéder à ces comparatifs avec des états imprimés antérieurement en Francs.

Þ Un second niveau de prise en charge de l’Euro en tant que monnaie de restitution est aussi supporté par LDCompta, par le biais d’une double comptabilité. Le principe est de convertir toutes les pièces saisies, d’une part dans la devise de référence comme ordinairement, d’autre part dans une seconde monnaie. Tout se passe comme si l’on tenait deux comptabilités en parallèle, l’une en Francs et l’autre en Euros. Tous les équilibres sont garantis dans les deux comptabilités : équilibre des pièces comptables d’une part, équilibre des lettrages d’autre part. On peut alors à tout moment consulter ou imprimer les données comptables en Francs ou en Euros. Ce second niveau va permettre de se préparer au basculement du système comptable à l’Euro dans de bonnes conditions. En effet, il vous sera possible de tenir votre comptabilité en parallèle, Francs et Euros, pendant plusieurs mois, avant de basculer à l’Euro. Dans cette période pré-basculement, les états comptables pourront être imprimés dans l’une ou l’autre devise, les deux comptabilités étant équivalentes (mais pas forcément égales, du fait des arrondis). Même après ce basculement, vous pourrez choisir de continuer à tenir votre comptabilité en Francs en parallèle pendant encore quelques mois par sécurité.

D’autre part, il convient d’éviter tout risque de confusion quant à la monnaie dans laquelle sont exprimées les différentes restitutions comptables. Jusqu’à présent, il y avait très peu de cas où des doutes pouvaient apparaître concernant la monnaie dans laquelle les montants étaient exprimés. On considérait en effet comme acquis que presque toutes les sommes d’argent traitées dans les relations entre entreprises étaient exprimées dans la monnaie nationale à moins que ne figure une mention contraire.

Cette habitude de considérer l’expression de la monnaie comme allant de soi va changer début 1999. Durant les trois ans de la période transitoire, il est essentiel de savoir clairement si une somme d’argent est exprimée en Francs ou en Euros.

Pour cela, la mention de la monnaie utilisée est présente sur toutes les procédures de consultations de LDCompta et sur un grand nombre d’états comptables : journaux, balances, grands-livres, bilan et compte de résultat, budget… Sur les états, la monnaie apparaît en clair sur tous les en-têtes de page ; le symbole ISO de la monnaie (FRF ou EUR) figure également très souvent en regard des différents niveaux de totalisation.

· le basculement de la devise de référence Franc vers Euro : comment passer d’une comptabilité tenue en Francs à une comptabilité tenue en Euros. Ce thème est abordé en détail au paragraphe 3.16 Migration vers l’Euro - Les dernières étapes.

Les règles de conversion et d’arrondissage liées à l’Euro

Des règles strictes et précises ont été définies par le Conseil de l’Union européenne pour convertir les sommes d’argent entre les monnaies nationales de la zone Euro et l’Euro et entre les monnaies nationales elles-mêmes. Ces règles de conversion monétaire font partie des rares règlements obligatoires et spécifiques émanant du Conseil concernant l’Union monétaire. Tout logiciel procédant à une conversion, de la calculatrice à l’unité centrale de comptabilité, doit être conforme à ces règles. C’est le cas bien entendu de LDCompta.

1. Taux de conversion Euro/monnaie nationale : les taux de conversion doivent être exprimés en nombre d’unités de monnaie nationale par Euro, c’est à dire que pour exprimer la valeur du Franc par exemple, on définit un Euro = 6,55957 FRF. Il faut noter que dans LDCompta, les cours devises utilisés jusqu’alors fonctionnaient en sens inverse ; la valeur du dollar était définie sous la forme : un dollar = 5,958 FRF.

2. Six chiffres significatifs. Les taux de conversions doivent être exprimés avec six chiffres significatifs, incluant les décimales. Concrètement, pour gérer les différentes monnaies nationales de la zone Euro, la contre-valeur est enregistrée dans LDCompta dans une zone de 11 chiffres, dont 7 décimales.

3. Les taux réciproques ou inverses ne sont pas autorisés. Lorsque l’on convertit une somme exprimée en monnaie nationale en Euros ou vice versa, le taux de conversion exprimé comme ci-dessus doit être utilisé. L’inverse (ou la réciproque) de ce taux ne doit pas être utilisé. Ainsi, pour convertir des Francs en Euros, la procédure correcte est de diviser la somme en Francs par le taux de conversion ; pour convertir des Euros en Francs, la procédure correcte est de multiplier la somme en Euros par le taux de conversion. La raison pour laquelle l’utilisation du taux réciproque est interdite est que ce dernier introduit des erreurs d’arrondi dans le calcul ; la taille de l’erreur d’arrondi allant croissant avec la taille de la somme convertie.

4. La triangulation. Lorsque l’on convertit deux monnaies nationales de la zone Euro (c’est à dire, par exemple, conversion entre le Franc et le Mark), la procédure correcte est d’abord de convertir la somme en Francs en Euros et ensuite de convertir cette somme en Euros en marks, en utilisant les règles énoncées précédemment. Cette conversion entre deux monnaies de la zone Euro est appelée « triangulation ».

5. Arrondir une somme en Euros. Lorsque l’on convertit une monnaie de la zone Euro en Euros, le résultat doit être arrondi à deux décimales. Lorsque l’on procède à des calculs intermédiaires (comme lors de la triangulation), ils doivent être arrondis à au moins trois décimales (la partie « au moins » de l’énoncé de cette règle comporte un aspect légèrement ambigu : pour de grosses sommes, l’arrondi des calculs intermédiaires à trois décimales peut déboucher sur un résultat final différent par rapport à un arrondi à quatre ou cinq décimales). Sachez que LDCompta, pour sa part, utilise un arrondi à la quatrième décimale lors de la triangulation.

6. Arrondir une somme en monnaie nationale. Lorsque l’on arrondit une somme en Euros en monnaie nationale, le résultat doit être arrondi à la plus petite dénomination de la monnaie nationale, c’est à dire le centime pour la France.

Le traitement comptable des opérations de conversion et d’arrondissage

Les règles de conversion et d’arrondissage énoncées n’évitent pas l’apparition d’un grand nombre d’écarts comptables qu’il va falloir traiter.

En effet, l’arrondi d’une somme n’est généralement pas égal à la somme des arrondis. En comptabilité, ce problème se rencontre très fréquemment, soit lors de la saisie d’une facture, soit lors d’une saisie de règlement avec lettrage de plusieurs factures. Les écarts peuvent être classés en deux grandes familles :

· Les écarts constatés pour équilibrer une pièce comptable : facture, folio, lot d’écritures reçu par la procédure d’interface ;

· Les écarts liés à des règlements partiels, écarts qui seront constatés lors du lettrage du compte.

Pour ces deux types d’écarts, LDCompta vous simplifie le travail en gérant de façon totalement transparente l’incidence comptable de ces écarts.

Ainsi, lors de la saisie d’une pièce comptable, le seul équilibre vérifié par LDCompta est celui des montants de la pièce dans la devise d’enregistrement. Une fois cet équilibre vérifié, les équilibres dans la devise de référence (et éventuellement dans la deuxième devise de restitution) sont garantis par LDCompta. Vous n’avez pas à vous soucier de ceux-ci.

De même, lors de la saisie des règlements, dès lors que la facture est intégralement réglée dans la devise d’enregistrement, le compte sera automatiquement soldé par le lettrage, dans la devise de référence et aussi dans la deuxième devise de restitution le cas échéant.

Pour se conformer aux règles énoncées par le Conseil de l’Union européenne, des règles spécifiques de gestion des écarts sont utilisées pour les monnaies de la zone Euro. Ainsi, pour équilibrer une pièce comptable saisie en monnaie in, l’écart éventuel est comptabilisé dans un compte spécifique.

Il faut noter que ce traitement diffère du traitement ordinaire qui continue à s’appliquer pour les écritures saisies en devise out. En effet, pour ces dernières, l’équilibrage de la pièce dans la devise de référence est réalisé par modification de la contre valeur calculée pour la dernière ligne de la pièce ; ce montant n’est donc pas le produit du montant de la ligne en devise par le cours de la devise, mais est calculé de telle sorte qu’il équilibre la pièce dans la devise de référence.

On a donc deux règles d’enregistrement :

ð Arrondi sur la dernière ligne de la pièce pour les pièces saisies en devise out ;

ð Comptabilisation de l’écart d’arrondi dans un compte spécifique pour les pièces saisies en monnaie in (que la monnaie de référence soit le Franc ou l’Euro).

Il en est de même en ce qui concerne les lettrages lors d’une saisie de règlement par exemple. Si toutes les écritures participant au lettrage sont en devise in, l’équilibrage du lettrage en devise de référence se fait par passation d’une écriture supplémentaire au compte lettré d’une part, et dans un compte de charge ou produits d’autre part en contrepartie. Cette écriture justifie ainsi l’écart d’arrondi. Si une ou plusieurs des écritures participant au lettrage sont en devise out, l’équilibrage du lettrage se fait par passation d’une écriture de différence de change.

Toutes ces règles de comptabilisation des écarts sont décrites plus en détail, pour chaque procédure de saisie, aux chapitres suivants.

3. Gestion des fichiers de base

On entend par paramètre tout ce qui permet de personnaliser un dossier de comptabilité. C'est ici que l'on définit par exemple toutes les codifications qui vous sont propres.

Cette phase de paramétrage doit obligatoirement être réalisée lors de la création d'un dossier comptable. Par la suite, il est possible de venir enrichir les codifications utilisées. Il est possible également de modifier ou supprimer certains éléments. Cela est toutefois fortement déconseillé, car l'ordinateur ne vérifie pas systématiquement l'utilisation qui est faite d'un paramètre lors de sa modification ou suppression. Ainsi, si vous supprimez un mode de paiement, il se peut que ce mode de paiement soit encore référencé par des règlements présents dans les portefeuilles effets à payer ou à recevoir. Soyez donc prudent avant de supprimer toute codification.

La saisie des paramètres est faite grâce à un certain nombre de procédures distinctes. Ces procédures sont toutes regroupées dans le menu Fichier. D'autre part, ces tables de paramètres peuvent être imprimées par des procédures accessibles depuis le menu Fichier/Imprimer.

3.1 Fiche société

La fiche société contient tous les paramètres généraux propres au dossier comptable. Elle est accessible par le menu Fichier/Fiche société.

La fenêtre est composée de plusieurs onglets, regroupant les informations de façon logique en différents panneaux. Chaque panneau est repérable par une bordure et un titre en caractères gras.

L’ensemble de la fiche n’est validée que lorsqu’on appuie sur la touche Entrée ou que l’on clique sur le bouton OK. Si vous fermez la fenêtre en cliquant dans la case de fermeture en haut à droite, ou appuyez sur la touche Echap, ou cliquez sur le bouton Annuler, l’ensemble des modifications apportées à la fiche société (en dehors de l’onglet Devises) sont perdues.

Certaines de ces informations, considérées comme sensibles, ne sont accessibles que sous un profil utilisateur disposant d’un droit d’accès de niveau Administrateur. C’est le cas par exemple de la date de la dernière clôture annuelle effectuée, ou du mode de gestion des écritures provisoires. Les zones auxquelles l’utilisateur courant n’a pas accès sont grisées.

Lors de la création d’un dossier comptable, la première chose à faire est de compléter les différentes zones de cette fiche société. Vous risquez cependant d’être confronté à quelques difficultés, car à ce stade toutes les codifications n’ont pas encore été adaptées à votre besoin (plan comptable, journaux…). Pour contourner ces difficultés, il vous faut créer ou modifier « à la volée » toutes les codifications nécessaires, en utilisant chaque fois la touche F4, puis le bouton Gérer dans les différentes fenêtres de sélection qui seront proposées.

Onglet Société

Cet onglet est composé de 3 panneaux :

ð Panneau Identification. Vous devez indiquer ici la raison sociale et l'adresse de la société correspondant à ce dossier comptable, ainsi que le Numéro SIREN. Cette dernière zone ne figure qu'à titre documentaire; elle n'est pas utilisée dans la version actuelle de l'application.

ð Panneau Exercice. Vous devez définir le premier mois de l’exercice, le nombre de mois couverts par l’exercice courant, et la date de la dernière clôture annuelle d’exercice ayant été effectuée (qui est donc la veille du premier jour de l’exercice courant). Le nombre de mois de l’exercice, combiné avec la date de dernière clôture, permet de calculer la prochaine date de clôture d'exercice. La date de la dernière clôture doit être renseignée même si la dernière clôture n'a pas été réalisée avec ce logiciel de comptabilité.

ð Panneau Période ouverte en saisie. Celle-ci peut être définie soit sous forme absolue, en indiquant la date limite au delà de laquelle toute saisie est impossible, soit sous forme relative. On indique alors un nombre de jours qui, ajouté à la date du jour, permet de calculer la date au delà de laquelle toute saisie d’écriture est interdite. Cette période ouverte en saisie est là principalement pour éviter de saisir par erreur, suite à des fautes de frappe au clavier, des dates qui seraient au delà de la période couverte par l’exercice courant.

Onglet Modules

Panneau Modules utilisés

ð Comptabilité analytique. Ce module est inclus en standard dans LDCompta. Activez cette option si vous voulez utiliser ce module. Ce module Comptabilité analytique est décrit en détail au chapitre 20.

ð Connexions bancaires. Cette option n’étant pas encore implémentée dans la version actuelle du logiciel, elle est toujours grisée.

ð Immobilisations. Cette option n’étant pas encore implémentée dans la version actuelle du logiciel, elle est toujours grisée.

Panneau Clients/Fournisseurs

ð Client – Fournisseur. Vous pouvez identifier ici un client et un fournisseur dont les fiches serviront de modèle lors de la création de nouvelles fiches clients ou fournisseurs, que ce soit dans la procédure de gestion des clients et fournisseurs, ou lors de la création de fiches par la procédure d’interface standard de LDCompta. La fiche modèle permet de renseigner automatiquement les conditions de paiement, le code devise, le code représentant, le code activité, les groupes de relance et de trésorerie…

ð Rechercher sur nom si valeur alpha. Activez cette option si vos numéros de clients et fournisseurs ne sont composés que de chiffres. Ainsi, dès lors que vous saisirez une lettre dans une zone N° de compte et utiliserez la touche F4 pour obtenir une fenêtre de sélection, le système effectuera automatiquement une recherche sur le nom du tiers. Vous accèderez ainsi plus rapidement au tiers souhaité.

Panneau Gestion du code représentant

ð Gestion du code représentant. Il existe, dans la fiche client gérée par LDCompta, un code représentant. Ce code représentant peut être exploité dans le module relances clients, pour sélectionner les clients à relancer par représentant, ou encore pour trier les lettres de relance par représentant. Vous avez trois options de gestion pour ce code représentant :

§ Pas géré Le code représentant est disponible dans la fiche client, mais la zone est facultative

§ Saisie fiche client Le code représentant est disponible dans la fiche client, et la zone est obligatoire

§ Programme de mise à jour. Le code représentant est disponible dans la fiche client, et la zone est obligatoire. De plus, vous devez identifier le programme de mise à jour (Nom du programme et bibliothèque) qui sera automatiquement appelé lors de la soumission du traitement de recherche des clients à relancer. Attention : cette troisième option n’est pas gérée dans la version actuelle du logiciel.

Onglet Gestion

Panneau Ecritures provisoires

ð Mode de travail. Cette zone permet de choisir le mode dans lequel vous souhaitez travailler pour ce qui est des écritures provisoires. Pour avoir plus de détail sur la notion d’écritures provisoires, reportez vous au paragraphe 2.4 Gestion d’écritures provisoires.

Pour des raisons de sécurité et d’intégrité du logiciel, la modification du mode de travail pour les écritures provisoires fait l'objet de certaines limitations.

Les modifications possibles sont les suivantes :

· il est toujours possible de basculer, à tout moment, entre les modes Aucune modification d’écritures possible et Modif des données non comptables seulement ;

· il est possible de basculer du mode Aucune modification d’écritures possible ou Modif des données non comptables seulement vers le mode Toute modif possible sur période non close ou inversement, mais seulement si l'on a effectué des clôtures mensuelles de telle sorte qu'il ne reste plus d'écritures provisoires antérieures de plus de 3 mois au mois courant. Par exemple, si l'on est en avril, il faudra effectuer la clôture mensuelle de tous les journaux à fin décembre de l'année précédente.

L'objectif de ce contrôle est d'éviter que l'on bascule en mode Toute modif possible sur période non close chaque fois qu'une modification d'écritures est nécessaire, pour revenir ensuite dans l’un des autres modes. Le mode de travail pour les écritures provisoires doit être choisi en toute connaissance de cause et l'on doit s'y tenir, quitte à devoir effectuer des clôtures mensuelles régulières si l'on a choisi le mode Toute modif possible sur période non close.

ð Nombre de mois non clos autorisés avant avertissement. Le fait de gérer des écritures provisoires rend nécessaire la réalisation de clôtures mensuelles régulières. Dans ce cadre, un dispositif permettant de s'assurer que les clôtures mensuelles sont faites régulièrement est présent dans LDCompta. Il consiste à afficher une fenêtre d'avertissement dès lors que l'on dépasse le nombre de mois comptables non clos que l'on s'est fixé à priori.

Cette fenêtre d'avertissement peut apparaître :

- soit lorsqu'on entre dans le dossier comptable concerné ;

- soit à chaque demande d'édition de type Journaux, Balances, Grand-livres.

L'affichage de la fenêtre d’avertissement est conditionné par le fait qu'il existe des écritures comptabilisées sur un journal et un mois encore non clos, ce mois étant antérieur à la date du jour de plus de « n » mois, ce nombre « n » étant celui défini ici.

Exemple : Dernières clôtures mensuelles effectuées au 31/12/99

Le nombre de mois non clos autorisé est fixé à 3 dans la fiche société.

Il existe des écritures passées en Janvier 2000.

Ouverture du dossier le 30/04/2000 : Pas de message

Ouverture du dossier le 01/05/2000 : Avertissement

Remarque : Le mois courant n'est pas comptabilisé dans le nombre de mois non clos autorisé. Ainsi, dans l'exemple ci-dessus, on accepte 3 mois non clos (Janvier à Mars) plus le mois courant Avril.

La valeur conseillée pour ce nombre de mois non clos est de 3. Il est possible de modifier cette valeur. Toutefois, si vous utilisez le mode de travail Toute modification possible sur période non close, il est très vivement conseillé de ne pas utiliser de valeur supérieure à 3, car plus rien alors ne vous oblige à effectuer des clôtures mensuelles régulièrement, et l'on sort donc du cadre « légal ». Si vous saisissez une valeur supérieure à 3, un message d'avertissement vous rappelle d’ailleurs une fois encore que la valeur conseillée est 3.

Panneau Comptes de résultat

ð Résultat créditeur – Résultat débiteur. Indiquez les comptes de résultat débiteur et créditeur qui doivent être mouvementés lors de la clôture annuelle selon le sens du résultat, bénéfice ou perte.

ð Résultat en instance d’affectation. Ce compte est utilisé lors d’une demande d’édition de balance ou gand-livre général arrêtée à une date qui est au delà de la date de prochaine clôture d’exercice. Supposons par exemple que l’on gère un exercice de 12 mois, la dernière clôture d’exercice a été faite au 31/12/1998. Si l’on demande l’édition de la balance générale arrêtée au 31/03/2000, le système va, si l’on conserve l’option par défaut à l’invite Reprise de l’exercice précédent qui est Clôture provisoire, présenter la balance comme si la clôture annuelle générale au 31/12/1999 avait été réalisée. Il va pour cela calculer le résultat provisoire au 31/12/1999 et le présenter dans le compte Résultat en instance d’affectation que vous aurez indiqué ici. Il ne s’agit là bien sûr que d’un artifice d’édition ; aucune clôture n’est réellement effectuée. L’objectif est simplement de pouvoir disposer d’une balance et d’un grand-livre général sur le nouvel exercice alors même que la clôture de l’exercice précédent n’est pas encore réalisée.

Panneau Journal de situation

ð Journal de situation. Indiquez ici le code du journal sur lequel vous saisirez vos OD de situation, si vous établissez une situation périodiquement (au mois ou au trimestre). Ce journal est un journal particulier dans le sens où il peut être effacé très facilement. Ainsi, lors d’une fin de trimestre, vous saisirez sur ce journal vos OD de situation (variations de stocks, provisions, charges constatées d’avance…) avant d’éditer les états comptables : balances, bilan et compte de résultat… Une fois ces éditions réalisées, vous pouvez effacer le journal de situation. La gestion de ce Journal de situation est décrite plus en détail au paragraphe 10.1.

Onglet Lettrage

ð Comptes mouvementés – Pertes - Profits. Vous pouvez indiquer ici jusqu’à 4 comptes de charges et 4 comptes de produits, qui peuvent être mouvementés automatiquement en cas de différence constatée lors d'un lettrage, que ce soit dans la procédure de lettrage manuel d’un compte ou lors d’un lettrage à la volée en saisie de pièce, règlements clients ou règlements fournisseurs. Chaque fois qu’une telle différence de lettrage est mise en évidence, le système propose un écran d’affectation de la différence, à partir duquel vous pouvez ventiler la différence sur un à 5 comptes distincts, qui sont les quatre comptes indiqués ici (comptes de charges ou de produits selon le sens de la différence constatée), plus un 5^ème compte qui peut être choisi directement « à la volée ».

ð Maximum autorisé – Montant et pourcentage. La possibilité de passer une OD automatique pour constater une différence de lettrage peut être bridée, pour éviter que l’on passe par ce biais de trop grosses différences. Vous pouvez définir une limitation en valeur absolue (dans la devise de référence utilisée), ou en valeur relative, c’est à dire en pourcentage de la somme lettrée. Par exemple, si vous acceptez 2% d’escompte, vous pouvez indiquer cette valeur 2 comme pourcentage. Si les deux zones Montant et pourcentage sont renseignées, il suffit que la différence constatée soit inférieure à l’une des valeurs pour que l’OD automatique soit possible. Dans le cas d’un lettrage mettant en jeu des écritures en devises, c’est la contre-valeur en devise de référence de la différence qui est comparée à ces valeurs maximum.

ð Code journal mouvementé. Chaque fois que la différence de lettrage est constatée lors d’un lettrage effectué « à la volée » en saisie de pièce ou règlement, l’OD automatique est fusionnée avec la pièce en cours de saisie, c’est à dire qu’elle est comptabilisée sur le même journal, à la même date et sous le même numéro de pièce que celle en cours de saisie. En revanche, si la différence est constatée lors d’un lettrage manuel effectué indépendamment de toute autre saisie, l’OD automatique sera comptabilisée sur le journal indiqué ici. La date de l’OD devra alors être saisie au moment du lettrage, et le N° de pièce sera soit saisi, soit attribué automatiquement si le journal choisi est géré avec numérotation automatique des pièces.

ð Ventilation analytique – Section et affaire. Si vous mettez en œuvre le module de comptabilité analytique, il est fort probable que les comptes de pertes et profits définis plus haut pour recevoir les éventuelles différences de changes doivent être ventilés en comptabilité analytique. Comme l’objectif est de faciliter la passation automatique de ces OD de différences, aucune ventilation analytique ne vous sera demandée lors de la passation de l’OD automatique ; la ventilation se fera :

§ soit sur la section et l'affaire associées au compte de pertes et profits dans lequel la différence de lettrage sera imputée ; cette association entre un compte et un couple (section, affaire) se fait au niveau du plan comptable ;

§ soit sur plusieurs sections et une affaire, si une table de ventilation a été associée au compte de pertes et profits au niveau du plan comptable ;

§ soit, si rien n’a été indiqué pour le compte de pertes et profits au niveau du plan comptable, sur la section et l'affaire qui sont indiquées ici. On peut aussi indiquer ici une table de ventilation en lieu et place d'une section analytique. Les Tables de ventilation analytique sont décrites au paragraphe 20.2.

Onglet Trésorerie

Panneau Traitement du compte Effets à recevoir

ð Compte effets à recevoir. Cette zone référence le N° du compte comptable mouvementé en cas de constitution d'un portefeuille d'effets à recevoir. Cette zone est obligatoire dès lors que vous voulez gérer un ou plusieurs comptes de portefeuille d’effets à recevoir. Si vous gérez plusieurs comptes de portefeuille, ce qui est possible en définissant plusieurs journaux de portefeuille dans les paramètres journaux, chaque journal étant associé à un compte différent (portefeuille d’effets et portefeuille de chèques par exemple), un seul de ces portefeuilles peut être géré avec un compte par mois d’échéance, en renseignant les deux zones décrites ci-après. La correspondance entre journal de portefeuille et compte d’effets géré par mois d’échéance se fait via le N° de compte décrit ici, qui doit être le même que celui indiqué dans le journal de portefeuille associé.

ð Mode de gestion du compte. Cette zone permet de gérer un compte d’effets distinct par mois d’échéance. Ce mode de gestion est conseillé si vous gérez un grand nombre d’effets (plusieurs dizaines par mois) ; cela facilite le pointage de ces comptes d’effets. Les choix possibles sont :

§ Un seul compte. Gestion normale avec un seul compte d’effets, quelle que soit l’échéance

§ Un compte par mois d’échéance. Un compte général par mois d’échéance. Le N° de compte général utilisé sera de la forme XXXXMM, avec XXXX égal aux quatre premières positions du n° compte effets à recevoir indiqué plus haut, et MM=Mois d'échéance de l'effet. Si par exemple, vous avez choisi 413000 comme compte effets à recevoir, le système utilisera les comptes 413001 à 413012 lors de la gestion des effets à recevoir. Ces douze comptes doivent avoir été ouverts dans le plan comptable au préalable.

§ Un auxiliaire par mois d’échéance. Le N° de compte effets à recevoir indiqué plus haut doit alors avoir été défini en tant que compte collectif, avec une nature A=Autres auxiliaires. Il faut lui avoir attaché 12 comptes auxiliaires, portant les numéros 00001 à 00012 pour janvier à décembre.

ð Journal effets à recevoir. Cette zone va de pair avec la zone Compte effets à recevoir. Indiquez le code du journal de portefeuille correspondant au compte décrit plus haut.

ð Sortie de portefeuille – Mouvementer compte transitoire. Dans la gestion des effets en portefeuille, cette option définit le schéma de comptabilisation utilisé, lorsque le journal de banque cible de la remise est géré avec un compte transitoire (voir paragraphe 3.3 onglet Banque).

§ Option activée. Le mouvement de sortie du portefeuille sera comptabilisé Crédit Effets à recevoir ó Débit compte transitoire, effet par effet. Lors de la comptabilisation du bordereau de remise, le mouvement sera comptabilisé Crédit compte transitoire effet par effet ó Débit compte de banque en global (une ligne par échéance).

§ Option désactivée. Le mouvement de sortie du portefeuille ne sera pas comptabilisé. Lors de la comptabilisation du bordereau de remise, le mouvement sera comptabilisé Crédit Effets à recevoir effet par effet ó Débit compte de banque en global (une ligne par échéance).

ð Sortie de portefeuille – Conserver N° de pièce. Dans la gestion des effets en portefeuille, lors de la comptabilisation du mouvement de sortie de l’effet du portefeuille, cette option permet de faire en sorte que l’écriture passée au compte Effets à recevoir porte le même N° de pièce que l’écriture ayant constaté l’entrée de l’effet en portefeuille. Il est ainsi aisé de procéder ensuite périodiquement à un lettrage automatique par N° de pièce du compte effets à recevoir. Cette méthode a cependant un inconvénient : si pour le journal de banque cible de la remise, vous avez choisi un mode de numérotation automatique des pièces, les pièces correspondant à ces sorties de portefeuille vont déroger à la règle de numérotation automatique. Un message d’avertissement vous en informe le cas échéant.

ð Affichage du libellé règlement en portefeuille. Cette option conditionne le libellé qui va apparaître en regard de chaque règlement dans les différentes procédures de gestion du portefeuille, ainsi que sur les bordereaux de remises en banque des règlements. Deux valeurs sont possibles :

§ Raison sociale du tiers. C’est la raison sociale du client qui apparaît en regard de chaque règlement.

§ Libellé de l’écriture de règlement. C’est le libellé de l’écriture indiqué lors de la saisie du règlement qui sera présenté partout, et non la raison sociale du client. Ce mode doit être choisi si vous manipulez de nombreux règlements dans des comptes de type clients divers, pour lesquels la raison sociale n’est pas significative. Vous indiquerez alors, lors de la saisie du règlement client, l’identification exacte du tiers dans le libellé du règlement, et ce libellé sera repris ensuite sur les différents écrans et états.

Panneau Journaux de banque

ð Code trésorerie obligatoire pour les écritures des journaux de banque. Dans LDCompta, chaque écriture peut être qualifiée par un code trésorerie. Bien que ce code trésorerie soit présent sur tous les écrans de saisie d’écritures, il n’est pas exploité dans le progiciel standard, même dans le module Trésorerie prévisionnelle décrit au chapitre 19. Seuls des développements spécifiques effectués dans certaines entreprises s’appuient sur celui-ci. Pour ceux-ci, il y a possibilité de rendre la saisie de code trésorerie obligatoire sur toutes les écritures passées sur des journaux de banque, en activant ici cette option. Attention : la saisie du code trésorerie sera de ce fait obligatoire non seulement pour les journaux de banque, mais aussi sur les journaux d’achat pour lesquels on a demandé la mise à jour de l’échéancier fournisseurs, cela afin que la chaîne de règlement automatique des fournisseurs, qui va comptabiliser les règlements des factures d’achat sur des journaux de banque, puisse déterminer le ou les codes trésorerie à imputer.

ð Conserver N° de pièce en sortie du compte transitoire. Cette zone n’a de sens que pour les journaux de banque pour lesquels vous avez défini un compte transitoire, compte qui est utilisé lors des remises de règlements en banque (voir paragraphe 13.4 rubrique Utilisation des comptes transitoires pour centraliser les remises en banque). Si tel est le cas, lors de la comptabilisation du bordereau de remise en banque, qui se fait par une écriture Crédit compte transitoire règlement par règlement ó Débit banque sous forme globale (par nature de règlement), cette option permet de faire en sorte que l’écriture passée au compte transitoire porte le même N° de pièce, règlement par règlement, que l’écriture ayant constaté le débit du compte transitoire. Il est ainsi aisé de procéder ensuite périodiquement à un lettrage automatique par N° de pièce du compte transitoire. Cette méthode a cependant un inconvénient : si pour le journal de banque cible de la remise, vous avez choisi un mode de numérotation automatique des pièces, les pièces correspondant à ces sorties du compte transitoire vont déroger à la règle de numérotation automatique. Un message d’avertissement vous en informe le cas échéant.

Onglet Abonnements

ð Code du journal d’abonnement. Si vous voulez mettre en œuvre les fonctionnalités d’abonnement de compte, il vous faut indiquer ici le code du journal sur lequel les écritures d’abonnement seront comptabilisées. Un descriptif complet du module Abonnements est donné au paragraphe 10.2.

ð Contrepartie abonnement charges et produits. Indiquez ici la racine des comptes de contrepartie utilisés par le module Abonnement. Dans le plan comptable, pour chaque compte pour lequel vous allez définir un abonnement, vous devrez indiquer le compte de contrepartie à mouvementer lors de la passation de l’écriture mensuelle d’abonnement. Ce compte devra être conforme à la racine indiquée ici. En règle générale, pour les comptes de charges abonnés, indiquez la racine 4886, et 4867 pour les abonnements de produits.

Onglet Formulaires

Cet onglet permet d’identifier les formulaires qui seront utilisés lors de l’édition des titres de paiement par la chaîne de règlement automatique des fournisseurs. Il est possible d’indiquer un formulaire spécifique en fonction de trois critères que sont le mode de paiement, la banque de paiement et le code devise. Vous pouvez ainsi désigner le formulaire à utiliser pour l’impression des chèques tirés en francs sur la banque BNP. Chacun des ces trois critères de sélection est facultatif ; ainsi, si vous utilisez le même formulaire pour les chèques francs et euros, ne renseignez pas le code devise. De la même façon, si vous utilisez un même formulaire pour tous les BO quelle que soit la banque et quelle que soit la devise (franc ou euro), indiquez le formulaire en question en ne précisant que le mode de paiement correspondant aux BO.

La saisie s’effectue sous la forme d’une table ; la ligne courante apparaît avec un fond jaune pale ; celle-ci peut être modifiée directement en frappant les valeurs les valeurs désirées. Utilisez les boutons Ajouter ou Supprimer pour ajouter ou supprimer une ligne dans la table si nécessaire.

Chaque ligne est composée des zones suivantes :

ð Mode de paiement. Indiquez le mode de paiement auquel est attaché le formulaire. Si cette zone n’est pas renseignée, le formulaire sera utilisé par le système pour tous les modes de paiement pour lesquels aucun autre formulaire n’aura été attaché explicitement.

ð Banque. Indiquez le code du journal de banque à laquelle est attaché le formulaire. Si cette zone n’est pas renseignée, le formulaire sera utilisé par le système pour toutes les banques pour lesquelles aucun autre formulaire n’aura été attaché explicitement.

ð Devise. Indiquez le code de la devise à laquelle est attaché le formulaire. Si cette zone n’est pas renseignée, le formulaire sera utilisé par le système quelle que soit la devise de paiement (franc ou euro).

ð Libellé. Indiquez un libellé identifiant le formulaire utilisé.

ð Nombre de lignes par page. Indiquez pour chaque formulaire, selon le pré-imprimé utilisé, le nombre maximum de lignes-factures pouvant être imprimées dans le corps du document. Ce nombre sera utilisé par le système pour gérer les sauts de page.

ð Fichier source. Indiquez le nom et le chemin d’accès au fichier contenant le source d’impression propre à chaque formulaire. Vous pouvez utiliser le bouton Parcourir pour rechercher un fichier existant.

LDCompta fournit en standard 4 sources distincts, dans le répertoire des programmes choisi à l’installation du logiciel (par défaut C:\Ldsystem\Program\Compta) :

§ RfaBO.txt. Formulaire correspondant aux lettres-BO

§ RfaCh.txt. Formulaire correspondant aux lettres-chèques

§ RfaVI.txt. Formulaire correspondant aux lettres-virements

§ RfaDft.txt. Formulaire correspondant aux autres modes de paiement

Ces sources peuvent être copiés et modifiés pour s’adapter à d’autres types de pré-imprimés. Il s’agit de fichiers au format .txt qui peuvent donc être modifiés très facilement par le bloc-note de Windows. Il faut respecter la syntaxe du langage Windev, et donc avoir quelques connaissances de ce langage. Contactez votre société de services si besoin est.

Onglet Devises

Cet onglet regroupe tous les paramètres liés à la gestion multi-devises et au support de l’Euro. Il est décrit en détail au paragraphe 3.15 Support multi-devises et Euro – Mise en place.

Onglet Compteurs

Cet onglet regroupe les principaux compteurs internes utilisés par LDCompta. Il est évident que ces compteurs ne doivent jamais être modifiés, sauf indication explicite de votre société de services. L’accès à ces compteurs, par le biais du bouton Modifier, n’est d’ailleurs possible qu’aux seuls utilisateurs disposant d’un droit d’accès de niveau Administrateur.

