Important : en version 10, la comptabilité analytique a subi une profonde mutation. Tout ce qui est décrit dans ce chapitre ne s'applique donc qu'aux versions 10 et ultérieures de LDCompta.

De 1 à 3 axes

Quand on active le module de comptabilité analytique, on doit définir le nombre d’axes que l’on souhaite mettre en œuvre :

• Le nombre d’axes peut être compris entre 1 et 3. Ces 3 axes sont supportés partout dans LDCompta, en saisie, en consultation, en édition, et aussi dans les interfaces. Toutes les procédures d’interrogation et d’édition permettent « d’attaquer » chacun des 3 axes de façon indifférenciée.
• Le vocable associé à chaque axe est paramétrable : par défaut, on parle de section (axe 1), d’affaire (axe 2) et de destination (axe 3). Mais à l’initialisation du module analytique, on peut remplacer ces termes, les nouveaux termes choisis seront alors utilisés partout dans LDCompta.
• Chaque axe est codifié sur une zone d’au plus 10 caractères, sachant que vous pouvez choisir une longueur moindre. Cette zone peut faire l’objet d’un « découpage » en 0 à 4 niveaux de regroupements, correspondant un peu aux classes de comptes du plan comptable général. Ces niveaux de regroupement permettent ensuite d’avoir des totalisations sur les balances et grands-livres analytiques. Le découpage se fait à votre guise : ainsi, sur l’axe 1 par exemple, on peut demander un premier niveau de rupture sur les 2 premiers caractères, puis un second sur les 5 premiers.
• En sus de ces trois axes, on peut gérer un axe « quantité », qui donne accès à la saisie d’une quantité sur chaque écriture, en complément de la ventilation analytique.

Précision importante : toutes ces données analytiques (de 1 à 3 axes, plus l’axe quantité) sont sur le même « plan » analytique. Cela signifie concrètement que la ventilation d’une écriture sur les 3 axes se fait simultanément sur un seul et même écran de saisie, et non pas successivement sur 3 écrans, un pour chaque axe ayant été activé. Ce choix a été fait pour diverses raisons, la première étant que cela est plus simple et plus rapide en saisie dans la grande majorité des cas. Mais cela peut poser problème lorsqu’on a effectivement une ventilation « multiple » à faire sur plusieurs axes : par exemple, une charge à ventiler sur 3 sections et sur 3 affaires, avec croisement entre ces sections et affaires. En saisissant sur 2 plans, on aurait saisi 3 lignes de ventilation par section, puis 3 lignes de ventilation par affaire. Mais comme on saisit sur un seul plan, il faudra saisir 9 lignes de ventilation (en supposant que les 3 affaires se croisent sur les 3 sections), et calculer les montants de chaque ligne par des règles de prorata. Cela est effectivement plus complexe. On verra plus loin qu’on dispose de tables de ventilation sur chacun des trois axes, et qu’on peut donc pallier, au moins partiellement, à cette difficulté en faisant un usage aussi large que possible de ces tables de ventilation.

Utilisation des axes et quantités

L’usage de chacun des trois axes analytiques peut se paramétrer de façon distincte :

• en fonction de la classe de comptes (classe de comptes pouvant être définie sur 1 à 8 chiffres),
• mais aussi des classes de comptes analytiques des axes précédents.

Par exemple, l’utilisation de l’axe 2 peut être conditionnée par la classe de comptes analytiques (niveaux de regroupement) de l’axe 1. Et l’utilisation de l’axe 3 peut être conditionnée par la classe de comptes analytiques de l’axe 1 ou de l’axe 2.

Quant à l’usage de l’axe « quantité », il peut être fonction de la classe de comptes généraux, ou de la classe de comptes analytiques de l’un ou l’autre des 3 axes analytiques que l’on a activés.

Tout ceci se configure dans l’écran obtenu par le menu Fichier/Paramètres analytiques/Classes de comptes gérées en analytique.

Tables de ventilation

On peut définir des tables de ventilation sur n'importe lequel des 3 axes analytiques, dans le menu Fichier/Paramètres analytiques.

