Ce paragraphe décrit comment associer des documents GED à une fiche Client. Notez que le processus est en tout point identique pour une fiche Compte général, une fiche Fournisseur ou une Fiche Immobilisations (si vous disposez du module Immobilisations). Dans le cas de la saisie par pièce, le processus est quasiment le même, à quelques nuances près qui seront abordées ci-après.

L’interface entre une fiche de compte ou fiche immobilisation et la GED se fait au travers d’un « bouton-image » qui apparait au bas de la fiche :

L’image par défaut associée à ce nouveau bouton représente un dossier vide (comme ci-dessus). Cette image signifie qu’aucun document n’est encore associé à cette fiche tiers.

Dès lors qu’un ou plusieurs documents sont reliés à la fiche, l’image associée diffère et une bulle d’aide affichée en survol de cette image présente le nombre de documents associés :

En saisie par pièce, c’est sur le 3ème écran de la saisie, celui où l’on saisit les différentes lignes de la pièce, que l’on dispose de ce bouton-image.

Ajouter un document dans la GED

Pour associer un document à la fiche ou à la pièce en cours de saisie, on dispose de 3 méthodes :

• Un simple clic gauche sur le bouton-image ouvre la fenêtre principale de gestion des documents, fenêtre dans laquelle on va pouvoir consulter les documents déjà liés à cette fiche, mais aussi en ajouter.
  Cette fenêtre est décrite en détail au paragraphe suivant ;
• Un clic droit sur le bouton-image pour afficher un menu contextuel. Ce menu présente trois options :

• Acquisition depuis scanner, option présentée en détail plus loin
• Ajouter un fichier. Si vous choisissez cette option, une nouvelle fenêtre va vous permettre de sélectionner un ou plusieurs documents (fenêtre standard de sélection prise en charge par Windows).
• Ajouter un lien HTTP (URL). Là, une nouvelle fenêtre va vous permettre de copier un lien HTTP (une URL sur un site Web par exemple). Ce sera le cas notamment si vous disposez par ailleurs d'un logiciel GED pour lequel les documents sont accessibles au travers d'un navigateur.

Dans les trois cas, suite à l’acquisition du document proprement dite, un dialogue s’établit ensuite pour « qualifier » le document que l’on ajoute ; ce dialogue est présenté en détail ci-après.

• Faire glisser/déplacer à la souris un ou plusieurs documents sélectionnés dans une fenêtre de type Explorateur Windows sur le bouton-image en question (qu’il s’agisse de l’image Dossier vide ou Dossier plein).
  Lorsqu’on relâche les documents sur ce bouton-image, le dialogue d’ajout du ou des documents GED va s’établir, dialogue en tout point identique à celui que l’on observe lors de l’ajout d’un document par sélection comme décrit dans la deuxième méthode.

Les trois méthodes sont donc disponibles, et donnent fonctionnellement le même résultat.

La première est la plus simple pour des utilisateurs Windows « novices » ; la dernière est la plus efficace pour les utilisateurs Windows « experts » qui savent jongler avec plusieurs applications ouvertes simultanément, et qui disposent d’un écran suffisamment vaste pour pouvoir disposer côte à côte la fenêtre LDCompta présentant la fiche Tiers ou Immobilisation ou la saisie par pièce, et une ou plusieurs fenêtres de type Explorateur Windows à partir desquelles on initiera le Glisser/Déplacer.

Fenêtre de dialogue d’ajout d’un document

A chaque ajout d’un document dans la GED, LDCompta présente une fenêtre permettant de mieux qualifier le document. Cette fenêtre permet d’indiquer :

• Le sujet du document (par défaut, c’est le nom du document qui est repris)
• Un type de document. Ce type se présente sous forme d’une liste déroulante, liste dans laquelle vous pouvez soit sélectionner l’une des valeurs figurant déjà dans la liste, soit saisir une nouvelle valeur.
  La liste déroulante présente toujours l’ensemble des valeurs utilisées parmi tous les documents GED déjà enregistrés. Ce type pourra ensuite être utilisé comme critère de filtre pour retrouver plus facilement des documents.

Particularité lors de l’ajout d’un document lié à une pièce : c’est le libellé associé au code nature de la pièce qui est proposé comme type de document : Facture, Avoir…

• Une date, qui est initialisée par défaut à la date du jour
• Un commentaire : il s’agit là d’une zone de texte « riche » (format RTF, permettant une mise en forme du texte).

Toutes les données présentées dans cette fenêtre sont facultatives.

La fenêtre présente aussi un second onglet nommé Liens. Si vous basculez sur cet onglet, vous pourrez voir quels sont les liens que LDCompta va faire entre le document ajouté ici et le ou les éléments internes à LDCompta.

La constitution de ces liens est entièrement prise en charge par LDCompta ; tout dépend de l’endroit à partir duquel le document est ajouté.
Ainsi, si vous étiez dans une fiche tiers, le document sera lié à celle-ci. Si vous étiez en saisie d’une pièce comptable, le document sera relié d’une part à la pièce comptable elle-même identifiée par le triplet (Code journal, N° de pièce, Date), mais aussi à toutes les lignes comptables de la pièce par leur N° interne, et le cas échéant à la fiche du tiers mouvementé par cette pièce. Un document ajouté en saisie d’une facture fournisseur par exemple sera aussi visible depuis la fiche du fournisseur.

Particularité dans le cas de l’ajout de documents en création d’une fiche ou en saisie par pièce

Si l’on tente d’ajouter un ou plusieurs documents lors de la création d’une fiche (client, fournisseurs ou immobilisation), le dialogue d’ajout du document ne s’établit qu’après validation de la fiche.

Ce n’est en effet qu’à ce stade que LDCompta peut établir sans risque d’erreur les liens entre le document et la fiche venant d’être créée.

Le même principe s’applique pour l’ajout de document lors de la saisie d’une pièce comptable : le dialogue s’établit une fois la pièce validée.

Entre le moment où vous avez ajouté des documents et le moment où le dialogue d’ajout s’établit, LDCompta présente le bouton-image GED Dossier plein, avec le texte « Il y a des documents en attente » qui s’affiche en survol de cette image.

De plus, le clic gauche sur le bouton-image GED, qui permet en principe d’ouvrir la fenêtre de gestion des documents liés à l’élément en cours dans LDCompta (fiche tiers, pièce comptable), n’est pas supporté ici. En effet, à ce stade, il n’existe encore aucun élément « courant » auquel on pourrait se rattacher. Seul le clic droit ou le dépôt de fichiers par Glisser/Déplacer sont possibles sur cette image, pour ajouter des documents qui seront mis en attente jusqu’à la validation de la fiche ou de la pièce en cours de création.

Enfin, lors de la saisie d’une pièce avec canevas, il n’est pas possible d’ajouter des documents par un clic droit sur le bouton-image GED tant qu’on n’a pas atteint la fin du canevas. En effet, l’ouverture de la fenêtre de sélection du document à ajouter en GED (ou de la fenêtre d’acquisition du document depuis un scanner) déclenche au préalable les contrôles habituels effectués à chaque fin de ligne saisie, et renvoie donc le focus sur la ligne en cours de saisie.

Il faut donc attendre que toutes les lignes du canevas aient été parcourues, ou utiliser la méthode de Glisser/Déplacer des documents directement sur le bouton-image GED, cette méthode ne perturbant en rien la saisie en cours.