Définition des tableaux budgétaires
Un tableau budgétaire permet d'enregistrer, compte par compte, des montants budgétés. Il est possible de définir plusieurs tableaux budgétaires, ce qui permet par exemple de mémoriser plusieurs versions de budget. La gestion de ces tableaux budgétaires est accessible par le menu Traitement/Gestion budgétaire/Définition des tableaux budgétaires.
Un tableau budgétaire est caractérisé par :
- un code tableau, composé de 1 à 6 caractères, permettant d'identifier un tableau de manière unique. Il est conseillé d'utiliser le premier caractère pour distinguer les tableaux de type Saisi de ceux de type Réalisé (voir ci-après). Par exemple, B pour Budget dans le cas d'un tableau de type Saisi, R pour Réalisé pour les autres.
- un libellé de 25 caractères maximum
- un type de tableau. Les types possibles sont :
- Saisi. Le tableau contiendra des éléments budgétés, qui seront donc saisis (ou importés).
- Réalisé. Le tableau contiendra des éléments de type réalisé, qui seront extraits de la comptabilité générale et analytique.
- Une option Détail des auxiliaires. Si celle-ci est activée, le tableau sera détaillé par compte auxiliaire. Sinon, le tableau ne contiendra par le détail des comptes auxiliaires, mais seulement le total de chaque compte collectif. Il est possible dans tous les cas de saisir des éléments budgétés directement sur le compte collectif. Ce code est surtout utilisé pour un tableau de type réalisé, pour déterminer si, lors de la mise à jour du tableau, il faut extraire les informations pour chaque compte auxiliaire, ou si l'on se contente du compte collectif.
- Une option Ventilation analytique. Si cette option est activée, le tableau comportera une ventilation analytique, pour chaque compte général géré en comptabilité analytique (La définition des classes de comptes gérées en comptabilité analytique est celle utilisée dans le module Comptabilité analytique). Sinon, le tableau ne comportera aucune ventilation analytique.
- La période concernée, saisie sous la forme « du mois » « au mois ». En principe, cette période correspondra aux 12 mois d'un exercice comptable ; le mois de début devrait normalement être celui de début d'exercice : janvier si l'exercice est calé sur l'année civile, avril par exemple si l'exercice comptable court d'avril de l'année N à mars de l'année N+1.
Il est possible de créer un tableau par copie d'un tableau existant. Dans ce cas, les données contenues dans le tableau copié sont également dupliquées dans le tableau résultant de la copie. Cela permet de créer une nouvelle version de budget à partir d'une version déjà saisie. Et dans le nouveau tableau ainsi créé, on pourra opérer les modifications souhaitées, sans impacter le tableau de départ.
On peut aussi, via les boutons proposés en bas à gauche de la fenêtre listant ces tableaux, exporter et/ou importer un tableau budgétaire, avec toutes les données qu'il contient. L'export est réalisé au format CSV, facilement lisible par Excel ou un autre tableur. Pour importer des données, il faut commencer par choisir le tableau dans lequel l'import sera réalisé, quitte à en créer un si nécessaire. Si le tableau choisi pour l'import contient déjà des données, un message d'avertissement signale que les données du tableau seront effacées et remplacées par celles contenues dans le fichier qui sera importé (l'import se fait toujours en mode « annule et remplace » complet, jamais en mode « ajout » ou « remplacement partiel »).
Cet import s'avère assez pratique si on construit son budget dans un tableur, en amont de LDCompta. Il suffit dans ce cas d'exporter ce budget en format CSV depuis le tableur pour ensuite l'importer dans LDCompta. Le fichier CSV doit comporter 15 colonnes :
- N° de compte général
- N° de compte auxiliaire (à blanc pour les comptes généraux, ou même pour les comptes collectifs clients et fournisseurs si on ne veut pas détailler le budget par compte auxiliaire.
- Code section analytique (à blanc si le budget n'est pas ventilé en analytique).
- 12 colonnes donnant le montant budgété, mois par mois. Attention : les 12 colonnes correspondent toujours aux mois de Janvier à Décembre, même si le tableau est sur une période décalée par rapport à l'année civile. Ainsi, pour un tableau budgétaire couvrant la période Avril 2021 à Mars 2022, les 3 premières colonnes porteront les montants de janvier à mars 2022, les 9 qui suivent porteront les montants d'avril à décembre 2021. Cela ne correspond donc pas à l'ordre chronologique, mais simplement aux numéros des mois.
Définition des états budgétaires
Les différentes éditions budgétaires qu'il est possible de réaliser à partir de ce module doivent toutes être paramétrées sous la forme d'états budgétaires. La gestion de ces états budgétaires est accessible par le menu Traitement/Gestion budgétaire/Définition des états budgétaires.
Un état budgétaire est toujours composé de 2 colonnes pour le N° de compte et le libellé du compte, et de 5 colonnes dans lesquelles on peut faire apparaître au choix :
- soit les données issues d'un tableau budgétaire de type saisi ou réalisé
- soit la différence entre deux autres colonnes
- soit la différence exprimée en pourcentage entre deux autres colonnes.
On peut définir autant d'états que nécessaire. La définition d'un état est composée des éléments suivants :
- Le code de l'état budgétaire (2 caractères)
- Le libellé ou titre de l'état, sur 50 caractères maximum
Pour chacune des 5 colonnes de l'état :
- l'intitulé de la colonne, sous la forme de deux zones de 12 caractères. Ces zones figureront en-tête de colonne lors de l'édition de l'état ;
- Le code du tableau budgétaire à faire apparaître dans la colonne, et la période à extraire dans ce tableau. La période choisie doit être incluse dans la période définie pour le tableau choisi ;
- ou Le code calcul retenu pour la colonne. Ce code calcul peut prendre les valeurs :
- Écart : calcul de l'écart entre 2 colonnes
- Pourcentage : calcul de l'écart entre 2 colonnes, exprimé sous la forme d'un pourcentage.
