5.5 Calcul des effectifs

La fenêtre de calcul des effectifs, depuis le menu Gestion/Calcul des effectifs vous permet de mieux suivre et contrôler vos effectifs.

Rappel : depuis janvier 2019, on ne transmet plus en DSN aucune notion d'effectif (effectif entreprise au 31/12 de l'année écoulée, rubrique 06.009 et effectif établissement fin de période, rubrique 11.008). Les données d'effectif sont reconstituées directement par l'URSSAF à partir des données nominatives transmises mensuellement en DSN. Pour cela, l'URSSAF applique tout un ensemble de règles assez complexes décrites en détail dans un document disponible sur leur site.

A partir de ces éléments, LDPaye propose un tableau des effectifs qui s'affiche quand vous sélectionnez cette option Gestion/Calcul des effectifs.

En partie haute de la fenêtre, on peut choisir le mois d'arrêté de l'effectif (en principe décembre, si on veut calculer l'effectif moyen annuel) et le type d'effectif à calculer, sachant que l'URSSAF distingue, depuis 2021, quatre types d'effectifs.

En partie centrale, les données s'affichent dans un tableur. Le fait que l'on soit dans un tableau n'apparait pas clairement de prime abord, car on a masqué quasiment tous les éléments du tableau : le ruban, le quadrillage, les N° de lignes et colonnes, la barre de formule. Mais tout ceci peut facilement être affiché en cliquant sur le bouton Afficher le ruban, puis en sélectionnant les options correspondantes de l'onglet Affichage de ce ruban. On retrouve alors une présentation de tableur plus « classique », celle qu'on peut avoir dans Excel ou Libre Office par exemple. Le tableau peut d'ailleurs être enregistré au format .xlsx si vous souhaitez ensuite le retravailler avec votre logiciel tableur favori (bouton Enregistrer sous du ruban).

Dans ce tableau, on trouve une ligne par salarié et une colonne par mois, avec à l'intersection des deux la valeur prise en compte dans l'effectif, comprise entre zéro et un (sauf en cas de surpondération pour l'effectif de type EMM BOETH).

Cette valeur est calculée en tenant compte des différents éléments figurant dans les colonnes plus à droite qui peuvent tous avoir une influence sur ce calcul d'effectif, selon le type d'effectif demandé. Notez au passage qu'un salarié peut apparaitre sur deux lignes successives :

• Soit s'il a deux contrats distincts dans le temps.
• Soit, lorsqu'il s'agit d'un même contrat, si une des valeurs influant dans le calcul a changé au cours du temps. Citons le cas le plus fréquent d'un changement de la durée contractuelle par exemple. Mais cela peut aussi être le cas lorsque le statut BOETH d'un salarié change.

Les valeurs indiquées ligne à ligne sont ensuite sommées au bas du tableau sur la ligne intitulée TOTAUX MENSUEL. Puis l'effectif moyen annuel (EMA) est calculé en divisant la somme de ces totaux mensuels par le nombre de mois où le total mensuel est non nul.

C'est cette valeur d'effectif moyen annuel (EMA) qui est le facteur déclencheur pour toutes les mesures où un seuil d'effectif est prévu par le code de la Sécurité sociale : contribution FNAL à 0,10% ou 0,50%, forfait social 8% sur les cotisations patronales de prévoyance, forfait social au titre de l'épargne salariale, déduction forfaitaire patronale pour heures supplémentaires, versement mobilité... Il est donc à suivre attentivement quand on s'approche d'un des seuils ayant une incidence en paye : 11, 20, 50, 200 salariés.

Remarque : une partie des règles de calcul d'effectif mises en œuvre dans cette procédure ne s'appliquent qu'à compter de 2018. Si vous calculez un effectif sur une période antérieure à 2018, rien ne garantit que l'EMA calculé est en phase avec ce que calculait l'URSSAF à l'époque. D'autre part, il y a quelques règles qui diffèrent entre 2018, 2019 et 2020. A effectif constant, on peut donc avoir dans certains cas (assez rares toutefois) un résultat différent selon l'année choisie.