LDCompta offre deux méthodes pour gérer les règlements fournisseurs : d’un côté la méthode dite règlement manuel, dans le sens où le titre de paiement (chèque bien souvent) est manuscrit ; de l’autre, une chaîne complète de règlement automatique des fournisseurs.

Le règlement manuel d'un fournisseur se fait au vu du compte fournisseur, avec mise à jour semi-automatique de l'échéancier fournisseurs s'il y a lieu. Cette procédure de règlement manuel peut être utilisée soit de façon exceptionnelle pour régler rapidement un fournisseur en dehors des règlements automatiques périodiques, soit en lieu et place du règlement automatique si le faible nombre de règlements fournisseurs ne justifie pas un traitement automatisé.

La chaîne de règlement automatique est composée des procédures et traitements suivants :

• Gestion d’un échéancier fournisseurs en parallèle du compte fournisseur ; cet échéancier est alimenté lors de la saisie (ou par interface) des factures d’achats, chaque facture fournisseur créant une ou plusieurs échéances. Dans cet échéancier, il est possible d'intervenir sur les règlements à effectuer jusqu'au dernier moment, c'est à dire la phase de génération des règlements fournisseurs : modification de l'échéance, du montant à payer, de l'IBAN sur lequel émettre le virement...
• Depuis l'échéancier fournisseur, on affecte les bons à payer (possible aussi par interface) et la banque de paiement. Cela peut se faire manuellement ligne par ligne, ou « en masse » après avoir sélectionné les échéances concernées sur différentes critères.
• A partir de cet échéancier, déclenchement du règlement, pour les échéances ayant reçu le bon à payer et correspondant à un mode de paiement et une banque de paiement donnés. Pour chaque règlement, il y a comptabilisation du paiement avec lettrage du compte de tiers, édition du titre de paiement (lettre-BO, lettre chèque, lettre virement), préparation de l’ordre de virement le cas échéant (SEPA, virement commercial, virement international).

Cette chaîne de règlement prend également en charge les fonctionnalités transversales suivantes :

• Gestion complète des comptes effets à payer, avec pointage des effets à réception des relevés de LCR à payer pour comptabilisation de la domiciliation.
• Gestion des « fournisseurs à payer » : à chaque échéance, on peut affecter un fournisseur à payer différent du fournisseur émetteur de la facture.
• Gestion des virements internationaux, qui peuvent être émis en euros ou dans une devise autre.

Le module est constitué de :

• Une procédure de gestion de l’échéancier fournisseurs, pour créer (acomptes) modifier ou supprimer des échéances, pour donner le Bon à payer, ou pour choisir la banque sur laquelle le règlement sera tiré.
• Une procédure d'affectation automatique des échéances sur différentes banques, compte-tenu de pourcentages de répartition indiqués banque par banque ; cette procédure peut également être utilisée pour donner le bon à payer globalement sur un ensemble d’échéances.
• Une procédure de comptabilisation et édition des règlements fournisseurs.
• Des procédures de gestion des virements SEPA, des virements commerciaux et des virements internationaux, pour préparer notamment les ordres de virement correspondant : Virement SEPA (Norme ISO 20022), Virement commercial (Norme CFONB VCOM format 400 caractères), Virement international (Norme CFONB format 320 caractères ou Norme ISO 20022).
• Une procédure de gestion des effets à payer ayant été comptabilisés dans le compte effets à payer (403000), avec possibilité de modifier les échéances ou même de supprimer un effet. C'est cette procédure qui permet surtout le pointage des effets à payer au vu des relevés de LCR à payer émis par les banques, avec comptabilisation des écritures de domiciliation entre le compte effets à payer d’une part et le compte de banque d’autre part.
• Une procédure d'incorporation d'avoirs clients dans l'échéancier fournisseur (pour les Remises de fin d'année par exemple).
• Une procédure pour gérer les compensations entre clients et fournisseurs.

A cela s’ajoutent des procédures d’édition :

• Édition de l’échéancier.
• Réédition des titres de paiement, en cas de problème survenant en cours d’édition.
• Liste des chèques imprimés (pour contrôle).
• Avis de domiciliation (plus utilisée aujourd'hui).
• Édition du portefeuille d’effets à payer.

Chacune de ces procédures est décrite en détail plus loin.

Compte fournisseur et échéancier fournisseur

Toute la chaîne de règlement automatique des fournisseurs est basée sur un échéancier fournisseurs. Cet échéancier fournisseurs est constitué au fur et à mesure des saisies effectuées sur le journal d'achat, quel que soit le mode d'introduction des factures d'achat : Saisie par pièce, Saisie au kilomètre, Saisie par folio, alimentation automatique par la procédure d’interface standard, mais aussi l'option Ajouter dans l'échéancier du menu contextuel depuis la consultation d'un compte fournisseur, quad on est positionné sur une écriture non lettrée.

C'est au niveau des paramètres journaux que l'on détermine si l'échéancier fournisseurs doit être alimenté à chaque mouvement d'un compte fournisseur sur le journal d'achat, via l’option Mise à jour de l'échéancier fournisseurs qu'il faut cocher sur les différents journaux d'achat.