3.2 Plan comptable

Cette procédure permet d'enregistrer le plan comptable général : comptes généraux et comptes collectifs. Les comptes auxiliaires clients et fournisseurs sont définis respectivement dans les fichiers Clients et fournisseurs, décrits au paragraphe 3.11.

Vous pouvez également définir dans ce plan comptable les niveaux de totalisations que vous souhaitez voir apparaître sur la balance générale et sur le grand-livre général, niveaux de totalisations qui peuvent se faire par classe de comptes à 1, 2 ou 3 chiffres.

Cette procédure est accessible par l’option de menu Fichier/Plan comptable.

Ergonomie générale

Lorsque la procédure est lancée, vous accédez à un fenêtre de type liste, vous présentant tous les postes définis dans la table associée, en l’occurrence ici le plan comptable. Vous pouvez utiliser l’ascenseur pour parcourir cette liste. Vous pouvez également utiliser les zones de positionnement proposées en partie haute de l’écran, zones qui permettent de faire commencer l'affichage de la liste à partir d'une valeur précise. Pour cela, il suffit de frapper le début du code recherché dans la zone intitulée Afficher à partir de. La liste se repositionne immédiatement au fur et à mesure de votre saisie. Lors de l’affichage initial de la fenêtre, c’est la table des données qui a le focus ; utilisez la touche de tabulation (ou la souris) pour placer le focus dans le champ Afficher à partir de avant de commencer à frapper la valeur de positionnement.

Dans certaines procédures, et c’est le cas par exemple de la procédure de gestion du plan comptable, on dispose aussi d’une zone de tri, qui permet de modifier l’ordre d’affichage de la liste. Choisissez l’un des critères de tri qui vous sont proposés dans la zone intitulée Trier par ; la table est immédiatement réaffichée selon ce critère de tri.

Remarque : le positionnement effectué grâce à la zone Afficher à partir de s’applique sur la zone de tri. Ainsi, si vous affichez le plan comptable trié par compte, la zone Afficher à partir de se base sur le N° de compte ; à l’inverse, si vous affichez le plan trié par libellé, l’affichage s’effectue à partir du début du libellé inscrit dans la zone Afficher à partir de.

Pour gérer le contenu de la table, on dispose de plusieurs boutons. Pour déclencher l’action associée à ces différents boutons, vous pouvez utiliser soit la souris, soit le clavier en utilisant la touche d’appel associée à chaque bouton (lettre qui est soulignée dans le libellé du bouton, combinée avec la touche Alt), ou les touches de raccourci décrites ci-après :

’ Bouton Créer : Alt C, ou Inser ou F6

’ Bouton Modifier : Alt M, ou Entrée, ou double-clic sur la ligne à modifier

’ Bouton Supprimer : Alt S, ou Suppr

’ Bouton Imprimer : Alt I

’ Bouton Fermer : Alt F, ou Alt F4 ou Echap

Les actions associées à ces boutons sont décrites ci-dessous :

Créer

Permet d’accéder à un écran de gestion pour créer un nouveau poste dans la table courante.

Modifier

Permet d’accéder à un écran de gestion sur lequel vous pouvez modifier les données d’un poste de la table courante. Une fois sur l’écran de gestion, on peut parcourir tous les postes de la table à l’aide des 4 boutons de parcours situés en bas à droite de la fenêtre, correspondant de gauche à droite à Premier, Précédent, Suivant et Dernier. Ces boutons peuvent être manipulés à la souris, mais aussi au clavier grâce aux raccourcis suivants : Ctrl Û pour Premier, Ctrl Ù pour Précédent, Ctrl Ú pour Suivant, Ctrl Ü pour Dernier. Le parcours s’effectue selon l’ordre de tri donné par la zone Trier par de la fenêtre principale de gestion. Si vous modifiez des données sur l’écran de gestion avant d’utiliser l’un des boutons de parcours, les modifications seront enregistrées ; les boutons de parcours déclenchent en effet implicitement les mêmes contrôles et traitements que le bouton de validation classique OK, avant d’effectuer le parcours demandé.

Copier (n’est disponible que dans quelques fenêtres, là ou cela présente un intérêt)

Permet de créer un nouveau poste par copie d’un poste existant. Vous accédez à un écran de gestion en mode Création, mais toutes les données de l’écran sont pré-renseignées à partir des données du poste copié, à l’exception de la zone clé (identifiant).

Supprimer

Permet de supprimer un poste de la table. Vous avez toujours une fenêtre de confirmation de suppression, sur laquelle vous pouvez soit confirmer votre demande de suppression, soit abandonner la demande de suppression.

Imprimer

Permet d’accéder à une fenêtre à partir de laquelle vous pourrez imprimer la table courante. Selon le cas, la fenêtre peut comporter une ou plusieurs options d’impression.

Fermer

Ferme la fenêtre en cours.

Définition d’un compte général

Rappel : pour la plupart des champs de saisie, vous disposez d’un message d’aide s’affichant dans la barre de message de la fenêtre tout bas de celle-ci, message qui peut vous apporter un supplément d’information utile ; pensez à le lire si vous avez un doute pour renseigner l’un des champs de saisie.

L’écran de saisie d’un compte général est composé de deux onglets. Le premier onglet, intitulé Compte, comporte les zones suivantes :

ð N° de compte. Indiquez le n° du compte, ou le niveau de totalisation à faire apparaître sur la balance générale et le grand-livre général. Un N° de compte doit toujours être constitué de 6 caractères. Un niveau de totalisation peut être défini sur des classes de comptes à 1, 2 ou 3 chiffres. Par exemple, pour obtenir un sous-total des comptes 607, indiquez les 3 chiffres 607 calés à gauche dans la zone N° de compte.

ð Libellé. Saisissez le libellé du compte comptable, ou le libellé associé au niveau de totalisation le cas échéant.

ð Centralisation sur grand-livre. Activez cette option si ce compte doit être centralisé lors de l'édition du grand-livre. La notion de centralisation sur les grands-livres est présentée au paragraphe 6.6. Si le compte doit être défini en tant que compte collectif, i vous également activer cette option.

ð Compte lettrable. Activez cette option si vous voulez pouvoir lettrer le compte. Attention : un compte défini comme lettrable sera repris en détail sur le journal des à nouveaux, ligne par ligne, lors d’une clôture annuelle d’exercice, pour chaque écriture non lettrée à la date de clôture.

ð Compte pointable. Activez cette option si vous voulez pouvoir rapprocher le compte c’est à dire utiliser la procédure de rapprochement bancaire sur ce compte. Attention : un compte défini comme pointable sera repris en détail sur le journal des à nouveaux, ligne par ligne, lors d’une clôture annuelle d’exercice, pour chaque écriture non rapprochée à la date de clôture.

ð Code devise. Cette zone n’est présentée que si le module devises a été activé dans la fiche société. Indiquez le code devise utilisé habituellement pour ce compte, s’il est différent de la devise de référence. Ainsi, lors d’une saisie d’écritures sur ce compte, à défaut d’autre indication, l’écriture sera proposée avec ce code devise. De plus, dans la procédure d’interrogation d’un compte, si l’on choisit le mode d’affichage Automatique, tout compte pour lequel une devise a été spécifiée ici sera présenté en priorité dans la vue Affichage en devise.

ð Code affaire analytique associé. Cette zone n’est présentée que si le module Comptabilité analytique a été activé dans la fiche société, et si le compte comptable courant supporte une ventilation analytique (voir Définition des classes de compte gérées en analytique au paragraphe 20.2). Indiquez le code d’une affaire analytique qui pourra être utilisé, à défaut d’autre indication, pour ventiler une écriture comptable mouvementant ce compte général.

ð Section analytique associée. Cette zone n’est présentée que si le module Comptabilité analytique a été activé dans la fiche société, et si le compte comptable courant supporte une ventilation analytique (voir Définition des classes de compte gérées en analytique au paragraphe 20.2). Indiquez le code d’une section analytique ou d’une table de ventilation qui pourra être utilisé, à défaut d’autre indication, pour ventiler une écriture comptable mouvementant ce compte général. Pour accéder à la fenêtre de sélection d’une section analytique, appuyez simplement sur F4. Pour accéder à la fenêtre de sélection, depuis la fenêtre de sélection d’une section, utilisez le bouton Tables.

ð Date création. Il s'agit de la date de création de ce compte dans le plan comptable. Cette zone est en affichage uniquement, et ne peut être modifiée.

Définition d’un compte abonné

Pour définir un compte abonné, Le module de gestion des abonnements est décrit en détail au paragraphe 10.2.

Remarque : un compte abonné ne doit pas être mouvementé en saisie d’écritures, car cela ferait doublon : on aurait deux fois la charge (ou le produit), l’abonnement d’une part, la charge réellement constatée d’autre part. Le système interdit donc tout mouvement comptable sur un compte abonné. Il faut impérativement comptabiliser la charge réelle (ou le produit) dans le compte de contrepartie défini pour le compte abonné, les soldes de ces comptes de contrepartie devant être analysés et traités un à un lors d’une situation ou de la clôture de l’exercice.

Pour abonner un compte, utilisez le deuxième onglet intitulé Abonnements sur l’écran de définition d’un compte dans le plan comptable. Cet onglet est composé des zones suivantes :

ð Type d’abonnement. Choisissez l’une des options possibles, Aucun pour abandonner l’abonnement d’un compte, Abonnement de charge ou Abonnement de produit pour déclarer le compte en tant que compte abonné. Si la valeur choisie ici est autre que Aucun, vous avez accès aux zones décrites ci-après.

ð Montant mensuel abonné. Indiquez mois par mois le montant souhaité pour l’abonnement, exprimé dans la devise de référence. Vous pouvez également définir un montant annuel en activant l’option Saisie Montant annuel. Saisissez alors le montant annuel ; lors de la sortie du champ, le montant annuel est réparti au douzième de janvier à décembre.

ð Compte de contrepartie. Indiquez le N° du compte qui sera mouvementé en contrepartie lors de la passation en automatique de l’écriture d’abonnement dans ce compte. Il s’agit en général de compte de la classe 488. Le N° de compte indiqué ici doit être conforme aux classes de compte indiquées dans la Fiche société sur l’onglet Abonnements (voir paragraphe 3.1).

Gestion des autorisations en consultation

Il est possible de protéger la consultation et l'édition de certains comptes. Pour ce faire, une table des autorisations peut être mise à jour depuis la procédure de saisie du plan comptable, grâce au bouton Autorisations. La mise à jour des autorisations ne peut être faite que par un utilisateur disposant d’un droit d’accès de niveau Administrateur.

Cette protection est faite en saisissant les correspondances Classe de compte ó Utilisateur autorisé. Les classes de compte peuvent être définies avec un nombre quelconque de positions, depuis les classes à 1 seul chiffre (Classe 6 par exemple), jusqu'à un compte précis (Compte 512000 par exemple). De même, les autorisations peuvent être accordées à un profil utilisateur ou à l’ensemble des utilisateurs en indiquant la valeur *PUBLIC.

A l’installation du progiciel, le fichier des autorisations contient un certains nombre d'autorisations prédéfinies, de façon à ce que tous les utilisateurs puissent consulter tous les comptes. Si vous voulez protéger certains comptes, il vous faut donc modifier ou compléter ce fichier des autorisations.

Pour protéger un compte ou une classe de compte, il suffit d’indiquer quels sont les utilisateurs autorisés à le faire. Par définition, tout utilisateur n’ayant pas été autorisé explicitement sera rejeté. Pour effectuer sa recherche dans la table des autorisations, le système parcoure la table en partant du niveau le plus fin (compte complet à 6 chiffres) jusqu’au niveau le plus global (classe de comptes à 1 seul chiffre). Dès lors qu’il trouve au moins une autorisation à un niveau donné, il recherche si l’utilisateur courant est autorisé ou pas à ce niveau. Les autorisations définies à un niveau supérieur sont ignorées.

Exemple :

1 *PUBLIC TOTAL CLASSE 1

2 *PUBLIC TOTAL CLASSE 2

3 *PUBLIC TOTAL CLASSE 3

4 *PUBLIC TOTAL CLASSE 4

5 *PUBLIC TOTAL CLASSE 5

512 SABINE Comptes de banque

512 LAURENCE Comptes de banque

6 *PUBLIC TOTAL CLASSE 6

7 *PUBLIC TOTAL CLASSE 7

Dans cet exemple, seuls les utilisateurs SABINE et LAURENCE sont autorisés à consulter les écritures mouvementant les comptes de la classe 512. En revanche, un compte de la classe 511 peut être consulté par quiconque, l’autorisation à la classe de compte 5 étant définie *PUBLIC.

La protection est effective dans les procédures suivantes :

o Consultation d'un compte, d’une pièce, d’une référence, d’un journal

o Consultation d'écritures par montant

o Consultation et édition d'un compte de banque

o Consultation dernières écritures et solde d’un compte, accessible « à la volée » en saisie d’écritures

o Edition grand-livre, compte par compte

o Edition relevé de compte client

En revanche, toutes les autres procédures (édition de grand-livre par exemple) ne sont pas protégées. Pour obtenir une sécurité absolue, il faut donc interdire l’usage de ces procédures aux utilisateurs non concernés, en mettant en œuvre la gestion des sécurités (voir chapitre 24).

3.3 Paramètres journaux

Cette procédure permet d'enregistrer tous les paramètres relatifs aux différents journaux utilisés dans ce dossier comptable. Elle est accessible par le menu Fichier/Journaux.

Pour obtenir une aide relative à l’Ergonomie générale de la procédure, reportez vous au paragraphe 3.2.

Les données à saisir pour un journal sont présentées sur 2 à 5 onglets, selon le type de journal :

Onglet Journal

ð Code journal. Indiquez ici le code du journal, sur deux caractères alphanumériques.

ð Libellé. Saisissez un libellé significatif.

ð Centralisation sur grand-livre. Activez cette option si ce journal doit être centralisé lors de l'édition du grand-livre. La notion de centralisation sur les grands-livres est présentée au paragraphe 6.6.

ð Journal de banque. Activez cette option si ce journal est un journal de banque. Des données complémentaires devront alors être indiquées sur les onglets Banque et Règlements.

ð Journal de portefeuille. Activez cette option si ce journal est un journal de portefeuille de règlements clients (Effets à recevoir). Le journal doit dans ce cas être défini également comme journal de banque. Attention : un journal d’effets à payer ne doit être défini ni comme un journal de banque, ni comme un journal de portefeuille.

ð Gestion échéancier fournisseurs. Activez cette option si le journal est un journal d’achat, et que vous voulez gérer un échéancier fournisseurs. L’échéancier fournisseurs est la base de la chaîne de règlement automatique des fournisseurs. Il est donc indispensable dans ce cas. Si vous ne voulez pas mettre en œuvre cette chaîne de règlement automatique, la gestion de l’échéancier fournisseurs n’est pas indispensable ; elle apporte un plus (suivi au plus près des échéances fournisseurs à payer), mais elle alourdit quelque peu la saisie des factures d’achats et des règlements fournisseurs. Lors du démarrage d’un dossier comptable, nous conseillons de ne pas mettre en œuvre tout de suite cet échéancier, quitte à le démarrer dans un second temps une fois que vous serez plus familier avec LDCompta.

ð Saisie en devises possible. Cette zone n’est présentée que si le module devises a été activé dans la fiche société. Activez cette option si vous souhaitez pouvoir saisir des écritures en devises sur ce journal. Les masques de saisie des procédures de saisie d’écritures par pièce et par folio seront différents selon que l’on mouvemente un journal autorisant la saisie en devises ou pas. De plus, pour pouvoir recevoir des écritures en devises par la procédure d’interface standard de LDCompta (importation d’un journal de ventes par exemple), le journal correspondant doit être défini avec saisie en devises possible.

ð Compte de contrepartie. Indiquez un N° de compte qui sera proposé lors de l’utilisation du bouton Contrepartie dans les procédures de saisie d’écritures par pièce ou folio. Cette zone est facultative.

ð Nature de pièce par défaut. Indiquez un code nature de pièce qui sera proposé par défaut lors de la saisie d’une nouvelle pièce, dans la plupart des procédures de saisie d’écritures. Par exemple, pour un journal d’achat, indiquez le code nature de pièce identifiant les factures. Cette zone est facultative. Les natures de pièce sont décrites au paragraphe 3.5.

ð Canevas de saisie par défaut. Indiquez un code canevas de saisie qui sera proposé par défaut dans la procédure de saisie d’écritures par pièce. Cette zone est facultative. La définition et l’utilisation des canevas de saisie sont décrites en détail au paragraphe 3.10.

Onglet Numérotation

ð Numérotation des pièces. Plusieurs modes de numérotation des pièces sont possibles :

§ Manuelle : Le système n’affecte aucun numéro de pièce en automatique. Pour chaque pièce saisie, la zone N° de pièce sera présentée à l’écran.

§ Automatique 6 chiffres : Le système affecte automatiquement un N° de pièce lors de la création d’une nouvelle pièce sur ce journal. Le N° de pièce est de la forme nnnnnn, nnnnnn étant un compteur sur 6 chiffres pouvant être initialisé (voir ci-dessous).

§ Automatique 7 chiffres : Le système affecte automatiquement un N° de pièce lors de la création d’une nouvelle pièce sur ce journal. Le N° de pièce est de la forme nnnnnnn, nnnnnnn étant un compteur sur 7 chiffres pouvant être initialisé (voir ci-dessous).

§ Automatique par année : Le système affecte automatiquement un N° de pièce lors de la création d’une nouvelle pièce sur ce journal. Le N° de pièce est de la forme AAnnnnn, AA étant l’année comptable de la pièce, nnnnn étant un compteur sur 5 chiffres propre à chaque année, pouvant être initialisé (voir ci-dessous).

§ Automatique par mois AAMnnnn : Le système affecte automatiquement un N° de pièce lors de la création d’une nouvelle pièce sur ce journal. Le N° de pièce est de la forme AAMnnnn, AA étant l’année comptable de la pièce (99=1999, 00=2000), M étant le mois comptable de la pièce (1 à 9 pour janvier à septembre, O=Octobre, N=Novembre, D=Décembre), nnnn étant un compteur sur 4 chiffres propre à chaque couple année-mois, pouvant être initialisé (voir ci-dessous).

§ Automatique par mois AMMnnnn : Le système affecte automatiquement un N° de pièce lors de la création d’une nouvelle pièce sur ce journal. Le N° de pièce est de la forme AMMnnnn, A étant l’année comptable de la pièce (9=1999, 0=2000, 1=2001…), MM étant le mois comptable de la pièce (01 à 12), nnnn étant un compteur sur 4 chiffres propre à chaque couple année-mois, pouvant être initialisé (voir ci-dessous).

En cas de numérotation automatique, le système garantit qu’il n’y aura jamais de doublons sur le N° de pièce pour le journal en question, et que les N° seront affectés de façon parfaitement consécutive. Le ou les compteurs peuvent être initialisés en cas de besoin, soit directement pour les modes de numérotation Automatique 6 chiffres et Automatique 7 chiffres en renseignant la zone Dernier N° de pièce utilisé qui est proposée dans ce cas de figure, soit en utilisant le bouton Afficher les derniers numéros utilisés pour les autres modes de numérotation automatique.

ð Numéro de pièce obligatoire. Cette zone n’est présentée que si vous avez choisi le mode de numérotation Manuelle à l’invite précédente. Activez cette option si vous souhaitez que le N° de pièce soit obligatoire pour toute pièce saisie sur ce journal. Cela est vivement conseillé pour les journaux d’achats et de ventes, si vous n’avez pas opté pour une numérotation automatique pour ces journaux.

ð Contrôle équilibre par pièce. Cette zone n’est présentée que si vous avez choisi le mode de numérotation Manuelle à l’invite précédente. Activez cette option si vous voulez interdire toute pièce non équilibrée. En règle générale, les procédures de saisie sont conçues pour ne valider que des pièces équilibrées. Cependant, pour les pièces issues de la saisie par folio ou de la procédure standard d’interface, ou encore pour le journal des à nouveaux, on peut avoir dans certains cas des pièces non équilibrées, l’équilibre étant assuré à un niveau supérieur (journal et mois par exemple). Pour les journaux d’achats et de ventes au moins, il est vivement conseillé d’activer cette option si vous n’avez pas opté pour une numérotation automatique pour ces journaux.

ð Contrôle unicité sur N° pièce. Cette zone n’est présentée que si vous avez choisi le mode de numérotation Manuelle à l’invite précédente. Choisissez l’une des valeurs :

§ Aucun contrôle : aucun contrôle de doublon sur le N° de pièce ne sera fait pour ce journal.

§ Unicité / Journal-N° pièce : Le système contrôle que vous ne saisissez pas deux pièces portant le même numéro sur ce journal, et toutes dates confondues.

§ Unicité / Journal-Mois-N° pièce : Le système contrôle que vous ne saisissez pas deux pièces portant le même numéro sur ce journal, dans le même mois comptable.

§ Unicité / Journal-Date-N° pièce : Le système contrôle que vous ne saisissez pas deux pièces portant le même numéro sur ce journal, à la même date comptable.

Nous conseillons, chaque fois que cela est possible, d’utiliser au moins la valeur Unicité / Journal-Date-N° pièce. En effet, cela vous permettra d’identifier toute pièce de façon unique par un triplet (journal, date, N° de pièce). Cela est plus pratique pour pouvoir, par exemple, rappeler une pièce en modification.

ð Contrôle unicité sur référence. Choisissez l’une des valeurs :

§ Aucun contrôle : aucun contrôle sur la référence document ne sera fait sur ce journal, et la zone référence document sera facultative lors de la saisie d’une pièce.

§ Unicité sur Journal-compte-référence : La zone référence document sera obligatoire pour toutes les pièces saisies sur ce journal. De plus, le système contrôle que vous ne saisissez pas deux pièces portant la même référence document sur ce journal, pour le même compte auxiliaire. Ce contrôle est essentiellement conçu pour éviter, sur un journal d’achats, que l’on saisisse par mégarde deux fois la même facture.

Onglet Portefeuille

Cet onglet n'est disponible que pour les journaux définis en tant que journal de portefeuille sur le premier onglet. On y trouve les données suivantes :

ð N° de compte de portefeuille. Indiquez le compte de portefeuille associé à ce journal, qui sera mouvementé automatiquement dans les procédures dédiées de saisie de règlements clients et de gestion du portefeuille.

ð Code identification mnémonique. Indiquez un code constitué de 2 ou 3 caractères identifiant clairement le journal : EAR par exemple. Ce code est tout particulièrement utile pour les sociétés codifiant les journaux en numérique (51=BNP, 52=Crédit Agricole…). Ce code mnémonique, lorsqu’il est renseigné, sera utilisé en priorité lors de la constitution de libellés d’écritures en automatique, en lieu et place du code journal, ce qui facilitera la relecture des écritures.

Onglet Banque

Cet onglet n'est disponible que pour les journaux de banque (en dehors des journaux de portefeuille de règlements clients). On y trouve les données suivantes :

ð N° de compte de banque. Indiquez le compte de banque associé à ce journal, qui sera dans certaines saisies mouvementé automatiquement (procédures dédiées de saisie de règlements clients et règlements fournisseurs).

ð N° de compte transitoire. Indiquez le compte intermédiaire qui sera utilisé lors de remises en banque de règlements clients. Ce compte est facultatif. A défaut, le système mouvemente directement le compte de banque indiqué plus haut. Le schéma comptable complet de comptabilisation des règlements clients, schéma qui diffère selon que l’on gère ou pas un compte transitoire, est présenté en 13.7.

ð Domiciliation bancaire. Indiquez la domiciliation et le RIB complet de la banque. Ces zones doivent être renseignées si vous voulez établir des remises magnétiques de LCR ou des virements fournisseurs à ou depuis cette banque. Le RIB, s’il est renseigné, est contrôlé à l’aide de sa clé de contrôle (2 positions de droite).

ð N° émetteur à porter sur les supports magnétiques. Indiquez le numéro communiqué par votre banque le cas échéant. La plupart des banques n’imposant plus aujourd’hui l’utilisation de ce n° d’émetteur, la zone est facultative.

ð Code identification mnémonique. Indiquez un code constitué de 2 ou 3 caractères identifiant clairement la banque concernée : BNP par exemple. Ce code est tout particulièrement utile pour les sociétés codifiant les journaux en numérique (51=BNP, 52=Crédit Agricole…). Ce code mnémonique, lorsqu’il est renseigné, sera utilisé en priorité lors de la constitution de libellés d’écritures en automatique, en lieu et place du code journal, ce qui facilitera la relecture des écritures.

Onglet Règlements

Cet onglet est composé de deux panneaux distincts.

Panneau Règlements fournisseurs

Toutes les zones de cet onglet pavé logique sont relatives aux règlements des fournisseurs, que ce soit en règlement manuel ou par la chaîne de règlement automatique.

ð Pourcentage affectation. Cette zone est utilisée, dans la chaîne de règlement automatique, par la procédure d’affectation automatique des échéances sur plusieurs banques. Le pourcentage peut bien sûr être saisi ici, mais il pourra aussi l’être au moment de la soumission du traitement d’affectation automatique.

ð Modes de paiement entraînant une comptabilisation. Indiquez le ou les modes de paiement pour lesquels vous souhaitez qu’il y ait comptabilisation du règlement, lors du lancement de la chaîne de règlement automatique. Pour les règlements traités par la chaîne de règlements, mais non référencés ici, il n’y aura ni comptabilisation, ni émission de titre de paiement. Les échéances traitées seront simplement marquées comme réglées lors du traitement de comptabilisation.

ð Journal effets à payer. Indiquez le code du journal d’effets à payer à mouvementer, lors de l’émission de règlements de type BO (voir paramètres modes de paiement au paragraphe 3.6) par la chaîne de règlement automatique, ou par la procédure de saisie d’un règlement manuel fournisseur.

ð Compte effets à payer. Indiquez le compte effets à payer à mouvementer, lors de l’émission de règlements de type BO (voir paramètres modes de paiement au paragraphe 3.6) par la chaîne de règlement automatique, ou par la procédure de saisie d’un règlement manuel fournisseur.

ð Mode de gestion. Cette zone doit être renseignée si vous voulez gérer un compte d’effets distinct par mois d’échéance. Ce mode de gestion est conseillé si vous gérez un grand nombre d’effets à payer (plusieurs dizaines par mois) ; cela facilite le pointage de ces comptes d’effets. Les choix possibles sont :

§ Un seul compte. Gestion normale avec un seul compte d’effets, quelle que soit l’échéance

§ Un compte / mois. Un compte général par mois d’échéance. Le N° de compte général utilisé sera de la forme XXXXMM, avec XXXX égal aux quatre premières positions du n° compte effets à payer indiqué plus haut, et MM=Mois d'échéance de l'effet. Si par exemple, vous avez choisi 403000 comme compte effets à payer, le système utilisera les comptes 403001 à 403012 lors de la gestion des effets à recevoir. Ces douze comptes doivent avoir été ouverts dans le plan comptable au préalable.

§ Un auxiliaire / mois. Un compte auxiliaire par mois d’échéance. Le N° de compte effets à payer indiqué plus haut doit alors avoir été défini en tant que compte collectif, avec une nature A=Autres auxiliaires. Il faut lui avoir attaché 12 comptes auxiliaires, portant les numéros 00001 à 00012 pour janvier à décembre.

Panneau Remises à l’escompte

Toutes les zones de ce pavé logique sont exploitées d’une part pour effectuer une sélection automatique des effets à remettre à l’escompte, d’autre part pour calculer le coût approché d’une remise à l’escompte. Ces deux options sont offertes dans la procédure de gestion du portefeuille clients, décrite au paragraphe 13.3.

ð Taux d’escompte. Indiquez le taux d’escompte pratiqué par la banque.

ð Intérêt minimum. Indiquez la valeur minimum perçue par la banque pour tout effet remis à l’escompte.

ð Nombre de jours de banque. Indiquez le nombre de jours qu’il faut ajouter à la durée escomptée, calculée par différence entre la date d’échéance de l’effet (éventuellement prorogée si jour non ouvré) et la date de remise.

ð Report sur jour ouvré. Activez cette option si, pour calculer le coût de l’escompte, l’échéance de l’effet doit être reportée au premier jour ouvré qui suit, lorsque le jour de l’échéance est un jour non ouvré.

ð Nombre de jours mini. Indiquez le nombre de jours mini à prendre en compte comme durée escomptée, durée calculée comme indiquée ci-dessus.

ð Nombre de jours maxi. Indiquez le nombre de jours maxi à prendre en compte comme durée escomptée, c’est à dire qu’au delà de cette durée, la remise à l’escompte d’un effet n’est pas possible.

3.4 Comptes collectifs

Cette procédure permet d'enregistrer les différents comptes collectifs clients, fournisseurs, ou autres auxiliaires utilisés dans ce dossier comptable. La notion de compte collectif est présentée en détail au paragraphe 2.1. Chaque compte collectif doit préalablement avoir été ouvert dans le plan comptable, en activant l’option Centralisation sur grand-livre.

Cette procédure est accessible par le menu Fichier/Paramètres divers/Comptes collectifs. Pour obtenir une aide relative à l’Ergonomie générale de la procédure, reportez vous au paragraphe 3.2.

ATTENTION : une fois un dossier comptable démarré, il est formellement déconseillé de modifier les valeurs associées à un compte collectif, sauf s’il n’existe aucune écriture dans aucun des comptes auxiliaires attachés à ce collectif.

Les données à saisir pour un compte collectif sont :

ð Code racine. Il s'agit du code qui sera utilisé comme préfixe chaque fois que l'on voudra mouvementer ce compte collectif. Ce code est constitué de deux caractères alphanumériques. Par exemple, quand vous aurez à introduire un n° de compte client ou fournisseur sur les différents écrans du logiciel, il faudra saisir ce code racine, suivi du n° de client ou fournisseur concerné. Grâce à ce code racine, l'ordinateur sera capable de retrouver le compte collectif à mouvementer. Cette zone doit être introduite lors de la création du compte collectif. Elle ne peut être modifiée par la suite.

ð Libellé. Saisissez un libellé désignant le compte collectif.

ð Compte collectif. Indiquez le n° du compte collectif à associer au code racine. Ce compte doit être ouvert dans le plan comptable, mais ne pourra jamais être mouvementé directement.

ð Type de collectif. Indiquez le type de collectif, Client, Fournisseur, Autres comptes auxiliaires.

Comptes auxiliaires autres que clients et fournisseurs

Pour les comptes collectifs définis avec le type Autres comptes auxiliaires, un écran supplémentaire permet d'enregistrer les différents comptes auxiliaires attachés à ce collectif. Il faut impérativement définir au moins un compte auxiliaire attaché au collectif, sans quoi le compte ne pourra pas être utilisé. Pour définir un compte auxiliaire attaché au collectif, vous devez indiquer :

ð N° de compte. Indiquez le n° du compte auxiliaire, qui doit être constitué de 5 à 8 caractères alphanumériques.

ð Libellé. Saisissez le libellé du compte auxiliaire.

3.5 Codes natures de pièce

Cette procédure permet d'enregistrer les codes des natures de pièce utilisables dans ce dossier comptable. Elle est accessible par le menu Fichier/Paramètres divers/Natures de pièce.

Pour obtenir une aide relative à l’Ergonomie générale de la procédure, reportez vous au paragraphe 3.2.

La nature de pièce permet de mieux caractériser chaque pièce saisie ; toutefois, la saisie du code nature de pièce est toujours facultative. Il est cependant conseillé de renseigner ce code nature de pièce sur les journaux d’achat et de vente au moins, pour distinguer les factures et les avoirs. Ce code nature de pièce est utilisé dans la procédure d’interrogation de compte client ou fournisseur notamment, pour pouvoir calculer et afficher à la volée un chiffre d’affaires TTC (voir paramètres programmes de la procédure de consultation d’un compte au paragraphe 5.1).

Les données à saisir pour un code nature de pièce sont :

ð Code. Indiquez le code de la nature de pièce, en essayant de choisir des codes mnémotechniques autant que faire se peut, pour faciliter la saisie des pièces (F=Facture, A=Avoir, O=OD…)

ð Libellé. Saisissez un libellé significatif.

ð Libellé condensé. Saisissez un libellé court, qui est utilisé dans certains cas pour constituer le libellé des écritures en saisie. A défaut, le libellé long sera utilisé.

ð Inversion du sens proposé en saisie avec canevas. Lors de la saisie d’une pièce faisant référence à cette nature, dans la procédure de saisie des écritures par pièce et avec utilisation d’un canevas, tous les sens débit – crédit proposés par le canevas seront inversés si vous avez activé cette option. Cela permet de ne définir qu’un seul canevas utilisable pour saisir à la fois des factures et des avoirs, tout en proposant dans les deux cas les signes adéquats.

3.6 Codes paiements

Cette procédure permet d'enregistrer les différents modes de paiement utilisables dans ce dossier comptable. Elle est accessible par le menu Fichier/Paramètres divers /Modes de paiement.

Pour obtenir une aide relative à l’Ergonomie générale de la procédure, reportez vous au paragraphe 3.2.

Remarque : dans le cas de l’utilisation d’un logiciel de gestion commerciale en amont de LDCompta, il est indispensable d’harmoniser la codification des modes de paiement de LDCompta avec celle utilisée en gestion commerciale.

ATTENTION : une fois un dossier comptable démarré, il faut être particulièrement vigilant si l’on souhaite supprimer un mode de paiement. En effet, il faut s’assurer auparavant que celui-ci n’est plus référencé :

è Par aucune fiche client ou fournisseur

è Par aucune échéance dans l’échéancier fournisseurs

è Par aucun règlement dans les portefeuilles d’effets à payer et à recevoir

Les données à saisir pour un mode de paiement sont :

ð Code. Indiquez le code du mode de paiement, sur 2 caractères alphanumériques.

ð Libellé. Saisissez un libellé désignant le mode de paiement.

ð Libellé condensé. Indiquez un libellé court constitué de 2 ou 3 caractères identifiant clairement le mode de paiement : CHQ pour chèque par exemple. Ce code est tout particulièrement utile pour les sociétés codifiant les modes de paiement en numérique (02=Chèque …). Ce libellé court, lorsqu’il est renseigné, sera utilisé en priorité lors de la constitution de libellés d’écritures en automatique, en lieu et place du code paiement, ce qui facilitera la relecture des écritures.

ð Règlement en devises possible. Cette zone n’est présentée que si le module devises a été activé dans la fiche société. Activez cette option si vous souhaitez pouvoir saisir des règlements en devises sur ce mode de paiement, y compris des règlements en Euros si votre devise de référence est le Franc ou inversement. Les masques de saisie des procédures de saisie de règlements clients et fournisseurs seront différents selon que l’on choisit un mode de paiement autorisant la saisie en devises ou pas. Cette zone est le pendant de la zone Saisie en devises possible définie au niveau d’un journal (voir paragraphe 3.3 Paramètres journaux) ; le code défini sur le journal conditionne le mode de travail dans les saisies d’écritures par pièce, folio et l’interface standard d’entrée de LDCompta. Le code entré ici au niveau du mode de paiement conditionne le mode de travail des saisies de règlements fournisseurs et de règlements clients.

