Pourquoi

Le GIP-MDS a publié fin 2017 une note récapitulant les méthodes de régularisation à employer lorsqu'il n'est plus possible de corriger les données via l'envoi d'une DSN mensuelle « annule et remplace ».  Ce document très complet, de plus de 180 pages, énumère de très nombreux cas d'erreur et indique chaque fois la méthode préconisée pour corriger dans les mois qui suivent.

Dans certains cas, la correction se fera au travers de régularisations portées sur un bulletin ultérieur et sera donc transmise en DSN par ce bulletin. Mais dans les cas où les bulletins émis étaient justes alors que la DSN était elle-même erronée, il est difficile de procéder ainsi. Il faut dans ce cas pouvoir intervenir directement dans une DSN ultérieure en s'affranchissant des bulletins de paye. Pour cela, il est toujours possible de modifier une DSN, pour corriger certaines données issues des bulletins de paye ou même ajouter des blocs qui ne découlent pas de ces bulletins.

Mais cette saisie est relativement lourde : si la correction ne concerne que quelques salariés, c'est jouable. S'il y a un grand nombre de salariés concernés, cela peut vite devenir un calvaire.

Aussi, la procédure d'import de données décrite ci-après a été conçue pour faciliter l'intégration de régularisations dans une DSN déjà préparée.

Comment

Cette procédure est accessible depuis la fenêtre de modification d'une DSN, par le nouveau bouton Importer (juste à côté du bouton Ajouter) :

A l'ouverture de la fenêtre d'import, le programme propose de sélectionner un fichier Excel. C'est la méthode la plus efficace : on prépare les données de régularisation dans un fichier Excel respectant une certaine structure (détaillée ci-après), puis on l'importe dans cette fenêtre. Mais la sélection d'un fichier n'est pas obligatoire, vous pouvez cliquer sur Annuler pour remplir manuellement le tableau des données à importer.

Structure du fichier Excel à respecter

Un fichier d'import « modèle » est livré dans le répertoire des documentations (Menu ? - Répertoire des documentation), Fichier Import DSN - Modèle.xlsx. Ce classeur Excel comporte 2 feuilles : la première est vierge, avec juste les entêtes de colonnes : c'est dans celle-ci que vous pouvez saisir vos données de régularisation. La seconde comporte des données à titre d'exemple, relatives au dossier de démonstration LDZ.

Le colonage du fichier Excel est le suivant :

• SIRET ou Code société/Etab : SIRET de l'établissement du salarié. On peut aussi renseigner la valeur sous la forme SSS/EEE, SSS étant le code société et EEE le code établissement. Le SIRET correspondant sera alors récupéré dans la fiche établissement de LDPaye. Si cette valeur n'est pas renseignée, le SIRET est lu dans l'établissement du salarié (retrouvé à partir du matricule porté dans la colonne suivante, pour la société courante).
• Matricule : Matricule du salarié. Le nom et prénom du salarié est complété lors de la vérification.
• Contrat : Code du contrat dans la DSN. Cette colonne est inutile pour importer des données sur les blocs 34-Pénibilité ou 65-Autre suspension de l'exécution du contrat. Pour les autres blocs, si ce code n'est pas renseigné, il est lu dans la DSN courante, sur le dernier contrat du salarié.
• N° de versement : N° de versement dans la DSN. Ce n° est calculé de façon incrémentielle lors de la création de la DSN. Si le n° n'est pas renseigné, les données importées seront affectées sur le dernier bulletin trouvé dans la DSN courante, pour le salarié et le contrat défini.
• Bloc DSN : Code du bloc dans lequel la donnée sera importée. Seul le code est vérifié (le libellé est complété).
  Tous les blocs ne sont pas importables. Le tableau ci-dessous liste les types de blocs qui sont gérés actuellement, ainsi que les colonnes utilisées pour chacun des blocs.

Les colonnes peuvent (doivent dans certains cas) être renseignées uniquement dans les cas en jaune. Les valeurs inscrites dans les autres cas seront remises à blanc.

• Type : Selon le bloc, la liste des valeurs acceptées correspond soit à la liste des codes de la rubrique 001 du bloc (cas général, voir cahier technique DSN), soit à ceux de la rubrique 011 pour le bloc 51-Rémunération, ou soit au code de la rubrique (002 ou 004, seules valeurs acceptées) pour le bloc 50-Versement individu.
  Les zéros à gauche ne sont pas obligatoires ; les codes seront automatiquement complétés par leur libellé lors de la vérification.
• ID Complémentaire : 3 blocs nécessitent cette valeur :

34-Pénibilité : Année de rattachement du bloc pénibilité (rubrique 34.003)

53-Activité : Code de l'unité de mesure du bloc activité. Indiquer ici le code défini dans le CT DSN pour la rubrique 53.003.