L'échéancier fournisseurs doit normalement être le reflet des sommes restant dues dans les comptes fournisseurs. Cependant, il est possible d'inscrire des sommes différentes entre échéancier et compte fournisseur (Acompte sur commande, litige fournisseur pour lequel on ne veut pas inscrire dans l'échéancier le montant total de la facture).

Afin de faire de l'échéancier fournisseurs un outil de gestion véritablement fiable, de nombreux contrôles de cohérences sont réalisés dans les différentes procédures impactant l'échéancier fournisseurs. Le principe de ces contrôles est de signaler à l'opérateur toute tentative de désynchronisation entre échéancier et comptes fournisseurs.

Ainsi, lors de la saisie d'une facture fournisseur par la procédure de saisie pièce, le dernier écran où l'on doit répartir le montant TTC de la facture sur une ou plusieurs échéances fait l'objet d'un contrôle : si la somme des échéances saisies diffère du montant TTC de la facture, une fenêtre d'avertissement s'ouvre, et l'opération doit être confirmée.

De même, en gestion de l'échéancier fournisseurs, chaque fois que l'on modifie une ou plusieurs échéances d'un fournisseur, il y a un contrôle en fin de transaction que la somme des échéances du fournisseur est égale au solde du compte fournisseur. En cas de différence, une fenêtre d'avertissement s'ouvre, fenêtre dans laquelle s'affiche la somme des échéances et le solde du compte fournisseur. 4 options sont alors proposées :

• Accepter : la différence de solde est conservée en l'état.
• Tout accepter : idem, mais permet d'accepter la différence sur le compte fournisseur présenté dans la fenêtre et sur tous les autres comptes fournisseurs ayant été modifié dans la fenêtre sous-jacente de gestion de l'échéancier.
• Réinitialiser : la fenêtre de réinitialisation de l'échéancier fournisseur pour le compte courant est alors proposée. Elle permet de reconstituer l'échéancier de ce fournisseur en ne prenant soit toutes les écritures non lettrées présentes dans le compte du fournisseur, soit uniquement que les factures d'achat non réglées (avec possibilité d'omettre certaines factures en fonction du mode de paiement, comme celles payées par prélèvement par exemple, pour lesquelles il n'y a pas grand intérêt à les placer dans l'échéancier si le paiement n'est pas émis par la chaîne de règlement automatique des fournisseurs).
• Annuler : pour revenir à la fenêtre précédente de gestion de l'échéancier fournisseurs.

Ce contrôle est réalisé à l'identique quand on ouvre l'échéancier pour un fournisseur donné, par le bouton Échéancier fournisseur depuis la fenêtre de consultation d'un compte, mais seules les options OK (équivalent à Accepter) et Réinitialiser sont proposées.

Pour ce contrôle, via un paramètre programme présent dans la fenêtre de gestion de l'échéancier, on peut demander que le contrôle d'égalité de solde entre le compte et l'échéancier fournisseur se fasse en tenant compte de toutes les écritures non lettrées ou des seules écritures passées sur un journal d'achat. Tout dépend de votre façon de travailler, et de la présence fréquente ou non de règlements non lettrés dans des comptes fournisseurs.
De plus, un autre paramètre programme présent dans la saisie par pièce, intitulé En saisie de pièce d'achat, ne pas créer d'échéance si le mode de paiement est parmi, permet d'ignorer, uniquement dans le cas où l'on choisit de ne sommer que les pièces d'achat, certaines factures en fonction de leur mode de paiement (prélèvement par exemple).

En parallèle, il existe aussi une procédure de contrôle permettant de lister tous les comptes fournisseurs pour lesquels on rencontre une différence entre le solde du compte fournisseur et la somme des échéances portées dans l'échéancier fournisseurs. Cette procédure est lancée depuis le menu Outils/Vérification des données/Liste des écarts de soldes fournisseurs.

Information complémentaire : la fenêtre permettant de réinitialiser l'échéancier pour un compte fournisseur donné, accessible par le bouton Réinitialiser depuis la fenêtre signalant une discordance entre compte et échéancier fournisseur, peut également être lancée sur l'ensemble des comptes fournisseurs. Cela est particulièrement utile si vous souhaitez « démarrer » l'échéancier fournisseur à un instant t, alors que vous ne le gériez pas auparavant.
Pour cela, lancez l'option de menu Outils/Autres outils/Lancer un autre outil, sélectionnez la première option Ouvrir une fenêtre WinDev, indiquez CPURGFIN comme nom de fenêtre et validez par OK.
Attention : ce traitement ne doit être utilisé, en dehors du cas évoqué ci-dessus d'une première initialisation de l'échéancier, qu'avec une grande prudence. Il a pour effet d'effacer toutes les échéances déjà présentes dans l'échéancier avant reconstitution de celui-ci à partir des écritures non lettrées des comptes fournisseurs. Si vous aviez ajouté « manuellement » des échéances (des acomptes à régler par exemple), celles-ci vont disparaître.