La plupart des fichiers de données qui « gonflent » au fil du temps sont épurés lors de la clôture d'exercice. Cette épuration est cependant facultative. On peut aussi la lancer en dehors de toute clôture d'exercice, sachant que les différentes procédures d'épuration décrites ici sont suffisamment sécurisées pour éviter toute perte de données dans l'exercice courant.

Épuration des écritures analytiques

Cette épuration va de pair normalement avec l'épuration des écritures qui se fait lors de la clôture d'exercice. Sauf si dans les paramètres analytiques, vous avez décoché l'option Épuration des données analytiques à la clôture annuelle.
Cela permet de gérer par exemple un suivi d’affaires qui s’étalerait sur plusieurs années. Mais il faut dans ce cas penser à lancer périodiquement une épuration des écritures analytiques pour éviter que ce fichier ne gonfle indéfiniment : c'est l'objet de la procédure décrite ici, accessible depuis le menu Outils/Gestion des fichiers/Épuration des écritures analytiques.

Quand on la lance, on doit indiquer :

• La date d'épuration, cette date étant utilisée de différente façons selon le type d'épuration choisi juste en dessous. Dans tous les cas, cette date doit être antérieure au 1er jour de l'exercice comptable courant.
• Le type d'épuration, avec 3 possibilités :
• N'épurer que les écritures qui sont affectées sur un code analytique n'ayant eu aucun mouvement postérieurement à la date d'épuration. On indique dans ce cas quel est l'axe analytique à retenir. Cela permet par exemple d'effacer toutes les écritures analytiques des affaires ou projets qui seraient « inactifs », dans le sens où aucun mouvement n'a plus impacté ces affaires ou projets depuis pas mal de temps. La date d'épuration est alors utilisée pour déterminer la période pendant laquelle il faut n'avoir eu aucun mouvement.
  Lorsqu'on sélectionne cette option, lorsqu'on clique sur le bouton Supprimer, LDCompta propose la liste des codes analytiques de l'axe demandé pour lesquels il n'existe aucun mouvement comptable postérieur à la date d'épuration. On peut alors choisir dans cette liste quels sont les codes analytiques pour lesquels on veut épurer les écritures. Et demander aussi à supprimer dans la foulée les codes analytiques en question, sachant qu'il n'existe plus aucun mouvement comptable pour ceux-ci après épuration.
• Supprimer toutes les écritures analytiques antérieures à la date d'épuration (cas le plus simple).
• Cumuler toutes les écritures analytiques antérieures à la date d'épuration en une seule écriture passée à la date d'épuration (une sorte de report à cette date d'épuration). Dans la pratique, il y aura création d'une écriture de cumul pour chaque quintuplet distinct (Compte général, code analytique axe 1, code analytique axe 2, code analytique axe 3, code journal).

Dans les trois cas, suite à cette épuration, il y a une réindexation du fichier des écritures analytiques, pour optimiser cet index et récupérer de la place sur disque.

Épuration des fichiers

Tous les fichiers proposés dans cette procédure d'épuration sont normalement épurés lors de la clôture d'exercice comptable. La procédure décrite ici n'a d’intérêt que si on n'a pas procédé à cette épuration lors de la dernière clôture d'exercice, ou si l'on n'a pas été assez incisif quant à la période à épurer.

Cette épuration peut donc se faire à tout moment, en dehors du traitement de clôture d'exercice, via le menu Outils/Gestion des fichiers/Épuration des fichiers.

Elle traite les fichiers suivants :

• Règlements fournisseurs
• Règlements clients
• Relevés bancaires
• Situation pour impression bilan et CR
• Actions de relance client
• Historique de modification des écritures

Pour chacun de ces fichiers, vous pouvez choisir de ne pas épurer les données, ou de conserver les données sur une durée plus ou moins longue que celle proposée par défaut.

Là-aussi, pour chaque fichier pour lequel on demande une épuration, il y a une réindexation du fichier qui est faite, pour optimiser l'index et récupérer de la place sur disque.

Épuration des tiers

Cette procédure, accessible par le menu Outils/Gestion des fichiers/Épuration des tiers, En version 10, permet d’épurer les tiers : clients, fournisseurs ou autres auxiliaires.

On peut ainsi épurer les tiers non mouvementés depuis une date donnée, la recherche des écritures se faisant au travers des éventuels dossiers d’archives. On peut aussi tenir compte de la date de dernière modification de la fiche tiers. L’épuration consiste :

• soit à marquer simplement les tiers concernés comme suspendus,
• soit à les supprimer réellement du fichier des tiers.

On ne saurait trop recommander la prudence quant à l’utilisation de cette procédure, surtout si vous utilisez une interface avec une gestion commerciale en amont de LDCompta : si vous supprimez des clients par exemple, on risque de bloquer des factures reçues ultérieurement pour une fiche client qui aurait été épurée car non mouvementée depuis plusieurs années. Il faut donc bien mesurer les avantages (un fichier clients moins volumineux, facilitant la recherche notamment) et les inconvénients (risque de blocage ultérieur, avec obligation de recréer la fiche si elle a été supprimée ; si elle a été simplement suspendue, il suffira de la réactiver).

Au lancement de cette procédure, on doit indiquer :

• Le type de tiers à traiter : Clients, Fournisseurs ou Autres auxiliaires.
• Une date limite. Tout tiers ayant au moins un mouvement comptable postérieur à cette date ne sera pas traité. Notez que la recherche des écritures antérieures à cette date se fait au besoin en parcourant le ou les dossiers d'archives.
• Une option Omettre les tiers modifiés après cette date. Si on active cette option, les tiers n'ayant aucun mouvement après la date limite choisie, mais ayant une date de dernière modification de la fiche tiers postérieure à celle-ci ne seront pas traités.

Après avoir renseigné ces critères de recherche, il faut cliquer sur le bouton Rechercher. LDCompta effectue alors la recherche des tiers répondant à ces critères et les affiche dans la table en partie centrale de la fenêtre. Le nombre total de tiers trouvés est affiché dans la barre de message, tout en bas de la fenêtre. Par défaut, ils sont tous présélectionnés, mais on peut sélectionner ou désélectionner ces tiers à volonté, en utilisant si nécessaire les boutons Tous et Aucun, ou en cochant/décochant l'option de sélection en colonne 1.

Pour lancer l'épuration proprement dite, cliquez sur le bouton Suspendre ou Supprimer.

• Dans le premier cas, la fiche tiers est conservée ; elle est simplement marquée comme Suspendue. Rappelons que les tiers suspendus ne sont plus affichés par défaut dans les fenêtres de liste pour gestion ou de sélection des tiers, sauf si vous sélectionnez l'option Tous à l'invite État en haut à droite de la fenêtre. De plus, selon l'option indiquée dans la Fiche société, si on tente de passer une écriture sur ce tiers (que ce soit par une procédure de saisie de LDCompta et via la procédure d'interface), on aura soit un simple message d'avertissement, soit un message bloquant, interdisant donc de mouvementer le compte.
• Dans le second, la fiche est purement et simplement supprimée.