Sauvegarde des données comptables

LDCompta propose une procédure permettant de sauvegarder l'ensemble des données qui sont manipulées par ce progiciel. La sauvegarde peut être faite sur un disque local, un disque réseau ou encore une clé USB.

Il est possible de sauvegarder chaque dossier de comptabilité séparément, d'effectuer une sélection des sociétés à sauvegarder ou de sauvegarder la totalité des dossiers en une seule opération.

Il faut insister sur l'absolue nécessité de sauvegarder régulièrement vos dossiers de comptabilité.

C'est la seule garantie que vous ayez en cas d'incident système grave (Erreur disque irrémédiable par exemple, entraînant la perte de toutes les informations contenues sur le disque). Il est donc vivement conseillé de procéder à cette sauvegarde des dossiers une fois par jour.

Cela étant, il est tout à fait possible d'utiliser d'autres procédures de sauvegarde que celle qui est fournie en standard dans le logiciel, notamment si vos données sont stockées sur un serveur Windows sur lequel il existe un procédure de sauvegarde quotidienne automatisée, sur cartouche ou dans le cloud.

Il faut savoir dans ce cas que chaque dossier de comptabilité correspond à un sous-répertoire, placé dans le répertoire de données dont le nom est fixé à l’installation du logiciel (en principe, C:\Ldsystem\Fichiers\Compta). Par exemple, pour un dossier dont le code est LDZ, les données se trouveront dans le répertoire C:\Ldsystem\Fichiers\Compta\Soc_LDZ.

Pour intégrer la sauvegarde des données de comptabilité dans votre propre procédure de sauvegarde, le plus simple est donc de sauvegarder la totalité du répertoire de données utilisé, de la forme C:\Ldsystem\Fichiers\Compta. Le nom du répertoire de données peut être retrouvé par l’option de menu ?/A propos, bouton Environnement.

Pour utiliser la procédure standard de sauvegarde de la comptabilité, lancez l’option de menu Outils/Sauvegarde ou utilisez l’icône correspondant de la barre d’outils.

Il faut noter que la procédure de sauvegarde décrite ici ne permet de sauvegarder que les données, et jamais les programmes. En cas de crash disque total, il faudra donc dans un premier temps réinstaller le logiciel à l’aide du fichier d'installation d’origine, puis restaurer les données à partir de vos supports de sauvegarde les plus récents.

Avant LDCompta version 11 niveau 400, si le dossier comptable est géré en base DB/2 sur un serveur AS/400 (iSeries), la sauvegarde des données comptables doit être réalisée sur le serveur AS/400 et celle des données annexes (l'environnement et les sous-répertoires dont la GED) doit être réalisée depuis LDCompta pour Windows.

A partir de LDCompta version 11 niveau 400, il est possible de sauvegarder la bibliothèque AS/400 directement depuis LDCompta, soit au format LDCompta pour Windows (par l'option standard Outils/Sauvegarde), soit au format SAVF propre au système IBM (grâce à l'option spécifique Gestion AS400/Sauvegarde au format SAVF).

Dans tous les cas, la sauvegarde doit être faite (ou transférée dans un second temps) sur un support externe et doit être conservée soigneusement durant plusieurs années.

Écran de saisie des paramètres de la sauvegarde

Une fois la procédure lancée, l'ordinateur affiche un écran de saisie des paramètres de la sauvegarde :

Sur cet écran, vous trouvez les zones suivantes :