ð Remise sur disquette. Cette zone permet d’identifier les paiements de LCR/BOR qui peuvent faire l’objet d’une remise magnétique auprès de vos banques. 4 valeurs sont possibles :

§ Non supporté. La remise magnétique de ce mode de paiement n’est pas possible.

§ Traite non acceptée. La remise magnétique est possible ; le règlement sera transmis à la banque avec un code acceptation égal à 0.

§ Traite acceptée. La remise magnétique est possible ; le règlement sera transmis à la banque avec un code acceptation égal à 1.

§ Billet à ordre. La remise magnétique est possible ; le règlement sera transmis à la banque avec un code acceptation égal à 2.

ð Gestion par date d’échéance. Activez cette option si la saisie d’une date d’échéance est obligatoire pour tout règlement enregistré avec ce mode.

ð Remise à l'escompte possible. Activez cette option si un règlement enregistré avec ce mode peut faire l’objet d’une remise à l’escompte.

ð Paiement de type chèque. Activez cette option si le paiement est de type chèque. De ce fait, lors de la saisie d’un règlement client faisant appel à ce mode, vous devrez indiquer le code place (sur place, hors place).

ð Domiciliation à saisir. Activez cette option si la domiciliation bancaire peut être saisie lors de la saisie d’un règlement de ce type. De plus, si vous avez indiqué une valeur différente de Non supporté à l’invite Remise sur disquette, la saisie de la domiciliation bancaire sera obligatoire, et le RIB sera contrôlé de façon à garantir la validité de la remise magnétique ultérieure. Si vous n’activez pas cette option, il ne sera pas possible de saisir une domiciliation bancaire pour le règlement.

ð Type de paiement fournisseur. Indiquez ici le type de paiement qui sera généré par la chaîne de règlement automatique des fournisseurs. Ce type de paiement conditionne d’une part la nature du bordereau de règlement qui sera imprimé (règlement automatique), d’autre part le schéma comptable utilisé (règlement manuel ou automatique) : pour un paiement de type BO, le règlement sera comptabilisé sur le journal et sur le compte Effets à payer associés à la banque (voir paragraphe 3.3, onglet Règlement), alors que pour tous les autres types, le règlement sera comptabilisé directement sur le journal et le compte de banque concernés. Enfin, le type Virement déclenche un contrôle de présence obligatoire d’un RIB pour le tiers concerné, d’une part lors de la saisie d’une fiche fournisseur, d’autre part lors de la saisie d’une facture d’achat ou d’une échéance dans l’échéancier fournisseurs. N’utilisez donc ce type que si vous souhaitez réellement aller jusqu’à l’émission de virements fournisseurs par la chaîne de règlement automatique des fournisseurs.

ð Nombre de jours pour risque d'impayé. Indiquez ici le nombre de jours à ajouter à la date d’échéance du règlement (ou à la date de remise selon le cas) pour déterminer à partir de quel moment on peut considérer qu’il n’existe plus de risque d’impayé sur le règlement remis en banque. Cette zone est utilisée lors du calcul de l’en-cours financier d’un client, en-cours qui est :

§ visualisable dans la procédure d’interrogation d’un compte client décrite au paragraphe 5.1,

§ qui est imprimable par la liste des en-cours financiers clients décrite au paragraphe 15.1,

3.7 Codes trésorerie

Cette procédure permet d'enregistrer les différents codes de trésorerie utilisables dans ce dossier comptable. Elle est accessible par le menu Fichier/Paramètres divers/Codes trésorerie. Pour obtenir de l’aide sur l’utilisation des codes trésorerie dans LDCompta, reportez vous au paragraphe 3.1, onglet Trésorerie.

Pour obtenir une aide relative à l’Ergonomie générale de la procédure, reportez vous au paragraphe 3.2.

Les données à saisir pour un code de trésorerie sont :

ð Code. Indiquez le code trésorerie, sur 2 caractères alphanumériques.

ð Libellé. Saisissez un libellé désignant le code trésorerie.

3.8 Codes TVA

Cette procédure permet d'enregistrer les différents codes de TVA utilisables dans ce dossier comptable. Elle est accessible par le menu Fichier/Paramètres divers/Codes tva.

Les codes TVA sont utilisés dans LDCompta à deux niveaux :

è D’une part dans la procédure de saisie des écritures par pièce, en combinaison avec les canevas d'écritures (voir paragraphe 3.10), pour calculer des montants TVA automatiquement à partir d’une base HT ou TTC ;

è D’autre part dans le suivi de la TVA sur les encaissements, décrit au chapitre 16.

Dans les deux cas de figure, pour que le système fonctionne correctement, il est indispensable d’ouvrir un compte par taux de TVA.

Pour obtenir une aide relative à l’Ergonomie générale de la procédure, reportez vous au paragraphe 3.2.

Les données à saisir pour un code TVA sont :

ð Code. Indiquez un code, sur 2 caractères alphanumériques.

ð Libellé. Saisissez un libellé désignant le code TVA.

ð Compte de TVA associé. Indiquez le compte de TVA associé à ce code. Ce compte peut être laissé non renseigné pour les codes TVA correspondant à de la TVA « exo », CEE ou hors CEE, qui sont nécessaires à la mise en œuvre du suivi de la TVA sur les encaissements.

ð Mode de gestion du compte. Cette zone doit être renseignée si vous voulez gérer un compte de TVA distinct par mois d’échéance. Ce mode de gestion peut être pratique si vous voulez suivre la TVA sur les décaissements (voir paragraphe 16.4). Les choix possibles sont :

§ Un seul compte. Gestion normale avec un seul compte de TVA, quelle que soit l’échéance

§ Un compte par mois. Un compte général par mois d’échéance. Le N° de compte général utilisé sera de la forme XXXXMM, avec XXXX égal aux quatre premières positions du n° compte de TVA associé indiqué plus haut, et MM=Mois d'échéance de la pièce en cours de saisie. Si par exemple, vous avez choisi 445600 comme compte effets à payer, le système utilisera les comptes 445601 à 445612. Ces douze comptes doivent avoir été ouverts dans le plan comptable au préalable.

ð Taux de TVA. Indiquez le taux de TVA associé à ce code. Ce taux peut être laissé à zéro pour les codes TVA correspondant à de la TVA « exo », CEE ou hors CEE.

ð Type de TVA. Indiquez le type de TVA associé à ce code, Déductible ou Collectée d’une part, Sur débit ou Sur encaissement d’autre part. Cette zone n’est exploitée que par le suivi de la TVA sur les encaissements.

3.9 Codes devises

Cette procédure permet d'enregistrer les différentes devises utilisables dans ce dossier comptable. Elle est accessible par le menu Générale/Paramètres/Devises. Cette procédure n’est présentée sur le menu que si le module devises a été activé dans la fiche société.

Pour une présentation plus générale de l’utilisation des devises dans LDCompta, reportez vous au paragraphe 2.5.

Pour obtenir une aide relative à l’Ergonomie générale de la procédure, reportez vous au paragraphe 3.2.

Les données à saisir pour un code devise sont :

ð Code de la devise. Indiquez le code devise ISO normalisé. Les principaux codes devises sont :

§ FRF Franc Français

§ EUR Euro

§ USD Dollar américain

§ JPY Yen japonais

§ GBP Livre anglaise

ð Libellé. Saisissez un libellé désignant la devise.

Monnaie « in »

ð Contre-valeur d'un Euro. Pour toutes les monnaies « in », c’est à dire celles participant à l’Euro, indiquez ici la contre-valeur d’un Euro dans la devise concernée. A ce jour, les contre-valeurs des 11 monnaies participant à l’Euro sont :

Schilling autrichien	ATS	1 Euro = 13,7603
Franc belge	BEF	1 Euro = 40,3399
Mark allemand	DEM	1 Euro = 1,95583
Peseta espagnole	PTS	1 Euro = 166,386
Mark finlandais	FIM	1 Euro = 5,94573
Franc français	FRF	1 Euro = 6,55957
Livre irlandaise	IEP	1 Euro = 0,787564
Lire italienne	ITL	1 Euro = 1936,27
Franc luxembourgeois	LUF	1 Euro = 40,3399
Florin néerlandais	LG	1 Euro = 2,20371
Escudo portugais	PTE	1 Euro = 200,482

Figure 4 - Table des devises in

Monnaie « out »

ð Cours proposé en saisie d’écriture. Indiquez le cours de la devise, exprimé toujours par rapport à la devise pivot. Cette devise pivot est soit la devise de référence, soit l’Euro. De plus, LDCompta laisse le choix entre deux types de cotation pour les devises out : soit sous la forme classique un Dollar = 1,067 Euro, soit sous la forme que les banques ont adoptée aujourd’hui : un Euro = 0,937 Dollar. Le choix de la devise pivot et du type de cotation des devises out s’effectue lors de l’activation du module Devises. Le choix s’applique à toutes les devises out, et à tous les cours manipulés dans LDCompta pour ces devises out, en dehors de la procédure d’interface standard de LDCompta pour laquelle vous pouvez choisir un système de cotation des devises out spécifique à cette procédure.

Pour mémoire, le système de cotation choisi lors de l’activation du module Devises, c’est à dire la devise pivot et le type de cotation, est rappelé par un libellé (cadre avec fond jaune pale) dans les différentes fenêtres de gestion ou de sélection d’une devise.

Le cours peut comporter jusqu’à 7 décimales. Ce cours est celui qui sera proposé par défaut lors des différentes saisies d’écritures dans la devise en question, mais il sera toujours modifiable au niveau de chaque pièce comptable.

ð Date du nouveau cours. Indiquez la date à laquelle ce cours a été donné. Cette zone est facultative.

ð Cours pour calcul des provisions. Indiquez le cours qui sera utilisé pour le calcul des provisions pour risques de change décrit au paragraphe Erreur ! Source du renvoi introuvable.. Cette zone est facultative.

ð Variation autorisée lors de la saisie du cours. Indiquez un cours plancher et un cours plafond. Ces cours sont utilisés pour contrôler le cours indiqué lors de la saisie d’une pièce, si l’on modifie le cours proposé par défaut. Ils permettent d’éviter des erreurs fréquentes, notamment pour les devises à cours faible où l’on risque de frapper un zéro de plus ou de moins après la virgule. Il faut donc encadrer le cours courant, en laissant un intervalle suffisant pour accepter les éventuelles variations du cours sans avoir à revenir modifier chaque fois cette table des devises.

3.10 Canevas d’écritures

Présentation

Un canevas permet d'accélérer de façon considérable la saisie des écritures, et aussi de limiter les erreurs de saisie en apportant une aide à l’enregistrement des différents types de pièce. Les canevas sont pris en charge dans la procédure de saisie des écritures par pièce uniquement.

En faisant appel lors de la saisie d'une pièce à un canevas préalablement défini, on peut éviter toutes les saisies répétitives : N° de compte, Libellé, sens écriture... Une ligne de canevas peut mémoriser toutes les zones à renseigner sur chaque ligne de l’écriture, en saisie par pièce. On peut également automatiser ainsi le calcul de la TVA, soit sur une base hors taxes, soit sur le montant TTC.

Enfin, en saisie d'écritures par pièce, le choix du canevas à utiliser peut lui aussi être automatisé, en attachant un canevas par défaut soit au niveau du journal, soit au niveau du tiers (fournisseur ou client) mouvementé.

Les canevas de saisie peuvent être utilisés soit pour éliminer autant que faire se peut les saisies répétitives (factures d'achat tout particulièrement), soit pour aider à la saisie des pièces moins fréquentes, ce qui évite d'avoir à rechercher chaque fois les comptes à mouvementer (écriture mensuelle correspondant à un prêt par exemple).

Un conseil : prenez le temps de découvrir ces canevas de saisie, même si la définition de ceux-ci peut vous paraître complexe. En quelques jours, les gains de temps obtenus en saisie vous auront convaincu du bien-fondé de leur utilisation.

Définition des canevas de saisie

Pour définir des canevas de saisie, utiliser l'option de menu Fichier/Canevas de saisie.

Un canevas est toujours identifié par le code du journal sur lequel il peut être utilisé, plus le code du canevas proprement dit. Choisissez si possible des codes canevas mnémotechniques, ce qui facilitera d’autant leur usage. Notez également qu’il est possible de créer un nouveau canevas par copie d’un canevas existant. Par exemple, s’il existe déjà un canevas Achats marchandises, on peut très facilement créer un second canevas Achats marchandises avec port par copie du premier canevas, puis insertion d’une ligne relative au compte de port.

Un canevas est constitué d'autant de lignes que souhaité, chaque ligne du canevas correspondant à une écriture constitutive de la pièce. Pour chaque ligne du canevas, on peut définir :

D'une part, toutes les zones d'une ligne écriture en saisie par pièce :

ð Guide de saisie. Il s'agit d'une zone de texte qui, dans la version actuelle du logiciel sous Windows, n’est pas affichée.

ð N° de compte. Aucun contrôle du N° de compte n'est fait à ce stade. On peut donc se contenter de la racine du compte. Par exemple, sur une facture d'achat, pour la ligne correspondant au compte fournisseur, on peut se contenter d'indiquer la racine correspondant au collectif fournisseur (40 par exemple). Pour la ligne correspondant au compte d'achat hors-taxe, on peut indiquer simplement 607.

ð Libellé. Libellé de l'écriture. Ce libellé est bien sûr facultatif. La plupart du temps, le libellé sera soit complété lors de la saisie de la pièce, soit chargé en appliquant l'une des règles possibles de libellé automatique (voir plus loin).

ð Montant. Montant de l'écriture. Même remarque que pour le libellé ; voir plus loin les possibilités de montant automatique, notamment pour le calcul des montants TVA.

ð Sens. Sens de l'écriture, Débit ou Crédit. Pour ce qui est du sens de l'écriture, sachez que celui-ci peut être inversé en fonction de la nature de pièce choisie lors de la saisie par pièce. Ainsi, un canevas facture peut être utilisé pour un avoir ; il suffit en saisie d'indiquer la nature de pièce Avoir ; pour cette nature de pièce, on aura activé l’option Inverser le sens proposé en saisie avec canevas dans les paramètres Natures de pièce (voir paragraphe 3.5).

ð Code trésorerie

ð Code affaire si vous gérez la comptabilité analytique

ð Section analytique si vous gérez la comptabilité analytique

D'autre part, des paramètres relatifs à la ligne du canevas :

ð Position initiale du curseur. Cette invite permet de définir quelle sera la position du curseur lorsque cette ligne du canevas sera proposée en saisie d'écritures. Vous pouvez choisir non seulement sur quelle zone le curseur sera positionné, mais aussi sur quel caractère à l’intérieur de la zone.

ð Libellé automatique. 5 options sont offertes pour renseigner le libellé de la ligne en automatique :

§ Libellé ligne précédente

§ Libellé du compte ou raison sociale

§ Nom condensé à utiliser principalement si le compte mouvementé est un compte de tiers

§ Nature de pièce (Facture, Avoir...)

§ Nature de la pièce + Nom condensé. Le système construira le libellé de l’écriture en concaténant le libellé condensé défini pour la nature de pièce courante au nom condensé du tiers (Exemple : FACT. DUPOND)

ð Montant automatique. 5 options sont offertes pour renseigner le montant de la ligne en automatique :

§ Aucun. Il n’y aura aucun calcul de montant automatique ; celui-ce devra donc être saisi.

§ Contrepartie ligne précédente. Le montant sera pris égal au montant saisi sur la ligne précédente, avec le sens inverse.

§ Contrepartie globale. Le montant et le sens de l'écriture seront calculés de façon à équilibrer la pièce, compte tenu de toutes les lignes saisies précédemment.

§ Montant TVA sur base H.T. Voir plus loin le calcul automatique de la TVA

§ Montant TVA sur base TTC. Voir plus loin le calcul automatique de la TVA

ð Regroupement code TVA. Voir plus loin le calcul automatique de la TVA Cette zone ne doit être renseignée que si l'on souhaite calculer les montants TVA en automatique.

Association d’un canevas à un ou plusieurs tiers

On peut attacher un canevas soit à un journal, en tant que canevas de saisie par défaut, soit à un tiers.

è Pour définir un canevas comme canevas de saisie par défaut pour un journal donné, aller sur l'écran Fichiers/Journaux, et indiquer le code du canevas souhaité à l'invite Canevas de saisie par défaut. Ainsi, pour un journal d'achat, on peut attacher un canevas de saisie par défaut, pour proposer en ligne 1 le compte collectif fournisseur (Racine 40 par exemple), en ligne 2 le compte de TVA déductible, en ligne 3 un compte d'achat de classe 6.

è Pour définir un canevas comme canevas de saisie par défaut pour un tiers, allez sur l'écran Fichier/Canevas de saisie et cliquez sur le bouton Utilisation après vous être positionné sur le canevas concerné. Après avoir choisi le compte collectif pour lequel le canevas est applicable, la liste des tiers (clients ou fournisseurs selon le type de compte collectif choisi) est affichée. Il suffit, sur cette liste, de sélectionner chaque tiers pour lequel on souhaite que le canevas soit utilisé ; la sélection se fait soit au clavier par la barre d’espacement, soit à la souris en cliquant dans la dernière colonne à droite. Les tiers sélectionnés sont repérés par une marque verte dans cette colonne de droite. Des zones de positionnement et de tri à l'aplomb de la liste permettent de rechercher facilement un tiers. On peut également demander à restreindre l'affichage aux seuls tiers sélectionnés pour ce canevas, en utilisant la zone de filtre en haut à droite de la fenêtre. Une fois vos choix effectués, fermez la fenêtre par le bouton Fermer.

Ce procédé permet par exemple de définir un canevas particulier pour enregistrer les factures EDF, puis d'associer ce canevas au fournisseur EDF. Ainsi, en saisie d'écritures par pièce, dès lors que l'on aura indiqué le N° de compte correspondant au fournisseur EDF, le canevas de saisie associé sera utilisé.

Utilisation de canevas de saisie en saisie par pièce

Si vous n’êtes pas familier avec le mode de fonctionnement de la procédure de saisie des écritures par pièce, reportez vous au paragraphe 4.1 qui décrit en détail cette procédure.

Dans cette saisie, le système propose d’utiliser un canevas chaque fois que cela est possible. Sur le deuxième écran de la saisie par pièce, la zone Canevas de saisie est donc pré-renseignée avec le code du canevas associé au journal sur lequel la pièce est saisie. Une seconde invite relative aux canevas est présente sur cet écran ; il s’agit de l’option Substituer par le canevas défini pour le tiers, qui est activée par défaut. En effet, le canevas de saisie indiqué sur cet écran, qu'il ait été proposé par défaut ou qu'il ait été explicitement choisi, risque d'être abandonné au profit du canevas associé au compte de tiers, cela dès que le tiers aura été choisi, c'est-à-dire après avoir saisi la première ligne de l'écriture. Si on ne souhaite pas qu'il y ait substitution du canevas indiqué par le canevas associé au compte de tiers, il faut désactiver cette option de substitution.

En résumé, le fonctionnement est donc le suivant :

a) sur le premier écran, choix du code journal

b) sur le deuxième écran, choix du code canevas, sachant que le système propose le canevas par défaut associé au journal

c) saisie de la première ligne de l'écriture, qui s'appuie éventuellement sur le canevas choisi en b). Suite à la saisie de cette première ligne, si cette ligne mouvemente un compte de tiers, et s'il existe un canevas associé à ce compte de tiers pour le journal et le compte collectif en question, et si la substitution est acceptée, le canevas associé au compte de tiers se substitue au canevas choisi en b)

d) saisie des autres lignes de la pièce, en s'appuyant soit sur le canevas choisi en b), soit sur le canevas substitué en c).

Remarques :

1) même si aucun canevas n'a été défini en b), si un canevas est associé au compte de tiers indiqué sur la première ligne de l'écriture et que la substitution est acceptée, le canevas du tiers sera utilisé à partir de la deuxième ligne de l'écriture.

2) comme auparavant, toutes les zones proposées par défaut grâce au canevas restent modifiables en saisie par pièce. De plus, on peut omettre une ligne du canevas en ne saisissant aucun montant (ou en effaçant le montant qui est proposé le cas échéant). Une fenêtre de confirmation est alors proposée, la ligne étant omise si vous répondez Oui dans celle-ci..

Exemple d'utilisation pour les factures d'achats

Définir un canevas correspondant à une facture d'achat "type" :

è Ligne 1 : indiquez la racine correspondant au compte collectif fournisseur, le sens Crédit, placez le curseur dans le N° de compte suite à la racine, choisissez un libellé automatique de type Nature de la pièce + Nom condensé.

è Ligne 2 : indiquez le compte de TVA déductible, le sens Débit, placez le curseur sur la zone Montant, et indiquez la valeur Libellé ligne précédente à l’invite Libellé automatique.

è Ligne 3 : indiquez le compte d'achat le plus souvent utilisé, le sens Débit, placez le curseur soit sur la zone N° de compte, soit sur la zone Montant, indiquez la valeur Libellé ligne précédente à l’invite Libellé automatique, choisissez un montant automatique de type Contrepartie globale.

Définissez ce canevas comme canevas de saisie par défaut au niveau du journal d'achats.

A partir de ce canevas, en procédant éventuellement par copie, construisez d'autres canevas pour les factures d'achats non standard (achat avec port par exemple, Factures EDF, Factures téléphone, Factures d'immobilisations...).

Associez chaque fois que cela est possible les canevas ainsi définis aux tiers concernés.

Canevas de saisie avec calcul automatique de la TVA

Grâce aux canevas de saisie, il est également possible d'automatiser le calcul de la TVA pour les saisies de factures. Deux méthodes sont proposées :

è soit calculer la TVA d'après le montant TTC. Cela est le plus simple si la facture ne comporte qu'un seul taux de TVA. On peut ainsi, en ne saisissant que le montant TTC, automatiser le calcul de la TVA sur le montant TTC, et le calcul du montant HT par différence.

è soit calculer la TVA d'après le montant ou les montants HT. Il faut obligatoirement utiliser cette méthode si la facture présente plusieurs taux (ou comptes) de TVA, ou si une partie de la facture n'est pas soumise à TVA.

ATTENTION : dans les deux cas de figure, le montant TVA proposé doit être vérifié, car il se peut, notamment lorsque la TVA est calculée d'après le montant TTC, qu'il y ait des erreurs d'arrondi.

Pour automatiser ce calcul de TVA, la première chose à faire consiste à définir les comptes de TVA, sur le menu Fichier/Paramètres divers/Codes tva. Chaque compte de TVA pour lequel on souhaite qu'il y ait calcul automatique doit être défini à ce niveau, avec un code à deux caractères (quelle que soit la valeur de celui-ci, ce code n'ayant pas de signification propre). On indiquera pour chaque compte le taux de TVA associé, ce qui est indispensable au calcul du montant TVA.

Lors de la définition du canevas, il faut procéder ainsi :

1) pour la ligne correspondant à la TVA, indiquez le N° du compte de TVA concerné, choisissez le mode de calcul du montant TVA à l'invite Montant automatique, soit Montant TVA sur base HT, soit Montant TVA sur base TTC. Indiquez également un code regroupement de TVA. Celui-ci peut prendre une valeur quelconque entre 1 et 9. Si le canevas ne comporte qu'une seule ligne de TVA, indiquer 1. Si le canevas comporte plusieurs lignes de TVA, repérez chacune des lignes de TVA par un code regroupement différent.

2) pour chaque ligne représentant la base de calcul d'un montant TVA, indiquez le code regroupement de la ligne de TVA devant se calculer sur cette base. ATTENTION : ces lignes correspondant à la base de calcul de la TVA doivent obligatoirement se trouver avant la ligne correspondant au compte de TVA portant le même code regroupement.

Exemple pour une facture d'achat avec un seul taux de TVA

Ligne Compte Montant Regroupement TVA

1 Fournisseur Montant TTC saisi 1

2 445660 Montant TVA sur base TTC 1

3 607000 Contrepartie globale

Le montant de la ligne 2 sera calculé à partir du montant TTC de la ligne 1, compte de tenu du taux de TVA défini pour le compte 445660. Le montant de la ligne 3 sera calculé de façon à équilibrer la pièce.

Exemple pour une facture d'achat avec deux taux de TVA

Ligne Compte Montant Regroupement TVA

1 Fournisseur Montant TTC saisi

2 607010 Montant HT soumis 1er taux 1

3 607020 Montant HT soumis 2ème taux 2

4 607030 Montant HT soumis 2ème taux 2

5 445661 Montant TVA sur base HT 1

6 445662 Montant TVA sur base HT 2

Les montants HT des lignes 2 à 4 seront saisis. Le montant de la ligne 5 sera calculé à partir du montant HT de la ligne 2, en appliquant le taux défini pour le compte 445661. Le montant de la ligne 6 sera calculé à partir de la somme des montants HT des lignes 3 et 4, en appliquant le taux défini pour le compte 445662.

De nombreux exemples sont fournis dans le dossier de démonstration livré sur le CD d’installation du progiciel. Vous pouvez vous en inspirer pour construire vos propres canevas.

3.11 Clients et fournisseurs

Deux procédures permettent d'enregistrer les clients et fournisseurs utilisables dans ce dossier comptable. Elles sont accessibles respectivement par les options de menu Fichier/Clients et Fichier/Fournisseurs.

Pour obtenir une aide relative à l’Ergonomie générale de la procédure, reportez vous au paragraphe 3.2.

Les données à saisir pour une fiche client et une fiche fournisseur étant très voisines, nous présentons celles-ci de façon globale, en précisant les éventuelles limitations s’appliquant selon le cas. Les données de la fiche d’un tiers sont donc les suivantes :

Onglet Général

ð Numéro. Ce n° est composé de 8 positions alphanumériques. Vous devez saisir au moins 5 positions, cadrées à gauche dans la zone. Cette zone est introduite lors de la création du client ou fournisseur. Elle ne peut être modifiée par la suite.

ð Nom condensé. Indiquez le nom qui doit être utilisé pour les classements alphabétiques, sur 10 caractères maximum.

ð Titre et Raison sociale. Indiquez le titre (SA, SARL…) et la raison sociale complète du tiers.

ð Adresse. L'adresse se compose de 4 lignes, Complément d’adresse, N° et nom de la voie, code postal et ville, Pays.

ð Téléphone, Télex, Télécopie.

ð Création. Il s'agit de la date de création du tiers. Cette zone est en affichage uniquement, et ne peut être modifiée.

ð Modification. Il s'agit de la date de dernière modification de la fiche du tiers. Cette zone est en affichage uniquement, et ne peut être modifiée.

Onglet Détail

ð N° SIRET. Indiquez le N° SIRET du tiers, si vous le connaissez. Cette zone est facultative.

ð Interlocuteur et Commentaires. Indiquez ici le nom de l’interlocuteur habituel, ou tout autre renseignement pouvant vous être utile pour ce tiers.

ð Code devise. Cette zone n’est présentée que si le module devises a été activé dans la fiche société. Indiquez le code devise utilisé habituellement pour ce tiers, s’il est différent de la devise de référence. Ainsi, lors d’une saisie d’écritures sur ce tiers, à défaut d’autre indication, l’écriture sera proposée avec ce code devise. De plus, dans la procédure d’interrogation d’un compte, si l’on choisit le mode d’affichage Automatique, tout tiers pour lequel une devise a été spécifiée ici sera présenté en priorité dans la vue Affichage en devise.

ð Code représentant. Cette zone n’est présentée que pour les clients. Indiquez, si vous le souhaitez, le code du représentant. Cette zone peut être rendue obligatoire, selon ce qui a été indiqué dans la fiche société, sur l’onglet Modules (voir paragraphe 3.1). Ce code représentant peut ensuite être exploité dans le module de relance clients décrit au chapitre 14.

ð Groupe de relance. Vous pouvez affecter un groupe de relance à un client (cette zone n’est pas présentée pour un fournisseur). Les groupes de relance vont vous permettre de classer vos clients en plusieurs groupes utilisables ensuite dans le module de relance clients, soit pour trier les listes ou les lettres des clients à relancer, soit pour sélectionner les clients à relancer, soit pour avoir des lettres de relance différentes selon le groupe (lettres en anglais par exemple pour les clients étrangers), soit enfin pour avoir des conditions de relance différentes (relances plus fréquentes par exemple pour un groupe donné). 9 groupes sont possibles, numérotés de 1 à 9, sans compter le groupe 0. Le groupe 0 doit être utilisé pour les clients que vous voulez complètement ignorer dans le module de relance (clients appartenant au même groupe (au sens société-filiale), comptes clients divers…). Par défaut, tous les clients sont affectés dans le groupe 1.

ð Groupe de trésorerie. Vous pouvez affecter un groupe de trésorerie à un client ou à un fournisseur. Ce groupe est utilisé dans le module de trésorerie prévisionnelle décrit au chapitre 19 pour classer vos échéances clients et fournisseurs en fonction de leur probabilité de réalisation à la date d’échéance prévue. Le groupe 1 correspond à la probabilité la plus forte, le groupe 9 à la probabilité la plus faible (créances douteuses). Le groupe 0 permet d’exclure un tiers (et donc toutes les échéances présentes dans son compte) des états de trésorerie prévisionnelle.

ð Compte lettrable. Activez cette option si le compte est lettrable. Cette option est activée par défaut.

ð Compte solvable. Activez cette option si le compte est solvable. Cette zone n’est pas présentée pour un fournisseur. Pour un client, cette option est activée par défaut.. Cette zone n’est pas exploitée par LDCompta.

ð Code activité. Indiquez le code activité du tiers. Cette zone n’est pas codifiée, et elle est facultative. Elle n’est pas exploitée par LDCompta, sauf éventuellement dans le cadre du suivi de la TVA sur les encaissements ou les décaissements, pour associer un code TVA par défaut à un tiers. Pour un client, ce code peut permettre de déterminer le type d’exonération de TVA dont il peut bénéficier ; pour un fournisseur, il peut déterminer si celui-ci doit être géré en TVA sur les débits ou les décaissements.

ð Plafond de crédit. Indiquez si vous le souhaitez le plafond de crédit que vous autorisez à ce client. Cette zone n’est pas présentée pour un fournisseur. Sur l’écran de consultation de l’en-cours financier d’un client, accessible depuis la procédure d’interrogation d’un compte (voir paragraphe 5.1), ce plafond apparaît avec une alerte en cas de dépassement.

ð En-cours financier. Cette zone, qui n’apparaît que pour les clients, présente l’en-cours financier ayant été calculé lors de la dernière exécution de la liste des en-cours financiers clients (et à condition que vous ayez demandé la mise à jour de la fiche client lors de la soumission de la liste). Il ne s’agit en aucun cas d’un en-cours temps réel, tel qu’on peut le consulter en interrogation de compte.

Onglet Paiement

ð Mode paiement. Indiquez ici le mode de paiement habituel de ce tiers.

ð Délai de paiement. Indiquez le délai de paiement du tiers. Vous devez indiquer d'une part le nombre de jours (30, 60, 90), d'autre part le jour de paiement (le 10, le 30).

§ le délai de paiement en jours. Si ce délai en jours est un multiple de 30 (30, 60, 90...), le décalage se fait en nombre de mois (2 mois si nombre de jours égal 60). Si ce délai en jours n'est pas un multiple de 30 (45 par exemple), le décalage se fait en nombre de jours calendaires exact.

§ Décalage appliqué suite au délai de paiement défini ci-dessus. Ce décalage est composé d'un type et d'un nombre. Les différentes combinaisons possibles sont :

è Aucun décalage, complété éventuellement du jour de paiement

Exemple : Aucun décalage / 10 pour décalage au 10 du mois, mais sans reporter systématiquement au 10 du mois suivant, si le jour de départ est inférieur ou égal au 10.

è Fin de mois, complété éventuellement du jour de paiement

Exemple : Fin de mois / 10 pour Fin de mois, le 10 du mois suivant

è Fin de quinzaine, complété éventuellement du jour souhaité pour la première quinzaine de chaque mois.

Exemple : Fin de quinzaine / 5 pour Fin de quinzaine, soit le 5, soit le 20 du mois

è Fin de décade, complété éventuellement du jour souhaité pour la première décade de chaque mois.

Exemple : Fin de décade / 5 pour Fin de décade, soit le 5, le 15 ou le 25 du mois

è Jour de la semaine, avec le N° du jour souhaité (1=Lundi, 2=Mardi...)

Exemple : Jour de la semaine / 5 pour décaler au Vendredi suivant.

D'autre part, si vous souhaitez tester le calcul effectué en fonction d'une condition de paiement, vous pouvez utiliser la fenêtre TSTECH fournie à cette fin. Pour cela, lancez l’option de menu Outils/Autres outil/Lancer une fenêtre Windev, et indiquez TSTECH comme nom de fenêtre à ouvrir.

Vous obtenez un écran vous permettant de saisir une date de départ et les conditions de paiement telles qu'on peut les indiquer pour un tiers. Chaque fois que l'on appuie sur la touche Entrée, la date d'échéance située en partie basse de l'écran est recalculée en conséquence.

Exemples de calcul

Date de Conditions de paiement

départ 60 Fin mois 60 Fin mois/10 60 Aucun décalage/10

05/02/96 30/04/96 10/05/96 10/04/96

12/02/96 30/04/96 10/05/96 10/05/96

28/02/96 30/04/96 10/05/96 10/05/96

Date de Conditions de paiement

départ 30 Fin décade/5 30 Fin quinzaine/10 30 Jour semaine/2

05/02/96 05/03/96 10/03/96 05/03/96

12/02/96 15/03/96 25/03/96 12/03/96

28/02/96 05/04/96 10/04/96 02/04/96

ð Banque de paiement. Cette zone n’est présentée que pour un fournisseur. Vous pouvez définir ici une banque de paiement par défaut pour le fournisseur, en renseignant le code du journal de la banque concernée. Lors de l’enregistrement d’une facture d’achat concernant ce fournisseur, et si vous gérez l’échéancier fournisseurs, l’échéance correspondante sera automatiquement pré-affectée à cette banque de paiement. Vous pourrez cependant modifier celle-ci, soit directement lors de la saisie de la facture dans la procédure de saisie par pièce (voir Mise à jour de l’échéancier fournisseurs dans cette saisie), soit ultérieurement dans la procédure de gestion de l’échéancier fournisseurs. Cette zone est facultative

ð Fournisseur à payer. Cette zone n’est présentée que pour un fournisseur. La notion de fournisseur à payer est présentée au paragraphe 12.4. Lors de l’enregistrement d’une facture d’achat concernant ce fournisseur, et si vous gérez l’échéancier fournisseurs, l’échéance correspondante sera automatiquement pré-affectée au fournisseur à payer dont vous aurez indiqué le N° ici. Le N° du fournisseur à payer reste toutefois modifiable, soit directement lors de la saisie de la facture dans la procédure de saisie par pièce (voir Mise à jour de l’échéancier fournisseurs dans cette saisie), soit ultérieurement dans la procédure de gestion de l’échéancier fournisseurs. Cette zone est facultative

ð Coordonnées bancaires. Indiquez, si vous la connaissez, la ou les domiciliations bancaires du client, en précisant le nom de la banque et le RIB complet (Code banque, code guichet, n° de compte, clé RIB). Si la clé est renseignée, l'ordinateur vérifie la validité du N° de compte bancaire grâce à cette clé. Vous pouvez saisir plusieurs RIB pour les clients. La gestion multi-RIB clients est décrite plus en détail ci-après. En revanche, pour les fournisseurs, une seule domiciliation peut être saisie. Toujours pour les fournisseurs, si vous choisissez un mode de paiement de type Virement (type de paiement défini au niveau du mode de paiement, paragraphe 3.6), la présence d’un RIB est obligatoire.

