Cette fonctionnalité de LDPaye vous permet de mieux suivre tous les évènements ayant une date d’échéance connue à priori (date de fin de contrat par exemple) ou une périodicité régulière (visite médicale annuelle par exemple). Vous pouvez ainsi être prévenu lorsque l’évènement arrivera à échéance, et donc prendre les mesures qui s’imposent en temps utile.

Deux fenêtres permettent de mettre en œuvre cette fonctionnalité :

• La gestion des types d’évènements, accessible depuis le menu Plan de paye/Type d’évènements
• La gestion des évènements, accessible depuis le menu Gestion/Évènements, depuis la barre d’outils par l’icône correspondant, ou encore directement depuis la fiche d’un salarié, par le bouton ÉvènementS.
• De plus, une procédure d’impression Liste des évènements est disponible depuis le menu Gestion/Imprimer. Cette procédure est décrite en détail plus loin.

Types d’évènements

C’est ici que vous allez décrire quels sont les évènements que vous souhaitez gérer dans le logiciel. Vous y accédez par le menu Plan de paye/Type d’évènements. 

Pour chaque type d’événement, on peut définir :

• Un Code. Constitué de 3 caractères, il identifie un type d'évènement de manière unique.
• Un Libellé.

Deux cadres permettent ensuite de définir la gestion de deux dates possibles pour ce type d'événement. Dans chacun de ces cadres, on trouve :

• Contrôle. 3 options sont proposées : Sans date (cette date n'est pas gérée pour ce type d'évènement ; tous les autres champs du cadre Date sont alors grisés), Date facultative ou Date obligatoire. Dans le dernier cas, à chaque saisie d'un évènement de ce type, la date devra obligatoirement être renseignée.
• Définition. Indiquez ici la mention qui apparaitra à droite de ce champ Date lors de la saisie d'un événement de ce type.
• Date de base. On peut ici opter pour une date qui sera saisie à chaque création d'un évènement de ce type ou qui proviendra de la fiche du salarié : Date d'entrée, Date de sortie, Date d'ancienneté...
• Calcul. Deux types de calcul sont proposer : Ajouter ou de soustraire un certain nombre de mois par rapport à la date de base, Renouveler tous les x mois.
  Le premier type de calcul permet de gérer une alerte 1 mois avant la date de sortie d'un salarié par exemple, ou 6 mois après sa date d'entrée. Le deuxième type de calcul convient bien par exemple pour un évènement de type « visite médicale » qui doit être renouvelée régulièrement.
• Condition d’alerte. Cette condition d’alerte est exploitée soit dans la liste des évènements (voir plus loin), soit dans la fenêtre de gestion des évènements, soit encore dans la fenêtre principale de calcul des bulletins. L’objectif est de mettre en évidence tous les salariés pour lesquels un événement arrive à échéance dans le mois courant. Pour chaque type d’évènements, on sélectionnera le type d’alerte souhaitée, soit aucune alerte (l’événement est créé « pour mémoire », mais il n’est pas nécessaire de déclencher un « rappel »), soit une alerte basée sur la date 1 ou 2 de l’événement.
• Champ texte. Indiquez le libellé qui sera associé au champ texte présent lors de la saisie d’un événement de ce type pour un salarié. Si ce libellé n’est pas renseigné, le champ texte ne sera pas proposé en saisie d’événement de ce type.
• Champ numérique. Indiquez ici le libellé qui sera associé au champ numérique présent lors de la saisie d’un événement de ce type pour un salarié. Si ce libellé n’est pas renseigné, le champ numérique ne sera pas proposé en saisie d’événement de ce type.

Remarque : depuis la fenêtre de gestion des types d’évènements, on peut accéder directement à la fenêtre de gestion des évènements décrite plus loin, en cliquant sur le bouton Gérer situé en bas à gauche. Vous pouvez ainsi visualiser tous les évènements du type sélectionné, et gérer (créer, modifier, supprimer) ces évènements.

Saisie des évènements

C’est cette procédure qui permet de suivre les évènements. La fenêtre principale propose deux modes d’accès, en choisissant l’onglet approprié en partie basse : Par salarié ou Par type d’évènement.

Selon l’onglet sélectionné, choisissez le salarié ou le type d’événement voulu, puis cliquez sur le bouton Gérer. Vous visualisez alors tous les évènements déjà déclarés pour le salarié ou le type d’événement sélectionné. A partir de là, les boutons Ajouter, Modifier, Supprimer permettent de gérer les évènements.

Rappelons que l’on peut également accéder directement à la saisie des évènements pour un salarié depuis la fiche du salarié.

