Il y aussi quelques modifications en version 9 dans la gestion des données prévoyance au niveau de chaque salarié.

Saisie des données prévoyance pour un salarié

Sur l'écran où l'on coche le ou les contrats de prévoyance auxquels un salarié est affilié, présenté ci-dessous, certaines données du contrat sur lesquelles on pouvait intervenir en version (code option, code population) ont disparu. On ne peut donc plus les choisir individuellement de la sorte. Il faut toujours créer autant de contrats de prévoyance qu'il y a de combinatoires possibles (code option, code population).

Remarque : il est très rare que l'on ait procédé ainsi ; dans la grande majorité des cas, la référence contrat diffère pour chaque code population et option. On était donc déjà obligé de créer autant de contrats que de codes population et option.

La fenêtre de saisie des affiliations prévoyance d'un salarié n'a guère changé, si ce n'est que la case à cocher, pour affilier un salarié, a été remplacé par une simple coche qui peut être verte ou grise selon le cas (voir plus loin). Pour affilier un salarié, comme avant, il suffit de cocher dans cette colonne sur la ligne correspondant au contrat souhaité.

La gestion des événements du contrat (partie centrale de l'écran ci-dessus) a été conservée, mais elle n'intéresse que la DADS-U. Ces informations ne sont pas reprises en DSN.

La gestion des ayants-droit (partie basse de l'écran ci-dessus) a été conservée identique à ce qu'elle était en version 8 ; elle permet d'alimenter tant la DADS-U que la DSN (blocs 79, nouveaux en Phase 3). La table de ces ayants-droit permet aussi d'alimenter les différents nombres qui peuvent être demandés au niveau du contrat (enfants à charge, ayants-droit, enfants ayants-droit, adultes ayants-droit, autres ayants-droit).

Attention : à partir de la version 9, les cotisations associées à un contrat prévoyance sont désormais conditionnées implicitement, lors du calcul des bulletins de paye, à l'affiliation du salarié au contrat de prévoyance en question. Il est donc primordial, si on veut qu'une cotisation prévoyance apparaisse sur un bulletin de paye, d'affilier correctement tous les salariés concernés, en cochant pour chacun d'entre eux le ou les contrats comme indiqué sur l'écran ci-dessus. Ce point est décrit plus en détail ici.

Rappel : en version 9, l'affiliation des salariés aux différents contrats de prévoyance peut à votre guise être saisie depuis l'écran présenté ci-dessus, ou depuis l'écran de saisie d'un contrat de prévoyance, en cliquant sur le bouton Salariés en bas à droite de cet écran.

Historique des changements de contrat de prévoyance

Très important : en cas de changement de contrat de prévoyance pour un salarié donné, il est primordial de bien renseigner les dates d'affiliation et de radiation au niveau du salarié, de façon à gérer implicitement un historique des affiliations du salarié.

Prenons le cas d'un salarié qui obtient le statut Cadre : le ou les contrats de prévoyance-santé auxquels il était affilié sont très certainement affectés par ce changement de statut. Dans ce contexte, il ne faut pas faire ce qu'on pouvait se permettre avant la venue de la DSN : décocher le ou les contrats de prévoyance qui correspondaient à l'ancien statut du salarié (non cadre) et cocher le ou les contrats correspondant au nouveau statut. Il faut impérativement conserver les coches en regard des contrats correspondant à l'ancien statut, mais simplement saisir une date de radiation, contrat par contrat pour mettre fin à ceux-ci. Et pour ce qui est du ou des nouveaux contrats correspondant au nouveau statut, il faut absolument saisir une date d'affiliation de ce salarié à ce ou ces contrats.

Ce n'est qu'en procédant ainsi que tout pourra fonctionner correctement :

• en calcul des bulletins, où le déclenchement des cotisations prévoyance est conditionné implicitement par les affiliations du salarié aux différents contrats de prévoyance, ces conditionnements tenant compte des dates d'affiliation et radiation par rapport à la période couverte par le bulletin de paie : seules sont calculées les cotisations prévoyance attachées à un contrat de prévoyance auquel le salarié est affilié pour au moins un jour de la période couverte par le bulletin.
• en création des DSN mensuelles, qui portent le détail des contrats de prévoyance de chaque salarié mois par mois, ainsi qu'en phase 3 le détail nominatif des cotisations de prévoyance contrat par contrat
• en création des bordereaux de versement, qui s'appuient, pour calculer les montants à verser pour chaque OC, sur des DSN mensuelles « temporaires » créées implicitement pour chaque mois de la période couverte par le bordereau, chacune de ces DSN portant les données prévoyance de chaque salarié pour le mois concerné.