Gestion multi-RIB clients

Lorsque l’on saisit plusieurs RIB pour un client, il y a toujours un RIB dit principal (celui repéré par une marque verte sur l’onglet Paiement dans la fiche du client), les autres étant dits secondaires. Chaque fois que le système doit proposer ou sélectionner un RIB client, il prend le RIB principal, vous laissant la possibilité via la touche F4 de sélectionner un autre RIB.

Il est possible à tout moment de changer de RIB principal parmi tous les RIB disponibles, sur l’onglet Paiement dans la fiche du client.. Il suffit pour cela d’utiliser le bouton RIB principal, ou de cliquez sur la ligne correspondant au RIB souhaité en tant que RIB principal, dans la colonne intitulée Principal.

De plus, il sera possible, lors de la saisie d’un règlement client, de reporter automatiquement le RIB saisi pour le règlement dans la fiche du client, soit en tant que RIB principal, soit en tant que RIB secondaire.

Saisie des règlements clients

Lors de la saisie d'un règlement client, c'est le RIB principal qui est systématiquement proposé. Plusieurs méthodes sont possibles pour en indiquer un autre :

1) utiliser la touche de fonction F4 lorsque le focus est dans le champ Domiciliation ou RIB pour ouvrir une fenêtre présentant tous les RIB disponibles pour le client. Dans cette fenêtre, on peut soit choisir l'un des RIB disponibles, soit accéder à la fenêtre de gestion du client par le bouton Gérer.

2) saisir un autre RIB en lieu et place de celui proposé par défaut. Dans ce cas, si le RIB saisi n'est pas déjà défini pour ce client en tant que RIB secondaire, une fenêtre s'ouvre avec 3 options :

è Oui pour enregistrer le nouveau RIB saisi en tant que RIB principal du client, l’ancien RIB principal étant alors conservé en tant que RIB secondaire

è Non pour enregistrer le nouveau RIB saisi en tant que RIB secondaire

è Annuler pour ne pas enregistrer le nouveau RIB saisi dans la liste des RIB du client

3.12 Représentants

Cette procédure permet d'enregistrer les représentants qui peuvent être référencés dans les fiches clients. Elle est accessible par l’option de menu Fichier/Représentants. Ce code représentant peut être exploité dans le module relances clients, pour sélectionner les clients à relancer par représentant, ou encore pour trier les lettres de relance par représentant.

Pour obtenir une aide relative à l’Ergonomie générale de la procédure, reportez vous au paragraphe 3.2.

Les données à saisir pour un représentant sont :

ð Code représentant. Indiquez le code du représentant, sur 4 caractères alphanumériques.

ð Nom et prénom.

ð N° de téléphone

3.13 Paramètres programmes

Au fil du temps, LD SYSTEME a été amené à faire évoluer le progiciel LDCompta en fonction de demandes faites par les utilisateurs. Dans certains cas de figure, il n’est pas possible de proposer une modification faite à la demande d’un ou de quelques utilisateurs à tous les autres utilisateurs du progiciel.

Les paramètres programmes permettent de résoudre cette problématique. Ils offrent un certain degré de liberté quant à la mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités qui ne nous semblent pas pouvoir être mises en oeuvre de façon générale.

A ce jour, les procédures disposant de tels paramètres sont :

CPSREL : Modification des relances par client

CPSECP : Saisie des écritures par pièce

CPSECF : Saisie des écritures par folio

CPSRGC : Saisie des règlements clients

CPVHIC : Interrogation d'un compte

Les paramètres d'un programme peuvent être modifiés en appuyant sur les touches Alt F1 lorsqu'on se trouve sur le premier écran de saisie du programme concerné, et que l'on dispose d’un droit d’accès de niveau Administrateur.

Ces paramètres sont enregistrés dans une table nommée elle aussi Paramètres programme, qui est accessible depuis le menu Fichier/Paramètres programmes.

On trouve également dans cette table de nombreux autres paramètres que le logiciel mémorise automatiquement en fonction des différents choix que vous pouvez faire sur les nombreux écrans du logiciel.

En tout état de cause, vous ne devez jamais modifier un paramètre par saisie directe dans cette table sauf si vous avez reçue des instructions claires et précises allant dans ce sens, de la part de votre société de services. L’usage de cette table de paramètres doit être réservé aux seuls utilisateurs expérimentés du progiciel

3.14 Edition des paramètres

Toutes les tables de paramètres présentées dans ce chapitre peuvent être imprimées. Pour cela, utiliser le menu Fichier/Imprimer, ou le bouton Imprimer disponible dans la fenêtre de gestion de chacune des tables.

La plupart des éditions sont très simples, et ne sont donc pas commentées ci-après. Toutes les éditions produites par LDCompta respectent un certain nombre de standard d’impression décrits au chapitre 6.

Liste des clients et fournisseurs

Pour ce qui est de la liste des fournisseurs et clients, on dispose de deux listes :

è Une liste simple qui ne comporte que le n° du tiers, son nom condensé, sa raison sociale, ses n° de téléphone et télécopie.

è une liste détaillée qui comporte tous les renseignements relatifs à chaque tiers.

Il est possible d’imprimer ces deux listes triées par N° du tiers ou par nom condensé (ordre alphabétique des tiers). Enfin, on peut effectuer une sélection en spécifiant un intervalle de N° de tiers.

3.15 Support multi-devises et Euro – Mise en place

Lors du démarrage d’un dossier comptable, il vous faut choisir entre différentes options possibles pour ce qui est du support multi-devises et de l’Euro. Pour cela, il vous faut franchir les différentes étapes décrites ci-après.

Remarque : pour simplifier, on suppose dans tout ce qui suit que l’on part d’une comptabilité tenue en Francs. Si vous ouvrez un nouveau dossier comptable et que ce dossier comptable est ouvert directement en Euros, certaines des étapes décrites ci-après n’ont pas lieu d’être.

Activation du module devises

Cette étape est nécessaire dans tous les cas de figure, pour identifier de façon certaine la devise de référence d’une part, et la nature in ou out de celle-ci.

Remarque : une présentation générale du module devises et de tout ce qu’il recouvre est donnée au paragraphe 2.5.

Pour activer le module Devises (ou compléter les informations liées à ce module si celui-ci avait déjà été activé précédemment), allez sur l’onglet Devises de la Fiche société.

Si vous n’avez encore jamais activé le module devises, cet onglet doit se présenter ainsi :

Figure 5 – Onglet devises, avant activation du module Devises

Utilisez le bouton Modifier situé sous le libellé Module devises inactif. Renseignez alors l’écran de paramétrage qui suit :

· Code et libellé de la devise de référence (en principe FRF et Franc français).

· Devise de référence in : activez cette option si votre devise de référence est le Franc ou l’Euro.

· Devise pivot. Si vous n’avez pas activé l’option Devise de référence in, le seul choix possible ici est [1] Devise référence. Si vous avez activé l’option Devise de référence in,, vous pouvez choisir d’utiliser comme devise pivot soit la devise de référence, soit l’Euro. Le devise pivot est la devise par rapport à laquelle seront exprimés tous les cours des devises out. Si votre devise de référence est une devise in tel le Franc, il est conseillé d’utiliser l’Euro comme devise pivot en choisissant ici l’option [2] Euro. En effet, toutes les banques ont aujourd’hui adopté l’Euro comme devise pivot, et expriment donc le cours des devises out par rapport à l’Euro et non plus par rapport au Franc.

· Cotation des devises out. Cette zone vous permet de choisir entre deux systèmes de cotation pour les devises out : [1] Devise/pivot ou [2] Pivot/devise. Pour expliciter ce choix, le plus simple est de donner un exemple : pour un Dollar à 7 Francs, et si la devise pivot est l’Euro, on dira :

’ Si la cotation est du type [1] Devise/pivot : un Dollar = 1,0671431 Euro

’ Si la cotation est du type [2] Pivot/devise : un Euro = 0,9370814 Dollar

Le système de cotation [2] Pivot/devise doit être préféré si la devise pivot est l’Euro. En effet, il semble aujourd’hui que ce soit le système adopté par la plupart des banques, même si ce système ne nous paraît pas encore familier.

Remarque : si vous souhaitez modifier, après avoir activé le module devises, la devise pivot ou le type de cotation des devises out, vous pouvez le faire avec certaines restrictions. On peut notamment basculer d’un système Devise/FRF à un système Devise/EUR ou EUR/Devise. Pour cela, il vous faut utiliser une procédure de basculement de la devise pivot, nommée CPUBPI. Pour cela, lancez l’option de menu Outils/Autres outil/Lancer une fenêtre Windev, et indiquez CPUBPI comme nom de fenêtre à ouvrir.

Attention : cette procédure de basculement va modifier tous les cours des devises out mémorisés dans LDCompta (écritures comptables, table des devises…) . Il est donc vivement recommandé de procéder à une sauvegarde de votre dossier comptable avant de lancer l’exécution de celle-ci. De plus, aucun utilisateur ne doit être actif en comptabilité durant cette phase de basculement.

· L’activation de la trace de toutes les conversions. Nous vous conseillons, pour des questions de performance, de ne pas activer cette trace (voir remarque ci-après).

· Les trois libellés pour votre devise de référence ; si votre devise de référence est le Franc, indiquez respectivement francs, Francs, FRANCS.

· Les comptes différences d’arrondis à utiliser pour équilibrer les pièces et les lettrages en devise in, lorsque la devise de référence est elle-même in. Quatre comptes différents peuvent être indiqués selon le type d’équilibrage à gérer, et le sens de l’arrondi (perte ou profit). Vous pouvez tout à fait indiquer le même compte pour les quatre invites.

· Le code du journal sur lequel seront comptabilisées les OD permettant d’équilibrer automatiquement un lettrage en devise de référence ou en seconde devise de restitution (dans la procédure de saisie d’un lettrage manuel uniquement, car lorsqu’un lettrage est effectué suite à la saisie d’un règlement, l’OD est comptabilisée sur le même journal et à la même date que le règlement).

· Le montant maximal autorisé pour une écriture de différence d’arrondi. Ce montant maximal est utilisé à titre de contrôle uniquement, dans la procédure de modification d’écritures. En règle générale, indiquez la valeur 3.

· Les comptes à utiliser pour comptabiliser automatiquement les différences de change lors de la saisie de règlements en devise out.

· La liste des comptes que l’ordinateur proposera pour comptabiliser les frais liés à un règlement en devises. Lors d’une saisie de règlement comportant des frais, ces comptes seront proposés sur un écran Ventilation des frais TTC, du même type que celui permettant la ventilation d’une différence de règlement .

Si vous avez activé l’option Devise de référence in, il vous reste à indiquer, dans la fenêtre qui suit, la contre valeur de l’Euro dans la devise de référence choisie. Si vous avez choisi le Franc comme devise de référence, la contre valeur à saisir est 6,55957. La contre valeur doit être saisie deux fois à l’identique pour éviter toute erreur de frappe, sachant que cette contre valeur ne pourra en aucun cas être modifiée par la suite.

Si vous activez le module devises pour la première fois, une fenêtre de confirmation est affichée, puis le traitement d’activation proprement dit est lancé. L’objet de ce traitement est de convertir toutes les écritures comptables déjà présentes dans l’historique comptable dans la devise de référence qui vient d’être définie (initialisation du code devise au niveau de chaque écriture notamment). En fonction du nombre d’écritures présentes dans l’historique, ce travail peut nécessiter de quelques minutes à plus d’une heure.

Remarque concernant la trace des conversions

Il est possible d’obtenir une trace de toutes les conversions effectuées par LDCompta. Pour cela, sur l’onglet Devises de la fiche société, activez l’option Tracer toutes les conversions.

A partir de là, toute opération de conversion donne lieu à la création d’un poste dans un fichier de trace. Vous pouvez consulter ce fichier à partir de la procédure de gestion des devises (menu Fichier/Paramètres divers/Devises) par le bouton Convertir, puis le bouton Afficher trace.

Vous pouvez également effacer périodiquement ce fichier (qui croît très rapidement) grâce au bouton Effacer trace.

Attention : le fait d’activer cette trace est coûteux sur le plan des performances. Nous vous conseillons donc de ne l’activer que pour une période de temps limitée.

Mise à jour de la table des devises

Vous devez maintenant identifier toutes les devises in dans la table des devises. Allez pour cela dans la procédure Fichier/Paramètres divers/Devises, ou utilisez le bouton Gérer devises disponible dans la fiche société lorsqu’on se trouve sur l’onglet Devises.

Pour chaque devise in, indiquez uniquement la contre valeur d’un Euro dans cette devise ; laissez toutes les autres zones à blanc (cours proposé en saisie, cours plancher, cours plafond…).

Remarque : si votre devise de référence a été définie en tant que devise in, l’Euro a été automatiquement ajouté dans cette table des devises, avec la valeur 1 comme contre valeur d’un Euro.

Utilisez toujours les codes devises ISO. La liste de ces codes, avec les contre-valeurs en Euro pour les monnaies in est donnée au paragraphe 3.9 Codes devises.

Une fois les deux étapes décrites ci-dessus franchies, l’écran Paramètres devises devrait se présenter ainsi.

Figure 6 - Onglet Devises, après activation du module Devises

Autres paramètres nécessaires au fonctionnement multi-devises

Activation de la saisie pour chaque journal concerné

Il vous faut maintenant autoriser la saisie en devises pour chaque journal pour lequel vous aurez à saisir des données en Euros, ou même dans une autre devise.

Pour cela, allez sur l’écran Fichier/Journaux, puis appelez en modification chaque journal concerné pour activer l’option Saisie en devises possible.

Définition de modes de paiement acceptant le mode multi-devises

Pour pouvoir saisir des règlements en devises il vous faut définir des modes de paiement autorisant la saisie multi-devises. Vous avez le choix entre la création de nouveaux modes de paiement propres à la saisie multi-devises, ou la modification de vos modes de paiement utilisés jusqu’alors pour qu’ils acceptent ce mode. Sachez que les écrans de saisie de règlements en mode multi-devises sont un peu plus chargés ; si le volume de règlements à saisir en devises (y compris donc l’Euro) est faible, vous avez donc intérêt à utiliser des modes de paiement spécifiques pour les paiements en devise.

Pour définir les modes de paiement devant supporter la saisie multi-devises, allez sur l’écran Fichier/Paramètres divers/Modes de paiement. Créez ou modifiez le ou les modes de paiement souhaités, en activant l’option Règlement en devises possible.

A ce stade, votre système comptable est prêt pour l’Euro. Dans cette configuration, toutes les règles de conversion et d’arrondissage seront respectées.

D’autres étapes restent bien sûr en suspend, mais celles-ci peuvent être franchies plus tard, en fonction de vos besoins propres.

Activation de la seconde devise de restitution

Cette étape va vous permettre de choisir une seconde devise comme devise alternative de restitution. Ainsi, sur de nombreux états, vous pourrez demander à ce que ceux-ci soient présentés dans la devise de référence ou dans la seconde devise de restitution. Les notions de devise de référence et de seconde devise de restitution sont présentées au paragraphe 2.5.

L’activation d’une seconde devise de restitution n’est possible que si la devise de référence est une devise in ; de plus la seconde devise de restitution doit elle même être une devise in. Concrètement, la seconde devise de restitution sera l’Euro lorsque la devise de référence est le Franc, ou réciproquement.

Pour activer la seconde devise de restitution, cliquez sur le bouton Modifier situé dans le panneau Devise de restitution de l’onglet Devises de la fiche société présenté ci-dessus. Renseignez alors l’écran de paramétrage qui suit :

· Code de la seconde devise de restitution

· Mode de gestion de cette devise de restitution. Les deux modes possibles explicités ci-après. L’option Aucune devise de restitution peut être utilisée pour désactiver la devise de restitution qui aurait été activé antérieurement dans l’un des deux modes possibles. Pour basculer de l’un à l’autre des deux modes possibles, vous devez obligatoirement passer par l’option Aucune devise de restitution.

Si vous choisissez le mode Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres, il est souhaitable de s’assurer au préalable que tous les équilibres comptables sont vérifiés dans la devise de référence. Pour cela, lancez les options Vérification de l’équilibre des lots et Vérification de l’équilibre des lettrages du menu Outils, ainsi que les états de contrôle analytique si vous mettez en œuvre également le module Comptabilité analytique (menu Edition/Etats analytiques/Etats de contrôle analytique).

· Les trois libellés pour votre devise de restitution ; si votre devise de restitution est l’Euro, indiquez respectivement euros, Euros, EUROS.

· Si vous avez choisi le mode Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres, les comptes différences d’arrondis à utiliser pour équilibrer les pièces et les lettrages en devise in dans la devise de restitution. Quatre comptes différents peuvent être indiqués selon le type d’équilibrage à gérer, et le sens de l’arrondi (perte ou profit). Vous pouvez tout à fait indiquer le même compte pour les quatre invites.

Si vous passez du mode de gestion Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres au mode Aucune devise de restitution, ou réciproquement, une fenêtre de confirmation est affichée, puis le traitement d’activation (ou de désactivation si l’option choisie est Aucune devise de restitution) est lancé. L’objet de ce traitement est d’initialiser le montant de toutes les écritures comptables déjà présentes dans l’historique comptable dans la deuxième devise de restitution qui vient d’être définie. Ce montant dans la deuxième devise de restitution est calculé à partir du montant connu en devise de référence, et non pas à partir du montant connu en devise d’enregistrement, cela afin d’ignorer le cours historique utilisé lors de l’enregistrement de chaque pièce. Dans la foulée, le traitement se charge également d’équilibrer tous les lettrages dans cette seconde devise de restitution, en comptabilisant chaque fois que nécessaire des OD de différence d’arrondi. En effet, si un lettrage est équilibré en Francs, la seule chose qui peut faire qu’il ne le soit pas en seconde devise de restitution est une différence d’arrondi. Le système passe donc une OD pour le montant de la différence dans la seconde devise de restitution de façon à équilibrer le lettrage aussi dans cette deuxième devise. Enfin, les écritures de centralisation dans les comptes collectifs sont entièrement recalculées, de façon à ce qu’elles soient initialisées à la fois en devise de référence et en seconde devise de restitution.

En fonction du nombre d’écritures présentes dans l’historique, ce travail peut nécessiter de quelques minutes à plus d’une heure.

Modes de gestion de la devise de restitution

Mode Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture comptable, avec garantie des équilibres.

Ce mode correspond à ce que l’on appelle couramment la double comptabilité. Dans ce mode, toutes les pièces saisies sont converties automatiquement d’une part dans la devise de référence comme ordinairement, d’autre part dans la seconde monnaie de restitution choisie. Tout se passe comme si l’on tenait deux comptabilités en parallèle, l’une en Francs et l’autre en Euros. Tous les équilibres sont garantis dans les deux comptabilités : équilibre des pièces comptables d’une part, équilibre des lettrages d’autre part. On peut alors à tout moment consulter ou imprimer les données comptables en Francs ou en Euros.

Ce mode dénommé parfois « à base multi-devises », est évidemment plus complexe. Cette complexité est cependant entièrement prise en charge par le progiciel ; rien ne transparaît pour l’utilisateur qui effectue une saisie d’écritures.

Ce mode de fonctionnement n’est pas une solution indispensable pour toutes les entreprises durant la phase de transition vers l’Euro. Il vous appartient donc de définir si ce mode est souhaitable ou pas compte tenu de vos besoins.

Nous conseillons d’utiliser ce mode au moins durant les quelques mois qui vont précéder le basculement définitif de votre système comptable à l’Euro. Dans cette période pré-basculement, les états comptables pourront être imprimés dans l’une ou l’autre devise, et l’on pourra ainsi s’assurer de la justification des soldes comptables à la fois en Francs et en Euros.

Mode Seconde devise calculée par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire

Ce mode plus simple consiste simplement à présenter tous les montants dans la devise de restitution choisie (Franc ou Euro), en procédant par conversion des montants enregistrés en devise de référence.

Ce mode de restitution est offert sur la plupart des états (journaux, balances, grands-livres, bilan et compte de résultat, budget…). Ce mode de calcul ne peut toutefois garantir les grands équilibres comptables : une balance générale éditée en Euros alors que la devise de référence est le Franc a toutes les chances d’être déséquilibrée de quelques centimes. Ces déséquilibres ne jouant que pour des sommes minimes, on peut dans de nombreux cas se contenter de ce mode de fonctionnement. Notez toutefois que dans ce mode, aucune restitution dans la seconde devise de restitution n’est offerte par les procédures de consultation. Seuls les états comptables supportent ce mode de restitution.

Les procédures supportant deux monnaies de restitution

	Support multi-devises	Seconde monnaie de restitution en mode 1	Seconde monnaie de restitution en mode 2
Interrogations
Compte	Oui	Oui (1)	Non
Pièce	Oui	Oui (1)	Non
Journal	Oui	Oui (1)	Non
Montant	Partiel	Oui (1)	Non
Compte à la volée en saisie	Oui
Editions de base
Journaux	Oui	Oui (2)	Oui (2)
Contrôle des journaux		Oui (2)	Oui (2)
Balances		Oui (2)	Oui (2)
Grands-livres		Oui (2)	Oui (2)
Grands-livres en devises	Oui
Balances âgées		Oui (2)	Oui (2)
Autres modules
Bilan et CR		Oui (3)	Oui (3)
Gestion budgétaire		Oui (3)(4)	Oui (3)(4)
Interrogations analytiques
Section		Oui (1)	Non
Affaire		Oui (1)	Non
Editions analytiques
Journaux		Oui (2)	Oui (2)
Balance		Oui (2)	Oui (2)
Grand-livre par section		Oui (2)	Oui (2)
Grand-livre par affaire		Oui (2)	Oui (2)
Autres états analytiques		Oui (2)	Oui (2)
Module analytique de base
Toutes fonctions		Non	Non

Remarque 1 : Dans les procédures de consultation, l’affichage dans la seconde monnaie de restitution est offert soit par sélection du mode d’affichage. On peut ainsi basculer à tout moment entre un Affichage en francs ou un Affichage en Euros, quelle que soit la monnaie de référence utilisée. Attention : dans toutes les consultations, l’affichage dans la seconde monnaie de restitution n’est possible que si l’on a choisi le mode Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture comptable, avec garantie des équilibres.

Remarque 2 : Dans les procédures d’édition, la présentation dans la seconde monnaie de restitution est une option à cocher lors de la demande d’édition de l’état. Là aussi, cette option fait basculer l’état entre un affichage Tout en francs et un affichage Tout en euros, quelle que soit la monnaie de référence utilisée. Pour éviter toute confusion, le nom de la monnaie de restitution utilisée est mentionné clairement en tête de toutes les pages de l’état.

Remarque 3 : La présentation dans la seconde monnaie de restitution est une option à cocher lors de la demande d’édition de l’état. L’option de lancement fait basculer l’état entre un affichage Tout en francs et un affichage tout en euros, quelle que soit la monnaie de référence utilisée. Pour éviter toute confusion, le nom de la monnaie de restitution utilisée est mentionné clairement en tête de toutes les pages de l’état. Les données de base utilisées par ces modules (fichier des soldes de comptes CPTBIS pour le module Bilan et CR, fichier des budgets CPTBUD) sont tenus uniquement dans la devise de référence. Le système procède donc par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire (chaque solde de compte pour le bilan et CR, chaque montant budgété par compte/section/mois pour les budgets) de la devise de référence vers la devise demandée en restitution. De ce fait, pour une édition effectuée dans une devise autre que la devise de référence, les équilibres comptables ne sont pas obligatoirement vérifiés.

Remarque 4 : Pour les états budgétaires (appelés aussi balances budgétaires), on peut choisir pour chacune des 5 colonnes de l’état si les données doivent être présentées en Francs ou en Euros. Cela permet un affichage en parallèle du budget en Francs et en Euros.

Activation de la seconde devise de paiement

Cette deuxième devise de paiement va vous permettre de gérer l’Euro au même titre que le Franc (ou réciproquement si votre devise de référence est l’Euro) durant la période transitoire dans les procédures qui ne supportent pas le multi-devises intégral, à savoir :

· Règlement automatique des fournisseurs, que ce soit par lettre-chèque, lettre-BO ou virement ;

· Gestion du portefeuille d’effets à payer ;

· Gestion du portefeuille d’effets à recevoir ;

· Gestion des remises en banques.

Dans ces différentes procédures, on parle de gestion « bi-devises », par opposition à la gestion « multi-devises » supportée dans les saisies d’écritures par pièce et dans les saisies de règlements fournisseurs et clients par exemple.

Cette deuxième devise de paiement doit être activée dès que vous avez à gérer des règlements en Euros, que ce soit l’émission de règlements automatiques fournisseurs, ou l’encaissement de règlements clients.

Pour activer celle-ci, allez sur l’onglet Devises de la fiche société, puis cliquez sur le bouton Modifier du panneau Deuxième devise de paiement.

Sur l’écran de saisie des paramètres qui s’affiche, indiquez le code et le libellé de la deuxième devise de paiement choisie (par exemple, EUR et EUROS). Validez ensuite en répondant Oui dans la fenêtre de confirmation. La prise en compte de cette deuxième devise de paiement est immédiate ; aucun traitement d’initialisation de fichiers n’est nécessaire.

ATTENTION : le choix de cette deuxième devise de paiement est irréversible ; il n’existe aucun moyen de modifier le code de la seconde devise de paiement ultérieurement.

3.16 Migration vers l’Euro - Les dernières étapes

Le basculement de la devise de référence

Le basculement de la devise de référence n’est possible que si la seconde devise de restitution est déjà active en mode Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture comptable, avec garantie des équilibres. Nous vous conseillons d’ailleurs d’activer cette seconde devise au moins quelques mois avant la date choisie pour le basculement. Durant ces quelques mois, vous pouvez procéder à des éditions croisées pour vous assurer de l’intégrité de vos données comptables à la fois en Francs et en Euros.

Comme son nom l’indique, le traitement de basculement permute la devise de référence avec la seconde devise de restitution. Le système est totalement symétrique. Après basculement, on se retrouve donc avec l’Euro comme devise de référence, et le Franc comme seconde devise de restitution. Une balance éditée en seconde devise de restitution après basculement produira rigoureusement les mêmes chiffres que la balance éditée en devise de référence avant basculement.

Nous ne savons pas exactement de quelle façon justifier la validité au sens comptable du basculement du Franc à l’Euro. Dans les ouvrages de référence, cette étape de basculement est toujours décrite en liaison directe avec une clôture réouverture d’exercice. Or, une comptabilité ne s’arrête jamais de façon aussi nette : la clôture réelle d’un exercice se fait toujours plusieurs semaines, voire plusieurs mois après la date de fin d’exercice comptable. Il y a donc toujours chevauchement d’exercices dans un même dossier comptable. A quel moment faut-il donc basculer la devise de référence ?

Dans LDCompta, le basculement est totalement dissocié de la phase de clôture annuelle des comptes. Vous pouvez donc effectuer le basculement juste avant ou juste après la clôture annuelle ; le résultat sera le même. Par exemple, si vous souhaitez tenir l’exercice 2000 (du 1^er janvier au 31 décembre) en Euros, rien ne vous impose de basculer votre système comptable dès janvier 2000. Il vous suffit de d’activer la seconde devise de restitution Euro dès janvier 2000. A partir de début 2000, LDCompta va gérer en parallèle deux monnaies de base : le Franc et l’Euro. Une fois que l’exercice 1999 est achevé, c’est à dire que toutes vos éditions arrêtées au 31/12/1999 ont été tirées, vous basculerez la devise de référence. Ce basculement se fera peut être en mars 2000. Cela ne sera pas gênant dans la mesure où toutes les écritures comptabilisées dans le premier trimestre 2000 l’ont été à la fois en Francs et en Euros, de par la seconde devise de restitution.

A titre de justificatif de votre basculement, nous vous proposons de procéder de la même manière que pour une clôture annuelle, c’est à dire d’éditer tous les journaux, balances et grands-livres en Francs avant basculement, puis en Euros après basculement, et de conserver toutes ces éditions. N’hésitez pas à prendre contact avec votre cabinet d’expertise comptable le moment venu ; il pourra vous conseiller sur ce point précis.

Le basculement est une étape irréversible. Il est donc indispensable d’effectuer une sauvegarde de votre dossier comptable avant de franchir cette étape, et de conserver le support informatique correspondant comme on le fait lors d’une clôture annuelle.

De plus, pour limiter tout risque d’erreur, il est préférable de vérifier l’équilibre des lots et des lettrages avant de lancer le basculement (options Vérification de l’équilibre des lots et Vérification de l’équilibre des lettrages du menu Outils).

Pour déclencher le basculement de la devise de référence, allez sur l’onglet Devises de la fiche société. L’écran devrait normalement se présenter comme décrit ci-dessous :

Cliquez sur le bouton Basculer dans le panneau Basculement de la devise de référence. Un premier écran de mise en garde est affiché. Lisez soigneusement les consignes qui sont indiquées sur cet écran. Si tout est conforme, appuyez sur Entrée. Vous obtenez ensuite une fenêtre vous proposant de sauvegarder le dossier comptable ; si cela n’a pas été fait précédemment, répondez Oui pour accéder à la fenêtre de sauvegarde. Si vous disposez déjà d’une sauvegarde de ce dossier comptable parfaitement à jour, répondez Non. Un dernier écran de confirmation est alors proposé ; pour déclencher effectivement le basculement, il vous faut répondre Oui.

En fonction du nombre d’écritures présentes dans l’historique, ce travail peut nécessiter de quelques minutes à plus d’une heure.

Une fois le traitement achevé, il vous reste à éditer les différents états comptables dans la nouvelle devise de référence à titre de justificatif, comme indiqué plus haut.

L’abandon de la seconde devise de restitution

Cette étape est facultative. Elle sera utile aux environs de 2002, lorsque la devise Franc disparaîtra définitivement. Si vous souhaitez désactiver cette seconde devise de restitution parce que vous ne jugez plus nécessaire de continuer à tenir une comptabilité parallèle en Francs une fois le basculement à l’Euro réalisé, cela est possible en procédant comme indiqué ci-après.

Allez sur l’onglet Devises de la fiche société, puis cliquez sur le bouton Modifier du panneau Devise de restitution. Choisissez l’option Aucune devise de restitution à l’invite Mode de gestion.

Une fenêtre de confirmation est affichée, puis le traitement de désactivation est lancé. L’objet de ce traitement est d’effacer le montant en seconde devise de restitution pour toutes les écritures comptables présentes dans l’historique comptable.

En fonction du nombre d’écritures présentes dans l’historique, ce travail peut nécessiter de quelques minutes à plus d’une heure.

Partie B - Comptabilité générale et auxiliaire - Options de base

4. Les procédures de saisie

Il existe différentes procédures de saisie permettant d’introduire une pièce comptable dans le progiciel LDCompta. Certaines sont généralistes, c’est à dire qu’elles peuvent être utilisées pour saisir tout type de pièce comptable, que ce soit des factures, des règlements, des OD… D’autres sont plus spécialisées ; elles sont optimisées pour une nature de pièce précise. La liste ci-dessous présente les procédures de saisie qui sont à votre disposition :

þ Saisie par pièce il s’agit de la procédure la plus généraliste, qui permet d’enregistrer n’importe quelle pièce comptable. Elle ne souffre d’aucune limitation d’aucune sorte ; de plus, son utilisation peut être grandement facilité par l’usage de canevas de saisie. On peut également procéder à des lettrages à la volée en saisie de pièce comptable.

þ Saisie par folio il s’agit d’une procédure très proche du point de vue de l’ergonomie de la saisie par pièce. La différence tient essentiellement au mode de mise à jour de la base de données. Dans la saisie par pièce, la base de donnée est mise à jour immédiatement lors de la validation de chaque pièce. Dans la saisie par folio, on enregistre une ou plusieurs pièces dans un folio. Tant que les pièces sont dans le folio, elles ne sont pas réellement comptabilisées ; on peut donc y apporter toute modification qui s’avèrerait nécessaire. Un folio peut ainsi être créé, modifié, imprimé, toutes ces opérations pouvant éventuellement se dérouler sur plusieurs jours. A un moment donné, le folio sera considéré comme correct et vous le validerez ; les écritures seront comptabilisées à cet instant là, et le folio disparaîtra de la saisie des folios. Attention : si on interroge un compte comptable, on ne voit pas encore les écritures qui sont encore dans des folios.

þ Saisie règlement fournisseur il s’agit d’une procédure dédiée à la saisie des règlements fournisseurs. Elle intègre notamment le lettrage du compte fournisseur, et la mise à jour de l’échéancier fournisseurs si vous avez mis en œuvre cette fonctionnalité. Elle doit être utilisée en lieu et place de la saisie par pièce si vous voulez bénéficier de la gestion du portefeuille d’effets à payer. Cette procédure est tout à fait complémentaire également de la chaîne de règlement automatique des fournisseurs.

þ Saisie règlement client il s’agit d’une procédure dédiée à la saisie des règlements clients. Elle doit être utilisée en lieu et place de la saisie par pièce si vous voulez bénéficier de toutes les options de trésorerie clients de LDCompta : gestion de portefeuille de règlements clients, bordereaux de remises en banque, remises de LCR sur support magnétique.

þ OD de différences de change il s’agit d’une procédure dédiée à la saisie des OD de différences de change, OD qui doivent être passées périodiquement pour rectifier le solde des comptes de trésorerie. L’utilisation de cette procédure est exceptionnelle, d’autant plus que la constatation des différences de changes liées à un règlement client ou fournisseur est complètement intégrée dans les procédures de saisie des règlements clients et fournisseurs. Cette procédure n’est donc utilisée que pour ajuster le solde des comptes de trésorerie gérés en devise, en dehors de tout mouvement comptable.

Il existe également d’autres procédures qui peuvent déclencher une comptabilisation d’écritures :

þ Règlement automatique des fournisseurs Il s’agit d’une chaîne complète permettant de déclencher e paiement en automatique des échéances fournisseurs, selon divers moyens de paiement. La chaîne prend en charge l’édition des titres de paiement, la comptabilisation des paiements, ainsi que le lettrage des comptes fournisseurs.

þ Gestion du portefeuille d’effets à payer Cette procédure peut déclencher soit une écriture d’annulation d’un effet à payer si vous demandez la suppression d’un effet en portefeuille, soit une écriture de paiement d’un effet ou groupe d’effets lors du pointage d’un relevé de LCR à payer.

