La notion de sous-type pour les comptes autres auxiliaires présente un double intérêt :

• pouvoir gérer la liste des comptes auxiliaires associés aux comptes collectifs d'un même sous-type comme s'il s'agissait d'une liste unique de comptes, même si dans la pratique (c'est à dire dans la base de données), le système gère toujours une liste de comptes auxiliaires distincte pour chaque compte collectif de type « autre auxiliaire ».
  Exemple le plus courant : pour les salariés de l'entreprise, on veut gérer plusieurs comptes collectifs : 425100 pour les acomptes, 425200 pour les avances, 274300 pour les prêts. Ainsi, le fait de créer une fiche pour un salarié le rendra disponible pour les 3 collectifs si ceux-ci ont été définis du même sous-type.
• pouvoir interroger un compte autre auxiliaire en mode multi-collectifs comme cela est possible pour les comptes clients et fournisseurs.

Principe de fonctionnement

Ce code sous-type, qui est facultatif, peut être indiqué sur l'écran où l'on définit un compte collectif de type « autre auxiliaire ». Ce code sous-type peut prendre une valeur quelconque comprise entre A et Z ou 0 et 9.

Grâce à cela, à chaque création ou modification d'un compte autre auxiliaire, le système reporte automatiquement la mise à jour sur tous les autres comptes collectifs ayant le même sous-type. De même, en cas de suppression d'un compte autre auxiliaire, la suppression est répercutée dans tous les collectifs de même sous-type. Le système vérifie même, avant la confirmation de suppression, que le compte à supprimer ne comporte aucune écriture dans les différents collectifs de même sous-type. S'il y a des écritures dans un autre collectif, on peut quand même confirmer la suppression du compte, qui ne se fera alors que dans les collectifs ayant le même sous-type, et pour lesquels il n'existe pas d'écritures.

Interrogation multi-collectifs autres auxiliaires

Pour mettre en œuvre cette fonctionnalité, il faut définir la lettre « racine » signifiant qu'on veut accéder à un compte multi-collectifs autre auxiliaire. Cette donnée est à porter dans la Fiche Société, sur l'onglet Tiers, dans le même cadre que les autres racines particulières permettant d'interroger un client ou fournisseur en mode multi-collectifs, un groupe ou une famille de clients ou fournisseurs.

En interrogation de compte, on peut alors utiliser comme code racine cette lettre particulière, suivi du caractère correspondant au sous-type de collectif, complété par le N° de l'auxiliaire voulu.

Exemple : on reprend l'exemple ci-dessus des deux comptes collectifs 425100 pour les acomptes et 425200 pour les avances, tous deux de sous-type S, et on suppose que l'on a défini les comptes 00001, 00002, 00003, dans ces deux collectifs.
Parallèlement à cela, on a défini dans la fiche société la lettre A pour accéder aux comptes autres auxiliaires en mode multi-collectifs.
En interrogation de compte, si on veut connaitre toutes les avances et acomptes correspondant au salarié 00002, on peut interroger le compte AS00002 : on visualise alors toutes les écritures passées dans le compte auxiliaire 00002, pour les collectifs 425100 et 425200.

Comme dans le cas d'une interrogation d'un compte client ou fournisseur en mode multi-collectifs, le système présente dans la table des écritures 2 colonnes supplémentaires où l'on trouve le code racine et le N° du compte collectif de chaque écriture. On a également un onglet supplémentaire qui donne les cumuls mouvements et soldes pour chaque collectif mouvementé.