Sélection des salariés à inclure dans une DSN
Il peut être utile, dans certains cas, d'exclure certains salariés, certains contrats ou certains bulletins d'une DSN mensuelle. C'est le cas par exemple en cas de redressement judiciaire survenu en cours de mois. Il faut dans ce cas établir une première DSN ne contenant que les bulletins couvrant la période antérieure à la date du redressement, puis une seconde DSN mensuelle pour les autres bulletins.
A l'inverse, on peut avoir besoin d'inclure des salariés, contrats ou bulletins antérieurs au mois principal déclaré dans une DSN mensuelle. C'est le cas où on l'on a établi des bulletins sur un mois M, mais que ceux-ci n'ont pas été portés dans la DSN de ce mois M (bulletins calculés après avoir émis la déclaration). Il faudra dans ce cas ajouter ces bulletins dans la DSN mensuelle du mois M+1.
Pour traiter tous ces cas particuliers, il est désormais possible de choisir les contrats (donc les salariés) et les bulletins à intégrer dans une DSN mensuelle.
Notez bien que cette sélection n'est pas obligatoire ; c'est une possibilité supplémentaire qui vous est offerte, mais elle n'est à utiliser que pour traiter des cas particuliers. Soyez très prudent dès que vous faites usage de cette sélection, elle se fait sous votre entière responsabilité.
Pour procéder à une sélection lors de la création d'une nouvelle déclaration, au niveau de la sélection des établissements à inclure, il faut cliquer dans la nouvelle colonne Sélection salariés, et ce pour chaque établissement pour lequel vous souhaitez sélectionner par vous même les salariés et bulletins à prendre en compte.
A la validation de cette étape (clic sur Suivant), une fenêtre intermédiaire apparaît pour chaque établissement pour lequel une sélection a été demandée.
Lors de la création de la DSN de l'établissement, seuls les salariés, contrats et bulletins figurant en partie droite de cette fenêtre seront inclus dans la déclaration. Par défaut, à l'ouverture de cette fenêtre de sélection, sont présélectionnés tous les bulletins calculés sur le mois avec leur contrat lié, ainsi que les contrats ayant au moins un jour en commun avec le mois de la déclaration (même s'ils n'ont pas de bulletins calculé sur le mois). On a donc exactement la même chose que si on n'avait pas demandé de sélection particulière.
A partir de là, il est donc possible d'ajouter des contrats et/ou des bulletins supplémentaires en les recherchant, en partie gauche, en s'aidant du filtre sur la période et du critère de présence. Pour le basculer en partie droite, il suffit de double-cliquer sur l'élément à ajouter, ou de cliquer sur le bouton > au centre de la fenêtre. Si l'élément ajouté existe déjà en partie droite, l'élément n'est pas doublé, le curseur est simplement positionné sur l'élément déjà existant à droite.
En tenant la touche Ctrl enfoncé lors de l'ajout, seul l'élément sélectionné (salarié, contrat ou bulletin) est ajouté. Dans le cas contraire, l'élément est ajouté ainsi que tous les sous-éléments affichés.
Attention toutefois : un salarié ne peut pas être ajouté dans une DSN (bloc 30) sans y ajouter également au moins un contrat (bloc 40).
Il est important de rappeler que cette sélection permet de passer outre les principes de sélection automatique des données à ajouter en DSN. A ce titre, aucun contrôle de cohérence n'est donc fait entre la DSN créée et les DSN antérieures. Elle doit donc être utilisée avec beaucoup de précautions.
Elle est destinée principalement à régulariser certaines situations d'erreur, comme l'oubli de déclaration pour un ou plusieurs salariés entrés tardivement dans le mois, pour lesquels on aurait fait un bulletin alors que la DSN mensuelle a déjà été transmise.
Comme dans le cas de la création d'une DSN mensuelle, une sélection peut désormais être appliquée lors de la création d'un bordereau de versement DSN. Cette option, à utiliser là-aussi avec précaution, est accessible uniquement lors de la création « avancée » (bouton Avancé en bas à droite de la fenêtre de création d'un bordereau de versement DSN). Pour cela, il faut choisir l'option Sélection des bulletins à prendre en compte, en lieu et place de la période à extraire.
A la validation de cette fenêtre, le programme affichera la fenêtre de sélection (identique à celle obtenue en création de DSN mensuelle) pour chaque établissement ayant au moins un bordereau de versement à créer. Si plusieurs bordereaux sont créés pour un même établissement, la sélection n'est définie qu'une fois par établissement et s'applique à tous les bordereaux.