Les états de chiffres d'affaires clients et fournisseurs offrent les fonctionnalités suivantes :

• Édition de chiffres d'affaires Hors taxes clients et fournisseurs, mois par mois, avec cumul sur 12 mois
• Choix de la période à traiter, avec possibilité de choisir une période antérieure à l'exercice comptable en cours (avec certaines restrictions, voir ci-après)
• Les chiffres d'affaires peuvent être présentés par tiers (client ou fournisseur, trié par N° de tiers ou par Pourcentage de chiffres d'affaires décroissant), par compte général de charge ou produit, ou enfin par domaine d'activité (voir ci-après la définition des domaines d'activité). Différentes combinaisons parmi ces trois critères sont également possibles ; par exemple, on peut obtenir des chiffres d'affaires par domaine d'activité, avec pour chaque domaine le détail par tiers.

Les domaines d'activité

La définition des domaines d'activité est un préalable indispensable à l'édition des chiffres d'affaires clients et fournisseurs, et ce même si vous ne souhaitez pas analyser vos chiffres d'affaires par activité. C'est en effet par ce biais que l'on définit le CA de la société, CA utilisé comme référence pour calculer la colonne % CA (dernière colonne de l'état).

Pour définir vos domaines d'activité, utilisez l'option du menu Édition/Domaines d'activité.

Un domaine d'activité correspond essentiellement à un regroupement de comptes de charges ou de produits, un peu comme on le fait pour calculer un compte de résultat. Chaque domaine d'activité est identifié par un code alphanumérique à 3 caractères. A chaque domaine d'activité, on associe un ou plusieurs comptes généraux de charges ou produits, en utilisant le bouton Comptes liés.

Pour les domaines d'activité Ventes, il faut indiquer si le domaine doit être inclus dans le calcul du CA société. Cela revient à définir le CA société comme la somme de tous les domaines d'activité pour lesquels on a activé l’option Inclus dans le C.A. de la société, sachant que chaque domaine d'activité correspond lui-aussi à la somme des C.A. de tous les comptes de charges ou produits attachés à ce domaine.

On peut également définir des niveaux de totalisations intermédiaires, sur le premier et/ou les deux premiers caractères du code domaine d'activité.
A savoir : comme on définit dans la même table les domaines d'activité ventes et achat, il parait judicieux de réserver le premier caractère du code domaine pour distinguer les ventes des achats.

Exemple de codification pour les ventes :

       Code        Libellé        Inclus dans CA        Comptes      

         V        Ventes

       V1        Prestations de services

       V11          Prestations de services        O        706000

       V12        Formation        O        706010

       V13        Maintenance        O        706020

       V2        Ventes de marchandises

       V21        Ventes Micro-ordinateurs        O        707010

       V22        Ventes Autres fournitures        O        707020

       V3        Autres produits

       V31        Frais de déplacements        N        708800

       V32        Ports        N        708810

       V33        Autres produits        N        758000 768000...

Définition des paramètres

Avant de pouvoir calculer ces chiffres d'affaires, il est nécessaire de définir un certain nombre de paramètres. Pour cela, utilisez l’onglet Paramètres sur l'écran de lancement des éditions de chiffres d'affaires, accessible depuis le menu Édition/Chiffres d'affaires.

Vous devez indiquer sur cet écran le code du ou des journaux de vente à considérer pour extraire les chiffres d'affaires clients, ainsi que le code du ou des journaux d'achat pour extraire les chiffres d'affaires fournisseurs.

Options de lancement

Lors de la demande d'édition des états de chiffres d'affaires, sur l’onglet Général, vous devez indiquer les éléments suivants :

• Période. Celle-ci ne peut excéder 12 mois. Il est possible de choisir une période antérieure à l'exercice comptable en cours, à partir du moment où la période choisie correspond à une période comptable ayant fait l'objet d'une clôture annuelle avec LDCompta. On peut également choisir une période à cheval entre l'exercice comptable en cours et l'exercice comptable précédent (avec toutefois les mêmes restrictions quant à la clôture annuelle), de façon à obtenir par exemple des chiffres d'affaires sur 12 mois glissants.
• Type de tiers. Choisissez entre des chiffres d'affaires clients ou fournisseurs.