Ces tables peuvent être saisies en pourcentage, mais aussi en montant. En d’autres termes, le total des ventilations n’est pas obligatoirement égal à 100. On peut ainsi plus facilement saisir des clés de répartition que l’on a déjà par ailleurs (Chiffres d’affaires, consommations électriques, litres de gasoil…) sans avoir à tout convertir en pourcentage.

Par la suite, chaque fois que l'on saisit la ventilation analytique d'une écriture, on pourra au choix utiliser un code axe (1, 2 ou 3) ou un code table de ventilation.

Écritures « saisies » et « finales »

Le système mémorise pour chaque écriture la ventilation saisie (qui peut faire éventuellement appel à des tables) et en parallèle la ventilation analytique finale résultant de l’application de ces tables. Si aucune table de ventilation n’a été utilisée en saisie d’une écriture, ventilation saisie et ventilation finale sont égales bien sûr.

Exemples :

Sur l’axe 1, je dispose des codes S1 et S2, et d’une table de ventilation nommée TS1 qui répartit 60% sur S1 et 40% sur S2.

Sur l’axe 2, je dispose des codes A1 et A2, et d’une table de ventilation nommée TA1 qui répartit 50% sur A1 et 50% sur A2.

Écritures saisies                        Écritures finales

Ligne        Axe 1        Axe 2        Montant        Ligne        Séquence         Axe 1        Axe 2        Montant

Exemple 1

1        TS1        A1        100                1                1        S1        A1        60

                                               1                2        S2        A1        40

Exemple 2

1        S1        TA1        80                1                1        S1        A1        40

2        S2        A2        20                1                2        S1        A2        40

                                               2                1        S2        A2        20

Exemple 3

1        TS1        TA1        100                1                1        S1        A1        30

                                               1                2        S1        A2        30

                                               1                3        S2        A1        20

                                               1                4        S2        A2        20

L’intérêt de cette double mémorisation, ventilation saisie et ventilation finale, est qu’on peut à tout moment demander à recalculer la ventilation finale, c'est-à-dire à réappliquer les tables de ventilation suite à une modification de celles-ci. Ainsi, lorsqu’une clé de répartition n’est connue qu’en fin de mois, on peut quand même saisir les écritures tout au long du mois avec une table de ventilation dont le contenu sera « théorique », puis demander à réappliquer cette même table en fin de mois lorsqu’on connaît la clé de répartition « réelle », clé que l’on aura saisi dans la table en question.

On dispose pour cela d’une nouvelle procédure, accessible par le menu Saisie/Retraitement des écritures analytiques ou Outils/Vérification des données. Cette procédure permet de réaliser différentes choses :

• Sur le premier onglet, on peut reventiler les écritures d’une période donnée, en choisissant l’axe sur lequel on veut travailler, la table de ventilation à traiter ou Toutes les écritures. On peut aussi remplacer une table utilisée en saisie par une autre table, voire même un code quelconque par une table de ventilation.
• Sur le deuxième onglet, on peut demander à remplacer un code quelconque par un autre code ou celui d’une table. Et ce remplacement peut être fait au choix sur les écritures saisies, les écritures finales ou les deux simultanément (contrairement à l’onglet 1, qui se contente de recalculer les écritures finales à partir des écritures saisies). Avec en sus des possibilités de filtrage, sur un compte ou un ensemble de comptes généraux, ou sur les autres axes analytiques.
• Sur le troisième onglet, on peut importer les ventilations analytiques des écritures depuis un fichier Excel, fichier qui doit respecter un certain formalisme décrit sur l'onglet. Cela permet notamment on peut corriger des ventilations analytiques d'écritures de comptabilité générale déjà présentes dans LDCompta, écritures ayant été comptabilisés dans un premier temps avec une ventilation provisoire ou « par défaut ».
  Les nouvelles ventilations analytiques doivent être fournies dans un fichier Excel comportant 5 colonnes :
• N° écriture en comptabilité générale
• Code analytique Axe 1 (Section)
• Code analytique Axe2 (Affaire) - A blanc si axe 2 non utilisé
• Code analytique Axe 3 (Destination)- A blanc si axe 3 non utilisé
• Montant ventilé (éventuellement signé si la ligne de ventilation doit avoir un signe débit-crédit inverse de l'écriture de compta générale).
• Quantité - A zéro si Quantité non utilisée

