13.11 Incorporation des avoirs clients dans l'échéancier

Cette procédure permet d'ajouter dans l'échéancier fournisseurs les avoirs clients répondant à certains critères de sélection, ce qui permet par la suite d'utiliser le module de règlement automatique pour rembourser ces avoirs clients.

Cette procédure est accessible par le menu Traitement/Règlement automatique fournisseur/Incorporation des avoirs clients dans l'échéancier.

La fenêtre ainsi obtenue comporte deux onglets. Sur le premier, on trouve :

• Une sélection des comptes clients à traiter, avec N° début et fin. Cette sélection est facultative. A défaut, tous les clients et tous les collectifs clients sont traités.
• Mode de paiement : seules les écritures ayant ce mode de paiement seront traitées.
• Une sélection des écritures à traiter, selon la date comptable ou la date d'échéance, avec la période à traiter.
• Une sélection des journaux à traiter. On doit indiquer à minima un code journal et on peut en indiquer jusqu'à 10.

Sur le 2ème onglet, on trouve :

• Une option Traitement automatique sans phase de validation. Si vous la cochez, les écritures concernées seront ajoutées dans l'échéancier directement, sans étape intermédiaire de prévisualisation et validation.
• Une option Donner le bon à payer à tous les avoirs sélectionnés. Si vous la cochez, tous les avoirs ajoutés à l'échéancier seront cochés Bon à payer.
• Une Banque de paiement. Si vous renseignez ce code journal de banque, tous les avoirs ajoutés à l'échéancier seront pré-affectés à cette banque.

Les avoirs clients traités par cette procédure sont les écritures non lettrées, au crédit d'un compte client, ayant le mode de paiement indiqué, passées sur l'un des journaux à traiter et vérifiant en plus les autres critères de sélection facultatifs : intervalle de N° de comptes clients, intervalle de date sur la date comptable ou la date d'échéance.

De plus, un avoir client qui répondrait à tous ces critères n'est pas ajouté dans l'échéancier :

• S'il existe déjà, le contrôle étant fait à N° de compte et N° de pièce (N° de l'avoir) égaux.
• Si, dans le cas où le mode de paiement demandé est de type Virement, aucun IBAN valide ne figure dans la fiche du client (dans le cas d'un virement commercial, un RIB français suffit ; dans le cas plus fréquent d'un virement SEPA, c'est un IBAN français ou étranger qui est requis).

Si au moins une anomalie de ces deux types possibles est rencontrée lors d'un traitement, la fenêtre de confirmation d'ajout des avoirs s'affiche, même si l'option Traitement automatique sans phase de validation n'a pas été cochée. La ou les erreurs sont affichée sur le 2ème onglet de cette fenêtre de confirmation.

Après avoir validé cette première fenêtre par le bouton OK, et si l'option Traitement automatique sans phase de validation n'a pas été cochée, une 2ème fenêtre présente la liste des avoirs qui vont être ajoutés dans l'échéancier. Il est possible de supprimer certains avoirs de cette liste pour qu'ils ne soient pas ajoutés dans l'échéancier lorsqu'on valide ensuite par le bouton OK.

Une fois que la liste des avoirs a été validée et semble donc conforme, il vous faut la valider par le bouton OK. C'est à ce moment-là que les avoirs sont effectivement ajoutés dans l'échéancier fournisseurs.