Comptes généraux

LDCompta utilise un plan comptable dans lequel chaque compte général peut être défini sur 6, 7 ou 8 caractères. La longueur maximale d'un N° de compte général est définie dans la Fiche société, onglet Gestion.

Bien qu’il soit possible de codifier n’importe quel compte en alphanumérique, il est préférable, pour ce qui est des comptes généraux tout du moins, de n’utiliser que des comptes numériques (pas de lettres).

Remarque : même si vous choisissez une longueur de 7 ou 8 caractères pour les N° de comptes généraux dans la Fiche société, il n’est pas obligatoire que tous les comptes généraux soient déclarés à cette longueur. Il ne s’agit là que de la longueur maximale autorisée, la longueur minimale étant toujours de 6. On peut ainsi ouvrir des comptes à 7 ou 8 chiffres (comptes de TVA par mois d’échéance 4456601 à 4456612 par exemple) tout en conservant la plus grande partie du plan comptable à 6 chiffres.

Comptes auxiliaires

Parallèlement à cela, on utilise un fichier fournisseur, un fichier client, et un fichier des comptes « autres auxiliaires ». Tous ces comptes auxiliaires sont identifiés par un code alphanumérique pouvant aller de 5 caractères minimum à 8 caractères maximum. L'unicité de ces numéros de tiers ne doit être garantie qu'au sein de chaque nature de tiers : fournisseurs, clients, autres auxiliaires. Et pour les comptes autres auxiliaires, l'unicité n'est requise qu'au sein de chaque collectif. Dit autrement, on peut parfaitement avoir un client et un fournisseur portant le même numéro, de même qu'on peut avoir un compte 00001 rattaché à un collectif 425000, et un autre compte 00001 rattaché à un compte 455100. Ce seront bien 2 fiches tiers différentes, même si elles portent toutes deux le numéro 00001.

Comptes collectifs

Enfin, on peut définir autant de comptes collectifs que cela est nécessaire. A chaque compte collectif est associé un code à deux caractères, dit code racine, qui n'est de fait qu'un raccourci de saisie. Pour identifier un compte auxiliaire, plutôt que de devoir saisie le N° du compte auxiliaire et le compte collectif de rattachement, on ne saisira que le code racine (2 caractères) suivi du N° du tiers (entre 5 et 8 caractères).

Ce code racine peut lui aussi être codifié en alphanumérique, mais il est préférable la plupart du temps de les codifier en numérique uniquement, la saisie étant alors plus rapide grâce au pavé numérique du clavier. Dans la configuration classique où l’on a seulement un compte collectif fournisseur (401000 par exemple) et un compte collectif client (411000 par exemple), nous conseillons de définir les codes racines comme suit :

Racine        Libellé                        Compte collectif        Nature de tiers

40        Collectif fournisseurs        401000                        F=Fournisseur

41        Collectif clients                411000                        C=Client

A chaque code racine est attaché, en plus du compte collectif, une nature de tiers. Il existe trois natures de tiers distinctes :

• F=Fournisseur : A ce compte collectif peut alors être associé tout tiers ayant été défini dans le fichier fournisseur.
• C=Client : A ce compte collectif peut alors être associé tout tiers ayant été défini dans le fichier client
• A=Autre auxiliaire : Il faut alors définir explicitement quels sont les comptes auxiliaires possibles pour ce compte collectif. Ce type de compte peut par exemple être utilisé pour gérer un compte de TVA par mois, un compte d'avance ou de frais de déplacement par salarié...
  Pour ces comptes Autres auxiliaires, il existe également une notion de sous-type décrite page suivante.
  
  

Pour les comptes clients et fournisseurs, si l’on ouvre plusieurs comptes collectifs de même nature (par exemple, deux collectifs clients : 411000 pour les clients classiques, 416000 pour les clients douteux), n’importe quel client peut être utilisé avec chacun des comptes collectifs de la nature correspondant. Un même tiers peut donc avoir plusieurs « comptes » : certaines factures passées au compte collectif 411000, d’autres au compte 416000.

Il est cependant possible, dans la fiche d'un client ou d'un fournisseur, de spécifier un code racine, ce qui revient à attacher explicitement ce tiers à un compte collectif donné. Selon le choix opéré dans la Fiche société, onglet Préférences, option Bloquer sur une racine invalide, lors de la saisie d'une écriture pour ce tiers sur un collectif autre que celui indiqué dans sa fiche, l'écriture sera rejetée ou un simple message d'avertissement sera émis.

Saisie d’un N° de compte

Chaque fois qu’un N° de compte doit être introduit à l’écran, la zone de saisie comporte 10 caractères (sauf sur certains écrans où seul un N° de compte général ou un N° de tiers est accepté, la zone ne présentant alors que 8 caractères).