• Contenu de la sauvegarde. Choisissez l’une des options possibles :
• La société courante. Ne sauvegarde que la société courante ; celle-ci apparaît présélectionnée dans la liste des sociétés affichée en partie droite.
• Toutes les sociétés. Sauvegarde de toutes les sociétés ; les sociétés qui seront sauvegardées apparaissent sélectionnées dans la liste des sociétés affichée en partie droite.
• Les sociétés sélectionnées… Ne sauvegarde que la ou les sociétés sélectionnées dans la liste des sociétés affichée en partie droite, liste à laquelle vous avez accès dans ce mode.
  Pour sélectionner plusieurs sociétés, utilisez soit la touche Majuscule pour étendre votre sélection (clic sur le premier poste à traiter, puis clic sur le dernier poste à traiter en tenant la touche Majuscule enfoncée), ou la touche Ctrl pour ajouter à la sélection (clic sur un premier poste, puis clic sur les autres postes à ajouter à la sélection en tenant la touche Ctrl enfoncée). Vous pouvez aussi faire glisser la souris sur la liste en tenant le bouton gauche enfoncé.
• Sauvegarder les index. Cochez cette option pour que le système sauvegarde à la fois les fichiers de données et les fichiers d’index. La sauvegarde sera alors environ deux fois plus longue et nécessitera davantage d’espace sur le support de sauvegarde. Mais en contrepartie, la restauration sera plus rapide, surtout pour les dossiers volumineux. En effet, lors de la restauration d’une société, si les fichiers d’index n’ont pas été sauvegardés, ceux-ci sont automatiquement reconstruits par le système et cela nécessite un peu de temps.
  Comme la sauvegarde est une opération beaucoup plus fréquente que la restauration, il est préférable de ne pas sauvegarder les index la plupart du temps.
• Sauvegarder l’environnement. Cochez cette option pour que le système sauvegarde également les données de l’environnement, en sus des données propres à chaque société sélectionnée pour la sauvegarde. Les données de l’environnement sont celles qui sont communes à l’ensemble des sociétés : fichier des sociétés, fichier des utilisateurs avec les mots de passe associés, toutes les données liées aux sécurités d'accès à LDCompta…
• Sauvegarder les sous répertoires. Cette option permet de sauvegarder toutes les autres données manipulées par LDCompta et enregistrées dans des sous-répertoires du répertoire des données : les états et requêtes adaptés en spécifique, les historiques de traitement, certaines données liées aux interfaces (notamment quand on utilise l'automate d'interface), les données de l'automate d'intégration des relevés bancaires, les scénarios de conversion de données en format texte ou de modification de données par lot, les vues...
  Deux sous-options sont possibles:
• y compris les archives. En cochant cette case, les fichiers d'archives (fichier .ZIP) constitués à chaque clôture mensuelle ou annuelle (de façon optionnelle) seront aussi sauvegardés. Attention, ces fichiers peuvent être volumineux. Sachant que ces fichiers d'archives n'ont plus d'intérêt aujourd'hui (ce sont les fameux fichiers « FEC » qui sont demandés par la DGFiP en cas de contrôle fiscal), il est inutile d'encombrer la sauvegarde avec ces fichiers ZIP.
• y compris les documents. En cochant cette case, la sauvegarde intégrera tous les documents enregistrés dans la Gestion Électronique des Documents (GED). Utile, mais là-aussi, le volume de données peut être conséquent.
  Si ces documents sont enregistrés sur un serveur Windows et sont pris en charge par une sauvegarde quotidienne (sur cartouche ou dans le cloud), il est probablement inutile de les sauvegarder ici.
• Destination de la sauvegarde. Indiquez le nom du répertoire dans lequel la sauvegarde va être enregistrée. Pour sauvegarder sur un disque local ou réseau, indiquer le chemin d’accès complet au répertoire souhaité. Utilisez pour ce faire si nécessaire le bouton Parcourir. Le système propose par défaut le répertoire utilisé lors de la dernière sauvegarde effectuée depuis la société courante.
  Dans ce répertoire destination, seule la dernière sauvegarde de l'environnement et des sous-répertoires est conservée (fichiers ENVRNMT.SVL et SOUSREP.SVL). En revanche, pour les différents dossiers comptables sélectionnés, le système crée chaque fois un nouveau fichier de sauvegarde portant un nom de la forme SOC_XXXnn.SVL, où XXX est le code du dossier comptable et nn est un N° d'ordre « à suivre » 01, 02, 03...
• Mot de passe. Vous pouvez indiquer ici un mot de passe protégeant les fichiers de sauvegarde qui vont être créés. Par défaut, c'est le mot de passe de sauvegarde choisi lors de l'initialisation de l'environnement sécurisé qui est proposé (mais non affiché). Ce mot de passe sera demandé en cas de restauration, sauf si vous avez conservé le mot de passe par défaut et que vous restaurez dans le même environnement que celui de la sauvegarde.