Lors de la création ou modification d’un événement pour un salarié et un type donné, vous devez indiquer :

Sur le premier onglet Général 

• Le rang de l’événement. Ce rang permet de classer les évènements, pour le cas où l’on crée plusieurs événements du même type pour un même salarié. En règle générale, conservez la valeur qui est proposée par le système.
• Le libellé de l’événement
• La date 1, si cette date 1 a été déclarée « en saisie » pour ce type d’événement. Le libellé associé à cette date est ici celui que vous avez déclaré pour le type d’événement.
• La durée ajoutée à cette date 1 pour déclenchement de l’alerte, si le mode de calcul Ajouter ou soustraire x mois a été sélectionné lors de la définition de la date 1 pour ce type d’événement, ou La fréquence si le mode de calcul sélectionné était Renouveler tous les x mois.
• La date 2, si cette date 2 a été déclarée « en saisie » pour ce type d’événement. Le libellé associé à cette date est ici celui que vous avez déclaré pour le type d’événement.
• La durée ajoutée à cette date 2 pour déclenchement de l’alerte, si le mode de calcul Ajouter ou soustraire x mois a été sélectionné lors de la définition de la date 2 pour ce type d’événement, ou La fréquence si le mode de calcul sélectionné était Renouveler tous les x mois.

Sur le second onglet Informations complémentaires

• Un champ Mémo facultatif, permettant de décrire l’événement plus en détail
• Un champ texte complémentaire, si celui-ci a été retenu lors de la définition du type d’événement, en saisissant un libellé associé à ce champ texte.
• Un champ numérique complémentaire, si celui-ci a été retenu lors de la définition du type d’événement, en saisissant un libellé associé à ce champ numérique.

Présentation des alertes

Dans les fenêtres de saisie des évènements, ainsi que dans la fenêtre de calcul des bulletins, tout salarié (ou événement lorsqu’on consulte les évènements d’un salarié donné) pour lequel une condition d’alerte est atteinte est mis en évidence par une couleur de fond différente (bleu clair). La condition d’alerte est testée en comparant les dates 1 et/ou 2 de l’événement par rapport au mois de paye courant (règle générale), ou au mois de paye sélectionné dans la fenêtre de calcul des bulletins si celui-ci est différent du mois de paye courant (consultation des bulletins d’une période antérieure au mois de paye courant).

Cette dernière fonctionnalité est d’ailleurs fort pratique pour anticiper, en visualisant les évènements qui vont arriver à échéance le mois prochain par exemple. Il suffit pour cela, dans la fenêtre principale de calcul des bulletins, de demander l’affichage du mois suivant à l’aide du bouton Mois suivant situé en bas à gauche du bouton où apparaît la période de paye courante. Les salariés apparaissant sur fond bleu clair sont ceux pour lesquels un événement particulier va survenir le mois prochain : fin de contrat, date anniversaire d’ancienneté atteinte…

Enfin, depuis la fenêtre de calcul des bulletins de paye, il est possible d’accéder rapidement aux évènements d’un salarié (en consultation uniquement), grâce au menu contextuel obtenu par un clic droit sur le nom et prénom du salarié, puis en sélectionnant l’option Visualiser les évènements dans ce menu.

Liste des évènements

Cette liste est accessible depuis le menu Gestion/Imprimer/Liste des événements, ou par le bouton Imprimer, en bas à gauche de la fenêtre de gestion des évènements décrite ci-dessus.

Elle propose de nombreux critères de sélection, permettant des usages multiples :

• Choix des évènements :
• Évènements en alerte, pour ne voir que les évènements pour laquelle la condition d’alerte est atteinte dans le mois de paye indiqué, qui est par défaut le mois de paye en cours.
• Dans une période donnée. On peut alors sélectionner la période souhaitée, la sélection pouvant intervenir sur la date 1, la date 2 ou une combinaison des deux.
• Types d’événement. Sélectionnez soit <Tous>, soit un type d’évènement particulier pour filtrer la liste.
• Salariés. Sélectionnez soit <Tous>, soit un salarié particulier, en indiquant son N° matricule.
• Présentation de la liste :
• Ordre de présentation principal, par type d’événement ou par salarié
• Ordre de présentation des salariés, par N° matricule ou par nom
• Saut de page pour chaque type d’événement (si le critère de tri majeur est le type d’événement), ou pour chaque salarié (si le critère de tri majeur est le salarié).
• Sélections complémentaires. D’autres critères de sélection complémentaire des salariés sont proposés sur le 2ème onglet.

Le bouton Ouvrir .xlsx permet de récupérer la balance directement dans un tableur.