7.8 Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
La Déclaration Préalable A l'Embauche (DPAE) est une démarche obligatoire pour chaque salarié que la société a l'intention d'embaucher. Elle doit être réalisée au plus tard 8 jours avant l'embauche.
Elle permet l'immatriculation du salarié auprès de la CPAM et l'enregistrement de sa demande d'examen médical d'embauche. Lorsqu'il s'agit de la première embauche pour l'employeur, elle permet également l'immatriculation de la société auprès de l'URSSAF, son affiliation auprès du régime d'assurance chômage et son adhésion à un service de santé au travail.
Cette DPAE peut être réalisée directement depuis LDPaye par la transmission d'un formulaire dématérialisé, à l'image de ce qui est réalisé pour la Déclaration Sociale Nominative. Ainsi, à partir de la fenêtre de situation d'un salarié comportant une situation d'entrée, ou en cliquant sur le menu Gestion, option Déclarations préalables à l'embauche, vous pouvez créer une DPAE puis l'envoyer à l'URSSAF. Vous pouvez ensuite suivre le déroulement de la procédure, récupérer le certificat de conformité ou les éventuelles anomalies.
Pour utiliser cette fonctionnalité, il est nécessaire d'être abonné au service en ligne de l’URSSAF.
Avant de pouvoir transmettre une déclaration, vous devez renseigner les identifiants URSSAF (SIRET, nom, prénom et mot passe) et lier ces identifiants avec un ou plusieurs utilisateurs de l'application LDPaye.
Dans la fenêtre de gestion des DPAE, accessible depuis le menu Gestion, option Déclarations préalables à l'embauche, cliquez sur le bouton Gérer les identifiants en bas à gauche, puis sur le bouton Identifiants URSSAF. Cliquez enfin sur le bouton Créer.
Renseignez les champs avec les éléments d'identification utilisés par le site de l'URSSAF. Veillez bien à reproduire le nom et prénom tels qu'ils ont été renseignés sur le site de l'URSSAF ; ils sont consultables sur l'espace en ligne de l'URSSAF, dans la rubrique Mon profil puis gérer mes coordonnées.
Pour une sécurité accrue, vous pouvez cocher Saisie du mot de passe lors de l’envoi. Dans ce cas, le mot de passe est demandé à chaque envoi de DPAE et vous vous assurez ainsi que seuls les utilisateurs autorisés peuvent transmettre ces déclarations.
Une fois les identifiants créés, vous pouvez revenir sur la fenêtre Liens entre utilisateurs LDPaye et Identifiants URSSAF et cliquer sur le bouton Créer pour ajouter un lien entre l’identifiant URSSAF, l’utilisateur LDPaye et la société.
Sélectionnez le Code société. L'identifiant URSSAF que vous venez de créer doit évidemment avoir les droits de gestion pour cette société sur le site de l'URSSAF. Indiquez ensuite un Code utilisateur si vous souhaitez limiter l'accès à certains utilisateurs. Sélectionnez enfin l'Identifiant URSSAF que vous venez de créer et validez en cliquant sur OK.
Lors de l'établissement de la Déclaration Préalable A l'Embauche (DPAE), vous devez choisir un centre de santé pour le salarié, celui vers lequel il sera orienté pour sa visite médicale.
Il est possible de paramétrer le centre qui sera proposé par défaut lors de cette procédure. Il suffit de le renseigner dans la fiche établissement, accessible depuis le menu Fichier, Données structurelles puis Etablissements et services, dans la zone Code service de santé de l'onglet Détail.
En cliquant sur l’icône de sélection à droite du champ Code service de santé, le logiciel propose une liste des centres les plus adaptés d'après le numéro que vous avez indiqué dans les coordonnées de votre centre URSSAF au-dessus ou d'après le code postal de votre établissement. Cette liste est mise à jour régulièrement par l'administration et rechargée tous les mois par l'application. Si vous disposez d'un Code service de santé qui n’apparaît pas dans la liste, vous pouvez cependant l'indiquer dans le champ de saisie.