þ Gestion du portefeuille d’effets à recevoir Cette procédure peut déclencher soit une écriture d’annulation d’un effet à recevoir si vous demandez la suppression d’un effet en portefeuille, soit une écriture de remise lors de la sélection paiement d’un effet ou groupe d’effets à remettre à la banque.

þ Création d’un bordereau de remise en banque Cette procédure peut comptabiliser, selon le paramétrage mis en place au niveau de vos journaux de banque, l’écriture constatant la remise en banque, écriture passée entre le compte transitoire et le compte de banques, comptes tous deux définis au niveau des paramètres du journal de banque (voir paragraphe 3.3 onglet Banque).

þ Saisie des OD analytiques Cette procédure est citée ici pour mémoire ; elle ne met pas à jour la comptabilité générale, mais seulement la comptabilité analytique, par le biais de mouvements section à section ou affaire à affaire.

Enfin, il existe une dernière méthode pour introduire des écritures dans LDCompta ; il s’agit des procédures d’interface :

þ Interface standard d’entrée LDCompta offre une procédure standard permettant d’intégrer n’importe quel type d’écriture de comptabilité générale ou analytique, avec tous les contrôles de cohérence garantissant l’intégrité des données comptables. Les spécifications détaillées de cette interface sont fournies dans une documentation séparée, intitulée INTCPTVx.doc, x étant la version comptable cible (à ce jour, LDCompta étant en version 2.xx, le document d’interface correspondant est donc INTCPTV2.doc). L’utilisation de cette Interface standard d’entrée de LDCompta est décrite plus en détail au paragraphe 8.1. Elle permet principalement d’intégrer les écritures d’achats et de vente en provenance d’un logiciel de gestion commerciale ; elle peut également être mise en œuvre dans le cadre d’une reprise de soldes lors du démarrage de LDCompta en remplacement d’un autre logiciel comptable.

þ Interface avec LDPaye Si vous utilisez le progiciel LDPaye parallèlement à LDCompta, sachez que les OD mensuelles de paye seront intégrées automatiquement dans LDCompta par la procédure Interface standard avec LDPaye disponible dans le progiciel LDPaye.

D’autre part, pour procéder à la modification de pièces déjà enregistrées, on utilise toujours une procédure dédiée dite procédure de modification d’écritures.

Toutes les procédures de saisie évoquées ci-dessus sont présentées en détail dans les chapitres qui suivent.

Remarque importante : partout dans ce progiciel comptable, on parle de règlement fournisseur et de règlement client. En fait, il serait plus approprié de parler de règlement émis et de règlement reçu, puisque quelle que soit la procédure de saisie utilisée, il est possible de mouvementer n’importe quel type de compte, fournisseur, client ou même un compte général. On peut donc sans contrainte particulière régler un avoir client par la procédure de saisie des règlements fournisseurs (ou même par la chaîne de règlement automatique des fournisseurs), comme on peut encaisser un chèque fournisseur par la procédure de saisie des règlements clients. Il est serait de même pour un chèque reçu d’un organisme social par exemple (une caisse de prévoyance par exemple). Les termes de règlement fournisseur et de règlement client ont simplement été conservés car ils ont le mérite d’être plus parlants pour les utilisateurs débutants avec LDCompta.

4.1 Saisie des écritures par pièce

Présentation

Comme il a été dit plus haut, il s’agit d’une procédure de saisie très généraliste, permettant d’enregistrer n’importe quel type de pièce comptable. Chaque pièce comptable est constituée de deux à n écritures comptables. On utilise aussi le terme de ligne. Chaque ligne de la pièce correspond à une écriture comptable. La pièce comptable est saisie en deux temps :

è Saisie des données communes de la pièce (journal, date comptable, N° de pièce, échéance…)

è Saisie des différentes lignes de la pièce, avec un ensemble de données caractérisant chaque ligne (N° de compte mouvementé, sens débit-crédit, montant…

Une pièce ne peut être validée que si elle est équilibrée, c'est à dire que le total des montants au débit est égal au total des montants au crédit. Le système s’en assure en fin de saisie de chaque pièce comptable. S'il y a équilibre, la validation de la pièce est immédiate, c'est dire que les écritures comptables correspondantes figurent immédiatement dans l'historique comptable.

Pour faciliter la saisie des lignes d’une pièce comptable, des canevas peuvent être mis en œuvre. La définition des canevas d’écritures est abordée au paragraphe 3.10. Il est conseillé de mettre en place des canevas :

þ pour les pièces pour lesquelles il y a des volumes importants (factures d’achats par exemple)

þ pour les pièces revenant à échéance régulière (remboursement d’un emprunt par exemple)

þ pour les pièces peu fréquentes, mais complexes à passer : un grand nombre de lignes dans des comptes difficiles à mémoriser (OD de paye par exemple, si l’on ne dispose pas d’une procédure d’interface automatisée).

Enfin, et cela sera signalé à nouveau plus loin, il est possible de lettrer un ou plusieurs comptes à la volée, lors de la validation d’une pièce comptable. Cela peut être pratique si l’on utilise cette saisie par pièce pour enregistrer des règlements, tout en sachant qu’il existe des procédures plus spécialisées pour enregistrer les règlement clients et règlements fournisseurs.

La procédure de saisie des écritures par pièce, dite aussi saisie par pièce, est accessible depuis le menu Saisie/Saisie par pièce, ou par l’icône correspondant de la barre d’outils.

Saisie journal et date

Le premier écran permet de sélectionner le journal et la date comptable de la pièce. Il propose les zones de saisie suivantes :

ð Date d’écriture. Indiquez la date comptable de l’écriture, c’est à dire la date à laquelle vous voulez comptabiliser la pièce. Il ne s’agit pas obligatoirement de la date d’émission du document à saisir ; par exemple, pour une facture d’achat, la date de facture indiquée par le fournisseur peut être le 15/03/2000, mais vous entrez la pièce en comptabilité au 31/03/2000. La date du document pourra être indiquée sur l’écran qui suit, en tant que date de pièce. Cette date comptable doit être postérieure à la date de dernière clôture de l'exercice comptable, et doit également être postérieure à la date de dernière clôture mensuelle du journal sélectionné ci-après. Elle doit être antérieure à la date limite de saisie autorisée, qui est définie dans la fiche société (voir paragraphe 3.1 rubrique Onglet Société).

ð Code du journal. Indiquez le code du journal sur lequel la pièce doit être comptabilisée. Utilisez si nécessaire la touche F4 pour retrouver ce code dans la liste des codes journaux existants.

ð Lettrage manuel en fin de saisie pièce. Activez cette option si vous souhaitez que le système vous propose un écran de lettrage pour chaque compte lettrable mouvementé par la pièce saisie. Cela peut être pratique si vous saisissez des règlements sur un journal de banque par exemple.

ð Modification de la date ou du journal pour chaque pièce. Activez cette option si vous souhaitez que le système revienne sur cet écran une fois la pièce saisie et validée. Dans le cas contraire, le système reviendra sur l’écran de saisie des données communes de la pièce, présenté ci-dessous. Si vous avez un lot de plusieurs pièces à saisir sur le même journal et à la même date comptable, vous pouvez donc gagner un peu de temps en désactivant cette option. En revanche, si vous préférez vérifier et confirmer pièce par pièce le code journal et surtout la date comptable, il est préférable d’activer cette option.

Saisie données communes de la pièce

ð Code nature de la pièce. Indiquez le code identifiant la nature de pièce. Ce code est facultatif. Une valeur par défaut peut vous être proposée si cela a été défini au niveau des paramètres du journal. Utilisez si nécessaire la touche F4 pour retrouver ce code dans la liste des codes existants. L’utilisation des natures de pièce est décrite au paragraphe 3.5

ð Date de la pièce. Saisissez la date de la pièce, c’est à dire la date d’origine du document que vous saisissez, si elle diffère de la date comptable qui est proposée par défaut. Dans le cas des factures d’achats et de ventes, c’est cette date qui sera le point de départ du calcul de l’échéance.

ð N° de la pièce. Indiquez ici le N° de la pièce, qui en principe doit identifier cette pièce de façon unique dans votre système comptable. Selon ce qui a été indiqué dans les paramètres du journal que vous avez choisi sur l’écran 1, plusieurs cas de figure sont possibles :

§ Si le journal est en numérotation automatique, la zone n’est pas proposée en saisie ; vous avez à la place un libellé Géré automatiquement.

§ Si le journal n’est pas en numérotation automatique des pièces, le N° de pièce est proposé en saisie. Selon les paramètres du journal (voir paragraphe 3.3 onglet Numérotation), la zone N° de pièce peut être obligatoire ou facultative, et un contrôle d’unicité peut éventuellement s’appliquer .

ð Référence document. Indiquez ici, si nécessaire, une référence vous permettant de retrouver plus facilement votre document. Selon la nature de pièce saisie, il peut s’agir du N° de facture du fournisseur si celui-ci n’a pas été porté en tant que N° de pièce (numérotation automatique des pièces sur le journal d’achat, ou utilisation d’un chrono interne pour numéroter les factures d’achat à leur réception), ou encore d’un N° de chèque dans le cas de la saisie d’un règlement. La saisie de cette référence document est obligatoire si on a spécifié un contrôle d’unicité sur cette référence au niveau des paramètres du journal. Le contrôle d’unicité proprement dit ne sera fait que plus loin dans la saisie, lorsque le tiers aura été identifié. En effet, le contrôle d’unicité est réalisé sur Journal/Référence/N° de tiers.

ð Canevas de saisie. Indiquez le code du canevas que vous voulez mettre en œuvre pour vous aider à saisir la pièce. Ce code est facultatif. Une valeur par défaut peut vous être proposée si cela a été défini au niveau des paramètres du journal. Utilisez si nécessaire la touche F4 pour retrouver ce code dans la liste des canevas possibles pour le journal choisi sur l’écran 1. L’utilisation de canevas en saisie par pièce est décrite au paragraphe 3.10.

ð Substituer par le canevas défini pour le tiers. Activez cette option si vous souhaitez que le système remplace le canevas indiqué ici par le canevas associé au tiers, s’il en existe un, dès lors que vous aurez identifié le tiers à mouvementer plus loin dans cette saisie. Si vous souhaitez en revanche conserver le canevas choisi plus haut même s’il en existe un autre associé au tiers, désactivez cette option.

ð Pièce multi-devises. Cette zone n’est présentée que si le module devises a été activé, et si le journal choisi sur l’écran 1 autorise la saisie en devises (voir 3.3 Paramètres journaux). La saisie d’une pièce multi-devises, c’est à dire une pièce comportant plusieurs devises, est une chose relativement rare. Ce mode de saisie peut toutefois s’avérer utile ; citons le cas par exemple d’un achat de devises depuis un compte tenu en Francs : l’achat sera débité sur le compte de banque en devise dans la devise en question, la contre partie en Francs sera portée au crédit du compte de banque tenu en Francs (pour simplifier, on passe sous silence les frais afférents à l’achat de devises).

Dans ce mode multi-devises, la saisie des lignes de la pièce va quelque peu différer du mode habituel, présenté plus loin. Vous saisissez pour chaque ligne de la pièce le montant, le code devise et le cours devise s’il s’agit d’une devise out. Chaque montant est converti en devise de référence. Les totaux débit, crédit et solde de la pièce sont tous exprimés en devise de référence, contrairement au cas d’une saisie pièce mono-devise où ce sont les montants dans la devise d’enregistrement qui apparaissent.

Pour valider la pièce, il faut que celle-ci soit équilibrée en devise de référence (aucun équilibre en devise d’enregistrement ne peut être vérifié puisque la pièce est exprimée dans différentes devises).

ð Libellé écriture. Ce libellé, si vous le renseignez ici, sera pris pour toutes les lignes saisies plus loin pour la pièce. Si vous ne renseignez pas cette zone ici, ce qui est conseillé, vous pourrez le faire ligne par ligne, et le système pourra également vous proposer différents libellés automatiques.

ð Date d'échéance. Indiquez ici, si vous le souhaitez, la date d’échéance de la pièce. Pour ce qui est de la saisie des factures d’achat et de vente, dans bien des cas de figure, celle-ci pourra être calculée automatiquement par le système, à partir de la date de pièce et des conditions de paiement du tiers, dès lors que celui-ci aura été identifié plus loin dans la saisie des lignes de la pièce. Il est donc préférable de ne pas renseigner la date ici.

ð Date de valeur. Saisissez une date de valeur, pour les pièces de banque où celle-ci a un sens. La saisie des dates de valeur est toujours facultative dans LDCompta.

Saisie des lignes de la pièce

La saisie des lignes se fait en mode dit pleine page ; vous saisissez directement dans le tableau qui vous est présenté. La ligne courante, c’est à dire celle sur laquelle le curseur est positionné, apparaît en jaune. La zone courante est elle mise en évidence par un fond jaune orangé. Lorsque plusieurs lignes sont saisies dans le tableau, vous pouvez déplacer le curseur à votre guise dans n’importe quelle cellule du tableau, soit au clavier par les touche de déplacement du curseur ÙÚÛÜ ou la touche de tabulation, soit à la souris en cliquant dans la cellule où vous voulez placer le curseur. Vous disposez également de deux boutons en partie basse : un bouton Ajouter qui place automatiquement le curseur dans la première colonne de la première ligne vierge du tableau, et un bouton Supprimer qui vous permet de supprimer, avec bien sûr une confirmation, la ligne courante (celle qui apparaît avec le fond jaune.

Figure 7 - Saisie des écritures par pièce

Notez que l’ensemble des informations saisies dans les fenêtres précédentes est affiché dans les barres de titre des fenêtres affichées sous la fenêtre courante. En cas d’utilisation d’un canevas de saisie, le libellé du canevas utilisé est aussi affiché dans la barre de titre de la fenêtre courante.

Chaque ligne en saisie comporte les données suivantes :

Dans les deux modes de fonctionnement, l'écran est constitué de trois parties :

· l'en-tête, qui reprend toutes les informations introduites sur les deux premiers écrans de saisie de la pièce comptable; ces informations sont en affichage uniquement pour certaines ; pour d’autres, il est encore possible d’y accéder en modification, lorsque l’on est en mode Modification / suppression de lignes. Il suffit dans ce mode de déplacer le curseur sur celles-ci et de saisir la nouvelle valeur. Les zones modifiables sont les trois dates pièce, échéance et valeur, ainsi que le code devise (et éventuellement le cours s’il s’agit d’une devise out), si vous êtes en saisie d’une pièce mono-devise. Si vous modifiez ce code devise (ou ce cours) alors qu’une ou plusieurs lignes ont déjà été saisies pour la pièce, les nouveaux code et cours devise s’appliquent à toutes les lignes de la pièce, et les contre-valeurs en devise de référence sont donc recalculées en conséquence.

· la ligne de saisie proprement dite, sur laquelle vous travaillez selon le mode en ajout ou modification de ligne. Les informations à renseigner sur la ligne de saisie sont les suivantes :

ð N° compte. Indiquez le N° du compte à mouvementer. Il peut s'agir soit d'un n° de compte général, soit d'un n° de compte auxiliaire. Un n° de compte général est toujours constitué de 6 positions alphanumériques. Il doit être cadré à gauche dans la zone de saisie qui comporte 10 positions. Un n° de compte auxiliaire est constitué d'une racine à deux positions (déclarée dans les paramètres Comptes collectifs) suivie d'un n° de tiers (client, fournisseur ou autre auxiliaire, sur 5 à 8 positions alphanumériques). L'ensemble, s'il fait moins de 10 positions, doit être cadré à gauche dans la zone de saisie, sans aucun séparateur entre la racine et le n° de compte client ou fournisseur. Toutes ces règles sont décrites en détail à la rubrique Saisie d’un N° de compte du paragraphe 2.1, ainsi que la façon d’utiliser la touche F4 (ou le bouton Chercher disponible au bas de la fenêtre) pour retrouver dans une liste de sélection n’importe quel type de compte.

Dès que vous sortez du champ N° de compte par la touche de tabulation, le système vous propose un certain nombre d’informations. Ainsi, le libellé du compte apparaît en bleu sur la date d’échéance. Un libellé écriture est bien souvent proposé par défaut, en fonction du libellé du compte et des règles de formatage du libellé indiquées soit dans les paramètres programmes, soit dans le canevas utilisé. Le code devise, si le journal autorise une saisie en devises et si ce code n’a pas été indiqué sur l’écran précédent, est lui aussi fonction du compte choisi : soit un code devise a été indiqué dans la fiche du compte, et ce code sera alors proposé pour la pièce, soit aucun code n’est indiqué dans la fiche, et le code de la devise de référence sera proposé par défaut. Enfin, si le compte choisi est un compte de tiers, la date d’échéance a été calculée à partir de la date de pièce et des conditions de paiement du tiers. Cette date d’échéance reste modifiable, comme cela est expliqué plus loin.

ð Libellé. Indiquez le libellé de l’écriture. Dans bien des cas, un libellé pré-formaté vous est proposé, mais il reste modifiable. Attention : si un libellé écriture a été indiqué sur l’écran précédent, le libellé n’est plus modifiable ligne par ligne.

ð Débit ou Crédit. Indiquez le montant de l’écriture, en devise le cas échéant, dans la colonne Débit ou Crédit selon le cas. En fonction du type du journal, de la nature de pièce et aussi du canevas de saisie si vous en utilisez un, le système vous propose un sens Débit Crédit en envoyant directement le curseur dans la colonne prévue lorsque vous sortez du champ N° de compte ou Libellé par la touche de tabulation.

ð Code devise. Cette zone n’est présentée que si le module devises a été activé, et si le journal choisi sur l’écran 1 autorise la saisie en devises (voir voir 3.3 Paramètres journaux). Indiquez le code de la devise dans laquelle la pièce doit être enregistrée. Le code qui vous est proposé est fonction du compte indiqué sur la ligne. Dans le cas d’une pièce mono-devise (cas général), cette zone est en principe renseignée sur la première ligne, et reste identique sur toutes les lignes qui suivent. Si vous souhaitez modifier après coup ce code devise, vous pouvez saisir le nouveau code devise souhaité sur n’importe laquelle des lignes déjà saisies. Le système appliquera automatiquement, après confirmation, ce nouveau code devise à l’ensemble des lignes déjà saisies. Dans le cas d’une pièce multi-devises, vous pouvez au contraire choisir un code devise distinct pour chacune des lignes de la pièce.

ð Cours devise. Cette zone n’est présentée que si le module devises a été activé, si le journal choisi sur l’écran 1 autorise la saisie en devises (voir voir voir 3.3 Paramètres journaux), et si la devise portée sur la ligne est une devise out . Un cours vous est proposé à partir de celui (ou de ceux) indiqué(s) dans la table des devises. Dans le cas d’une pièce mono-devise (cas général), cette zone est en principe renseignée sur la première ligne, et reste identique sur toutes les lignes qui suivent. Si vous souhaitez modifier après coup le cours indiqué, vous pouvez saisir le nouveau cours souhaité sur n’importe laquelle des lignes déjà saisies. Le système appliquera automatiquement, après confirmation, ce nouveau cours à l’ensemble des lignes déjà saisies. Dans le cas d’une pièce multi-devises, vous pouvez au contraire choisir un cours devise distinct pour chacune des lignes de la pièce.

Attention : le cours est exprimé par rapport à la devise pivot, qui peut éventuellement être différente de la devise de référence. De plus, la façon d’exprimer le cours peut varier selon le type de cotation retenu : soit Devise/pivot, soit Pivot/Devise.

ð Code trésorerie. Ce code est facultatif. Utilisez si nécessaire la touche F4 pour retrouver ce code dans la liste des codes existants. L’utilisation des codes trésorerie dans LDCompta est décrite au paragraphe 3.1, onglet Trésorerie. Cette zone peut également être masquée si vous n’utilisez jamais les codes trésorerie ; cela peut être demandé au niveau des paramètres programmes décrits plus loin.

ð Affaire analytique. Cette zone n’est présentée que si le module Comptabilité analytique a été activé. Indiquez le code de l’affaire analytique sur laquelle l’écriture doit s’imputer. La saisie de la ventilation analytique d’une écriture comptable est décrite plus en détail ci-après.

ð Section analytique. Cette zone n’est présentée que si le module Comptabilité analytique a été activé. Indiquez le code de la section analytique sur laquelle l’écriture doit s’imputer. La saisie de la ventilation analytique d’une écriture comptable est décrite plus en détail ci-après. Rappel : pour obtenir la fenêtre de sélection des tables de ventilation, utilisez le bouton Tables disponible dans la fenêtre de sélection d’une section analytique qui est proposée par défaut.

Après avoir renseigner les différentes zones de la ligne requises, la validation globale de la ligne s’effectue lorsque vous sortez de celle-ci, que ce soit par la touche de tabulation, par la touche Entrée ou par le bouton OK. Le curseur vient alors soit sur la ligne suivante si l’on a utilisé la touche de tabulation, soit sur une nouvelle ligne vierge si l’on a utilisé la touche Entrée ou le bouton OK.

Pour terminer la saisie d'une pièce comptable, il faut appuyer sur la touche Entrée ou utiliser le bouton OK alors que le curseur est sur une ligne vierge. Si le curseur se trouve sur une des lignes déjà saisies de la pièce, cela revient à dire qu’il faut appuyer deux fois de suite sur Entrée, la première fois pour valider la ligne courante, cela ayant pour effet de placer le curseur sur la première ligne disponible, une seconde fois pour valider l’ensemble de la pièce. L'ordinateur vérifie à ce stade que la pièce est équilibrée. Si c'est le cas, l'ensemble des lignes saisies pour cette pièce comptable est enregistré dans l'historique comptable. Vous revenez alors, selon l’option Modification de la date ou du journal pour chaque pièce choisie sur l’écran 1, soit au premier écran soit au seconde écran de saisie d’une pièce. En cas de numérotation automatique des pièces, le N° attribué par le système à la pièce venant d’être validée apparaît dans les deux cas en rouge en regard de l’invite Dernier N° pièce.

En plus des fonctionnalités évoquées ci-dessus, il est possible :

è d'annuler purement et simplement la totalité d'une pièce comptable en cours de saisie. Il suffit pour cela d'utiliser le bouton Annuler ou la touche Echap pour demander l'annulation de la pièce comptable en cours de saisie, puis de confirmer l’abandon de la saisie en répondant Oui dans la fenêtre de confirmation qui s’affiche alors. Si aucune ligne n'a encore été saisie pour la pièce comptable, aucune confirmation n'est nécessaire.

è de rappeler la donnée saisie sur la ligne précédente, colonne par colonne, par le bouton Rappeler ou la touche F9.

è de consulter un compte à la volée. En utilisant le bouton Consulter, le système ouvre la fenêtre standard de consultation d’un compte.

è de demander au système de calculer automatiquement le sens et le montant de la dernière ligne saisie de telle sorte que la pièce soit équilibrée ; utilisez pour ce faire le bouton Contrepartie ou la touche F8. Le n° de compte peut lui-aussi être renseigné automatiquement par cette touche, si un compte de contrepartie a été indiqué dans les paramètres du journal choisi sur l’écran 1.

Autres particularités

Calcul automatique de la date d’échéance

Pour les factures d’achat et de vente, la date d’échéance, si elle n’a pas été indiquée sur l’écran 2 (données communes de la pièce), est calculée dès lors qu’un N° de tiers a été renseigné sur la première ligne de la pièce. Le système s’appuie sur les conditions de paiement du tiers pour calculer une échéance à partir de la date de pièce, échéance qui est affichée immédiatement en partie basse de l’écran. Si cette échéance ne vous convient pas, il est toujours possible de la modifier, soit en cliquant à la souris sur cette zone échéance, soit par la touche F2. La date d’échéance est mise en évidence, par une couleur rouge sur fond jaune, s’il s’agit de la date calculée en automatique par le système. Dès lors que vous accédez à cette zone en modification, la zone apparaît ensuite avec les couleurs standards d’affichage d’une zone de saisie, en caractères gras.

Saisie avec canevas

Pour bien comprendre l’utilisation qui peut être faite des canevas, et notamment la notion de substitution de canevas en fonction du tiers choisi sur la première ligne de la pièce, reportez vous au paragraphe 3.10. Notez que chaque fois qu’un canevas est utilisé en saisie par pièce, le titre du canevas courant figure dans la barre de titre de la fenêtre.

De plus, durant la saisie des lignes de la pièce, vous disposez d’un bouton Canevas pour consulter l’ensemble des lignes du canevas qui vont vous être proposées tour à tour.

Enfin, un rappel : pour ignorer une ligne qui est proposée au canevas et passer à la ligne suivante, il suffit de valider la ligne courant sans renseigner le montant de la ligne (débit et crédit) ; une fenêtre de confirmation est proposée ; répondez Oui pour que la ligne du canevas soit ignorée.

Numérotation automatique des pièces

Si le journal choisi sur l’écran 1 est à numérotation automatique (voir paragraphe 3.3), on a vu que le N° de pièce ne peut être saisi pour chaque pièce sur l’écran 2; c’est le système qui va l’attribuer, en fonction de la règle de numérotation choisie pour le journal. Le N° de pièce n’est attribué qu’au moment de la validation de la pièce. En effet, dans un contexte multi-utilisateurs, c’est la seule méthode qui permet de s’assurer de la parfaite consécutivité des N° de pièce. Suite à la validation de la pièce donc, le N° ayant été attribué à la dernière pièce saisie est présenté sur l’écran de retour, qui peut être soit l’écran 1 si vous avez choisi l’option Modification de la date ou du journal pour chaque pièce sur celui-ci, soit l’écran 2 dans le cas contraire. Quel que soit cet écran de retour, le N° attribué à la pièce saisie figure en rouge en regard de l’invite Dernier N° de pièce. Ce N° doit normalement être reporté sur le document que l’on vient de saisir, comme repère de saisie.

Lettrage « à la volée »

Si vous avez activé l’option Lettrage manuel des comptes à la volée sur l’écran 1, un écran de lettrage manuel du compte va vous être proposé à chaque validation de ligne mouvementant un compte lettrable. Le lettrage manuel d’un compte est présenté en détail au paragraphe 7.1. Une fois la ligne saisie, vous pouvez également accéder à nouveau à l’écran de lettrage par le bouton Lettrer proposé en partie basse de la fenêtre. De plus, si vous modifiez le montant d’une ligne pour laquelle vous aviez déjà procédé au lettrage, l’écran de lettrage est à nouveau proposé lors de la validation de la ligne de façon à corriger le lettrage par rapport au nouveau montant saisi.

Rappelons une nouvelle fois que l’utilisation du lettrage dans cette procédure est exceptionnelle, puisqu’il existe des procédures spécialisées pour enregistrer les règlements clients et règlements fournisseurs, procédures mettant en œuvre des mécanismes de lettrage plus évolués.

Ventilation analytique d’une ligne de la pièce

La ventilation analytique des lignes d’une pièce comptable répond à un certain nombre de règles définies à la mise en place du module analytique, la première d’entre elles étant bien sûr d’avoir activé ce module Comptabilité analytique dans la fiche société. Le module analytique est décrit en détail au chapitre 20.

Pour chaque ligne de la pièce :

· Si la ligne mouvemente un compte comptable ne supportant pas de ventilation analytique, les deux zones Affaire analytique et Section analytique ne doivent pas être renseignées.

· Si la ligne mouvemente un compte comptable supportant une ventilation analytique, une ventilation doit être faite, par l’un des moyens suivants :

è Saisie d’une Affaire analytique et d’une Section analytique directement en partie droite de la ligne. C’est la cas le plus simple. La ligne s’impute sur une seule affaire et une seule section analytique.

è Saisie d’une Affaire analytique et du code d’une table de ventilation analytique, en lieu et place de la Section analytique. Lors de la validation de la pièce, le montant indiqué pour la ligne sera ventilé dans les différentes sections référencées par la table, au prorata des pourcentages indiqués en regard de chaque section. En revanche, l’affaire analytique est unique.

è Saisie d’une seule des deux zones Affaire analytique et Section analytique, l’autre zone étant laissée non renseignée. Ce type de saisie est accepté si le système peut compléter la zone manquante en allant extraire une affaire ou section par défaut que vous auriez inscrit dans le plan comptable pour le compte concerné. Si le système ne trouve pas la valeur manquante dans le plan comptable, il signale une erreur ;

è Aucune des deux zones Affaire analytique et Section analytique n’est renseignée, mais le système peut compléter les deux zones en allant extraire les valeurs par défaut que vous avez inscrites dans le plan comptable pour le compte concerné. L’écriture est alors imputée sur l’affaire et la section indiquées au niveau du plan comptable. Si le système ne peut compléter que l’une des deux valeurs, il signale une erreur.

è Aucune des deux zones Affaire analytique et Section analytique n’est renseignée, et aucune ventilation analytique par défaut n’a été indiquée dans le plan comptable pour ce compte. Le système propose alors l’écran de saisie d’une ventilation analytique détaillée présenté ci-après.

è Enfin, si l’on souhaite obtenir cet écran de saisie d’une ventilation analytique détaillée alors qu’il existe une ventilation par défaut au niveau du plan comptable pour le compte courant, on peut contourner les règles décrites ci-dessus en utilisant le bouton Ventiler.

Ventilation analytique détaillée d’une ligne de la pièce

Cet écran permet de ventiler une ligne de la pièce sur plusieurs affaires et sections analytiques. Il permet donc de décomposer la ligne de départ, qui restera unique en comptabilité générale, en autant de lignes analytiques que nécessaire. La seule contrainte étant bien sûr que la somme des lignes de ventilation analytique soit égale au montant de la ligne de départ. Au fur et à mesure de la saisie de ventilation, le montant restant à ventiler est présenté en partie basse de l’écran.

Pour chaque ligne de ventilation, vous devez indiquer une affaire analytique, une section ou une table de ventilation et un montant. Le montant est pris implicitement avec le même sens débit – crédit que celui de la ligne saisie précédemment. Pour éclater une ligne de la pièce sur plusieurs sections avec tantôt des débits tantôt des crédits, il vous faut signé le montant sur écran. Un montant négatif sur l’une des lignes de la ventilation détaillée sera comptabilisé avec le sens inverse de celui choisi pour la ligne de la pièce.

Dès lors que vous avez ventilé entièrement la ligne de départ, c’est à dire que la somme des lignes de ventilation est égale au montant de la ligne de départ, le simple fait d’appuyer sur la touche Entrée ou d’utiliser le bouton OK valide l’ensemble de la ventilation détaillée. Vous revenez alors à l’écran de saisie des lignes de la pièce, la ligne courante de la pièce est validée.

ð Si en cours de saisie de la ventilation détaillée, vous choisissez d’abandonner la saisie de la ventilation par le bouton Annuler, le système vous ramène alors à l’écran précédent, dans la saisie de la ligne courante qui n’a toujours pas été validée. Vous devez donc compléter la ventilation analytique au niveau de la ligne, ou modifier le compte général, ou encore abandonner la saisie de cette pièce.

Mise à jour de l’échéancier fournisseurs

Dans le cas où l'on saisit une pièce comptable sur un journal entraînant la mise à jour de l’échéancier fournisseurs (voir paragraphe 3.3), il y a affichage d'un écran supplémentaire juste avant la validation de la pièce, demandée par la touche Entrée ou le bouton OK.

Le but est de reporter la facture d’achat venant d’être saisie dans l’échéancier fournisseurs. L’échéancier fournisseurs, et l’usage qui peut en être fait dans LDCompta, est présenté en détail au chapitre 12 . N’est évoquée ici que la grille de saisie qui vous est proposée suite à la saisie de la pièce.

Sur cette grille de saisie, la quasi-totalité des informations sont déjà renseignées. Dans la grande majorité des cas, vous n’aurez qu’à les confirmer en utilisant le bouton Valider.

Les informations sur lesquelles on peut intervenir sont :

ð Devise de paiement. Par défaut, le système propose la devise d’enregistrement de la facture. Il vous est possible de remplacer cette devise de paiement par la devise de référence (aucun autre choix n’est possible, même pas celui de la seconde devise de paiement définie dans la fiche société). En cas de remplacement du code devise de paiement, le montant de l’échéance (ou des échéances si vous aviez déjà éclaté la facture en plusieurs échéances) est automatiquement converti dans la nouvelle devise indiquée. Ainsi, si votre devise de référence est le Franc, une facture saisie en Francs sera positionnée en Francs dans l’échéancier, alors qu’une facture saisie en Euros sera positionnée en Euros dans l’échéancier. Pour les factures saisies dans des devises autres et pour lesquelles vous souhaitez qu’il y ait paiement automatique, remplacez le code devise d’enregistrement par le code de la devise de référence sur cet écran, sachant que la chaîne de règlement automatique des fournisseurs ne peut émettre des titres de paiement qu’en devise de référence ou seconde devise de paiement (voir paragraphe 12.4 Comptabilisation et édition des règlements fournisseurs).

ð Fournisseur à payer. On peut indiquer ici un N° de fournisseur à payer, s’il est différent du fournisseur ayant émis la facture. Cela permet de traiter le cas de plus en plus fréquent de l’affacturage. Le N° du fournisseur à payer peut d’ailleurs être inscrit directement dans la fiche d’un fournisseur, si l’affacturage est systématique, de façon à ce que N° soit proposé automatiquement sur cet écran d’alimentation de l’échéancier. Le détail de cette fonction d’affacturage est décrit au paragraphe 12.4.

Enfin, dans la seconde moitié de l’écran figure le tableau des échéances. Seule la première ligne est renseignée, reprenant le montant total de la facture. Il vous est possible de modifier cette ligne, mais aussi d’en ajouter d’autres si la facture doit être éclatée en plusieurs échéances.

Pour chaque échéance, renseignez les zones suivantes :

ð Echéance. Date d'échéance du règlement.

ð Montant. Montant du règlement.

ð Mode de paiement. Code du mode de paiement du règlement.

ð Banque de paiement. Code de la banque à partir de laquelle le règlement devra être émis. Cette zone est facultative. Si vous ne la renseignez pas ici, vous disposerez dans la chaîne de règlement automatique des fournisseurs de plusieurs méthodes pour affecter vos échéances à payer sur une ou plusieurs banques de paiement.

Pour la première ligne qui est renseignée par le système, les données pré-renseignées Echéance et Montant viennent de la facture, le mode de paiement et la banque de paiement (si elle est renseignée) viennent de la fiche du tiers.

Toutes les modifications sont possibles dans le tableau des échéances. Vous pouvez même effacer toutes les lignes du tableau des échéances, y compris la première proposée par le système, si vous ne voulez pas que la facture saisie se reporte dans l’échéancier fournisseurs.

Au moment de la validation par le bouton Valider, si la somme des échéances saisies diffère du montant TTC de la facture, un message d’avertissement est émis ; vous pouvez soit accepter cette différence en répondant Oui, soit retourner modifier votre saisie s’il s’agit d’une erreur. En effet, comme cela est décrit au paragraphe 12.1, l’échéancier fournisseurs est extra-comptable. Vous pouvez donc tout à fait enregistrer une facture en comptabilité pour un montant X et la porter dans l’échéancier pour un montant Y. Le système vous demande simplement une confirmation chaque fois que vous créez une telle désynchronisation entre le compte fournisseur d’une part et l’échéancier fournisseurs d’autre part. Une liste récapitulative des écarts de soldes peut également être imprimée à tout moment ; celle-ci est décrite au paragraphe 12.7.