Si on ne conserve par cet historique des affiliations prévoyance, on pourra avoir des discordances entre les cotisations calculées sur les bulletins et les cotisations reprises en DSN (blocs 81) et sur les bordereaux de versements destinés aux OC, du fait que les affiliations prévoyance observées au moment du calcul du bulletin ne sont plus les mêmes au moment de la création des bordereaux de versement destinés aux OC et/ou de la création de la DSN mensuelle. Cela est d'autant plus vrai lorsque les bordereaux de versement destinés aux OC ont une périodicité trimestrielle (ou même semestrielle ou annuelle).

Pour faciliter cette gestion implicite de l'historique des affiliations aux contrats de prévoyance, une fenêtre apparaît désormais lors du clic sur la coche d'affiliation du salarié. Si le salarié n'était pas affilié antérieurement (pas de coche sur le contrat sur lequel on clique), la fenêtre permet de saisir la date d'affiliation de ce salarié à ce contrat. A l'inverse, si le salarié était affilié antérieurement (une coche grise ou verte à l'endroit où l'on clique), la fenêtre permet de saisir la date de radiation et le motif de radiation, ce motif n'étant nécessaire que pour la DADS-U.

Remarquez qu'il est toujours possible, pour compléter ou modifier une date d'affiliation ou radiation d'un salarié, de saisir ces informations directement sur l'écran principal, dans le cadre Evénements liés au contrat. Cela a exactement le même effet.

Ces dates d'affiliation et radiation doivent être portées au niveau du salarié dès lors qu'elles sont propres à ce salarié, et qu'elles sont distinctes des dates de début (date d'entrée) et de fin du contrat de travail. En d'autres termes, il n'est pas nécessaire de saisir ici une date d'affiliation si celle-ci est égale à la d'embauche du salarié, ou en cas de nouveau contrat de prévoyance, si la date d'affiliation du salarié est la même que la date de début du contrat de prévoyance ou la date d'affiliation de l'établissement à ce nouveau contrat de prévoyance. De même, il n'est pas nécessaire de saisir une date de radiation lors de la fin d'un contrat de travail, ou si c'est le contrat de prévoyance lui-même auquel il a été mis fin, soit globalement en renseignant une date de fin de contrat sur le contrat lui même, soit pour l'établissement en indiquant une date de radiation pour l'établissement en question.

Dans la pratique, pour les contrats de prévoyance au sens strict du terme, où l'affiliation du salarié n'est en aucun cas un choix du salarié mais découle simplement de son statut catégoriel, il ne sera quasiment jamais nécessaire de saisir ces dates, sauf en cas de changement de statut bien sûr. En revanche, pour les contrats « santé », où chaque salarié peut choisir d'adhérer ou pas, il conviendra de renseigner correctement ces dates.

Autres nouveautés

Deux autres nouveautés en version 9 dans cette gestion des contrats de prévoyance au niveau salarié :

• lors de la création d'un salarié, on lui affecte automatiquement le ou les contrats pour lesquels on a coché l'option Inclure tout nouveau salarié. Mais cette option ne pouvant pas être déclinée par « population » (cadre ou non cadre par exemple), elle a donc ses limites.
• en cas de changement d'établissement d'un salarié, lorsqu'on valide la situation du salarié (quel que soit le bouton qu'on utilise pour sortir de la fiche situation), on a un message d'avertissement si pour un au moins des contrats de prévoyance auquel le salarié est affilié, le nouvel établissement dans lequel le salarié est affecté n'est pas lui même affilié.  En répondu Oui à ce message d'avertissement, on accède directement à l'écran de gestion des contrats de prévoyance du salarié pour apporter les modifications qui s'imposent suite au changement d'établissement.