Une fois tous les paramètres renseignés, lancez la sauvegarde en appuyant sur la touche Entrée ou en cliquant sur le bouton OK.

La sauvegarde achevée, une fenêtre vous informe du bon déroulement de la procédure, ou de l’échec éventuel de la sauvegarde.

En cas d’échec, relancez la procédure de sauvegarde et utilisez le bouton Compte-rendu pour consulter le ou les messages d’erreurs survenus précédemment.

Consignes de sauvegarde

1. Avant de lancer la sauvegarde, assurez-vous qu'aucun utilisateur n’est en train de saisir en comptabilité.
   En revanche, il est possible d'interroger l'historique comptable pendant la sauvegarde, par les procédures d’interrogation de compte, pièce, journal….
2. Assurez-vous toujours de la bonne fin de votre sauvegarde, en lisant le message dans la fenêtre d’achèvement : le message doit être : La sauvegarde s’est achevée avec succès.
3. Utilisez plusieurs supports de sauvegarde distincts.
   En effet, il est prudent d'avoir toujours au moins deux jeux de sauvegardes distincts, conservés en deux lieux différents.
   Une solution simple consiste, lorsqu'on effectue cette sauvegarde quotidiennement, à copier les fichiers sur un emplacement réseau, lui-même sauvegardé régulièrement.

La restauration

Cette procédure permet de restaurer une ou plusieurs dossiers de comptabilité, pourvu que le ou les dossiers comptables aient été sauvegardés par la procédure de sauvegarde décrite au paragraphe précédent.

Il est possible de restaurer chaque dossier de comptabilité séparément (même s'ils ont été sauvegardés de façon groupée), ou au contraire de restaurer la totalité des dossiers en une seule opération.

Pour utiliser la procédure standard de restauration de la comptabilité, lancer l’option de menu Outils/Restauration.

Il est impératif qu'aucun utilisateur ne travaille sur le ou les dossiers de comptabilité en cours de restauration (ni saisies, ni même interrogations).

Une fois la procédure lancée, l'ordinateur affiche une fenêtre de sélection du répertoire contenant les données de sauvegarde (le ou les fichiers .SVL). Sélectionnez le répertoire que vous avez indiqué lors de la sauvegarde. Vous arrivez alors sur l’écran de restauration proprement dit, qui présente la liste des sociétés ayant été sauvegardées dans le répertoire sélectionné précédemment, avec la date de la sauvegarde de chacune de ces sociétés.

Dans cette liste, sélectionnez la ou les sociétés à restaurer.

Attention : si le fichier de sauvegarde provient d'un autre environnement que celui dans lequel vous cherchez à le restaurer, et si vous êtes Administrateur de sécurité (sinon, la restauration n'est pas possible), le mot de passe de la sauvegarde vous sera demandé. Il s'agit du mot de passe par défaut des sauvegardes choisi dans l'environnement de provenance de la sauvegarde, ou de celui indiqué expressément lors de la sauvegarde.

Une fenêtre de confirmation rappelle les conditions qui doivent être respectée pour le bon déroulement de l'opération.

A ce stade, on peut éventuellement choisir de restaurer la sauvegarde dans un autre dossier que celui d'origine, modifier le libellé du dossier que l'on va restaurer, ou encore marquer le dossier restauré en tant qu'archive (exercice précédent) d'un autre dossier comptable.

Lorsque vous validez par OK, la restauration est lancée. Elle ne prend que quelques minutes. Toutefois, si les fichiers d’index n’ont pas été sauvegardés en même temps que les données, ceux-ci sont automatiquement reconstruits par le système suite à la phase de restauration des données ; cette phase de reconstruction des index peut être plus ou moins longue selon le volume des données restaurées.

Là encore, assurez-vous toujours de la bonne fin de la procédure. Le message apparaissant dans la fenêtre d’achèvement doit être : La restauration s’est achevée avec succès.