La comptabilisation des immobilisations est accessible via le menu Traitement/Immobilisations/Comptabilisation.
Cela consiste à passer 3 pièces comptables pour :
- les dotations aux amortissements, passées entre le ou les comptes de dotation 681nnn et les comptes d'amortissement 280xxx-281nnn
- les dotations aux amortissements dérogatoires, le cas échéant, passées entre les comptes dédiés aux amortissements dérogatoires, qui sont renseignés dans la fenêtre des paramètres généraux, mais sur lesquels on peut aussi intervenir dans la fenêtre de lancement de la comptabilisation.
- les sorties d'immobilisations : comptabilisation des VNC cédées entre le compte de cession 675nnn et le compte d'immobilisation 20nn-21nn d'une part, la reprise du cumul des amortissements du compte d'amortissement 280nn-281nn dans le compte d'immobilisation 20nn-21nn, la reprise éventuelle du cumul des amortissements dérogatoires relatifs à ces immobilisations sorties.
La fenêtre de lancement de la comptabilisation est composée des champs suivants :
- Type de traitement : Édition et comptabilisation ou Édition de la liste de contrôle seulement.
Dans les deux cas, on obtient une première liste qui présente les écritures telles qu'elles vont être comptabilisées, sous la forme d'un journal, avec une ligne par pièce (dotations, dotations dérogatoires, sorties) et par compte mouvementé, éventuellement détaillée si on a des ventilations analytiques. Puis une deuxième liste qui permet de justifier ces 3 pièces : immobilisation par immobilisation, on y trouve une ligne pour la dotation de la période traité, une ligne éventuellement pour la dotation dérogatoire (ou la reprise d'amortissement dérogatoire), et enfin une, deux ou trois lignes supplémentaires en cas de sortie de l'immobilisation dans la période traitée (passation de la VNC en 675nnn si elle est non nulle, reprise du cumul des amortissement, reprise éventuelle du cumul des amortissements dérogatoires).
Si on choisit la première option Édition et comptabilisation, suite à l'impression de ces deux listes, et après un message de confirmation, il y a effectivement comptabilisation des écritures, telles qu'elles ont été présentées sur la première liste.
- Période de comptabilisation. On choisit la période à traiter, qui peut être un mois, un trimestre ou le plus souvent l'exercice entier. Bien entendu, si la période choisie est autre que l'exercice complet, les dotations comptabilisées sont proratisées en conséquence, sachant que dans les plans d'amortissement qui sont tous calculés par avance, on n'a que des dotations pour des exercices complets.
- Journal : Indiquez le code du journal sur lequel les écritures d'immobilisations seront comptabilisées. Si la période choisie est l'exercice entier, ce sera le journal des OD, voire peut-être un journal d'OD dédié aux immobilisations. Si la période choisie n'est qu'une partie de l'exercice, ce sera obligatoirement le journal de situation, ce qui permettra si on le souhaite de pouvoir effacer facilement ces OD une fois la situation établie.
- Nature de pièce (facultatif). Indiquez un code nature de pièce correspondant à ces OD.
- N° de pièce et Libellé écriture. Pour chacune des trois pièces comptables qui vont être comptabilisées, vous pouvez choisir un N° de pièce et un libellé écriture. Des valeurs sont proposées par défaut et conviennent la plupart du temps.
Attention : si le journal choisi est en numérotation automatique, les N° de pièce ne peuvent être définis ici.
En partie basse de l'écran, on retrouve les comptes utilisés pour les amortissements dérogatoires et les mises au rebut. Les valeurs qui sont proposées sont celles qui ont été définies dans les paramètres généraux Immobilisations. Elles sont modifiables ici, mais si vous les modifiez, les nouvelles valeurs ne seront utilisées que pour ce traitement de comptabilisation ; elles ne viendront pas remplacer les valeurs définies dans les paramètres généraux.
Rappel : pour la comptabilisation des sorties de type Mise au rebut, si le compte Dotations exceptionnelles est renseigné, on comptabilise la VNC mise au rebut au débit de ce compte de dotation exceptionnelle 687nnn par le débit du compte d'amortissement, ce qui revient à amortir l'immobilisation en totalité. Et dans la foulée, le compte d'amortissement est extourné dans le compte d'immobilisation, pour la valeur totale de l'immobilisation puisqu'elle est entièrement amortie. Si ce compte n'est pas renseigné, ces mises au rebut sont comptabilisées comme n'importe quelle autre sortie, en passant la VNC cédée au compte de sortie 675nnn et en extournant le cumul des amortissements à la date de cession, du compte d'amortissement au compte d'immobilisation.
