Ouverture de session

Une fois le progiciel installé, y compris la phase de définition des variables d’environnement, le lancement du progiciel vous amène sur l’écran Ouverture de session :

Depuis cette fenêtre, identifiez-vous en choisissant un code utilisateur, frappez le mot de passe correspondant, choisissez la société que vous voulez ouvrir dans la liste proposée en partie basse de la fenêtre et validez le tout par le bouton OK.

Gérer les sociétés

Si aucune société n’est encore disponible (nouvelle installation), vous pouvez cliquer directement dans le cadre Choix de la société pour restaurer le dossier de démonstration. Ou cliquez sur le bouton Sociétés, puis sur le bouton Restaurer pour restaurer un dossier de paye provenant d'un autre environnement.

Dans tous les cas de figure, pour créer une société, il faut avoir déjà un premier dossier de paye existant, bien souvent le dossier de démonstration. La société sera créée au sein du dossier (du répertoire) en question. Elle partagera de ce fait toutes les codifications utilisées dans LDPaye et tout ce qui relève du « plan de paye » : rubriques, cotisations, constantes, cumuls...

L'écran de création d'une société se présente ainsi :

C'est à ce stade qu'il faut choisir entre deux options :

• Soit intégrer la nouvelle société dans un répertoire de données existant ; c'est l'option qui est proposée par défaut. Il suffit alors conserver la sélection Répertoire de données existant, de choisir éventuellement dans quel répertoire de données vous souhaiter ajouter la nouvelle société (si vous disposez déjà de plusieurs répertoires de données distincts), et éventuellement d’indiquer le code société utilisé en interne (à défaut, ce code sera pris identique au code de la société, ce qui convient bien la plupart du temps).
  La création de plusieurs sociétés au sein d’un même répertoire est l’option qui est conseillée en règle générale, car elle est plus simple en maintenance ; les évolutions du système de paye (nouvelles cotisations par exemple, ou changement de taux) se feront une seule fois et s’appliqueront à toutes les sociétés contenues dans le même répertoire ;
• Soit placer la nouvelle société dans un nouveau répertoire de données. Il faut alors sélectionner l’option Nouveau répertoire de données, indiquer le code à 3 caractères du nouveau répertoire de données qui doit être créé, choisir le code du répertoire de données qui sera utilisé comme modèle pour créer le nouveau répertoire de données (répertoire à partir duquel sera notamment initialisé tout le plan de paye du nouveau répertoire), et enfin indiquer éventuellement le code société utilisé en interne (à défaut, ce code sera pris identique au code de la société, ce qui convient bien la plupart du temps).
  La création de sociétés dans des répertoires de données distincts peut permettre par exemple de gérer sur une même machine des systèmes de paye très différents, qu’il serait difficile de maintenir dans un même environnement.

Le code société utilisé en interne peut être différent du code société lui-même. On peut ainsi utiliser deux codes sociétés internes identiques, pourvu qu'ils correspondent à des sociétés placées dans des répertoires de données différents. En revanche, le code société externe, c'est à dire celui qui apparaît sur l’écran d’ouverture, doit être unique sur l'ensemble des répertoires de données. L’objectif de tout ceci est de pouvoir travailler sur plusieurs copies du même répertoire de données, en leur ayant attribué des codes externes différents.

Pour ce qui est des sociétés existantes, il est possible à tout moment de modifier le libellé de la société. Ce libellé figure toujours dans la barre de titre de la fenêtre principale de LDPaye, ainsi que dans le cadre de haut de page, en haut à gauche, de tous les états produits par le logiciel de paye.

On peut également supprimer purement et simplement une société. Cette opération nécessite bien sûr de disposer d’un niveau d’accès de type Administrateur. La suppression d'une société consiste d'une part à effacer toutes les données relatives à cette société du répertoire de données dans lequel elle est contenue, d'autre part à effacer également le répertoire de données si celui-ci ne contient aucune autre société suite à cette suppression. La suppression du répertoire de données n’est cependant réalisée qu’après confirmation de votre part.

Toujours dans cette fenêtre de gestion des sociétés, on peut procéder à la restauration d’un dossier de paye (nouveau répertoire provenant d'un autre environnement LDPaye, ou répertoire existant déjà dans cet environnement mais pour lequel on veut revenir à une version plus ancienne à partir d'une sauvegarde faite antérieurement).
Remarque importante : les sauvegardes-restaurations se font toujours par répertoire « entier ». Si un répertoire contient 2 sociétés, il n'est pas possible de restaurer une seule des deux sociétés par exemple.

Une fois que vous avez créé ou restauré au moins une société, revenez sur l’écran d’ouverture en cliquant sur Fermer.

Gérer les utilisateurs

Vous pouvez de la même façon créer un ou plusieurs autres codes utilisateurs, en sus de celui créé à l'initialisation de l'environnement, en cliquant sur le bouton Utilisateurs.

Tous les aspects liés à la gestion des utilisateurs et aux sécurités d'accès sont décrits au chapitre 4. Gestion des droits d’accès et Sécurisation des données.

Autorisations spéciales

En plus des sécurités qui peuvent être mises en place comme décrit au chapitre 4. Gestion des droits d’accès et Sécurisation des données, l'accès à certains paramètres considérés comme sensibles est protégé « nativement ». Pour ces paramètres, l'accès n'est possible que si l'utilisateur courant dispose d’un droit d’accès de niveau Administrateur sur la société courante. Ce droit d’accès peut être obtenu de deux façons distinctes :

• Soit l’utilisateur est de type Administrateur, et dispose donc implicitement d’un droit d’accès de niveau Administrateur sur toutes les sociétés ;
• Soit l’utilisateur bénéficie explicitement d’un droit d’accès de niveau Administrateur sur la société courante, droit d’accès qui ne peut lui être conféré que par un utilisateur de type Administrateur.

Par défaut, si aucun utilisateur n’est de type Administrateur, le système considère que tous les utilisateurs sont de type Administrateur, ce qui revient à dire qu’il n’y a aucune gestion des sécurités. Ce principe de fonctionnement présente évidemment de nombreux risques, et doit être réservé aux toutes petites entreprises où il n’y a qu’un seul utilisateur paye. Dès lors qu’il existe un service composé de plusieurs personnes, il est vivement conseillé de créer plusieurs codes utilisateurs distincts, en distinguant le rôle de chacun, et en attribuant le type Administrateur ou le niveau d’accès Administrateur avec parcimonie.

Là aussi, vous pouvez vous reporter au chapitre 4. Gestion des droits d’accès et Sécurisation des données pour obtenir des informations complémentaires sur la gestion des sécurités dans LDPaye.

Paramètres d'environnement

Si l'on veut revoir ou même modifier certains des paramètres d'environnement qui ont été définis dans la phase d'installation du logiciel, utilisez la combinaison de touches Alt F1 dans cette fenêtre d'ouverture de session.