Heures supplémentaires structurelles
La norme P19V01 comporte une différence notable dans la façon de déclarer les heures supplémentaires.
Jusqu'alors, on déclarait celles-ci au travers d'un bloc 51 de code 011 - Heures supplémentaires ou complémentaires. A partir de la version P19V01 (applicable en janvier 2019), on doit déclarer ces heures en distinguant les heures supplémentaires « structurelles » des heures supplémentaires « aléatoires ». Encore une complication !
Pour cela, le type de rémunération 011 - Heures supplémentaires ou complémentaires a disparu du cahier technique 2019.1.2 et il a été remplacé par deux nouveaux types :
Remarque : à ce jour, on ne connaît pas le « pourquoi » de cette distinction. Sur un bulletin de paye, les heures supplémentaires ont le même régime fiscal et social, qu'elles soient structurelles ou aléatoires, y compris dans le calcul de la réduction générale de cotisation. Est-ce pour préparer la future exonération de charges salariales sur les heures supplémentaires, initialement prévue en janvier 2019 et repoussée en septembre 2019 ? Ou seulement pour des besoins statistiques ? Aucune précision ne nous a été donnée.
Toujours est-il que cela va sérieusement compliquer la tâche des gestionnaires de paye, car il va falloir faire cette distinction dans la saisie des éléments variables, voire dans le logiciel de gestion des temps utilisé en amont de LDPaye.
La déclaration des heures supplémentaires en DSN se fait au travers du paramètre DSN 51.011, qui référence toutes les rubriques d'heures supplémentaires et complémentaires. Or, ce paramètre 51.011 n'a plus cours en norme P19V01. Il a toutefois été conservé sur les différents de LDPaye car ce paramètre reste valide en norme P18V01, utilisable jusqu'à fin 2018.
Si vous n'avez que des heures supplémentaires dites « aléatoires » (pas d'heures supplémentaires structurelles), il suffit de remplacer, pour toutes les rubriques d'heures supplémentaires et complémentaires, le paramètre DSN 51.011 par le paramètre 51.017. La méthode la plus simple pour y parvenir est la suivante :
A savoir : ce travail peut être fait sans attendre janvier 2019. En effet, courant 2018, toute rubrique référencée par le paramètre DSN 51.017 (ou 51.018, voir ci-après) sera déclarée en 51.011, dès lors qu'on crée une déclaration en norme P18V01.
En revanche, si vous avez à la fois des heures supplémentaires structurelles et des heures supplémentaires aléatoires, c'est un peu plus compliqué.
Il faut commencer par s'assurer que vous utilisez des rubriques distinctes selon la nature des ces heures, structurelles ou aléatoires. Si ce n'est pas le cas, il faut sans doute créer au moins une rubrique supplémentaire pour isoler les heures supplémentaires structurelles. Cette rubrique peut facilement être créée par copie d'une rubrique « heures supplémentaires » déjà existante puisqu'elle a exactement le même régime fiscal et social.
Il faut ensuite probablement modifier le plan de paye pour faire en sorte que ce soit ce N° de rubrique qui soit utilisé pour les heures structurelles, heures qui bien souvent arrivent automatiquement sur le bulletin de paye, alors que les heures supplémentaires aléatoires proviennent d'une saisie d'éléments variables ou d'une interface depuis un logiciel de gestion des temps. Cela étant, il n'est pas possible de dire ici plus précisément comment faire cette modification : tout dépend de la façon dont ces heures supplémentaires structurelles arrivent sur le bulletin : rubrique « automatique » pour certains profils, avec un nombre venant d'une constante salarié ou d'un calcul effectué en amont, éléments fixes pour chaque salarié concerné, interface avec un logiciel de gestion des temps... N'hésitez pas à prendre conseil auprès de votre prestataire de services habituel, la situation pouvant être complexe, particulièrement dans le monde du transport routier où les heures supplémentaires sont nombreuses et proviennent souvent d'un logiciel en amont qui ne saura peut-être pas faire cette distinction.
Remarque complémentaire : la question de la proratisation des heures supplémentaires structurelles en cas d'absence se pose aussi. Cela était sans doute déjà traité sur les bulletins de paye : en cas d'absence pour une semaine entière, il faut en théorie décompter 35 heures « normales » et 4 heures supplémentaires structurelles majorées à 25%.
Autre problématique : dès lors que les heures supplémentaires sont gérées dans le cadre d'un accord d'annualisation, cette distinction entre heures structurelles et heures aléatoires peut s'avérer délicate. Espérons que des précisions seront apportées par l'administration d'ici à janvier 2019.
Une fois que sur les bulletins de paye, on a une distinction claire entre heures structurelles et heures aléatoires, on peut passer à l'étape 2.
En appliquant la même méthodologie que dans le cas 1, on reprendra alors toutes les rubriques d'heures supplémentaires référencées par le paramètre 51.011. Pour chaque rubrique, on remplacera sur l'onglet Déclaration de la fiche Rubrique le paramètre DSN 51.011 par le paramètre 51.018 s'il s'agit d'heures supplémentaires structurelles, par le paramètre 51.017 sinon.
Là aussi, ce travail peut être fait sans attendre janvier 2019, puisque toutes les rubriques référencées par un paramètre 51.017 ou 51.018 seront déclarées en bloc 51 code 011 dans toute déclaration constituée en norme P18V01.