On peut avoir bien entendu plusieurs lignes successives pour une même écriture, pour traiter le cas des ventilations multiples. Chaque code analytique peut également être celui d'une table de ventilation. La feuille Excel doit impérativement être triée par N° écriture. Elle doit comporter une première ligne d'en-têtes de colonnes (ligne qui est ignorée). La feuille à traiter doit être la première feuille du classeur, qui peut être au format .xls ou .xlsx.

Remarque : si on souhaite préparer la feuille Excel des écritures qui doivent être reventilées, on peut le faire par une extraction par LDSQL du fichier des écritures analytiques CPAHIS.
Exemple 1 : extraction de toutes les écritures analytiques du journal d'achat sur une période donnée

SELECT cpahis.necr,csec,caff,cdes,

 CASE WHEN cpahis.codc=cpthis.codc THEN cpahis.mont ELSE cpahis.mont*-1 END AS mont, qtue

 FROM cpahis JOIN cpthis ON cpahis.necr=cpthis.necr

 WHERE cpahis.jnal='AC' AND cpahis.date LIKE '201901%' AND nect=0 ORDER BY necr,neca

Exemple 2 : extraction de toutes les écritures analytiques présentes dans une section d'attente avant reventilation

SELECT cpahis.necr,csec,caff,cdes,

 CASE WHEN cpahis.codc=cpthis.codc THEN cpahis.mont ELSE cpahis.mont*-1 END AS mont, qtue

 FROM cpahis JOIN cpthis ON cpahis.necr=cpthis.necr

 WHERE csec='ATTENTE' AND nect=0 ORDER BY necr,neca

On peut alors corriger les ventilations dans la feuille Excel, puis importer ensuite ce fichier Excel pour reventilation.

Les mouvements analytiques

La comptabilité analytique peut être alimentée par deux flux d'écritures distincts :

• D'une part dans la comptabilité générale. En effet, dès lors que l'on a activé le module analytique, tout mouvement enregistré en comptabilité générale dans un compte de charges ou produits pour lequel on a demandé un suivi analytique est automatiquement basculé dans la comptabilité analytique. Cela est géré directement dans les différentes procédures de saisie d'écritures.
• D'autre part au travers de mouvements purement analytiques ; ces mouvements sont dits OD analytiques. Il s'agit de mouvements qui ne touchent que la comptabilité analytique ; ils ne sont nullement visibles dans la comptabilité générale. Ils permettent tout type de ré-imputation entre les valeurs des différentes axes analytiques, soit pour corriger des ventilations erronées en provenance de la comptabilité générale, soit pour solder certaines sections ou affaires en les déversant sur d'autres sections et/ou affaires.

La procédure d'interface standard du progiciel supporte les deux types de flux décrits ci-dessus.

Pour ce qui est des restitutions, LDCompta offre en standard :

• La consultation de la ventilation analytique d'une écriture de comptabilité générale. Cette consultation est possible directement depuis toutes les procédures de consultation offerts en comptabilité générale, telle la procédure de consultation d'un compte.
• Des procédures de consultation dédiées à l'analytique, sur chacun des 3 axes analytiques pouvant être utilisés.
• Les éditions analytiques classiques, à savoir les journaux, balances et grands-livres analytiques.
• Enfin, des tableaux de bord analytiques, sortent de compte de résultat pouvant être déclinés sur l'un des 3 axes analytiques aux choix.

Les aspects multidevises

La comptabilité analytique est tenue dans tous les cas en devise de référence.

Si vous avez activé le module Devises, toute pièce enregistrée en devise en comptabilité générale est automatiquement convertie et enregistrée en devise de référence pour ce qui est de sa ventilation en comptabilité analytique. Les mouvements purement analytiques (OD analytiques) ne peuvent être saisis quant à eux qu’en devise de référence.