Le code calcul doit être suivi des n° de colonnes à utiliser comme opérande du calcul.
Pour chaque colonne, il faut indiquer soit un code tableau et la période à extraire, soit un code calcul et les n° de colonnes opérandes. Il est possible également de laisser toutes les zones à blanc pour une colonne donnée, si vous n'avez pas l'usage des 5 colonnes possibles.
Sur le 2ème onglet Détail, d'autres choix sont possibles :
- L'ordre de présentation. Une première option permet de choisir entre une présentation détaillée par compte général, ou une présentation plus synthétique par poste budgétaire. La notion de regroupement budgétaire est présentée au chapitre 4.3 Plan comptable. Si vous choisissez ici l'option Poste budgétaire, lors de l'édition de cet état, vous trouverez une ligne par poste budgétaire (N° de compte et libellé) en lieu et place d'une ligne par compte général.
La deuxième option donne l'ordre de tri :
- Par compte général, compte auxiliaire et section
- Par section, compte général et compte auxiliaire
Notez que dans le libellé de ces options, le terme « compte général » est remplacé par « poste budgétaire » si vous choisissez Poste budgétaire à la première option, le terme « section » est remplacé par le vocable choisi pour le premier axe analytique lors de l'initialisation du module analytique.
En fonction de l'ordre de présentation qui est choisi, il faut ensuite spécifier le niveau de détail requis.
Si l'ordre de présentation est Par compte général, compte auxiliaire et section, vous avez à déterminer :
- Le niveau de détail par compte général. 3 valeurs possibles, sachant que les classes de comptes sont celles définies dans le plan comptable ; c’est la même notion que celle utilisée pour créer des niveaux de totalisation sur la balance générale :
- Détail des comptes et totaux par classe
- Détail des comptes uniquement
- Totaux par classe uniquement.
- L'option Détail des comptes auxiliaires. Dans le cas où les tableaux choisis comportent le détail des comptes auxiliaires, il est tout de même possible au moment de l'édition de masquer ce niveau de détail en désactivant cette option.
- L'option Détail des sections analytiques. Activez cette option si vous souhaitez imprimer le détail par section analytique pour chaque compte général.
Si l'ordre de présentation est Par section, compte général et compte auxiliaire, vous avez à déterminer :
- Le niveau de détail par section analytique, sachant que les niveaux de regroupement sont ceux définis dans le plan de comptes analytique du premier axe. 3 valeurs possibles :
- Détail et totaux par niveau de regroupement
- Détail par section uniquement
- Totaux par niveaux de regroupement uniquement.
- Le niveau de détail par compte général. 3 valeurs possibles, sachant que les classes de comptes sont celles définies dans le plan comptable ; c’est la même notion que celle utilisée pour créer des niveaux de totalisation sur la balance générale :
- Détail des comptes et totaux par classe
- Détail des comptes uniquement
- Totaux par classe uniquement.
- La fourchette de sélection. La sélection se fait soit sur les comptes généraux si vous avez demandé une présentation par compte général, soit sur les sections analytiques si vous avez demandé une présentation par section analytique. Cette sélection est surtout utile si le ou les tableaux budgétaires utilisés pour remplir les données de cet état contiennent des données pour tous les comptes, y compris ceux de classe 1 à 5, et que l'on ne souhaite suivre sur cet état que les comptes de charges et produits (classes 6 et 7).
Tables de ventilation mensuelle
Ces tables de ventilation mensuelle vont permettre d'accélérer la saisie du budget. En effet, le montant budgété de chaque compte général doit être ventilé mois par mois. Si vous ne donnez aucune indication particulière, cette ventilation se fera de façon forfaitaire, un douzième du montant annuel sur chaque mois, avec arrondi sur le dernier mois. Il est cependant possible de faire une autre répartition, soit en saisissant le détail mois par mois (en montant ou en pourcentage), soit en indiquant le code d'une table de ventilation mensuelle. Le montant annuel est alors immédiatement ventilé en fonction des indications données dans la table choisie.
La gestion des tables de ventilation mensuelle est accessible par le menu Traitement/Gestion budgétaire/Tables de ventilation mensuelle.
Une table de ventilation mensuelle est composée de :
- Le code de la table (2 caractères)
- un libellé
- douze valeurs exprimées en pourcentage, correspondant aux douze mois d'une l'année civile, janvier à décembre. La somme de ces douze valeurs doit obligatoirement être égale à 100.
Il est possible de créer plusieurs tables de ventilation mensuelle, ce qui permet d'utiliser plusieurs règles de répartition en fonction du type de charge ou de produit par exemple.
Tables de ventilation analytique
Ces tables de ventilation analytique vont permettre d'accélérer la saisie du budget, lorsqu'on veut détailler le budget sur le premier axe analytique. Le mode d'utilisation de ces tables est le même que celui défini pour les tables de ventilation mensuelle. Chaque fois qu'une charge ou qu'un produit doit être ventilé sur une ou plusieurs sections analytiques, il est possible de le faire soit en saisissant le détail section par section (en montant ou en pourcentage), soit en indiquant le code d'une table de ventilation analytique. Le montant annuel est alors immédiatement ventilé en fonction des indications données dans la table choisie.
Les tables analytiques utilisées dans le module budgétaire sont les mêmes que celles utilisées par ailleurs en comptabilité analytique, déjà décrite au chapitre Comptabilité analytique - Mise en œuvre. Elles sont accessibles par le menu Traitement/Gestion budgétaire/Tables de ventilation analytique.