Paramètres programmes

Les paramètres du programme peuvent être modifiés en appuyant sur les touches Alt F1 lorsque l'on se trouve sur le premier écran de saisie du programme concerné, et que l'on dispose d’un droit d’accès de niveau Administrateur.

L’écran de modification des paramètres programmes de cette procédure de saisie propose les données suivantes :

ð Modification de la date ou du journal pour chaque pièce. L’option choisie ici sera l’option proposée par défaut sur l’écran 1 chaque fois que vous lancez la procédure de saisie des écritures par pièce.

ð Autoriser la saisie du code trésorerie. Vous pouvez désactiver cette option si vous n’utiliser jamais le code trésorerie. Ainsi, la colonne Code trésorerie disparaîtra du tableau de saisie des différentes lignes du pièce, ce qui allège quelque peu cet écran.

ð Formatage du libellé. Choisissez le mode de constitution automatique du libellé de l’écriture, mode qui est utilisé en l’absence d’un autre mode qui serait défini par un canevas.

ð Code journal d'achat pour pré-afficher le compte de TVA. Indiquez le code journal correspondant au journal d’achat. Pour ce journal, il pourra y avoir pré-affichage du compte de TVA en fonction du compte de tiers, et ce même sans utiliser de canevas de saisie. Cela est décrit dans le chapitre traitant de la TVA sur les décaissements, au paragraphe 16.4.

4.2 Saisie des écritures par folio

Présentation

Comme la procédure de saisie par pièce, la saisie par folio est une procédure de saisie généraliste, permettant d’enregistrer n’importe quel type de pièce comptable. Un folio regroupe une ou plusieurs pièces comptables, chacune étant constituée de deux à n écritures comptables. La saisie d’un folio se fait en plusieurs étapes :

è Création (ou rappel en modification) d’un folio. Lors de la création d’un folio, on identifie le journal et la période (année et mois comptable) concernés

è Saisie des différentes lignes dans le folio, pouvant correspondre à différentes pièces comptables

è Edition du folio, si on le souhaite, cette étape étant facultative

è Validation du folio

Le nombre d'écritures enregistrées dans un folio n'est pas limité. De plus, la saisie d'un folio peut se faire en plusieurs fois. Par exemple, on peut créer un folio le jour "J", saisir un premier paquet d'écritures ce jour là, puis venir compléter ce même folio le lendemain et le valider. Il est possible de sortir à tout moment de la saisie folio, même si le folio en cours n’est pas équilibré. Ce n’est que lors de l’étape de validation que le folio doit impérativement être équilibré.

Toute écriture passée dans un folio peut être modifiée ou supprimée tant que le folio n'a pas été validé. On peut également supprimer l'ensemble d'un folio tant qu'il n'a pas été validé.

Ce n’est que suite à la validation du folio que les écritures comptables correspondantes figurent dans l'historique comptable. Tant que le folio n’est pas validé, rien ne figure dans les comptes. Une fois validé, aucune opération de modification/suppression n'est plus possible depuis la saisie folio pour les écritures ayant été validées. Le folio validé n’apparaît plus dans la saisie folio. Les écritures validées par folio se retrouvent dans l'historique comptable sous une forme identique à celles qui proviennent de la saisie des écritures par pièce. Il est possible, selon le choix de gestion des écritures provisoires que vous avez fait dans la fiche société (voir paragraphe 3.1) de les modifier par la procédure de modification d’écritures décrite au paragraphe 4.3.

Attention : la procédure de saisie des écritures par folio permet d'enregistrer simultanément plusieurs folios, mais un folio donné ne peut être mis à jour que par un seul utilisateur à un moment donné.

La procédure de saisie des écritures par folio présente certaines limitations par rapport à la saisie par pièce, limitations qu’il est bon de connaître pour déterminer votre méthode de travail :

o Les journaux pour lesquels vous avez opté pour une numérotation automatique des pièces ne sont pas supportés. En effet, dans la saisie folio, le système utilise le N° de pièce pour scinder les différentes écritures saisies au sein d’un folio en une ou plusieurs pièces. Cela suppose donc que vous ayez saisi un N° de pièce.

o Le lettrage des comptes à la volée n’est pas pris en charge.

o Aucun support de canevas de saisie n’est offert ; la saisie se fait donc sans assistance.

On voit donc, de par ces limitations, que la saisie par folio doit être réservée à des cas bien particuliers : saisie d’un journal d’à nouveaux par exemple, où la saisie est longue et pourra ainsi s’étaler sur plusieurs heures ou même plusieurs jours. Cette procédure peut aussi être utilisée par un stagiaire ; le fait que la mise à jour des comptes ne soit pas instantanée permet de faire contrôler la saisie par une tierce personne (édition du folio par exemple), puis de la valider lorsque tout est correct.

La procédure de saisie des écritures par folio, dite aussi saisie par folio, est accessible depuis le menu Saisie/saisie par folio, ou par l’icône correspondante de la barre d’outils.

Mise en œuvre

Le premier écran affiché par la procédure vous donne la liste des folios existants pour le dossier de comptabilité courant. Pour chaque folio figurant dans cette liste, on trouve en colonne les informations suivantes :

ð le n° du folio; il s'agit d'une numérotation à suivre gérée par l'ordinateur. Le n° du folio est attribué au moment de la création du folio.

ð le code du journal concerné.

ð la période couverte par le folio (mois et année comptable).

ð la date de création du folio.

ð Le code de l’utilisateur ayant créé le folio.

ð le solde du folio, c'est à dire la différence entre le total des montants passés au débit et le total des montants passés au crédit pour ce folio. Un folio ne peut être validé que si le solde apparaissant dans cette colonne est nul.

ð le nombre d'écritures passées dans le folio.

Sur cette liste, il est possible d'agir de la façon suivante:

è Créer un nouveau folio ; il suffit pour cela d'utiliser le bouton Créer. On arrive alors sur l'écran de création d'un folio, où il faut indiquer le code du journal correspondant à ce folio et la période comptable couverte, sous la forme Mois et Année. Si le module devises a été activé dans la fiche société, vous pouvez aussi choisir à ce stade si le folio sera saisi en devises (choix du code devise ligne à ligne) ou si toutes les lignes du folio seront saisies en devise de référence. Cet écran renseigné, on se retrouve en modification de folio. Le processus de modification d'un folio est décrit en détail ci-après.

è Modifier un folio existant, ou ce qui revient au même, compléter un folio existant ; il faut alors pointer le folio désiré et utiliser le bouton Modifier. Ce processus de modification d'un folio est décrit en détail ci-après.

è Supprimer un folio existant ; il faut alors pointer le folio à supprimer et utiliser le bouton Supprimer. Un écran de confirmation de suppression est alors affiché. Si vous confirmez votre demande de suppression, toutes les écritures saisies dans le folio sont effacées, et le folio disparaît de la liste des folios existants.

è Imprimer un folio existant ; il faut alors pointer le folio à imprimer et utiliser le bouton Imprimer.

è Valider un folio existant ; il faut alors pointer le folio à valider et utiliser le bouton Valider. Un folio ne peut être validé que s'il est équilibré, c'est à dire que le total des montants passés au débit est égal au total des montants passés au crédit. L'ordinateur effectue ce contrôle au moment où vous demandez la validation d'un folio. En cas de déséquilibre, un message d'erreur est émis, et la demande de validation est rejetée. Si le folio est équilibré, et après avoir confirmé votre demande dans une fenêtre de confirmation, l'ensemble des écritures saisies dans ce folio est transmis dans l'historique comptable, et le folio disparaît de la liste des folios existants.

Modification d'un folio

On entend par modification d'un folio toute action sur les lignes (ou écritures) du folio. Il peut donc s'agir d'ajout de nouvelles lignes au folio, de modification ou de suppression de lignes passées précédemment dans le folio.

La modification d'un folio se fait selon 2 modes distincts :

è un mode Création de lignes, qui est le mode sélectionné par défaut lorsqu'on appelle en modification un folio pour lequel aucune ligne n'a encore été saisie ;

è un mode Modification de lignes, qui est le mode sélectionné par défaut lorsqu'on appelle en modification un folio pour lequel au moins une ligne a déjà été saisie.

On peut basculer en mode Création grâce au bouton Nouveau situé au bas de l’écran. A l'inverse, pour appeler une ligne existante en modification, positionnez vous sur la ligne à modifier dans la table affichée en partie haute et appelez la ligne en modification soit par la touche Entrée, soit en utilisant le bouton Modifier, soit plus simplement par un double-clic sur la ligne à modifier. Enfin, pour supprimer une ligne, positionnez vous sur la ligne à supprimer dans la table affichée en partie haute et utilisez le bouton Supprimer.

La saisie des lignes s’effectue toujours, en mode Création comme en mode Modification, en partie basse de la fenêtre. Le tableau des lignes déjà saisies pour le folio en cours de modification apparaît en partie haute, avec le total des débits et crédits enregistrés pour ce folio et le solde.

Les informations à renseigner sur cette ligne de saisie sont :

ð Jour comptable ; ce jour, associé à la période comptable affichée sur l'en-tête de l'écran, déterminera la date comptable de l'écriture.

ð Nature et N° de pièce. Indiquez le code identifiant la nature de pièce et le N° de pièce. Le code nature de pièce est facultatif. Utilisez si nécessaire la touche F4 pour retrouver ce code dans la liste des codes existants. L’utilisation des natures de pièce est décrite au paragraphe 3.5. Pour ce qui est du N° de pièce, il doit en principe identifier la pièce de façon unique dans votre système comptable. Selon ce qui a été indiqué dans les paramètres du journal que vous avez choisi pour ce folio, (voir paragraphe 3.3 onglet Numérotation), la zone N° de pièce peut être obligatoire ou facultative, et un contrôle d’unicité peut éventuellement s’appliquer.

ð Date de la pièce. Saisissez la date de la pièce, c’est à dire la date d’origine du document que vous saisissez, si elle diffère de la date comptable du folio. Si vous ne la renseignez pas, le système la prendra égale à la date comptable (jour comptable et période du folio).

ð Date d'échéance. Cette date est facultative.

En sus des zones décrites ci-dessus, on trouve le même ensemble de zones que celui proposé en saisie par pièce. Pour une description détaillée de ces zones, reportez vous à la rubrique Saisie des lignes de la pièce du paragraphe 4.1.

La saisie des ventilations analytiques dans la cette saisie est totalement similaire à la saisie par pièce Reportez vous à la rubrique Ventilation analytique d’une ligne de la pièce du paragraphe 4.1 qui décrit cela en détail.

Une fois toutes les zones renseignées en partie basse, le fait d'appuyer sur la touche Entrée ou d’utiliser le bouton OK a pour effet de valider la ligne saisie. Celle-ci est alors reportée dans la table affichée en partie haute de l'écran, les totaux débit-crédit du folio sont mis à jour, et l'on peut saisir la ligne suivante.

Pour sortir du mode modification d'un folio, il faut utiliser le bouton Valider situé en partie médiane à droite de l’écran. La sortie est toujours possible, même si le folio n'est pas équilibré. Un folio non équilibré devra obligatoirement être rappelé en modification ultérieurement de façon à ce qu'il puisse ensuite être validé.

En plus des fonctionnalités évoquées ci-dessus, il est possible :

è de renseigner automatiquement pour une ligne donnée toutes les zones de la partie haute (depuis le Jour comptable jusqu’à la date d’échéance, ainsi que le libellé écriture) avec les valeurs saisies sur la ligne précédente. Utilisez pour cela le bouton Rappel ou la touche F9.

è d'annuler toutes les modifications faites sur un folio, c'est à dire de ramener le folio dans l'état où il se trouvait lorsqu'on l'a pointé pour modification dans la liste des folios existants. Cette fonction d'annulation est mise en oeuvre par le bouton Abandonner, puis en confirmant l’abandon de la saisie en répondant Oui dans la fenêtre de confirmation qui s’affiche alors.

è de consulter un compte à la volée. En utilisant le bouton Consulter, le système ouvre la fenêtre standard de consultation d’un compte.

è de demander au système de calculer automatiquement le sens et le montant de la dernière ligne saisie de telle sorte que le folio soit équilibré ; utilisez pour ce faire le bouton Contrepartie ou la touche F8. Le n° de compte peut lui-aussi être renseigné automatiquement par cette touche, si un compte de contrepartie a été indiqué dans les paramètres du journal choisi sur l’écran 1.

Cas des journaux entraînant la mise à jour des règlements fournisseurs

Dans le cas d’un folio enregistré sur un journal entraînant la mise à jour de l’échéancier fournisseurs (voir paragraphe 3.3), il y a automatiquement report des écritures passées au compte fournisseur vers l’échéancier fournisseurs, lors de la validation du folio.

Le but est de reporter chaque facture d’achat venant d’être saisie dans l’échéancier fournisseurs. L’échéancier fournisseurs, et l’usage qui peut en être fait dans LDCompta, est présenté en détail au chapitre 12. N’est évoqué ici que le mode de mise à jour de et échéancier depuis la saisie par folio.

Le report du folio dans l’échéancier fournisseurs se fait sans possibilité d'intervention de l'opérateur, contrairement à la saisie des écritures par pièce. Toute écriture passée dans un compte de tiers (client ou fournisseur) déclenche une échéance dans l’échéancier fournisseurs. Les données N° de compte, N° de pièce, Libellé facture, Référence facture, Date de facture, Date d’échéance sont renseignées à partir des zones saisies sur la ligne, respectivement N° de compte, N° de pièce, Libellé écriture, Référence document, Date de pièce, Date d’échéance. Les autres zones de l’échéancier sont renseignées ainsi :

ð Montant de l’échéance. Il s’agit du montant saisi sur la ligne, montant qui peut être en devise ou en devise de référence selon si le folio a été saisi en devise ou pas. Si le folio a été saisi en devises, l’échéance est donc reportée dans l’échéancier dans la devise dans laquelle elle a été saisie.

ð Fournisseur à payer. Si un N° fournisseur à payer a été indiqué dans la fiche du fournisseur mouvementé ici, ce N° fournisseur à payer sera systématiquement reporté sur les échéances relatives à ce tiers saisies par folio.

ð Mode de paiement. C'est celui inscrit dans la fiche du tiers.

ð Banque de paiement. Si un code Banque de paiement a été indiqué dans la fiche du fournisseur mouvementé ici, ce code sera systématiquement reporté sur les échéances relatives à ce tiers saisies par folio. Sinon, la zone sera laissée non renseignée. Dans la chaîne de règlement automatique des fournisseurs, on dispose ensuite de plusieurs méthodes pour affecter les échéances à payer sur une ou plusieurs banques de paiement.

Après validation du folio, il est possible de corriger les échéances ayant été créées de par la saisie folio, en faisant appel à la procédure de gestion de l’échéancier fournisseurs, décrite au paragraphe 12.3.

Particularités des folios saisis en devise

Lors de la création d’un folio, et si le module devises a été activé au niveau de la fiche société, vous devez indiquer si le folio sera saisi en devises ou seulement en devise de référence. Ce choix est irréversible pour le folio : si vous avez commencé à saisir des écritures dans un folio, il n’existe aucun moyen de changer ensuite le mode de saisie du folio. Vous ne pouvez que supprimer le folio et le recréer avec le mode souhaité.

Si vous avez opté pour le mode Saisie en devises, le folio est considéré toujours comme pouvant être multi-devises. Tout fonctionne alors comme dans la saisie d’une pièce multi-devises. Vous saisissez pour chaque ligne de la pièce le montant, le code devise et le cours devise s’il s’agit d’une devise out. Chaque montant est converti en devise de référence dès que la ligne est validée.

Les montants qui sont affichés ligne par ligne en milieu d’écran, de même que les totaux débit, crédit et solde du folio, sont tous exprimés en devise de référence. Les montants en devise d’enregistrement peuvent être visualisés en utilisant l’ascenseur horizontal pour déplacer l’affichage de la table vers les colonnes de droite.

Pour valider le folio, il faut que celui-ci soit équilibré en devise de référence (aucun équilibre en devise d’enregistrement ne peut être vérifié puisque le folio peut comporter des montants dans différentes devises).

Folio et N° de lot

Toutes les écritures présentes dans l’historique comptable se voient attribuées un N° de lot. Ce N° de lot permet de repérer les groupes d’écritures qui doivent être toujours équilibrés.

En règle générale, un N° de lot est attribué automatiquement par LDCompta pour chaque nouvelle pièce saisie ; en cela, le N° de lot recoupe la notion de pièce comptable. Dans certains cas cependant, on peut obtenir soit des lots multi-pièces, soit des pièces multi-lots (en fait, réutilisation d’un même N° de pièce pour des lots différents).

Pour ce qui est plus particulièrement de la saisie par folio, un folio est validé sous la forme d’un seul lot, et comme ce folio comporte bien souvent différentes pièces comptables, le lot qui en découle sera un lot multi-pièces.

Conséquence pratique : si l’on rappelle une pièce en modification, et que cette pièce avait été saisie par le biais des folios, c’est l’ensemble du lot, et donc du folio, qui va être rappelé en modification.

D’autre part, toutes les écritures saisies dans LDCompta au travers de cette procédure « folio » sont repérées dans l’historique comptable par un N° d’entrée. Cette zone reçoit une valeur de la forme Fnnnnn, nnnnn étant le N° du folio d’origine. Cette zone est la seule trace, une fois le folio validé, du N° du folio d’origine. Elle peut être utilisée lors de recherches ultérieures, pour déterminer qu’elle est l’origine d’une pièce donnée. Cette zone apparaît sur les différents écrans de consultation, dans l’une des colonnes situées tout à droite de la table d’affichage.

4.3 Procédure de modification d'écritures

Présentation

Cette procédure permet de rappeler pour modification toute pièce enregistrée dans LDCompta, quelle que soit la méthode ayant été utilisée pour la saisir : saisie par pièce, par folio, saisie de règlements, ou même interface.

Selon le choix de gestion des écritures provisoires ayant été fait au niveau de la fiche société (voir paragraphe 3.1), vous avez accès à différents types de modification : modification des données non comptables uniquement ou modification de toutes les données de la pièce. Enfin, en tout état de cause, la modification des pièces comptabilisées sur un journal et dans une période close (au sens de la clôture mensuelle des journaux, procédure décrite au paragraphe 11.1) n’est plus possible.

La procédure de modification d’écritures est accessible depuis le menu Outils/Modification d’écritures. Comme il s’agit d’une procédure assez sensible, il peut être bon de placer une sécurité sur cette option de menu, pour limiter l’accès à certains utilisateurs uniquement ; la gestion des sécurités est décrite au paragraphe Erreur ! Source du renvoi introuvable.).

Mise en œuvre

Pour modifier une écriture, la première chose à faire consiste à identifier la pièce comptable à modifier. Cette identification se fait grâce à trois critères :

è le journal mouvementé

è la date comptable de l'écriture

è le N° de pièce comptable.

Ces trois critères sont obligatoires. Afin de faciliter la recherche d'une pièce, la touche F4, lorsqu’elle est utilisée dans la zone N° de pièce, permet de consulter le journal indiqué, et de sélectionner directement sur l'écran de consultation la pièce à modifier.

Une fois ces trois critères donnés, LDCompta recherche tous les lots vérifiant ceux-ci ; s’il existe plusieurs lots répondant aux trois critères, il vous faudra alors sélectionner l’un d’entre eux. Une fois le lot à modifier parfaitement identifié, toutes les écritures constituant ce lot sont présentées sur l’écran de modification, et ce même si certaines d’entre elles ne correspondent pas aux trois critères indiqués initialement. Des modifications sont alors possibles, soit au niveau de chaque ligne, soit globalement pour l'ensemble des lignes, grâce au bouton Modifier pièce. Le mode opératoire pour ajouter, modifier ou supprimer des lignes est quasiment identique à celui de la procédure de saisie des écritures par folio. Reportez vous si nécessaire au descriptif de celle-ci pour ce qui est de l’ergonomie.

Au niveau de chaque ligne, il est possible de modifier :

§ le code opération (nature de pièce)

§ la référence document

§ la date de la pièce

§ la date d'échéance

§ la date de valeur

§ le numéro de compte mouvementé

§ le libellé de l'écriture

§ le montant et le sens de l'écriture (débit ou crédit)

§ le code trésorerie

§ l'imputation analytique.

Au niveau de l'ensemble des lignes, il est possible de modifier :

§ le journal mouvementé

§ le N° de pièce

§ la date comptable

§ la référence document

§ le libellé de l'écriture

§ la date de la pièce

§ la date d'échéance

§ la date de valeur

§ le code opération (nature de pièce)

§ le code trésorerie.

Il est également possible d'ajouter ou de supprimer des lignes à la pièce.

Si l'on a opté pour le mode de gestion des écritures provisoires Modif. des données non comptables, les données restant modifiables sont :

Au niveau de chaque ligne :

§ la référence document

§ le libellé de l'écriture

§ la date de la pièce

§ la date d'échéance

§ la date de valeur

§ le code opération (nature de pièce)

§ le code trésorerie

§ l'imputation analytique.

Au niveau de l'ensemble des lignes :

§ la référence document

§ le libellé de l'écriture

§ la date de la pièce

§ la date d'échéance

§ la date de valeur

§ le code opération (nature de pièce)

§ le code trésorerie.

L'ajout et la suppression de lignes à la pièce ne sont pas possibles dans ce mode.

Toutes ces modifications font bien sûr l'objet des mêmes contrôles de cohérence (existence des comptes, périodes comptables closes...) que ceux réalisés dans les procédures de saisie classiques utilisées pour enregistrer de nouvelles pièces.

Restrictions d’utilisation

Un certain nombre de restrictions s'applique lors de la modification d'une pièce comptable. Le seul objet de ces restrictions est de garantir l'intégrité du système d'information comptable au travers de la modification des écritures.

è Une pièce ne peut être modifiée que si elle est identifiable par la combinaison des trois critères Code journal - Date comptable - N° de pièce. Si sur certains journaux, vous n’avez pas rendu la saisie du N° de pièce obligatoire, il vous sera impossible d’identifier une pièce de façon précise, et donc de la rappeler en modification. De plus, la pièce ainsi identifiée doit être équilibrée. Si ce n'est pas le cas, la modification de la pièce sera limitée aux seules données non comptables.

è Si la pièce comporte au moins une écriture lettrée ou rapprochée (au sens du rapprochement bancaire), les restrictions suivantes s'appliquent :

· chaque écriture lettrée ou rapprochée ne peut être supprimée ;

· le N° de compte, le montant et le sens de chaque écriture lettrée ou rapprochée ne sont pas modifiables ;

· la date comptable de la pièce n'est pas modifiable.

è Toutes les écritures passées sur le journal d'abonnements ne sont pas modifiables.

è Dans le cas d'une pièce correspondant à un règlement en portefeuille ou déjà remis en banque, les restrictions suivantes s'appliquent :

· le code journal ne peut être modifié ;

· les numéros de compte mouvementés ne peuvent être modifiés ;

· aucune ligne ne peut être ajoutée ou supprimée à la pièce ;

· si le compte Effets à recevoir est géré par mois d'échéance, et que la date d'échéance est modifiée, le n° du compte mouvementé est automatiquement modifié compte tenu de la nouvelle date d'échéance ;

· le montant passé sur le compte Effets à recevoir ou le compte de banque doit toujours rester débiteur.

è Dans le cas d'un journal pour lequel il y a numérotation automatique des pièces, le N° de pièce ne peut être modifié. Dans le même ordre d'idées, si le code journal est remplacé par un code journal pour lequel il y a numérotation automatique, un nouveau n° de pièce est automatiquement attribué lors de la validation de la transaction.

è Enfin, chaque fois qu'une modification est faite sur une écriture mouvementant un compte fournisseur, modification portant sur le montant ou l'échéance de l'écriture, un écran supplémentaire de mise à jour de l'échéancier fournisseurs est proposé.

Règles particulières d’équilibrage en mode Devise

Lors de la saisie initiale d’une pièce comptable en devise, que ce soit en saisie par pièce ou en saisie de règlement client ou fournisseur, LDCompta gère automatiquement les équilibres en devise de référence, et éventuellement en seconde devise de restitution si vous l’avez activée au niveau de la fiche société. Pour cela, il est amené parfois à comptabiliser une ou deux écritures supplémentaires pour passer les différences d’arrondi dans les comptes spécifiques définis dans les paramètres devises. Ces écritures spécifiques d’arrondi sont repérées dans l’historique comptable par une zone cachée nommée DIFFHI. Cette zone prend la valeur :

Þ 1 lorsqu’il s’agit d’une écriture d’arrondi nécessaire pour équilibrer une pièce (ou un lettrage) dans la devise de référence ;

Þ 2 lorsqu’il s’agit d’une écriture d’arrondi nécessaire pour équilibrer une pièce (ou un lettrage) dans la seconde devise de restitution.

Cette zone va permettre de présenter ces écritures spécifiques, que ce soit en consultation ou en édition, en fonction de la devise de restitution demandée. Par exemple, si l’on demande à consulter une pièce en seconde devise de restitution, les écritures d’arrondi de type 1 ne sont pas affichées.

Lors du rappel d’un lot d’écritures en modification, LDCompta va gérer de façon transparente les écritures nécessaires à l’équilibrage en seconde devise de restitution. Il supprimera donc automatiquement les anciennes écritures du lot de type 2 lors de la validation, puis il comptabilisera si nécessaire une nouvelle écriture du même type pour ce lot, compte tenu des nouveaux montants après modification.

En revanche, c’est à vous de gérer l’équilibre en devise de référence. Si une écriture d’arrondi de type 1 avait été nécessaire pour équilibrer le lot lors de la saisie initiale, cette écriture est présentée dans la liste des écritures du lot. Sur l’écran de saisie d’une ligne du lot, ce type d’écriture est identifié par le sélecteur Type d’écriture placé sous le montant, qui peut prendre 3 valeurs : Normale, Arrondi ou Change. En fonction des modifications que vous pouvez apporter aux différents montants ligne par ligne, il vous faudra soit supprimer purement la ligne correspondant à cet arrondi si elle n’est plus nécessaire (le lot s’équilibre naturellement), soit modifier le montant ou le sens de cette ligne pour obtenir à nouveau l’équilibre en devise de référence.

4.4 Saisie des OD de différences de change

Une procédure spécifique permet de saisir les OD de différences de change, lorsque celles-ci sont constatées en dehors de toute saisie de règlement. C’est surtout le cas des comptes de banque ouverts en devise out, qu’il faut réajuster périodiquement pour tenir compte de l’évolution du cours de la devise out.

Ce réajustement ne se fait bien souvent qu’au moment de l’établissement d’une situation ; cette procédure n’est donc utilisée que très rarement.

Dans LDCompta, les écritures de différence de change sont identifiées de façon claire dans l’historique comptable par la zone DIFFHI qui prend la valeur 9. Cette spécificité des écritures de différence de change permet de les isoler sur les écrans de consultation de compte par exemple, ou dans la procédure de calcul des provisions pour perte de change décrite au paragraphe Erreur ! Source du renvoi introuvable..

Il n’existe pas de moyen simple dans le procédures de saisie d’écritures par pièce ou par folio de mettre à jour cette zone DIFFHI spécifique aux écritures de différences de change. C’est pourquoi il faut comptabiliser ces écritures par la procédure décrite ici. Rappelons toutefois que toutes les différences de change liées à l’enregistrement d’un règlement sont comptabilisées automatiquement dans les procédures de saisie des règlements clients et règlements fournisseurs. La saisie des OD de différence de change décrite ici ne doit être utilisée que pour réajuster le solde de vos comptes de trésorerie tenus en devise out (compte de banque en dollars par exemple), et non pour réajuster les soldes clients ou fournisseurs tenus en devise out.

Pour les comptes de tiers, lors de l’établissement d’une situation, on ne peut que constater des provisions pour pertes de change sur ces comptes, en s’aidant si nécessaire de la procédure de calcul des provisions pour pertes de change. Il ne peut y avoir de réelle constatation du risque de change tant que la créance n’est pas soldée.

Cette procédure est accessible depuis le menu Saisie/Saisie des différences de change.

La procédure est constituée d’un seul écran de saisie, comportant les zones suivantes :

ð Sens de la différence. Choisissez la valeur P=Perte de change ou Gain de change.

ð Depuis le compte. Indiquez le compte dans lequel vous voulez constater une différence de change. Il s’agit en général d’un compte de trésorerie.

ð Compte perte ou profit. Indiquez le compte de charges ou produits qui va être mouvementé en contrepartie. Le système propose le compte Perte de change ou Gain de change indiqué dans la fiche société, selon le sens de la différence indiqué plus haut.

ð Montant en devise de référence. Indiquez le montant de la différence de change, exprimé en devise de référence.

ð Journal mouvementé. Indiquez le code du journal sur lequel la différence de change va être comptabilisée. On utilise en règle générale le journal d’OD.

ð N° de pièce. Indiquez le N° de pièce qui va être affecté à l’écriture de différence de change qui va être comptabilisée. Si le journal choisi à l’invite précédente est à numérotation automatique, la zone est masquée.

ð Date comptable. Indiquez la date à laquelle l’écriture de différence de change va être comptabilisée.

ð Code nature de pièce. Indiquez le code nature de pièce à affecter à l’écriture. Ce code est facultatif.

ð Libellé de l’écriture. Indiquez le libellé qui va être affecté à l’écriture de différence de change.

Pour valider l’écriture, appuyez simplement sur ENTREE. Une fenêtre de confirmation de comptabilisation est affichée, puis l’écran est réinitialisé pour le cas où vous auriez une autre OD de différence de change à saisir, dans un autre compte de trésorerie. Si vous en avez terminé, fermez la fenêtre par le bouton Annuler.

5. Les procédures d’interrogation

5.1 Visualisation d'un compte

Cette procédure permet de visualiser les écritures comptables pour un compte donné, et de calculer le solde du compte. C’est, et de loin, la procédure de consultation et de recherche la plus fréquemment utilisée. Elle est accessible par le menu Interrogation/Compte ou l’icône correspondante de la barre d’outils.

Critères de sélection

La partie haute de la fenêtre d’interrogation d’un compte comporte de nombreux critères de sélections décrits ci-après.

Figure 8 - Interrogation d'un compte

ð N° du compte. Indiquez le N° du compte que vous voulez consulter. Il peut s'agir soit d'un n° de compte général, soit d'un n° de compte auxiliaire. Reportez vous si nécessaire aux règles de saisie d’un N° de compte du paragraphe 2.1, qui décrit également comment utiliser la touche F4 pour retrouver dans une liste de sélection n’importe quel type de compte.

ð Du. Il s'agit de la date à partir de laquelle vous souhaitez voir afficher le détail des écritures comptables passées dans le compte. Toutes les écritures ayant une date comptable antérieure à cette date de report seront cumulées, et figureront sous la forme d'une seule écriture de report en début de liste, sauf si vous avez activé l’option Pas de report des écritures antérieures décrite ci-après. Le système propose par défaut la date de début d’exercice. Pour un compte comportant un très grand nombre d’écritures et pour lequel seules les écritures les plus récentes vous intéressent, il est judicieux de modifier cette date ; cela accélèrera l’accès au second écran de la consultation, et évitera d’avoir à paginer sur un grand nombre d’écritures avant de pouvoir consulter les dernières écritures passées dans le compte.

ð Au. Il s'agit de la date à laquelle vous souhaitez connaître le solde du compte. Toutes les écritures ayant une date comptable postérieure à cette date de solde seront ignorées dans la visualisation. Le système propose ici la date du jour. Attention à celle-ci si vous avez comptabilisé des écritures à une date postérieure à la date du jour ; si vous conservez la date de solde proposée par le système, vous ne verrez pas les écritures saisies par anticipation.

ð Lettrage. Cette zone de sélection vous permet de limiter l'affichage aux seules écritures non lettrées, ou aux seules écritures lettrées. Les choix possibles sont:

§ Toutes les écritures. Affichage de toutes les écritures, qu'elles soient lettrées ou non;

§ Ecritures non lettrées. Affichage des seules écritures non lettrées, ou lettrées avec une date de lettrage postérieure à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué ci-après ;

§ Ecritures lettrées. Affichage des seules écritures lettrées avec une date de lettrage antérieure ou égale à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué ci-après.

Si vous choisissez l’option Ecritures non lettrées ou Ecritures lettrées, vous pouvez indiquer suite à cela la date d’arrêté à prendre en compte pour déterminer si l’écriture doit être considérée comme lettrée ou pas. Par défaut, le système prend la date de solde décrite plus haut comme date d’arrêté de lettrage, ce qui est le cas le plus fréquent.

§ Affichage en devise de référence. L’affichage du compte se fait en devise de référence. Le bandeau de la table ainsi que le solde du compte seront alors affichés en bleu clair.

§ Affichage en devises. L’affichage du compte se fait en devises ; toutes les écritures sont affichées dans la devise dans laquelle elles ont été saisies. Le bandeau de la table ainsi que le solde du compte seront alors affichés en violet.

§ Affichage en seconde devise de restitution. L’affichage du compte se fait dans la seconde devise de restitution. La présentation est la même qu’en devise de référence, mais tous les montants sont exprimés dans la seconde devise de restitution. Cette notion de seconde devise de restitution est présentée au paragraphe 2.5. Cette option n’est proposée que si vous avez activé la gestion de la seconde devise de restitution au niveau de la fiche société, en mode Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres. Le bandeau de la table ainsi que le solde du compte seront alors affichés en rose.

Les particularités propres à chaque mode d’affichage sont décrites plus loin.

Si l’option En fonction du compte est activée, c’est l’ordinateur qui fait le choix du mode d’affichage du compte, en fonction du code devise par défaut associé au compte à visualiser. Pour un compte paramétré en devises, c’est à dire ayant dans sa fiche (plan comptable, fiche client ou fournisseur) un code devise renseigné et différent de la devise de référence, l’affichage se fera en devises, sinon, l’affichage se fera en devise de référence. Vous pouvez désactiver cette option si vous voulez parcourir en consultation un ensemble de plusieurs comptes en restant toujours dans le même mode d’affichage choisi préalablement.

ð Solde des lettrages partiels uniquement. Cette option détermine la façon dont vont être présentés les lettrages partiels présents dans le compte. La notion de lettrage partiel est présentée au chapitre 7. Si l’option est activée, les écritures lettrées partiellement ne seront pas affichées. En revanche, chaque lettrage partiel apparaîtra sous la forme d’une seule ligne (écriture fictive) présentant le solde du lettrage partiel, à la date et avec le libellé indiqués lors de la création du lettrage partiel. Le code lettrage partiel figurera là aussi en rouge ; de plus, la mention Lp figurera en rouge dans la colonne Journal, le lettrage partiel étant une combinaison de plusieurs écritures passées probablement sur des journaux différents, il n’est pas possible d’indiquer précisément quel est le journal concerné. Ce type de présentation est avantageux lorsqu’il y a un grand nombre de lettrages partiels dans le compte (nombreux règlements partiels par exemple) ; on a une vue beaucoup plus synthétique du compte. Si vous désactivez cette option, les écritures lettrées partiellement seront présentées de façon classique, comme toute autre écriture. Le lettrage partiel sera simplement mis en évidence par la présence du code lettrage en regard de l’écriture qui sera affiché en rouge.