81-Cotisation individuelle : Code OPS du bloc cotisation individuelle (rubrique 81.002)

• N° Contrat prév. / Code INSEE :  dans le cas des blocs 79-Composant de base assujettie et 81-Cotisation individuelle dépendant d'un bloc 78-Base assujettie de type 31 (cotisations prévoyance), la valeur attendue ici est l'identifiant interne du contrat de prévoyance concerné.
  Pour les blocs 81-Cotisation individuelle relatifs au versement transport, la valeur attendue est le code INSEE de la commune.
  Attention : la validité de ce code INSEE n'est pas vérifiée.
• Valeur, Valeur 2 : Donnée à importer
• Date début et Date fin : Les dates de début et de fin sont obligatoires, sauf pour le bloc 54-Autre élément de revenu brut. Elles servent à identifier le bloc dans lequel sera importée la donnée.
  Remarque : dans le cas d'un import dans le bloc 52-Prime, gratification et indemnité, les dates de début et de fin correspondent à la période de rattachement si le type est égal à 26, 27, ou 29. Pour les autres types, seule la date de fin est utilisée en tant que Date de versement d'origine.
• Type de modification si existant : Dans Excel, à renseigner avec D ou R (ou un mot commençant par, seul le 1er caractère étant interprété). Cette valeur est utilisée dans le cas où un bloc existe déjà dans la DSN avec les mêmes données identifiantes (sont considérées comme colonnes « identifiantes » toutes les colonnes situées à gauche de la première colonne Valeur). Selon la valeur portée ici, il y aura Remplacement de la valeur pré-existante en DSN par la donnée importée ou ajout de la donnée importée à la valeur pré-existante (la donnée importée correspond alors à la Différence entre la valeur pré-existante et la valeur souhaitée au final). Cette colonne est obligatoire uniquement si un bloc identique existe déjà dans la DSN courante. Dans le cas contraire cette valeur est ignorée, un nouveau bloc est ajouté.
• Contrôle : Cette colonne n'est pas en saisie, elle sera renseignée dans la phase de vérification des données avant l'import proprement dit.

Exemple d'import

Voici un exemple d'import. Les lignes en rouge sont celles pour lesquelles la vérification faite systématiquement avant l'import a détectée une anomalie.
Le message d'anomalie figure ligne par ligne dans la dernière colonne à droite de cette table. Quand on sélectionne une ligne dans cette table, le message d'anomalie de la ligne sélectionnée est présenté au bas de la fenêtre le cas échéant.

Actions dans la fenêtre d'import

Ouvrir : Lecture d'un fichier Excel. Toutes les données éventuellement saisies dans le tableau seront remplacées. Une vérification est lancée automatiquement après la lecture du fichier.

Supprimer : Supprime la ligne sélectionnée du tableau.

Vérifier : Vérifie toutes les données de la table, saisies « en direct » ou issues d'un fichier Excel. En cas d'erreur, l'import sera impossible. Les lignes en anomalie sont coloriées en rouge.

Importer : Importe les données dans la DSN courante. Une ultime vérification est refaite au début de l'import. L'import n'est effectif que si aucune erreur n'est signalée.

Annuler : Abandonne l'import en cours.

Attention : les données modifiées ne sont pas enregistrées. Pour sauvegarder les données saisies, sans les importer (pour pouvoir y revenir plus tard), vous devez exporter la table sous Excel (clic droit + Exporter la table sous Excel). Le fichier ainsi généré pourra être repris par la suite via le bouton Ouvrir.

Restrictions d'usage

Toute régularisation de DSN faite au travers de cet outil se fait sous votre entière responsabilité.

L'outil effectue de nombreux contrôles avant de procéder à l'import, mais il s'agit essentiellement de contrôles « syntaxiques » : existence du SIRET, du salarié, du bloc, du type au sein du bloc... Aucun contrôle « sémantique » ne peut être fait à ce stade. Ne sachant trop à quel type de régularisation vous voulez procéder, l'outil est relativement ouvert et permet donc d'importer à peu près n'importe quel bloc en tant que fils d'un bloc 50-Versement.

Il vous appartient donc :

• De bien savoir ce que vous souhaitez régulariser exactement ;
• D'en déduire ce qu'il faut ajouter dans votre DSN pour effectuer la régularisation, en tenant compte des principes de régularisation édictés par le GIP-MDS ;
• De vérifier après l'import que vous retrouvez bien les données de régularisation à l'endroit souhaité dans votre DSN, en vérifiant soigneusement les valeurs régularisées, notamment en cas de remplacement ou de correction différentielle de valeurs pré-existantes ;
• De vérifier la DSN incorporant ces régularisations via l'outil de contrôle DSN-VAL.

S'agissant d'opérations exceptionnelles, en cas de doute, il est préférable de demander conseil à votre prestataire de services habituel.