Une fois que vous avez créé un nouveau profil salarié et enregistré sa situation d'entrée, il suffit de cliquer sur le bouton Déclaration DPAE pour créer une nouvelle Déclaration Préalable A l'Embauche.
Par défaut, ce formulaire reprend les éléments indiqués dans la dernière situation d'entrée du salarié. Il suffit de saisir l'Heure de début le 1er jour, le Centre de santé (déjà renseigné si vous l'aviez précisé dans la fiche établissement) et la durée, exprimée en jours, de sa période d'essai, dans la zone Période essai (jours) (déjà renseignée si vous l'aviez précisée dans la situation).
Après validation, la déclaration est créée, mais n’est pas encore envoyée.
Pour transmettre les déclarations, depuis la fenêtre de gestion des DPAE, accessible par le menu Gestion, option Déclarations préalables à l'embauche, cliquez sur le bouton Envoyer. La fenêtre d’envoi s'ouvre et la liste des déclarations qui n'ont encore jamais été transmises apparaît.
Notez que vous ne pouvez pas renvoyer une déclaration déjà envoyée ; il faut impérativement en recréer une.
Vous pouvez choisir l'identifiant URSSAF à utiliser dans la liste déroulante Identifiant. Dans le cas où plusieurs DPAE restent à transmettre et si certaines déclarations doivent être transmises avec un autre identifiant (établissement géré sur un autre compte URSSAF), vous pouvez sélectionner/désélectionner les DPAE à envoyer en cochant/décochant la première colonne de chacune des lignes concernées. Les boutons + et - permettent de, respectivement, sélectionner ou désélectionner toutes les déclarations affichées.
Grâce à la liste déroulante Afficher les déclarations, vous pouvez aussi filtrer les DPAE selon le type de contrat pour n'envoyer, par exemple, que les CDD et vous occuper des CDI plus tard. S'il n'y a qu'une déclaration susceptible d'être transmise, la fenêtre est simplifiée et ne propose ni filtrage, ni sélection, mais simplement un résumé de la DPAE à envoyer.
Cliquez enfin sur le bouton Envoyer les DPAE pour transmettre les déclarations.
La fenêtre Liste des déclarations préalables à l'embauche indiquera ensuite l'état d'avancement du traitement pour chaque déclaration dans la colonne DPAE validée. Cette colonne peut afficher différentes icônes:
La DPAE a été déposée mais le retour de conformité n'a pas encore été reçu.
La DPAE a bien été reçue, l'envoi est conforme et est en cours de traitement.
La DPAE est validée, l'accusé de réception est disponible.
La DPAE n'est pas conforme ou a été refusée.
Il est possible de filtrer l'affichage de la liste des déclarations en fonction de leur date de dépôt, selon qu'elles sont Actives ou Supprimées, qu'elles ont été Envoyées ou non, d'après d'Autres sélections comme celle de l'Etablissement, du Service, de profils, de codes AT ou statistiques ou selon le Mode de règlement.
Pour récupérer le dernier état et rafraîchir l'affichage, cliquez simplement sur le bouton Récupérer les retours.
Pour visualiser les retours concernant une DPAE, il suffit d’ouvrir la déclaration en la sélectionnant dans la table et en cliquant sur Modifier (ou en double-cliquant sur la ligne correspondante).
La liste des retours récupérés auprès de l'URSSAF pour cette déclaration apparaît en bas de la fenêtre.
Le retour DPAE: Accusé de réception correspond au document de validation de la DPAE. En cas d'erreur, le retour Bilan d'anomalie vous renseignera sur le problème rencontré. Comme vous ne pouvez pas renvoyer une DPAE déjà transmise, vous devez recréer une DPAE en ayant au préalable corrigé l'élément en anomalie.
Vous pouvez imprimer ces retours ou les visualiser en double-cliquant sur la ligne du tableau.
Une fois la DPAE transmise, son statut figurera également dans la situation d'entrée du salarié.
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