6.5 Extourne d'une pièce

Cette procédure permet d'extourner facilement une ou plusieurs pièces, identifiées par un code journal, une date comptable, et éventuellement un N° de pièce.

Elle est accessible depuis le menu Saisie/Saisie d'une extourne de pièce. On peut aussi y accéder très facilement depuis toutes les procédures de consultation, via l'option Extourner la pièce du menu contextuel qui s'affiche lors d'un clic droit sur une écriture.

Lorsque cette procédure est appelée depuis le menu, le premier écran permet de sélectionner la ou les pièces à extourner, en indiquant le Code journal, la Date d'écriture et le N° de pièce. Si le N° de pièce n'est pas renseigné, la procédure va extourner toutes les pièces passées sur le journal et à la date indiqués. A utiliser avec prudence donc, sauf si le journal indiqué est dédié à la saisie d'écritures de situation à extourner systématiquement. Une fois la pièce identifiée, on arrive sur le 2ème écran.

Lorsque la procédure est appelée par le menu contextuel depuis une fenêtre de consultation, on arrive directement sur le deuxième écran.

Ce deuxième écran présente, par sécurité, la liste des écritures composant la ou les pièces sélectionnées, écritures qui vont donc être extournées. Si vous êtes d'accord avec cela, cliquez sur le bouton OK pour poursuivre sur le troisième écran.

Le troisième écran permet de choisir les données de la pièce d'extourne :

Code journal. LDCompta propose le même journal que celui de la pièce à extourner.
Extourne au. Indiquez ici la date comptable de l'extourne.
Lettrer chaque fois que cela est possible. Si vous cochez cette option (elle l'est par défaut), il y aura lettrage, pour chaque compte comptable lettrable concerné par l'extourne, entre l'écriture extournée et l'écriture d'extourne. Le lettrage ne se fait, écriture par écriture, que si les conditions suivantes sont remplies :

le lettrage est demandé lors de la saisie de l'extourne ;
le compte mouvementé est lettrable ;
l'écriture extournée n'est pas déjà lettrée ;
aucun des deux journaux mis en jeu par le lettrage n'est un journal d'abonnement ou de situation.

N° de pièce. A ne renseigner que si vous souhaitez un N° différent de la pièce extournée (sauf s’il y a numérotation automatique sur le journal choisi pour l'extourne)
Nature de pièce. Si non renseigné, c'est le code nature de la pièce extournée qui sera repris.
Référence document. Si non renseigné, c'est la référence document de la pièce extournée qui sera reprise.
Nouveau libellé ou Préfixe à ajouter. Vous pouvez saisir un nouveau libellé qui sera repris sur toutes les lignes de la pièce d'extourne, ou plus simplement indiquer le préfixe qui sera ajouté au libellé des écritures extournées pour composer le libellé des écritures d'extourne. C'est cette seconde option qui est proposée par défaut, avec le préfixe Ext. qui convient bien aux extournes « classiques » d'OD de situation.

Toutes les autres données de la pièce d'extourne sont prises égales à la ou les pièces extournées : montant (avec inversion du sens Débit-Crédit bien sûr), échéance, ventilation analytique...

Enfin, la procédure gère également l'échéancier fournisseur :

si les journaux d'origine et de destination de l'extourne possèdent tous deux l’option Gestion échéancier fournisseur,
pour chaque écriture extournée mouvementant un compte fournisseur ou client, le système crée une nouvelle échéance de sens inverse pour chaque échéance trouvée dans l'échéancier fournisseur correspondant aux 3 critères (N° de facture, date de facture, Référence document) et à condition que l'échéance ne soit pas déjà réglée.
La nouvelle échéance est créée à l'identique, avec simplement comme date de facture la date comptable de l'extourne, et en appliquant les mêmes règles d'attribution que l'écriture d'extourne pour ce qui est du N° de pièce, de la référence document et du libellé écriture.

Tout cela fait que l'on peut utiliser cette procédure pour créer très facilement un avoir en extournant une facture, et en ne modifiant par exemple que la nature de pièce et le libellé.