Quel que soit le mode d’affichage choisi ici, vous disposez également du bouton Lettrages partiels pour visualiser en détail tous les lettrages partiels présents dans le compte.

ð Pas de report des écritures antérieures. Cette zone détermine le traitement qui est fait des écritures ayant une date comptable antérieure à la date indiquée à l’invite Du. Si vous activez cette option, toutes les écritures ayant une date comptable antérieure à cette date de report seront purement et simplement ignorées. De ce fait, ce n’est plus un solde du compte que l’on obtiendra, mais un total des mouvements entre la date de report et la date de solde. Si vous désactivez cette option, toutes les écritures ayant une date comptable antérieure à la date de report seront cumulées, et figureront sous la forme d'une seule écriture de report en début de liste. C’est le mode normal d’utilisation de la consultation.

Les valeurs proposées par défaut aux invites Lettrage et Solde des lettrages partiels uniquement peuvent être modifiées grâce aux paramètres programmes, accessibles par la touche Alt F1 sur cet écran si vous disposez d’un droit d’accès de niveau Administrateur.

Détail de l'affichage – Onglet Général

Une fois les différents critères de sélection renseignés, appuyez sur la touche Entrée ou utilisez le bouton Afficher pour demander l’affichage du compte. Par la suite, si vous modifiez l’un des critères de sélection, l’affichage est immédiatement « rafraîchi ».

L'affichage des écritures comptables du compte se fait initialement par date comptable croissante.

Dans le mode Affichage en devise de référence (ou Affichage en seconde devise de restitution), chaque écriture comporte les zones suivantes :

§ le code journal

§ la date comptable

§ Le n° de pièce comptable

§ La référence document

§ le libellé écriture

§ la date d’échéance

§ le code nature de pièce (F=Facture, A=Avoir...). Pour un compte client, ce code nature de pièce est éventuellement remplacé par le niveau de relance de l’écriture (si l’écriture a déjà fait l’objet d’une ou plusieurs relances, le niveau de relance apparaît sous la forme d’un chiffre compris entre 1 et 9, en rouge et en vidéo inversée), ou encore par un repère Litige (lettre L figurant en rouge et en vidéo inversée) si vous avez ouvert un litige client sur cette écriture. La notion de litige client est présentée au paragraphe 14.3.

§ le montant au débit

§ le code lettrage, si l'écriture a été lettrée

§ le montant au crédit

En déplaçant l’affichage de la table vers la droite en utilisant l’ascenseur horizontal, on dispose en plus des informations suivantes:

§ la date de pièce

§ la date de valeur

§ la date de lettrage, si celle-ci a été lettrée

§ le montant en devise, le code et le cours devise, si le module devises a été activé dans la fiche société

§ le montant en seconde devise de restitution, si la seconde devise de restitution a été activée dans la fiche société, dans le mode Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres

§ le n° d'ordre interne de l'écriture (chaque écriture passée dans l'historique comptable est identifiée de façon unique par ce n° d'ordre)

§ le n° de lot de l'écriture

§ le n° d'entrée de l’écriture

Dans le mode Affichage en devises, chaque écriture comporte les zones suivantes :

§ le code journal

§ la date comptable

§ le n° de pièce comptable

§ la référence document

§ le libellé écriture

§ le code nature de pièce

§ le code lettrage, si l'écriture a été lettrée

§ le montant au débit ou au crédit, suivi du code devise

En déplaçant l’affichage de la table vers la droite en utilisant l’ascenseur horizontal, on dispose en plus des informations suivantes:

§ le cours de la devise, dans le cas d’une écriture en devise out

§ le montant en devise de référence

§ La date de pièce

§ la date d'échéance

§ la date de valeur

§ la date de lettrage, si celle-ci a été lettrée

§ le n° d'ordre interne de l'écriture

§ le n° de lot de l'écriture

§ le n° d'entrée de l’écriture

Dans ce mode d’affichage, le solde du compte est présenté lui aussi en devise, mais seulement si toutes les écritures passées dans le compte sont dans la même devise. S’il existe des écritures dans plusieurs devises, le solde du compte est présenté en devise de référence ; il faut alors basculer sur l’onglet Devise pour visualiser des soldes par devise.

Onglet Cumuls

Cet onglet présente des cumuls mensuels pour le compte donné.

La table affichée comporte une ligne par mois comptable, pour chaque mois comptable depuis le début de l’exercice jusqu’à la date de solde demandée, et 4 colonnes correspondant respectivement au total des débits, total des crédits, solde du mois (différence débits moins crédits), et enfin au solde du compte arrêté à la fin du mois donné.

Les totaux des 4 colonnes sont présentés en partie basse.

Onglet C.A.

Cet onglet présente des cumuls de chiffres d’affaires; il n’est disponible que pour les comptes clients et fournisseurs.

Les chiffres d’affaires présentés sont TTC, et non pas hors-taxes ; en fait, il s’agit simplement du cumuls des factures et avoirs figurant dans le compte.

Il faut bien évidemment que le système puisse repérer les écritures correspondant à des factures et à des avoirs. Pour cela, allez dans les paramètres de ce programme (Alt F1 sur le premier écran), et renseignez les codes natures de pièce correspondant aux factures et avoirs à l’invite Natures de pièce à prendre en compte pour calculer le C.A. Indiquez aussi le code du journal des à nouveaux si vous ne voulez pas que les à nouveaux se cumulent dans le chiffre d’affaires du premier mois de l’exercice.

L’écran comporte une ligne par mois comptable, pour chaque mois comptable depuis le début de l’exercice jusqu’à la date de solde demandée, et 4 colonnes correspondant respectivement au total des factures TTC, total des avoirs TTC, chiffre d’affaires TTC du mois (différence factures moins avoirs), et enfin au chiffre d’affaires cumulé depuis le début de l’exercice.

Les totaux des 4 colonnes sont présentés en partie basse.

Onglet En-cours

Cet onglet présente ce que l’on appelle l’en-cours financier du client, ou encore le risque financier. Il n’est disponible que si le compte affiché est un compte client

L’écran est divisé en deux parties. La partie haute regroupe des données de cumuls pour le compte client concerné :

ð Solde du compte. Solde du compte client, en devise de référence

ð Règlements en portefeuille. Total des règlements en portefeuille pour ce client.

ð Règlements remis en banque non échus. Total des règlements ayant déjà été remis en banque, mais dont la date de remise ou la date d’échéance sont postérieures à la date du jour, en incorporant un délai supplémentaire qui est fonction du mode de paiement (voir Nombre de jours pour risque d'impayé défini dans les paramètres codes paiement, paragraphe 3.6).

ð Total en cours financier. Somme des trois montants décrits ci-dessus. Il s’agit là du risque financier encouru sur ce client.

ð Emis à l’acceptation. Total des traites émises à l’acceptation et non encore retournées. Ce total ne doit pas être ajouté à l’en cours financier, car il est déjà compris dans le solde du compte client. Les traites émises à l’acceptation ne sont en effet pas comptabilisées dans le compte du client tant qu’elles n’ont pas été retournées par le client et saisies dans la procédure de gestion des traites à l’acceptation. De ce fait, la facture correspondante est non lettrée dans le compte client, et justifie le solde du compte.

ð Plafond de crédit. Il s’agit du plafond de crédit que vous pouvez définir dans la fiche du client. Si aucun plafond n’est défini dans la fiche client, cette zone n’est pas présentée ici.

ð Reste autorisé ou Dépassement. Il s’agit de la différence entre le plafond de crédit et l’en cours financier ayant été calculé comme indiqué ci-dessus. Si aucun plafond n’est défini dans la fiche client, cette zone n’est pas présentée ici.

La partie basse présente la liste de tous les règlements clients inclus dans l’un des montants Règlements en portefeuille, Règlements remis en banque non échus, ou A l’acceptation. Pour chaque règlement, le système présente :

§ Le mode de paiement

§ La date de pièce (date d’émission de la traite si traite à l’acceptation)

§ La date d’échéance

§ Le N° de pièce du règlement

§ Le montant

§ L’état (en portefeuille, remis en banque, à l’acceptation)

§ Pour un règlement déjà remis en banque, le code de la banque et la date de remise

§ En déplaçant l’affichage vers la droite, on peut visualiser la domiciliation du règlement, la référence tiré associée…

Onglet Devise

Sur cet onglet, on trouve deux groupes de colonnes :

Cumul des mouvements

Il s’agit du cumul de tous les mouvements regroupés par code devise, d’une part en devises, d’autre part en devise de référence. Dans cette colonne, on trouve éventuellement une ou deux lignes qui somment les différences de change et d’arrondi qui ont été comptabilisées en automatique. En effet, celles-ci sont isolées pour les mettre en évidence ; elles ne sont pas regroupées avec les éventuels montants en devise de référence comptabilisés sur le compte.

Notez que le total de la colonne en devise de référence donne le solde du compte en devise de référence.

Montants restants dus

Il s’agit du cumul des seuls mouvements non lettrés, regroupés par code devise, d’une part en devises, d’autre part en devise de référence. Dans la mesure où chaque facture est lettrée par un règlement dans la même devise, le montant restant dû dans cette devise est égal au cumul des mouvements. En revanche, dès lors que la devise du règlement diffère de celles des factures, les montants restant dus devise par devise ne correspondent plus aux cumuls des mouvements.

La fonction zoom

Cette fonction permet de zoomer sur une information particulière affichée dans la table principale de l’onglet Compte. Pour cela, placez le curseur de la souris sur l’information à détailler ; si le curseur souris change de forme et se présente sous la forme d’une main doigt tendu, c’est qu’une fonction de zoom est possible pour cette donnée. Il vous suffit alors de faire un double-clic à cet endroit là pour accéder à une autre fenêtre de consultation. Cette fonction de zoom est actuellement disponible pour :

è La visualisation par journal, en pointant dans la colonne Journal. La visualisation se fait pour le journal et le mois comptable de la ligne pointée par le curseur

è La visualisation par pièce, en pointant dans la colonne N° pièce

è La visualisation par référence, en pointant dans la colonne Référence

è La visualisation d’un litige client, dans le cas d’un compte client uniquement, si le curseur est placé sur le repère Litige d’une écriture client (ce repère Ltg figure en rouge sur fond jaune en lieu et place du code nature de pièce). La notion de litige client est présentée au paragraphe 14.3.

è La visualisation de la ventilation analytique de l’écriture, si l’écriture en possède une (module Comptabilité analytique activé au niveau de la fiche société, et écriture passée dans un compte supportant une ventilation analytique). Il faut pour cela pointer dans la colonne Nature de pièce.

è La visualisation par montant , en pointant dans la colonne Débit ou Crédit.

Gestion des colonnes dans les tables d’affichage

Sont décrites ci-après un ensemble d’actions possibles sur toutes les tables d’affichage des données des procédures d’interrogation d’un compte, d’une pièce, d’une référence, d’un journal ou de recherche par montant :

§ Tri sur une colonne. Vous pouvez demander à ce que les données affichées dans la table soient triées sur n’importe laquelle des colonnes de la table. Pour cela, il vous suffit de cliquer à la souris dans le bandeau d’en-tête de colonnes de la table, sur la colonne désirée. Par défaut, le tri est ascendant. Si vous cliquez une deuxième fois sur la même colonne, le tri se fait alors dans l’ordre descendant. Pour revenir à l’ordre de tri par défaut (date et N° d’écriture pour la consultation d’un compte), cliquez sur le bouton Afficher. On peut ainsi demander un tri sur la colonne Code lettrage, ce qui est très pratique pour comprendre comment le compte a été lettré, c’est à dire quel paiement règle quelle facture.

§ Largeur des colonnes. Vous pouvez modifier à votre gré la largeur des différentes colonnes présentées dans la table. Pour cela, à la souris, placer le curseur dans le bandeau d’en-tête de colonnes de la table, à la limite droite de la colonne dont vous voulez ajuster la largeur. Le curseur souris doit changer de forme et se présenter sous la forme d’une double flèche horizontale. Lorsque c’est le cas, cliquez avec le bouton gauche et déplacez la souris vers la gauche ou la droite en maintenant le bouton gauche appuyé. Relâchez le bouton gauche lorsque vous avez atteint la largeur désirée.

§ Déplacement de colonnes. Vous pouvez également modifier l’ordre d’affichage des colonnes de la gauche vers la droite, de façon à visualiser plus facilement des données qui se trouvent en partie droite de la table, et auxquelles vous n’avez accès qu’en utilisant l’ascenseur horizontal. Pour déplacer une colonne, à la souris, placer le curseur dans le bandeau d’en-tête de colonnes de la table, au centre de la colonne à déplacer. Le curseur souris doit conserver sa forme standard. Cliquez avec le bouton gauche et déplacez la souris vers la gauche ou la droite en maintenant le bouton gauche appuyé. Au fur et à mesure du déplacement de la souris, l’emplacement futur de la colonne déplacée est figuré par un trait grisé vertical Relâchez le bouton gauche lorsque la colonne est à l’endroit souhaité, et en prenant garde que le curseur souris soit toujours dans le bandeau d’en-tête de la table.

§ Figer une ou plusieurs colonnes. Vous pouvez figer une ou plusieurs colonnes à gauche, de telle sorte que ces colonnes restent toujours affichées lorsque vous utilisez l’ascenseur horizontal. Pour cela, à la souris, placer le curseur dans le bandeau d’en-tête de colonnes de la table, à la limite gauche de la colonne que vous voulez figer. Le curseur souris doit changer de forme et se présenter sous la forme d’un petit cadenas ouvert. Lorsque c’est le cas, cliquez une fois avec le bouton gauche de la souris. Les colonnes ainsi figées sont automatiquement renvoyées sur la gauche de l’affichage, dans l’ordre où elles ont été figées. Pour libérer une colonne ayant été figée préalablement, répétez la même opération sur la colonne figée, le curseur souris se présentant alors sous la forme d’un petit cadenas fermé.

Autres actions possibles

Une barre de boutons d’actions est présente en partie basse de la fenêtre. Ces boutons permettent d’accéder aux fonctions suivantes :

§ Fiche du compte. Permet d’accéder à la fiche du compte, en mode consultation uniquement, que ce soit un compte général, un compte client ou fournisseur. Dans le cas d’un compte client ou fournisseur, on retrouve ainsi toutes les données du tiers : adresse, téléphone, conditions de paiement…

§ Lettrages partiels. Cette fonction permet d’accéder à l’écran Visualisation des lettrages partiels décrit plus loin.

§ Imprimer compte. Permet de basculer directement dans la procédure d'édition d'un compte. Les critères de sélection choisis pour l'affichage du compte sont transmis à la procédure d'édition. Cette procédure, qui peut également être appelée directement depuis un menu, est décrite au paragraphe 6.9.

§ Imprimer relevé. Cette fonction n’est disponible que si le compte affiché est un compte client. Permet de basculer directement dans la procédure d'édition d'un relevé de compte client, pour le compte affiché. Cette procédure, qui peut également être appelée directement depuis un menu, est décrite au paragraphe 6.10.

§ Boutons de défilement. Ces 4 boutons permettent de parcourir différents comptes en consultation, en conservant tous les autres critères de sélection identiques. De gauche à droite, on peut ainsi accéder au premier compte, au compte précédent le compte courant affiché, au compte suivant le compte courant affiché, et enfin au dernier compte. Dans tous les cas, le parcours se fait sur le N° du compte. Selon la nature du compte affiché (compte général, client ou fournisseur), le système balaye le plan comptable général, le fichier client ou le fichier fournisseur.

Ecran visualisation des lettrages partiels

Cet écran est accessible par le bouton Lettrages partiels depuis la fenêtre principale de consultation d’un compte. Il présente la liste de tous les lettrages partiels effectués sur ce compte. On peut basculer entre un affichage en devise de référence et un affichage en devises en agissant sur la liste déroulante Devise.

Par le bouton Afficher ou un double clic sur l’une des lignes affichées, on accède à l’écran de visualisation détaillée d’un lettrage partiel. Sur celui-ci figurent toutes les données saisies pour le lettrage partiel :

§ Le code et le libellé du lettrage partiel

§ Le N° de pièce et la nature de pièce attribués au lettrage partiel (facultatif)

§ La date comptable

§ La date d’échéance choisie pour le lettrage partiel

§ Le solde du lettrage partiel

§ Le commentaire associé, en partie droite, si vous en avez saisi un

En partie basse figure la liste des écritures concernées par ce lettrage partiel (celles que vous avez pointées sur l’écran de lettrage avant de valider votre lettrage partiel).

La visualisation détaillée est proposée en devise de référence ou en devises, selon le mode d’affichage ayant été choisi sur l’écran précédent.

Paramètres programmes

Les paramètres du programme peuvent être modifiés en appuyant sur les touches Alt F1 depuis la fenêtre principale de consultation d’un compte, et que l'on dispose d’un droit d’accès de niveau Administrateur.

L’écran de modification des paramètres programmes de cette procédure de consultation propose les données suivantes :

ð Type d'écritures. Choisissez le type de sélection proposé par défaut, sélection relative aux écritures lettrées.

ð Lettrages partiels. Choisissez le mode d’affichage proposé par défaut pour ce qui est des lettrages partiels.

ð Natures de pièce à prendre en compte pour calculer le C.A. Indiquez les codes natures de pièce identifiant les factures et avoirs, dans les comptes clients et fournisseurs. Les pièces ainsi identifiées seront sommées pour calculer les chiffres d’affaires présentés sur l’onglet C.A.

ð Journal à nouveaux. Indiquez ici le code journal des à nouveaux, si vous souhaitez que les pièces reprises en à nouveaux soient omises de l’écran de cumul des chiffres d’affaires. Si vous n’omettez pas ces pièces, celles ci sont cumulées avec le véritable chiffre d’affaires du premier mois de l’exercice, faussant alors ces sommes.

5.2 Visualisation d'écritures par montant

Cette procédure permet de rechercher une écriture comptable à partir d’un montant. On peut ainsi s'assurer qu'une écriture a bien été passée par exemple, ou retrouver dans quel compte une écriture donnée a été passée. De façon plus générale, cette procédure peut être utilisée chaque fois qu'un problème de localisation d'une écriture se pose, pourvu que l'on connaisse le montant de l'écriture en question, même de façon approximative.

Elle est accessible par le menu Interrogation/Montant ou l’icône correspondante de la barre d’outils.

Critères de sélection

La partie haute de la fenêtre d’interrogation par montant comporte plusieurs critères de sélections décrits ci-après.

ð Montant en devise de référence. Indiquer ici le montant de l'écriture recherchée, exprimé en devise de référence. Si ce montant n'est connu que de façon approximative, il faut utiliser simultanément cette zone Montant en devise de référence et la zone Ecart toléré décrite ci-dessous.

ð Montant en seconde devise de restitution. Indiquer ici le montant de l'écriture recherchée, exprimé en seconde devise de restitution. Cette zone n’est proposée que si vous avez activé la seconde devise de restitution dans la fiche société. Un et un seul des deux montants recherchés peut et doit être renseigné. Si ce montant n'est connu que de façon approximative, on peut là aussi utiliser simultanément la zone Ecart toléré décrite ci-dessous.

ð Ecart toléré. Cette zone ne doit être renseignée que si le montant exact de l'écriture ou des écritures recherchées n'est pas connu. Il faut alors indiquer ici l'écart maximum toléré en valeur absolue entre le montant indiqué dans la zone précédente, et le montant des écritures comptables lues dans l'historique comptable. Par exemple, pour sélectionner toutes les écritures dont le montant est compris entre 900 et 1200, il faut indiquer 1050 dans la zone Montant recherché, et 150 dans la zone Ecart toléré.

ð Sens. Cette zone de sélection vous permet de limiter la recherche aux seules écritures passées au débit ou au crédit. Les choix possibles sont:

§ Tous. Recherche parmi toutes les écritures, qu'elles soient passées au débit ou crédit d'un compte.

§ Au débit. Recherche parmi les écritures passées au débit d'un compte uniquement

§ Au crédit. Recherche parmi les écritures passées au crédit d'un compte uniquement

ð Comptes commençant par. Cette zone de sélection permet de limiter la recherche à certains comptes, en fonction du début de n° compte. Par exemple, pour rechercher une écriture de charge, on peut indiquer 6 en première position de cette zone. La recherche n'aura alors lieu que dans les comptes de la classe 6. Dans le cas d'une recherche portant sur des comptes auxiliaires, il faut indiquer la racine du compte à deux positions, suivie du début du n° de tiers.

ð Type de comptes. Cette zone de sélection est utilisée en combinaison avec la zone Comptes commençant par décrite ci-dessus. Elle permet, dans le cas où la zone Comptes commençant par est renseignée, d'indiquer s'il s'agit d'un début de n° de compte général, ou d'un début de n° de compte auxiliaire.

Remarque concernant les recherches en seconde devise de restitution

En fait, la recherche est faite toujours sur le montant en devise de référence, le système ne disposant pas d’un index sur la zone Montant en seconde devise de restitution qui garantirait un temps de réponse acceptable. Lorsque l’on demande une recherche sur cette seconde devise, le système convertit donc le montant recherché en devise de référence et effectue la recherche sur ce montant converti. Il peut donc y avoir dans certains cas de figure des divergences liées à ce mode de fonctionnement.

Ecran d'affichage du résultat de la recherche

L'affichage des écritures comptables sélectionnées se fait par N° d'ordre interne croissant, c'est à dire dans l'ordre où elles ont été saisies. Chaque écriture comporte les zones suivantes :

§ Le n° de pièce comptable

§ La date comptable

§ Le code journal

§ Le n° de compte général, ou le code racine suivi du N° de compte auxiliaire

§ La référence document

§ Le libellé écriture

§ Le code nature de pièce

§ Le montant au débit, en devise de référence ou en seconde devise de restitution selon si la recherche a été effectué sur un montant en devise de référence ou en seconde devise de restitution

§ Le montant au crédit, là aussi en devise de référence ou en seconde devise de restitution

En déplaçant l’affichage de la table vers la droite en utilisant l’ascenseur horizontal, on dispose en plus des informations suivantes:

§ La date de pièce

§ la date d'échéance

§ le code lettrage et la date de lettrage, si l'écriture a été lettrée

§ Le montant en devise de référence

§ Le montant en devise, le code et le cours devise, si le module devises a été activé

§ Le montant en seconde devise de restitution, si celle-ci a été activée dans la fiche société

§ Le N° de compte général

§ Le N° de compte auxiliaire

§ Le code racine du compte collectif

§ le n° d'ordre interne de l'écriture

§ le n° de lot de l'écriture

§ le n° d'entrée de l’écriture

La fonction zoom

Cette fonction permet de zoomer sur une information particulière affichée dans la table. Pour cela, placez le curseur de la souris sur l’information à détailler ; si le curseur souris change de forme et se présente sous la forme d’une main doigt tendu, c’est qu’une fonction de zoom est possible pour cette donnée. Il vous suffit alors de faire un double-clic à cet endroit là pour accéder à une autre fenêtre de consultation. Cette fonction de zoom est actuellement disponible pour :

è La visualisation par pièce, en pointant dans la colonne N° pièce

è La visualisation par journal, en pointant dans la colonne Journal. La visualisation se fait pour le journal et le mois comptable de la ligne pointée par le curseur

è La visualisation par compte, en pointant dans la colonne Compte, Compte général ou Compte auxiliaire

è La visualisation par référence, en pointant dans la colonne Référence

5.3 Visualisation d'écritures par n° de pièce

Cette procédure permet de visualiser les écritures comptables en fonction de leur n° de pièce comptable (N° de facture par exemple). L'interrogation peut être faite sur un N° de pièce exact ou, si ce n° de pièce exact n'est pas connu, sur un début de n° de pièce comptable.

Elle est accessible par le menu Interrogation/Pièce ou l’icône correspondante de la barre d’outils.

Critères de sélection

La partie haute de la fenêtre d’interrogation par pièce comporte plusieurs critères de sélections décrits ci-après.

ð N° de pièce. Indiquer le de pièce comptable à afficher. Si ce n° de pièce comptable n'est pas parfaitement connu, il est possible de se contenter d'une partie du n° de pièce seulement.

ð Type de recherche. Cette zone permet d'indiquer si le n° de pièce indiqué dans la zone précédente est un n° de pièce exact, ou s'il s'agit seulement d'un début de n° de pièce. Les choix possibles sont :

§ N° de pièce exact. Seules les écritures ayant le même n° de pièce que celui indiqué dans la zone précédente seront sélectionnées.

§ N° commençant par. Toutes les écritures dont le n° de pièce commence par les caractères frappés dans la zone précédente seront sélectionnées. Par exemple, si l'on a indiqué 235 dans la zone N° de pièce et que l'on demande une recherche de type N° commençant par, les écritures dont le n° de pièce est 23521, 23526, 235944 seront toutes sélectionnées.

§ Affichage en devise de référence. L’affichage de la pièce se fait en devise de référence. Le bandeau de la table ainsi que le solde du compte seront alors affichés en bleu clair.

§ Affichage en devises. L’affichage de la pièce se fait en devises ; toutes les écritures sont affichées dans la devise dans laquelle elles ont été saisies. Le bandeau de la table ainsi que le solde du compte seront alors affichés en violet.

§ Affichage en seconde devise de restitution. L’affichage de la pièce se fait dans la seconde devise de restitution. La présentation est la même qu’en devise de référence, mais tous les montants sont exprimés dans la seconde devise de restitution. Cette notion de seconde devise de restitution est présentée au paragraphe 2.5. Cette option n’est proposée que si vous avez activé la gestion de la seconde devise de restitution au niveau de la fiche société, en mode Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres. Le bandeau de la table ainsi que le solde du compte seront alors affichés en rose.

Si l’option En fonction de la pièce est activée, c’est l’ordinateur qui fait le choix du mode d’affichage de la pièce. S’il existe au moins une écriture saisie en devise (c’est à dire dans une devise autre que la devise de référence) parmi toutes les écritures répondant aux critères de recherche, l’affichage se fera en devises, sinon l’affichage se fera en devise de référence. Vous pouvez désactiver cette option si vous voulez consulter successivement plusieurs pièces en restant toujours dans le même mode d’affichage choisi préalablement.

ð Code journal. Indiquer le code du journal de la pièce à afficher. Cette zone est facultative. Si vous ne renseignez pas cette zone, toutes les pièces répondant aux autres critères de recherche (N° de pièce notamment) seront affichées, quel que soit le journal sur lequel elles figurent.

ð Date d’écriture. Indiquer la date comptable de la pièce à afficher. Cette zone est facultative. Si vous ne renseignez pas cette zone, toutes les pièces répondant aux autres critères de recherche (N° de pièce notamment) seront affichées, quelle que soit la date à laquelle elles ont été comptabilisées. Vous pouvez également demander une sélection sur une date d’écriture antérieure ou postérieure à la date donnée, en modifiant la liste déroulante dans laquelle figure l’option par défaut Datée du.

Ecran d'affichage des écritures sélectionnées

L'affichage des écritures comptables sélectionnées se fait par N° d'ordre interne croissant, c'est à dire dans l'ordre ou elles ont été saisies. En mode Affichage en devise de référence ou Affichage en seconde devise de restitution, chaque écriture comporte les zones suivantes :

§ Le n° de pièce comptable

§ La date comptable

§ Le code journal

§ Le n° de compte général, ou le code racine suivi du N° de compte auxiliaire

§ La référence document

§ Le libellé écriture

§ Le code nature de pièce

§ Le montant au débit

§ Le montant au crédit

Suivant le mode d’affichage choisi, les montants au débit et au crédit sont présentés en devise de référence, en devise suivi du code et cours devise correspondants, ou encore en seconde devise de restitution. Il faut noter que dans le mode Affichage en devise, l’ordre des colonnes diffère quelque peu de celui indiqué ici, mais on retrouve les même données.

En déplaçant l’affichage de la table vers la droite en utilisant l’ascenseur horizontal, on dispose en plus des informations suivantes:

§ La date de pièce

§ la date d'échéance

§ le code lettrage et la date de lettrage, si l'écriture a été lettrée

§ Le montant en devise, le code et le cours devise, si le module devises.

§ Le montant en seconde devise de restitution, si celle-ci a été activée dans la fiche société

§ Le N° de compte général

§ Le N° de compte auxiliaire

§ Le code racine du compte collectif

§ le n° d'ordre interne de l'écriture

§ le n° de lot de l'écriture

§ le n° d'entrée de l’écriture

La fonction zoom

è La visualisation par compte, en pointant dans la colonne Compte, Compte général ou Compte auxiliaire

è La visualisation par journal, en pointant dans la colonne Journal. La visualisation se fait pour le journal et le mois comptable de la ligne pointée par le curseur

è La visualisation par référence, en pointant dans la colonne Référence

è La visualisation par montant , en pointant dans la colonne Débit ou Crédit.

5.4 Visualisation d'écritures par référence

Cette procédure permet de visualiser les écritures comptables en fonction de leur référence document. L'interrogation peut être faite sur une référence exacte ou, si cette référence exacte n'est pas connue, sur un début de référence.

Elle est accessible par le menu Interrogation/Référence ou l’icône correspondante de la barre d’outils.

Le fonctionnement et l’ergonomie de cette procédure étant totalement identiques à ceux de la procédure de visualisation d’écritures par pièce, en intervertissant partout le N° de pièce par la référence document, nous n’avons pas jugé utile de la décrire ici en détail. Reportez vous si nécessaire à la description de la procédure de visualisation par pièce, au paragraphe précédent.

5.5 Visualisation d'écritures par journal

Cette procédure permet de visualiser les écritures comptables d’un journal donné

Elle est accessible par le menu Interrogation/Journal ou l’icône correspondante de la barre d’outils.

Cette procédure de visualisation est constituée d'un écran de saisie des paramètres de l'affichage, et d'un écran d'affichage proprement dit.

Critères de sélection

La partie haute de la fenêtre d’interrogation par pièce comporte plusieurs critères de sélections décrits ci-après.

ð Code journal. Indiquer le code du journal à visualiser.

ð Du - Au. Indiquer la période à visualiser. Le système propose depuis le premier jour de l’exercice jusqu’à la date du jour.

ð Lettrage. Cette zone de sélection vous permet de limiter l'affichage aux seules écritures non lettrées, ou aux seules écritures lettrées. Les choix possibles sont:

§ Toutes les écritures. Affichage de toutes les écritures, qu'elles soient lettrées ou non;

§ Ecritures lettrées. Affichage des seules écritures lettrées avec une date de lettrage antérieure ou égale à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué ci-après.

Si vous choisissez l’option Ecritures non lettrées ou Ecritures lettrées, vous pouvez indiquer suite à cela la date d’arrêté à prendre en compte pour déterminer si l’écriture doit être considérée comme lettrée ou pas. Par défaut, le système prend la date d’arrêté du journal indiquée à l’invite Au comme date d’arrêté de lettrage, ce qui est le cas le plus fréquent.

§ Affichage en devise de référence. L’affichage du journal se fait en devise de référence. Le bandeau de la table ainsi que les totaux du journal seront alors affichés en bleu clair.

§ Affichage en devises. L’affichage du journal se fait en devises ; toutes les écritures sont affichées dans la devise dans laquelle elles ont été saisies. Le bandeau de la table ainsi que les totaux du journal seront alors affichés en violet.

§ Affichage en seconde devise de restitution. L’affichage du journal se fait dans la seconde devise de restitution. La présentation est la même qu’en devise de référence, mais tous les montants sont exprimés dans la seconde devise de restitution. Cette notion de seconde devise de restitution est présentée au paragraphe 2.5. Cette option n’est proposée que si vous avez activé la gestion de la seconde devise de restitution au niveau de la fiche société, en mode Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres. Le bandeau de la table ainsi que les totaux du journal seront alors affichés en rose.

ð Compte général. Cette zone de sélection permet de limiter l'affichage aux seules écritures passées dans le compte général indiqué. Cette zone est facultative. Vous pouvez indiquer un N° de compte collectif, pour voir toutes les écritures clients sur un journal de ventes par exemple.

ð N° client. Cette zone de sélection permet de limiter l'affichage à un seul compte client. Cette zone est facultative.

ð N° fournisseur. Cette zone de sélection permet de limiter l'affichage à un seul compte fournisseur. Cette zone est facultative.

Ecran d'affichage des écritures sélectionnées

L'affichage des écritures comptables sélectionnées se fait par date comptable. En mode Affichage en devise de référence ou Affichage en seconde devise de restitution, chaque écriture comporte les zones suivantes :

§ La date comptable

§ Le n° de pièce comptable

§ Le n° de compte général, ou le code racine suivi du N° de compte auxiliaire

§ La référence document

§ Le libellé écriture

§ Le code nature de la pièce

§ Le montant au débit

§ Le montant au crédit

En déplaçant l’affichage de la table vers la droite en utilisant l’ascenseur horizontal, on dispose en plus des informations suivantes:

§ La date de la pièce

§ La date d'échéance

§ Le code et la date de lettrage, si l'écriture est lettrée

§ Le montant en devise, le code et le cours devise, si le module devises a été activé

§ Le montant en seconde devise de restitution, si celle-ci a été activée dans la fiche société

§ Le N° de compte général

§ Le N° de compte auxiliaire

§ Le code racine du compte collectif

§ le n° d'ordre interne de l'écriture

§ le n° de lot de l'écriture

§ le n° d'entrée de l’écriture

La fonction zoom

è La visualisation par pièce, en pointant dans la colonne N° pièce

è La visualisation par compte, en pointant dans la colonne Compte, Compte général ou Compte auxiliaire

è La visualisation par référence, en pointant dans la colonne Référence

è La visualisation par montant , en pointant dans la colonne Débit ou Crédit.

6. Les procédures d’éditions

Les standards d’impression

Toutes les éditions produites par LDCompta respectent un certain nombre de standard dont les principaux sont décrits ci-dessous :

· Lors de la demande de l’état, on dispose toujours d’une fenêtre dont les boutons situés en partie droite ont été standardisés. Un exemple de fenêtre d’impression est présenté ci-dessous.

On trouve tout d’abord une série de 3 boutons :

’ Imprimer (raccourci Ctrl I). Permet d’imprimer directement l’état sur l’imprimante par défaut configurée dans Windows, avec toutes les options par défaut de cette imprimante (nombre d’exemplaires, format de papier…), ou sur l’imprimante préalablement configurée par le bouton Options d’impression situé tout à droite.

