Le module de gestion électronique des documents (GED) de LDCompta permet de lier des documents « bureautique » (fichiers PDF, Word, Excel, images…) à des éléments comptables : un compte général ou auxiliaire (fiche client, fiche fournisseurs), une pièce comptable, une fiche immobilisation.

Pour ce qui est des comptes ou des fiches immobilisations, l'ajout/ consultation des documents liés se fait depuis la fiche du compte ou la fiche immobilisation.

Pour ce qui est des pièces comptables, l'ajout peut se faire :

• directement lors de la saisie de la pièce
• après coup, dans les différentes procédures de consultation (compte, pièce, référence, journal...)
• ou via l'interface standard, par exemple pour les factures qui seraient intégrées dans LDCompta via une interface.

On entend par « document » un fichier Windows de quelque type que ce soit : fichier PDF, fichier Image (bmp, png, jpg…), fichier Microsoft Office (doc, xls…), fichier Open Office (odt, ods…), etc.

Il peut s’agir soit d’un document déjà existant sur le poste local ou sur un disque réseau, soit d’un document que l’on va acquérir « à la volée », si on dispose d’un scanner sur le poste de travail où s’exécute LDCompta.

Les éléments gérés par LDCompta pour lesquels on peut à ce jour associer des documents sont :

• La fiche d’un compte général (surtout utile pour les comptes de classe 4, tels les organismes sociaux),
• La fiche d'un client
• La fiche d’un fournisseur
• La fiche d’une immobilisation
• Une pièce comptable

Le mode de gestion des 4 premiers éléments listés ci-dessus est identique ; il est présenté dans le paragraphe GED dans les fiches tiers, immobilisation.

Le mode de gestion des documents liés à des pièces comptables est présenté aux paragraphes Fenêtre générale de gestion des documents et GED dans les procédures de consultation

Référence au document d’origine, ou copie du document

Lorsqu’on associe un document existant à un élément de LDCompta, selon l’emplacement (le chemin) du document d’origine, il peut y avoir selon le cas :

• soit référencement du document à cet emplacement d’origine ;
• soit copie de ce document dans un répertoire propre à la GED de LDCompta ;
• soit déplacement du document depuis l’emplacement d’origine dans un répertoire propre à la GED de LDCompta.

Dans le premier cas, l’intérêt est que l’on n’a qu’un seul exemplaire du document. Si ce document est appelé à être modifié, on référencera ainsi toujours la dernière version de ce document.
L’inconvénient est que si ce document est supprimé en dehors de LDCompta, LDCompta va conserver un lien vers un document qui n’existe plus : on parle dans ce cas d’un lien « rompu » ; ceux-ci apparaissent avec une icône figurant une croix rouge en regard du lien dans l’interface de LDCompta.

Dans le second cas, comme on conserve une copie au sein de LDCompta, le fait de supprimer le document d’origine n’aura pas d’incidence pour LDCompta, qui conservera le lien sur la copie du document.

Mais si le document d’origine est modifié, LDCompta n’en a aucune connaissance. De plus, le fait de copier tous les documents peut générer un volume de données assez important au fil du temps.

Dans le troisième cas, il n’y aura au final qu’un seul exemplaire du document, conservé au sein de LDCompta. Cette 3ème méthode permet par exemple de numériser par avance, dans un répertoire « temporaire », tout en ensemble de documents.

Puis, au fur et à mesure que ces documents sont associés à des éléments comptables, ceux-ci seront déplacés (classés) dans des dossiers propres à LDCompta.

Le choix entre ces trois alternatives se fait en indiquant le ou les chemins pour lesquels LDCompta doit opter pour la première ou la troisième option, l’option par défaut étant la seconde : copie du document d’origine dans l’arborescence de documents de LDCompta. Cette liste de chemins peut être définie à partir du menu Fichier/Paramètres divers/Chemins d’acquisition (GED).

Pour chaque chemin que vous voulez gérer de la sorte, indiquer un « code chemin », le chemin (local ou réseau) en clair (en utilisant pour cela le bouton Parcourir), et le mode de gestion souhaité.

A chaque sélection d’un document pour ajout dans la GED, LDCompta compare le chemin du document sélectionné avec tous ceux définis dans cette fenêtre.

Dès lors que le document se trouve dans l’un des répertoires référencés, ou même dans un sous-répertoire de l’un de ces répertoires, LDCompta utilisera le mode de gestion souhaité pour ce chemin : référencement du document à l’emplacement d’origine, ou déplacement du document depuis cet emplacement d’origine dans l’arborescence de documents de LDCompta.

Si aucun des chemins listés dans cette fenêtre n’englobe le document sélectionné, c’est le mode de gestion par défaut qui est utilisé ; le document est alors copié dans l’arborescence de documents de LDCompta.

Comment sont conservées les références aux documents

La problématique classique dès lors qu’on cherche à enregistrer des liens vers des documents bureautique est que l’emplacement de ceux-ci peut évoluer au cours du temps : ajout de nouveaux disques locaux, déplacement de données d’un disque local sur un disque réseau, changement de serveur de données…

Pour se prémunir de cela, LDCompta n’enregistre pas de chemin « absolu » à ces documents, mais seulement des chemins « relatifs », soit relatifs à un « code chemin » défini dans la fenêtre des répertoires de documents GED, soit relatifs à l’arborescence de documents GED propre à LDCompta présentée ci-après lorsque le document d’origine est copié.

Exemple : si après avoir référencé de nombreux document depuis un chemin local nommé D:\Bureautique, on déplace ce dossier Bureautique sur un disque réseau auquel on attribue la lettre U:, il suffira, dans la fenêtre de définition des chemins d’acquisition, de remplacer D:\Bureautique par U:\ (ou U:\Bureautique selon le niveau où l’on a défini le partage réseau) et le tour est joué. LDCompta saura retrouver les documents au nouvel emplacement.

Espace de documents GED propre à LDCompta

Lorsque le document sélectionné fait l’objet d’une copie propre à LDCompta, cette copie est faite à un emplacement propre à LDCompta.

La racine de cette arborescence se trouve dans le sous-répertoire Documents du répertoire des sous-répertoires.

Au sein de ce sous-répertoire Documents, LDCompta va ensuite créer :

• Un sous-répertoire par société, dont le nom est le code société à 3 caractères
• Au sein de chaque répertoire société, un répertoire Comptes, Clients, Fournisseurs, Immobilisations, Autres
• Au sein de chacun de ces sous-répertoires, un sous-répertoire par compte général, client, fournisseur ou Immobilisations.
  Le nom de ce sous-répertoire est constitué par le libellé du compte (général) ou le nom du tiers (client ou fournisseur), suivi du N° de compte précédé de la lettre G ou du code du tiers précédé de la lettre C ou F. Pour les fiches immobilisations, c'est le libellé de l’immobilisation suivi du code de l’immobilisation.
  Pour ce qui est du sous-répertoire Autres, celui-ci va recevoir les documents associés à des pièces comptables qui ne référencent aucun compte de tiers (assez rare).