Remarque préliminaire : cette documentation n'a pas vocation à expliquer dans le détail toutes les fonctionnalités offertes par les tableaux croisés dynamiques d'Excel, ni le moyen de mettre en œuvre celles-ci. Il existe de très nombreuses documentations sur ce sujet, en commençant par l'aide en ligne d'Excel, que l'on peut obtenir en frappant tableau croisé à l'invite Dites nous ce que vous voulez faire, à droite du ruban, puis en sélectionnant l'option Obtenir de l'aide sur « tableau croisé », enfin en sélectionnant la première option Créer un tableau croisé pour analyser des données.

Astuce : le panneau d'aide qui s'est ouvert peut être dissocié de la fenêtre principale d'Excel, offrant ainsi une meilleure lisibilité. Il suffit de cliquer sur le titre du panneau, puis de le faire glisser en dehors de la fenêtre Excel. On peut ensuite redimensionner cette fenêtre d'aide en étirant l'un des bords de la fenêtre.

Cette aide Microsoft Excel est également disponible en ligne ici.

Et en recherchant sur Internet avec les mots clés Excel tableau croisé dynamique, vous trouverez quantité de tutoriels pouvant vous aider à élaborer vos TCD.

Nous allons simplement vous proposer une illustration simple de ce qui peut être fait avec un TCD, à partir de données issues du modèle de données.

Au chapitre suivant, nous détaillerons certaines fonctions « avancées » qui peuvent s'avérer très utiles.

Construction du tableau

Dans le panneau Champs de tableau croisé dynamique affiché en partie droite, il faut déplacer les étiquettes des champs pour les envoyer dans la partie Filtres, Lignes, Colonnes ou Valeurs.

Voici un exemple basé une requête retournant des données de bulletins de paye :

Notez que le tableau se crée « en temps réel » dans la feuille Excel, au fur et à mesure du déplacement des étiquettes de champ dans le panneau de droite, sauf si vous cliquez sur l'option Différer la mise à jour, au bas de ce panneau.

Remarque : quand on déplace un champ dans la partie Valeurs, Excel choisit automatiquement l'opération réalisée : Somme si le champ est numérique ou Nombre (comptage) sinon. Si l'opération proposée par défaut n'est pas celle souhaitée, faites un clic sur l'étiquette en question dans cette partie Valeurs, puis sélectionnez l'option Paramètres des champs de valeurs.

Une fois le tableau constitué, voici quelques conseils de mise en forme :

• Pour filtrer les données par année, cliquez sur le bouton apparaissant ici en cellule C1. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur l'année souhaitée. Si nécessaire, cliquez sur l'option Sélectionnez plusieurs éléments au bas de la fenêtre pour retrouver un système de filtrage par case à cocher permettant de sélectionner plusieurs années.
• Pour une meilleure lisibilité, il est souvent préférable de ne pas afficher les décimales. Pour cela, dans la cadre Valeurs au bas du panneau Champs de tableau croisé dynamique, cliquez sur le champ concerné et sélectionnez l'option Paramètres des champs de valeurs. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le bouton Format de nombre en bas à gauche, puis sélectionnez le format souhaité : format de type Nombre, 0 décimales, avec séparateur de milliers.
• la présentation des étiquettes au sein du tableau peut être améliorée en choisissant la disposition classique dans les options du tableau (bouton Options du tableau croisé dynamique, tout à gauche du ruban Outils de tableau croisé dynamique/Analyse, onglet Affichage de cette fenêtre d'options).
• pour obtenir des sous-totaux par établissement, cliquez sur l'étiquette Etablissement (soit dans le tableau lui-même par un clic droit sur l'en-tête de colonne Etablissement, soit par un clic gauche sur l'étiquette Etablissement au bas du du panneau Champs de tableau croisé dynamique) et sélectionnez l'option Paramètres de champ. Sur le premier onglet Sous-totaux et filtres, prenez l'option Automatique.
  Autre méthode encore plus rapide : faites un clic droit dans la colonne Etablissement du tableau, puis sélectionnez l'option Sous total de « Etablissement » dans le menu contextuel.

Le tableau se présente alors ainsi :

Si l'on préfère une présentation hiérarchique Etablissement/Nom Prénom comme on avait sur le premier écran, sélectionnez à nouveau l'étiquette Etablissement, puis Paramètres de champ (voir ci-dessus). Dans la fenêtre qui s'ouvre, sur l'onglet Disposition et impression, choisissez les options Afficher les étiquettes sous forme hiérarchique, Afficher les étiquettes du champ suivant dans la même colonne, Afficher les sous-totaux au dessus de chaque groupe.
Sélectionnez ensuite l'option Paramètres de champ pour l'étiquette Nom Prénom et sur l'onglet Disposition et impression, choisissez l'option Afficher les étiquettes sous forme hiérarchique.

Dans la foulée, toujours pour améliorer la présentation :

• retournez dans les options du tableau croisé dynamique et décochez l'option Affichez la légende des champs et les listes déroulante de filtrage sur l'onglet Affichage.
  Cette option peut aussi être facilement activée/désactivée depuis le ruban Outils de tableau croisé dynamique/Analyse par le bouton En-têtes de champs tout à droite.
• faites un clic droit en partie centrale du tableau (sur l'une des valeurs de salaire brut), sélectionnez l'option Paramètres des champs de valeur... Dans la fenêtre qui s'ouvre, remplacez le nom personnalisé par Salaires bruts mensuels.

Le tableau se présente alors ainsi :

Sachez également que vous pouvez facilement appliquer à votre tableau un des styles prédéfinis, en le sélectionnant sur le ruban Outils de tableau croisé dynamique/Création. Et vous pouvez aussi définir votre propre style.