On peut dans cette zone de 10 caractères :

• Soit indiquer un N° de compte général en frappant les 6, 7 ou 8 caractères du N° de compte, calés à gauche
• Soit indiquer un code racine (toujours 2 caractères) suivi du N° de tiers (N° de fournisseur, client, ou autre auxiliaire), n° constitué de 5 à 8 caractères. Par exemple : 4100017 pour le client 00017

Si vous voulez choisir le N° de compte à partir d’une liste de sélection, vous devez :

• Soit appuyer sur F4 ou cliquer à droite de la zone sur le bouton Liste, alors que la zone de saisie du N° de compte est non renseignée ; le système présente alors la liste de sélection d’un compte général.
• Soit frappez le code racine souhaité (40 pour fournisseur par exemple), puis appuyer sur F4 ou cliquer à droite de la zone sur le bouton Liste. Le système propose alors la liste de sélection d’un fournisseur, car il a reconnu la nature de tiers associée au code racine 40.

Vous pouvez également frapper le début du code recherché avant d’appuyer sur F4 ou cliquer sur le bouton Liste. Par exemple, si vous recherchez un compte d’achat marchandises, vous pouvez frapper les 3 caractères 607 puis appuyez sur F4. Le système présente là aussi la fenêtre de sélection d’un compte général, mais celle-ci est pré-positionnée à partir de la valeur 607. De la même façon, pour rechercher un client dont le N° commence par 26, vous pouvez frapper 4126 avant d’appuyer sur F4.

Dans le même ordre d’idées, pour rechercher un client dont le nom commence par RA, vous pouvez frapper 41RA* avant d’appuyer sur F4. Le système présente alors la fenêtre de sélection d’un client (41 étant un code racine défini avec la nature C=Client), mais celle-ci sera déjà présentée triée par nom du tiers, et pré-positionnée sur le premier client dont le nom commence par la valeur RA (ou le tiers qui suit si aucun ne correspond). Ici, c’est le caractère « * » indiqué suite au code de recherche (RA) qui provoque une recherche sur le nom du tiers, et non pas sur le code. La recherche alphabétique peut également être obtenue sans même avoir à frapper le caractère « * » suite au code de recherche, si vous avez coché l’option Rechercher sur nom si valeur alpha dans le cadre Aide à la saisie des numéros de compte, sur l’onglet Préférences de la Fiche société.

Si vous ne connaissez pas les codes racines associés aux différents collectifs, ce qui est fréquent quand il y a de nombreux collectifs, on dispose d'un bouton Comptes collectifs (raccourci F4) au bas de la fenêtre de sélection d'un compte général. Cela ouvre une fenêtre de sélection d'un compte collectif. Et après cela, le système enchaîne sur la sélection d'un des tiers correspondant à ce collectif.
Ainsi, en saisie d'écritures, même sans connaître aucun code racine, on peut rechercher un tiers en frappant 2 fois F4 : une première fois pour ouvrir la fenêtre de sélection d'un compte général, une deuxième fois pour basculer dans la fenêtre de choix d'un compte collectif.

Bien sûr, cette bascule depuis la fenêtre de sélection d'un compte général n'est proposée que si le champ de saisie concerné accepte qu'on renseigne indifféremment un compte général ou un compte auxiliaire. Si seul un compte général est attendu, le bouton Comptes collectifs est masqué.

De la même façon, quand on est en sélection d'un client, d'un fournisseur ou d'un compte autre auxiliaire et que le champ de saisie concerné autorise aussi un compte général, on dispose d'un bouton Comptes généraux en bas à gauche de la fenêtre de sélection du tiers pour basculer sur la sélection d'un compte général. Cela règle le problème du cas où on a saisi un début de N° de compte qui est une racine (par exemple, 413 pour rechercher un compte de portefeuille, 41 étant le code racine du collectif client). En effet, dès lors que le champ de saisie contient une valeur et que les deux premiers caractères de cette valeur correspondent à un code racine d'un collectif, la touche F4 ouvre la fenêtre de sélection d'un tiers pour ce collectif. En appuyant alors une seconde fois sur F4, on peut revenir en sélection d'un compte général si c'est un compte général qu'on recherche.

Coexistence des comptes généraux à plus de 6 chiffres avec les comptes de tiers

Si vous souhaitez utiliser des N° de comptes à plus de 6 caractères, il faut prendre garde au fait que les comptes généraux à 7 ou 8 chiffres masquent systématiquement les éventuels comptes auxiliaires à 5 ou 6 chiffres.

Exemple : un compte général nommé 4110010 masque le client 100010 si la racine utilisée pour les comptes clients est 41 ! Dans ce contexte, il ne sera plus possible de mouvementer, ou même de consulter, le compte client 41100010.

Un message d’avertissement, lors de la création d’un compte général à 7 ou 8 chiffres commençant par une racine met en garde contre ce genre de soucis.

Pour éviter cet écueil, il y a deux façons de procéder :

• Soit faire en sorte que les N° de tiers aient toujours une longueur supérieure ou égale à la longueur utilisée pour les comptes généraux moins 1.
  Par exemple, si on veut utiliser des comptes généraux à 7 chiffres, il serait préférable que tous les comptes de tiers aient au moins 6 caractères.
  Ainsi, complétés à gauche par le code racine à 2 caractères, il ne peut y avoir égalité entre un N° de compte général à 7 chiffres et un N° de compte auxiliaire à 8 caractères (2 + 6).
• Soit utiliser des codes racines alphabétiques. Par exemple, CL pour les clients et FO pour les fournisseurs.