’ Aperçu avant impression (raccourci Ctrl A). Permet d’obtenir un aperçu avant impression sur l’imprimante par défaut configurée dans Windows, ou sur l’imprimante préalablement configurée par le bouton Options d’impression situé tout à droite. La fonction d’aperçu avant impression est décrite plus en détail ci-après. Vous pouvez également obtenir un aperçu avant impression en choisissant l’option Ecran en bas à droite dans le sélecteur Sortie, puis en cliquant sur le bouton Imprimer…

’ Options d’impression (raccourci Ctrl O). Permet de choisir et configurer l’imprimante, cette configuration étant ensuite celle utilisée si l’on fait appel aux boutons Imprimer ou Aperçu avant impression.

Vient ensuite le bouton Imprimer… qui donne lui accès soit à l’aperçu avant impression si vous avez choisi l’option Ecran dans le sélecteur Sortie, soit à la fenêtre standard d’impression de Windows si vous avez conservé l’option par défaut Imprimante pour le sélecteur Sortie. Cette fenêtre standard d’impression de Windows permet de choisir l’imprimante cible, le nombre de copies, ou encore configurer les différentes propriétés de l’imprimante par le bouton Propriétés. Ces propriétés (taille du papier, orientation, couleurs…) sont fonction du pilote d’impression utilisé, et diffèrent donc d’une imprimante à l’autre. Lorsque vous validez cette fenêtre par OK, l’impression est produite sur l’imprimante choisie.

Il faut noter que toutes les impressions se font au travers des pilotes d’impression de Windows, pilotes qui sont propres à chaque imprimante. Le rendu de chaque impression peut donc différer quelque peu selon l’imprimante choisie : polices, largeur des colonnes, grisés, emplacement des sauts de page…

Pour les impressions de balances et grands-livres, on dispose de plus d’une option Format laissant le choix entre une impression verticale (orientation papier de type Portrait) ou une impression horizontale. Dans ce dernier cas, le système bascule automatiquement l’orientation du papier en type Paysage si la largeur du papier sélectionnée est inférieure à la largeur requise par l’état : 297 pour les balances, 280 pour les grands-livres. En format horizontal, on dispose d’informations supplémentaires, qui ne peuvent apparaître si l’on choisit le format vertical.

· Sur tous les états imprimés, l’en-tête de page reprend un ensemble de données facilitant l’identification précise de l’état :

§ en haut à gauche, on trouve le libellé du dossier comptable (société), suivi de la date et heure de l’impression

§ en haut à droite figure le N° de page.

§ En bas à gauche du cadre d’en-tête, les critères de sélection indiqués lors de la demande d’impression

§ En bas à droite du cadre d’en-tête, le critère de tri retenu si on dispose de plusieurs choix possibles lors de la demande d’impression

§ Chaque fois qu’un état présente des montants, on trouve soit en regard le code devise, soit en tête de page ou en regard des totaux la monnaie dans laquelle les montants sont exprimés (devise de référence ou seconde devise de restitution).

L’aperçu avant impression

La fonction d’aperçu avant impression est disponible pour toutes les éditions. Elle permet de visualiser à l’écran l’état tel qu’il pourrait être imprimé, page par page. On peut ainsi facilement vérifier les données, consulter un total en fin d’état, sans avoir pour autant à imprimer réellement l’état en question. Dans la fenêtre d’aperçu avant impression, on dispose de plusieurs fonctions pour parcourir l’état page à page, et pour déclencher l’impression réelle si nécessaire.

Pour demander un aperçu avant impression, utilisez soit le bouton Aperçu avant impression (bouton central dans le groupe de 3 boutons situés en haut à droite de toutes les fenêtres d’impression), ou sélectionner l’option Ecran et cliquez sur le bouton Imprimer…

L’aperçu avant impression fait lui aussi appel au pilote d’impression de Windows, pilote qui est propre à chaque imprimante. Suivant l’imprimante choisie (en utilisant si nécessaire le bouton Options d’impression), l’aperçu peut donc différer quelque peu. En tout état de cause, cet aperçu est très proche de ce qui sera réellement imprimé.

Dans la fenêtre d’aperçu avant impression, la barre d’outils propose, de gauche à droite, les boutons et zones suivantes :

ð Changement de zoom. Permet de choisir entre les 3 facteurs de zoom possibles. Par défaut, le système présente la page entière. On peut cliquer sur ce bouton, ou même directement sur la page affichée lorsque le curseur souris prend la forme d’une loupe, pour permuter entre les 3 facteurs de zoom possibles.

ð Première page – Page précédente – Page suivante – Dernière page. Permet de se déplacer page à page au sein de l’état. La touche Entrée permet également de se déplacer à la page suivante.

ð Impression de la page en cours. Permet de n’imprimer que la page courante affichée.

ð Impression du document. Permet d’imprimer la totalité de l’état, et ce même si on n’a pas encore atteint la fin de l’état en aperçu avant impression.

ð Fermeture. Permet de fermer la fenêtre d’aperçu ; on revient alors à la fenêtre de demande d’impression. On peut aussi cliquer dans la case de fermeture en haut à droite de la fenêtre d’aperçu, ou appuyer sur la touche Echap.

ð N° de page. Permet de se déplacer rapidement vers un N° de page donné.

6.1 Edition des journaux

Cette procédure permet d'éditer tous les types de journaux. Elle est accessible par l’option de menu Edition/Journaux.

Un journal peut toujours être édité, même après une clôture mensuelle. Tous les journaux ont la même présentation.

Lors de la demande d’édition, un écran permet de sélectionner le ou les journaux à imprimer, ainsi que certaines options d’impression. Cet écran comporte les zones suivantes :

ð Journaux à imprimer. Choisissez dans cette liste à choix multiple le ou les journaux à imprimer. Pour sélectionner plusieurs journaux, utilisez soit la touche Majuscule pour étendre votre sélection (clic sur le premier poste à traiter, puis clic sur le dernier poste à traiter en tenant la touche Majuscule enfoncée), ou la touche Ctrl pour ajouter à la sélection (clic sur un premier poste, puis clic sur les autres postes à ajouter à la sélection en tenant la touche Ctrl enfoncée). Vous pouvez aussi faire glisser la souris sur la liste en tenant le bouton gauche enfoncé.

ð Période – Du – Au. Indiquez la période pour laquelle vous voulez imprimer le ou les journaux. Par défaut, le système propose du premier jour du mois courant jusqu’à la date du jour.

ð Type d’état. Sélectionnez le type de journal à imprimer :

§ Journal détaillé : c’est le journal proprement dit, c'est à dire la liste détaillée de toutes les écritures passées sur le journal ;

§ Récapitulatif par compte : c’est le récapitulatif ne présentant qu’une ligne par compte général, avec le total des mouvements du journal pour chaque compte général.

Vous pouvez bien entendu sélectionner les deux types d’états simultanément.

ð Critère de tri pour le journal détaillé. Choisissez le critère de tri du journal, parmi les 3 possibles :

§ Par date comptable et N° de pièce. Option de tri par défaut, convenant dans la grande majorité des cas

§ Par N° de pièce et date comptable. Tri permettant de retrouver l’ordre dans lequel les pièces ont été saisies, si l’on dispose d’une numérotation des pièces chronologiques (ce qui est le cas si vous avez opté pour une numérotation automatique des pièces sur le journal en question).

§ Par compte, date et N° pièce. Très pratique pour le journal des à nouveaux

ð Restitution. Cette zone, située en partie droite en dessous du bouton Imprimer, n’est présentée que si vous avez activé le module devises dans la fiche société. Vous avez le choix entre 3 formules possibles :

§ Devise de référence. Tous les montants seront présentés en devise de référence, quelle que soit la devise dans laquelle les pièces ont été saisies.

§ Devises. Tous les montants seront présentés dans la devise dans laquelle ils ont été saisis, accompagnés de leur contre-valeur en devise de référence.

§ Seconde devise de restitution. Cette option n’est proposée que si vous avez activé la seconde devise de restitution au niveau de la fiche société. Tous les montants seront présentés en seconde devise de restitution. La présentation est la même que pour l’option Devise de référence, seule la devise diffère. Attention : si vous avez choisi le mode de gestion Seconde devise calculée par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire au niveau de la fiche société, les journaux présentés dans cette seconde devise peuvent ne pas être équilibrés du fait des arrondis consécutifs aux conversions unitaires de chaque écriture.

Rappel : si la mention PROVISOIRE apparaît dans le titre de l’état, reportez vous au paragraphe 2.4 pour comprendre la signification de ce libellé.

6.2 Edition de l'état de contrôle des journaux

Cette procédure permet d'éditer un état de contrôle des journaux, appelé aussi parfois balance des journaux. Cet état donne les cumuls des mouvements mois par mois et en cumul depuis le début de l’exercice, pour chaque journal.

La procédure est accessible depuis le menu Editions /Contrôle des journaux.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð Contrôle arrêté à fin du mois. Indiquez ici le mois comptable sur lequel il faut arrêter l'état de contrôle. Par défaut, le système propose le mois en cours.

ð Reprise de l’exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices ouverts simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer un état de contrôle pour n'importe lequel des deux exercices. Si on lance l'édition de l'état de contrôle sur l'exercice le plus récent, par exemple édition de l’état arrêté au mois 03/2000, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/1998, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 1999), soit de les ignorer. La date de prochaine clôture, c'est à dire celle qui permet de distinguer les écritures de l'exercice précédent (ici 31/12/1999), est calculée à partir de la date de la dernière clôture effectuée (31/12/1998) et du nombre de mois de l'exercice (12), informations portées toutes deux dans la fiche société. Les choix possibles sont:

§ Oui. Les écritures de l'exercice précédent sont reprises en totalité.

§ Non. Les écritures de l'exercice précédent sont ignorées.

ð Restitution. Cette zone, située en partie droite en dessous du bouton Imprimer, n’est proposée que si vous avez activé la seconde devise de restitution au niveau de la fiche société. Vous avez le choix entre 2 formules possibles :

§ Devise de référence. Ce sont les montants en devise de référence, écriture par écriture, qui sont cumulés.

§ Seconde devise de restitution.. Tous les montants sont présentés en seconde devise de restitution. Selon le mode de gestion choisi pour la seconde devise de restitution, le traitement diffère. Dans le mode Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture avec garantie des équilibres, ce sont les montants en seconde devise de restitution, écriture par écriture, qui sont cumulés. Dans le mode Seconde devise calculée par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire, le système convertit le montant, écriture par écriture, de la devise de référence vers la seconde devise restitution, puis cumule ces montants convertis. De ce fait, l’état de contrôle présenté fait apparaître de nombreux écarts débits-crédits, suite aux arrondis des conversions unitaires que l’on cumule.

L’état imprimé comporte une ligne par journal. On a une colonne par mois dans laquelle apparaît le total des mouvements au débit pour le journal et le mois en question. La dernière colonne présente le total des mouvements au débit depuis le début de l’exercice jusqu’à la date d’arrêté de l’état.

Si le journal présente un déséquilibre pour un mois donné, une seconde ligne est présentée avec la mention Total au crédit en partie gauche, et les totaux des mouvements au crédit s’impriment sous les totaux de mouvements au débit, mois par mois et en cumul exercice.

En fin d’état, on trouve une ligne où s’inscrivent les totaux de mouvements au débit tous journaux confondus, mois par mois et en cumul exercice dans la dernière colonne, avec là aussi une seconde ligne pour les totaux au crédit en cas de déséquilibre uniquement.

Rappel : si la mention PROVISOIRE apparaît dans le titre de l’état, reportez vous au paragraphe 2.4 pour comprendre la signification de ce libellé.

6.3 Edition de la balance générale

Cette procédure permet d'éditer la balance générale. Elle est accessible depuis le menu Edition/Balances/Générale.

L'édition de la balance des comptes généraux se fait toujours en repartant de l'historique comptable. Il n'existe aucun fichier de cumuls des comptes. Pour les comptes collectifs (clients, fournisseurs ou autres auxiliaires), si vous demandez une balance arrêtée à une fin de mois, l’état se base sur les écritures de centralisation présentes dans les comptes collectifs, et ignore le détail des écritures auxiliaires des comptes clients, fournisseurs et autres auxiliaires. Si la balance est arrêtée à une date donnée et non à une fin de mois, la balance traite le détail des écritures des comptes auxiliaires et ignore les écritures de centralisation.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð Balance arrêtée. Vous pouvez choisir entre une balance arrêtée à fin du mois ou à la date du. Dans le premier cas, indiquez ensuite le mois comptable sur lequel il faut arrêter la balance. Dans le second cas, indiquez la date d’arrêtée de la balance, qui peut être une date quelconque en milieu de mois. Par défaut, le système propose un arrêté à la fin du mois en cours.

Dans le cas d’une édition au format horizontal arrêtée à une date donnée, vous pouvez également choisir la date de début de période. En effet, en format horizontal, la balance comporte deux colonnes Débit période et Crédit période en sus des colonnes Débit exercice, Crédit exercice, Solde débiteur et Solde créditeur. Cette période est soit le mois de l’arrêté si la balance est arrêtée à une fin de mois, soit définie par la date début de période et la date d’arrêté si la balance est arrêtée à une date donnée. Ce procédé permet notamment d’obtenir des balances arrêtées sur des périodes américaines, constituées de 4 ou 5 semaines.

ð Reprise de l’exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices ouverts simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer une balance pour n'importe lequel des deux exercices. Si on lance l'édition de la balance sur l'exercice le plus récent, par exemple édition arrêtée au mois 03/2000, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/1998, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 1999), soit de les ignorer, soit enfin de présenter la balance comme si la clôture d’exercice au 31/12/99 avait été effectuée. La date de prochaine clôture, c'est à dire celle qui permet de distinguer les écritures de l'exercice précédent (ici 31/12/1999), est calculée à partir de la date de la dernière clôture effectuée (31/12/1998) et du nombre de mois de l'exercice (12), informations portées toutes deux dans la fiche société. Les choix possibles sont :

§ Oui. Les écritures de l'exercice précédent sont reprises en totalité. Les soldes de la balance seront justes, mais les totaux mouvements de l'exercice couvriront les deux exercices en cours.

§ Non. Les écritures de l'exercice précédent sont ignorées. Les totaux mouvements et soldes de l'exercice seront corrects, mais il manquera les reports à nouveau.

§ Clôture provisoire. Présente la balance comme si la clôture de l’exercice précédent avait été réalisée. Cette simulation de clôture consiste à :

· pour les comptes de classes 1 à 5, les écritures de l'exercice précédent sont reprises en solde uniquement ;

ð Masque. Permet d’effectuer une sélection des comptes plus fine que celle possible par les deux zones décrites ci-après (sélection par intervalle). Par exemple, en indiquant « 6 1 » dans ce masque, vous sélectionnez tous les comptes commençant par 6 et dont le dernier chiffre à droite est 1. Ce type de sélection est très pratique lorsque l'on a ouvert des comptes de charges et produits par établissement, en utilisant une position du N° de compte pour spécifier l'établissement concerné. La sélection par masque peut être combinée avec une sélection par intervalle.

ð Depuis le n° – Jusqu’au n°. Indiquez l’intervalle de comptes à traiter. Par défaut, le système propose d’imprimer tous les comptes.

§ Devise de référence. Ce sont les montants en devise de référence, écriture par écriture, qui sont cumulés.

§ Seconde devise de restitution.. Tous les montants sont présentés en seconde devise de restitution. Selon le mode de gestion choisi pour la seconde devise de restitution, le traitement diffère. Dans le mode Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture avec garantie des équilibres, ce sont les montants en seconde devise de restitution, écriture par écriture, qui sont cumulés. Dans le mode Seconde devise calculée par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire, le système convertit le montant, écriture par écriture, de la devise de référence vers la seconde devise restitution, puis cumule ces montants convertis. De ce fait, l’état présenté peut faire apparaître des écarts suite aux arrondis des conversions unitaires que l’on cumule.

ð Format. Cette zone, située en partie droite en dessous du bouton Imprimer, permet de choisir entre le format Vertical ou le format Horizontal. Comme il a été dit plus haut, en format horizontal, deux colonnes Débit période et Crédit période apparaissent en sus des colonnes Débit exercice, Crédit exercice, Solde débiteur et Solde créditeur.

L’état imprimé comporte une ligne par compte, avec des sous-totaux pour chaque niveau ayant été demandé dans le plan comptable (classe de comptes à 1, 2 ou 3 chiffres). Pour chaque ligne, on trouve le N° du compte, le libellé, les totaux débit-crédit de la période, la date du dernier mouvement dans le compte, les totaux débit-crédit de l’exercice, et le solde débiteur ou créditeur du compte. Dans le format vertical, les totaux débit-crédit de la période et la date de dernier mouvement sont omis.

Rappel : si la mention PROVISOIRE apparaît dans le titre de l’état, reportez vous au paragraphe 2.4 pour comprendre la signification de ce libellé.

Remarque : suite à chaque édition de balance, on dispose dans le répertoire temporaire choisi lors de l’installation du logiciel (en principe, C:\Windows\Temp) d’un fichier nommé CPWBAL, fichier qui contient les données correspondant à la balance : un enregistrement par compte, avec le N° du compte, le libellé, les totaux débit-crédit et le solde débiteur ou créditeur. Ce fichier peut être transféré dans un logiciel tableur par exemple, via l’option Outils/Conversion de données en format texte présenté au chapitre 23.3.

6.4 Edition de la balance clients ou fournisseurs

Cette procédure permet d'éditer les balances auxiliaires clients et fournisseurs. Elle est accessible depuis les options de menu Edition/Balances/Clients et Edition/Balances/Fournisseurs.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð Reprise de l’exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices ouverts simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer une balance pour n'importe lequel des deux exercices. Si on lance l'édition de la balance sur l'exercice le plus récent, par exemple édition arrêtée au mois 03/2000, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/1998, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 1999), soit de les ignorer. La date de prochaine clôture, c'est à dire celle qui permet de distinguer les écritures de l'exercice précédent (ici 31/12/1999), est calculée à partir de la date de la dernière clôture effectuée (31/12/1998) et du nombre de mois de l'exercice (12), informations portées toutes deux dans la fiche société. Les choix possibles sont:

§ Oui. Les écritures de l'exercice précédent sont reprises en totalité. Les soldes de la balance seront justes, mais les totaux mouvements de l'exercice couvriront les deux exercices en cours.

§ Non. Les écritures de l'exercice précédent sont ignorées. Les totaux mouvements et soldes de l'exercice seront corrects, mais il manquera les reports à nouveau.

ð Critère de tri. Vous avez le choix pour l’ordre de présentation des comptes clients ou fournisseurs entre :

§ Par n° compte.

§ Par nom condensé. Permet d’obtenir une balance dans l’ordre alphabétique des comptes.

ð Collectif. Indiquez le code du compte collectif (code racine) si vous ne voulez traiter qu’un seul compte collectif, et s’il existe plusieurs comptes collectifs de type clients ou fournisseurs. Par défaut, le système traite tous les collectifs du type demandé, c’est à dire client ou fournisseur.

ð Depuis le n° – Jusqu’au n°. Indiquez l’intervalle de comptes clients ou fournisseurs à traiter. Par défaut, le système propose d’imprimer tous les comptes. Attention : le N° du tiers doit être saisi ici sans le code racine.

§ Devise de référence. Ce sont les montants en devise de référence, écriture par écriture, qui sont cumulés.

§ Seconde devise de restitution.. Tous les montants sont présentés en seconde devise de restitution. Selon le mode de gestion choisi pour la seconde devise de restitution, le traitement diffère. Dans le mode Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture avec garantie des équilibres, ce sont les montants en seconde devise de restitution, écriture par écriture, qui sont cumulés. Dans le mode Seconde devise calculée par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire, le système convertit le montant, écriture par écriture, de la devise de référence vers la seconde devise restitution, puis cumule ces montants convertis. De ce fait, l’état présenté peut faire apparaître des écarts suite aux arrondis des conversions unitaires que l’on cumule.

L’état imprimé comporte une ligne par compte, avec des sous-totaux pour compte collectif. Pour chaque ligne, on trouve le N° du compte, le libellé, les totaux débit-crédit de la période (la période étant le mois demandé pour l’arrêté de la balance), la date du dernier mouvement dans le compte, les totaux débit-crédit de l’exercice, et le solde débiteur ou créditeur du compte. Dans les formats 132 colonnes, les totaux débit-crédit de la période et la date de dernier mouvement sont omis.

Rappel : si la mention PROVISOIRE apparaît dans le titre de l’état, reportez vous au paragraphe 2.4 pour comprendre la signification de ce libellé.

6.5 Edition de la balance autres auxiliaires

Cette procédure permet d'éditer les balances des comptes auxiliaires autre que clients ou fournisseurs. Elle est accessible depuis le menu Edition/Balances/autre auXiliaire.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð Reprise de l’exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices ouverts simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer une balance pour n'importe lequel des deux exercices. Si on lance l'édition de la balance sur l'exercice le plus récent, par exemple édition arrêtée au mois 03/2000, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/1998, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 1999), soit de les ignorer. La date de prochaine clôture, c'est à dire celle qui permet de distinguer les écritures de l'exercice précédent (ici 31/12/1999), est calculée à partir de la date de la dernière clôture effectuée (31/12/1998) et du nombre de mois de l'exercice (12), informations portées toutes deux dans la fiche société. Les choix possibles sont :

§ Oui. Les écritures de l'exercice précédent sont reprises en totalité. Les soldes de la balance seront justes, mais les totaux mouvements de l'exercice couvriront les deux exercices en cours.

§ Non. Les écritures de l'exercice précédent sont ignorées. Les totaux mouvements et soldes de l'exercice seront corrects, mais il manquera les reports à nouveau.

ð Collectif. Indiquez le code du compte collectif (code racine) si vous ne voulez traiter qu’un seul compte collectif. Par défaut, le système traite tous les collectifs du type autre auxiliaire, c’est à dire autre que client ou fournisseur.

§ Devise de référence. Ce sont les montants en devise de référence, écriture par écriture, qui sont cumulés.

§ Seconde devise de restitution.. Tous les montants sont présentés en seconde devise de restitution. Selon le mode de gestion choisi pour la seconde devise de restitution, le traitement diffère. Dans le mode Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture avec garantie des équilibres, ce sont les montants en seconde devise de restitution, écriture par écriture, qui sont cumulés. Dans le mode Seconde devise calculée par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire, le système convertit le montant, écriture par écriture, de la devise de référence vers la seconde devise restitution, puis cumule ces montants convertis. De ce fait, l’état présenté peut faire apparaître des écarts suite aux arrondis des conversions unitaires que l’on cumule.

L’état imprimé a la même forme qu’une balance client ou fournisseur, présentée au paragraphe précédent.

6.6 Edition du grand-livre des comptes généraux

Cette procédure permet d'éditer le grand-livre des comptes généraux. Elle est accessible depuis le menu Edition/Grands-livres/Général.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð Grand livre arrêté. Vous pouvez choisir entre un arrêté à fin du mois ou à la date du. Dans le premier cas, indiquez ensuite le mois comptable sur lequel il faut arrêter le grand-livre. Dans le second cas, indiquez la date d’arrêté du grand-livre, qui peut être une date quelconque en milieu de mois. Par défaut, le système propose un arrêté à la fin du mois en cours.

ð Edition du détail des écritures. Activez cette option pour que les écritures comptables s’impriment en détail sur le grand livre. Si vous ne souhaitez imprimer que les soldes des comptes, avec éventuellement les totaux mensuels, désactivez cette option.

ð à partir du. Si vous avez activé l’option précédente, vous pouvez indiquer ici la date à partir de laquelle les écritures comptables s’impriment en détail. Si une date est indiquée, toutes les écritures antérieures à cette date seront cumulées en une seule ligne de report. Si aucune date n’est indiquée, toutes les écritures s’impriment depuis le début de l’exercice.

ð Edition des sous-totaux par mois. Activez cette option si vous voulez voir apparaître des lignes de totalisation des mouvements mois par mois. Ces lignes de totalisations mensuelles s’intercalent entre les écritures comptables, au sein de chaque compte.

ð Prise en compte des centralisations. La centralisation des écritures sur le grand-livre consiste à ne présenter qu’une seule ligne de totalisation par journal et mois comptable, cette ligne reprenant le cumul des mouvements débits et crédits, en lieu et place du détail des écritures comptables. On peut ainsi diminuer de façon significative le volume papier des grands-livres, sachant que le détail des mouvements peut être retrouvé sur les journaux. Cette centralisation ne s’effectue que pour les journaux et les comptes pour lesquels cela a été demandé explicitement, au niveau des paramètres journaux et du plan comptable. De plus, il n’y a centralisation que pour les mois comptables clos. Les mois non clos restent présentés en détail.

Il faut insister sur le fait que cette centralisation n'est qu'un artifice de programmation. Dans le fichier historique comptable, on conserve toujours le détail de toutes les écritures comptables passées réellement. Lors de l'édition des grands-livres, et si la centralisation est souhaitée, il y a cumul des écritures à centraliser par journal et période comptable. On ne fait figurer qu'une seule ligne cumul sur l'état, sous le libellé CENTRALISATION XX YY/ZZ, avec XX = Code du journal centralisé, YY = Mois comptable, et ZZ = Année comptable. Même après clôture mensuelle du journal, il donc possible si vous le souhaitez de ne pas centraliser les écritures, et de reprendre le détail de toutes les écritures.

Si cette option est activée, les centralisations seront prises en compte, conformément aux paramétrages ayant été mis en place, tel que cela est décrit ci-dessus. Si cette option est désactivée, aucune centralisation ne sera faite.

ð Reprise de l’exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices ouverts simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer un grand-livre pour n'importe lequel des deux exercices. Si on lance l'édition du grand-livre sur l'exercice le plus récent, par exemple édition arrêtée au mois 03/2000, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/1998, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 1999), soit de les ignorer, soit enfin de présenter le grand-livre comme si la clôture d’exercice au 31/12/99 avait été effectuée. La date de prochaine clôture, c'est à dire celle qui permet de distinguer les écritures de l'exercice précédent (ici 31/12/1999), est calculée à partir de la date de la dernière clôture effectuée (31/12/1998) et du nombre de mois de l'exercice (12), informations portées toutes deux dans la fiche société. Les choix possibles sont:

§ Oui. Les écritures de l'exercice précédent sont reprises en totalité. On a donc le détail de tous les mouvements des deux exercices. Vous pouvez éventuellement demander le détail des écritures à partir de la date de début du second exercice, mais cela ne reviendra pas exactement au même que l’option C=Clôture provisoire décrite ci-dessous, pour les cumuls de mouvements notamment, et pour les comptes de charges et produits.

§ Non. Les écritures de l'exercice précédent sont ignorées purement et simplement. Attention : pour les comptes de bilan, on n’aura donc pas de report à nouveau de l’exercice précédent.

§ Clôture provisoire. Présente le grand-livre comme si la clôture de l’exercice précédent avait été réalisée. Cette simulation de clôture consiste à :

· pour les comptes de classes 1 à 5, les écritures de l'exercice précédent sont reprises sous la forme d’une écriture de report à nouveau ;

· pour les comptes de classes 6 et 7, les écritures de l'exercice précédent ne sont pas reprises dans les comptes, mais sont sommées pour déterminer le résultat provisoire. Ce résultat provisoire apparaît sous la forme d’une écriture fictive dans un compte Résultat en instance d'affectation, ce compte étant paramétré dans la fiche société. L’écriture est fictive dans le sens où elle n’existe pas réellement dans le compte ; si on interroge ce compte Résultat en instance d’affectation, on ne la verra pas.

ð Masque de sélection des comptes. Permet d’effectuer une sélection des comptes plus fine que celle possible par les deux zones décrites ci-après (sélection par intervalle). Par exemple, en indiquant « 6 1 » dans ce masque, vous sélectionnez tous les comptes commençant par 6 et dont le dernier chiffre à droite est 1. Ce type de sélection est très pratique lorsqu'on a ouvert des comptes de charges et produits par établissement, en utilisant une position du N° de compte pour spécifier l'établissement concerné. La sélection par masque peut être combinée avec une sélection par intervalle.

ð Depuis le n° – Jusqu’au n°. Indiquez l’intervalle de comptes à traiter. Par défaut, le système propose d’imprimer tous les comptes.

ð Sélection des écritures. Cette zone de sélection vous permet de limiter l'édition aux seules écritures non lettrées, ou aux seules écritures lettrées. Les choix possibles sont :

§ Toutes. Impression de toutes les écritures, qu'elles soient lettrées ou non ;

§ Non lettrées. Impression des seules écritures non lettrées, ou lettrées avec une date de lettrage postérieure à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous ;

§ Lettrées. Impression des seules écritures lettrées avec une date de lettrage antérieure ou égale à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous.

ð Lettrées ou non lettrées au. Indiquez la date d’arrêté à prendre en compte pour déterminer si l’écriture doit être considérée comme lettrée ou pas. Cette zone n’a de sens que si l’on a choisi l’option Non lettrées ou Lettrées à l’invite précédente. Si vous ne renseignez pas cette zone, le système prend la date d’arrêté du grand-livre comme date d’arrêté de lettrage, ce qui est le cas le plus fréquent.

§ Devise de référence. Ce sont les montants en devise de référence, écriture par écriture, qui sont présentés.

§ Seconde devise de restitution.. Tous les montants sont présentés en seconde devise de restitution. Selon le mode de gestion choisi pour la seconde devise de restitution, le traitement diffère. Dans le mode Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture avec garantie des équilibres, ce sont les montants en seconde devise de restitution, écriture par écriture, qui sont cumulés. Dans le mode Seconde devise calculée par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire, le système convertit le montant, écriture par écriture, de la devise de référence vers la seconde devise restitution, puis cumule ces montants convertis. De ce fait, l’état présenté peut faire apparaître des écarts suite aux arrondis des conversions unitaires que l’on cumule.

ð Format. Cette zone, située en partie droite en dessous du bouton Imprimer, permet de choisir entre le format Vertical ou le format Horizontal. En format horizontal, on dispose d’informations supplémentaires, mais l’édition nécessitera davantage de pages.

ð Imprimer les cadres – Imprimer les trames. Ces deux options, situées en partie droite en dessous du bouton Imprimer, permettent de désactiver l’impression de tous les cadres et/ou des trames grisées mettant en évidence chaque nouveau compte. La désactivation de ces deux options permet d’accélérer l’impression et de diminuer la consommation d’encre ; cela est conseillé tout particulièrement si l’imprimante utilisée est de type matricielle.

Présentation du grand-livre

Pour chaque compte, on trouve :

· une partie en-tête qui identifie le compte (N° de compte et libellé du compte).

· une écriture de report, qui cumule toutes les écritures antérieures à la date de report (détail des écritures à partir du) indiquée sur l'écran de saisie des paramètres, le cas échéant.

· la liste des écritures passées dans le compte, ayant une date comptable comprise entre la date de report et la date d'arrêté du compte indiquées toutes deux sur l'écran de saisie des paramètres.

· des totaux mensuels des écritures, si cela a été demandé sur l'écran de saisie des paramètres.

· un total général du compte pour les colonnes Débit et Crédit, et le solde du compte à la date d'arrêté demandée.

Chaque écriture comporte les zones suivantes :

· La date comptable

· Le code journal

· Le n° de ligne, ou n° d'ordre interne de l'écriture (chaque écriture passée dans l'historique comptable est identifiée de façon unique par ce n° d'ordre).

· Le libellé nature de la pièce comptable (Facture, Avoir, OD...)

· Le n° de pièce comptable

· La date de la pièce comptable

· La date d'échéance de l'écriture

· La section analytique le cas échéant

· La référence du document et le libellé de l'écriture

· Le niveau de relance (pour les écritures client uniquement)

· Le code lettrage et le mois de lettrage, si l'écriture a été lettrée. Les lettrages partiels apparaissent avec le repère * dans le mois de lettrage.

· Le montant au débit

· Le montant au crédit

· Le solde progressif du compte, évoluant ligne par ligne.

L’état comporte de plus des sous-totaux pour chaque niveau ayant été demandé dans le plan comptable (classe de comptes à 1, 2 ou 3 chiffres).

Dans le format vertical, certaines données sont omises ou abrégées, faute de place.

Rappel : si la mention PROVISOIRE apparaît en haut à gauche de l’état, reportez vous au paragraphe 2.4 pour comprendre la signification de ce libellé.

6.7 Edition des grands-livres clients ou fournisseurs

Cette procédure permet d'éditer les grands-livres clients et fournisseurs. Elle est accessible depuis les options de menu Edition/Grands-livres/Clients et Edition/Grands-livres/Fournisseurs.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð Edition de sous-totaux par mois. Activez cette option si vous voulez voir apparaître des lignes de totalisation des mouvements mois par mois. Ces lignes de totalisations mensuelles s’intercalent entre les écritures comptables, au sein de chaque compte.

ð Reprise de l’exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices ouverts simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer un grand-livre pour n'importe lequel des deux exercices. Si on lance l'édition du grand-livre sur l'exercice le plus récent, par exemple édition arrêtée au mois 03/2000, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/1998, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 1999), soit de les ignorer. La date de prochaine clôture, c'est à dire celle qui permet de distinguer les écritures de l'exercice précédent (ici 31/12/1999), est calculée à partir de la date de la dernière clôture effectuée (31/12/1998) et du nombre de mois de l'exercice (12), informations portées toutes deux dans la fiche société. Les choix possibles sont:

§ Non. Les écritures de l'exercice précédent sont ignorées purement et simplement. Attention : pour les comptes de bilan, on n’aura donc pas de report à nouveau de l’exercice précédent.

ð Présentation par ordre des. Vous avez le choix pour l’ordre de présentation des comptes clients ou fournisseurs entre :

§ Numéros de compte.

§ Noms condensés. Permet d’obtenir un grand-livre dans l’ordre alphabétique des comptes.

ð Sélection des écritures. Cette zone de sélection vous permet de limiter l'édition aux seules écritures non lettrées, ou aux seules écritures lettrées. Les choix possibles sont :

§ Toutes. Impression de toutes les écritures, qu'elles soient lettrées ou non;

§ Lettrées. Impression des seules écritures lettrées avec une date de lettrage antérieure ou égale à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous.

§ Devise de référence. Ce sont les montants en devise de référence, écriture par écriture, qui sont présentés.

§ Seconde devise de restitution.. Tous les montants sont présentés en seconde devise de restitution. Selon le mode de gestion choisi pour la seconde devise de restitution, le traitement diffère. Dans le mode Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture avec garantie des équilibres, ce sont les montants en seconde devise de restitution, écriture par écriture, qui sont cumulés. Dans le mode Seconde devise calculée par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire, le système convertit le montant, écriture par écriture, de la devise de référence vers la seconde devise restitution, puis cumule ces montants convertis. De ce fait, l’état présenté peut faire apparaître des écarts suite aux arrondis des conversions unitaires que l’on cumule.

Présentation du grand-livre

Elle est très proche de celle d’un grand-livre des comptes généraux, qui est décrite au paragraphe précédent.

6.8 Edition du grand-livre autres auxiliaires

Cette procédure permet d'éditer les grands-livres des comptes auxiliaires autre que clients ou fournisseurs. Elle est accessible depuis le menu Edition/Grands-livres/autre auXiliaire.