• Sélection par groupe ou famille. En cliquant sur ce bouton, vous accéder à une fenêtre de filtrage des clients ou fournisseurs par groupe ou famille, ces critères venant en plus des critères proposés directement sur l'écran de lancement. On peut filtrer en inclusion (filtrage classique, pour ne prendre par exemple que les tiers d'une famille ou d'un groupe donnée) ou en exclusion (pour exclure certains familles ou groupes).

• Détail du chiffre d'affaires. Vous pouvez choisir une des options suivantes :
• Classement par domaine d'activité
• Classement par compte général
• Classement par tiers, avec dans ce dernier cas la possibilité de trier les tiers sur leur N° ou dans l'ordre décroissant des CA.

Différentes combinaisons sont possibles à partir de ces options. On peut par exemple obtenir des chiffres d'affaires par domaine d'activité ou par compte, détaillés ensuite par tiers (avec les tiers triés par N° ou CA décroissant).

• L'option Lignes des pourcentages permet de faire apparaître, suite à chaque ligne exprimant des chiffres d'affaires une ligne exprimant ces chiffres d'affaires en pourcentage. Ce pourcentage est le rapport entre le chiffre d'affaires imprimé sur la ligne précédente et le chiffre d'affaires du niveau de totalisation immédiatement supérieur. Par exemple, pour une édition triée par domaine d'activité et par client, le pourcentage apparaissant pour un client donné à l'intérieur d'un domaine donné est le rapport entre le CA réalisé par ce client dans ce domaine d'activité et le CA total du domaine d'activité en question.
• Unité d'affichage. Selon votre volume d'activité, choisissez l'unité la plus adaptée parmi celles proposées : Unités (L'Euro donc, ou la devise de référence si celle-ci est autre que l'Euro), Dizaines, Centaines, Milliers (soit le K€). La largeur des colonnes sur l'état ne permet d'y faire figurer que des nombres à 7 ou 8 chiffres. On peut donc présenter cet état en Euros (Unités) si votre CA global reste inférieur à 9 millions d'euros. Au-delà, il est préférable de choisir une unité d'affichage plus adaptée.
• Sélection du domaine d'activité. Vous devez limiter l'édition des chiffres d'affaires à un domaine d'activité précis, ou à un intervalle de domaines d'activité.
  Attention à choisir ces domaines de façon cohérente, selon que vous demandez une édition de CA clients ou fournisseurs.

Présentation des états

Les chiffres d'affaires sont présentés mois par mois, avec le cumul des 12 mois. La dernière colonne de l'état exprime le cumul des 12 mois sous forme de pourcentage par rapport au CA de la société (voir la définition des domaines d'activité pour déterminer ce qui entre dans le CA société).

La première ligne donne le CA de la société, défini lors de la saisie des domaines d'activité. La deuxième ligne donne le Total des ventes s'il s'agit de CA clients, ou le Total des achats s'il s'agit d'un CA fournisseurs. Ces deux lignes ne tiennent jamais compte d'une éventuelle sélection par domaine d'activité.

On trouve ensuite la ligne Total général, qui correspond au total de toutes les lignes de l'état, en tenant compte de la sélection éventuelle par domaine d'activité.

Suite à cette ligne, on trouve le détail des CA par domaine, et/ou compte général, et/ou tiers, en fonction de ce que l'on a choisi sur l'écran de lancement.

Si l'on a demandé le détail par domaine d'activité, il apparaît des totalisations intermédiaires sur les premier et deuxième caractères composant le code du domaine d'activité.

Historisation des données

Un fichier Historique des chiffres d'affaires Clients et Fournisseurs est constitué lors de chaque édition de cet état (fichier nommé CPTHCA). Ce fichier mémorise par compte général de charge ou produit, compte auxiliaire client ou fournisseur, année et mois, le montant du chiffre d'affaires hors-taxes en devise de référence.

Ce fichier est rafraîchi à chaque édition pour tous les mois de l'exercice comptable courant. De plus, il y a également rafraîchissement des données de ce fichier lors de la clôture annuelle. Ainsi, on est certain de disposer dans ce fichier après clôture annuelle des données Chiffres d'affaires de l'exercice clos.

Vous pouvez éventuellement exploiter les données contenues dans ce fichier si vous souhaitez aller au-delà des états qui vous sont proposés, par transfert de ce fichier dans un tableur/grapheur via la procédure disponible au menu Outils/Conversion de données en format texte.