Cette procédure permet d'exporter la liste des factures d'achat réglées. Les informations produites par cette procédure peuvent par exemple être exploitées par un logiciel de gestion commerciale pour noter, pour chaque facture d'achat, la date de paiement, le mode de paiement, le N° du bordereau de paiement, le N° du chèque...

Cette procédure est accessible via le menu Outils/Autres exports/Export des factures d'achat réglées.

Le principe est d'exporter la liste de toutes les factures d'achat ayant été lettrées par un règlement fournisseur. Seuls les règlements fournisseurs enregistrés par la procédure de saisie des règlements fournisseurs ou émis par la procédure de règlement automatique sont traités (pas ceux enregistrés en saisie par pièce ou au kilomètre, ou provenant d'une interface).

Au lancement du traitement, on peut choisir :

• la période à traiter, pour ce qui est des règlements fournisseurs. Mais cette période est facultative.
• Factures lettrées au : renseignez cette date si vous ne voulez extraire que les factures ayant une date de lettrage antérieure à celle-ci. Si cette date n'est pas renseignée, toutes les factures lettrées seront extraites, quelle que soit la date de lettrage.
• Non encore exportées ou exportées après le. Renseignez cette deuxième date si vous voulez extraire, en sus des factures n'ayant jamais été exportées, celles ayant été exportées après la date indiquée ici. Le fait de renseigner cette deuxième date permet une « reprise » si on n'est pas parvenu à traiter correctement un précédent fichier émis par cette procédure.
• Le nom est l'emplacement du fichier à produire en sortie
• Ajouter horodatage dans le nom du fichier. Si cette option est cochée, un horodatage sous forme _AAAAMMJJHHMMSS sera ajouté en fin de nom du fichier, juste avant l'extension.

Le deuxième onglet de cette fenêtre permet :

• d'identifier les journaux à traiter pour retrouver les factures d'achat : on peut indiquer de 1 à 5 codes journaux d'achat, ainsi que le code du journal des à nouveaux. Sur ce dernier, seules les écritures ayant un code journal « origine » correspondant à l'un des codes 1 à 5 codes journaux d'achat spécifiés plus haut seront traités, sachant que ce code journal « origine » n'est correctement renseigné que si les à nouveaux ont été créés par la procédure de clôture d'exercice de LDCompta.
• On peut aussi ignorer purement et simplement toutes les écritures antérieures à une date donnée (figée en principe une fois pour toutes), cela étant prévu pour pouvoir démarrer ce système d'export à partir d'une date donnée en ignorant tout ce qui a été fait auparavant.
• Enfin, on indique le nom du fichier de description, qui décrit le format du fichier en produire en sortie, celui contenant la liste des factures réglées. Cela peut être au choix un format Texte à colonage fixe, un format CSV (avec le choix du délimiteur de colonnes) ou un format XML. La liste des colonnes du fichier est paramétrable, ainsi qu'un certain nombre d'autres options (comme les noms des balises XML), le tout au travers de ce fichier de description. Un exemple de fichier nommé iExpfaa.fdf est livré en standard dans le répertoire des programmes de LDCompta. Ce fichier exemple contient une liste exhaustive de toutes les colonnes que cette procédure est capable de produire, et de nombreux commentaires décrivant les différentes options de formatage de fichier en sortie.

Pour être en mesure de n'exporter que les factures non encore exportées, ou exportées après une certaine date, le système enregistre la liste des factures exportées, avec la date de l'export, dans un fichier nommé iExpFaa.dat, ce fichier étant créé dans un sous-répertoire \Interfaces\XXX du répertoire des sous-répertoire (en principe, de la forme C:\Ldsystem\Fichiers\Compta ou X:\Fichiers\Compta), où XXX est le code de la société traitée. Il s'agit d'un fichier au format délimité ; il peut éventuellement être ouvert et modifié par le bloc-notes de Windows.

Lancement en automatique

Cette procédure peut être lancée automatiquement. Il suffit d'ouvrir la fenêtre en lui passant une chaîne de caractères contenant les paramètres dans l'ordre où ils sont placés sur le premier onglet, séparés par un point-virgule :

• Date de début et date de fin pour l'extraction des règlements (facultatives)
• Date de lettrage limite (facultative), pour sélection des seules factures ayant une date de lettrage antérieure ou égale à celle-ci
• Date export limite (facultative), pour sélection des factures jamais exportées ou exportées à cette date ou après celle-ci

Toutes ces dates, si renseignées, doivent être au format AAAAMMJJ.

Pour lancer cette fenêtre avec toutes les dates non renseignées (cas le plus courant, où l'on veut la liste des toutes les « nouvelles » factures d'achat réglées), il suffit d'indiquer en paramètre la valeur AUTO (comme dans l'exemple ci-après).

Pour lancer cette procédure via une tâche planifiée sur une société donnée, avec un utilisateur et mot de passe donné (au besoin, voir chapitre 1.4  Options de la ligne de commande), il faut donc créer une tâche ayant pour ligne de commande :

C:\Ldsystem\Program\Compta\LDCPTV11.EXE  XXX /U=UTILISATEUR:MOTDEPASSE /FEN=IEXPFAA(AUTO)