Il existe différentes procédures de saisie permettant d’introduire une pièce comptable dans le progiciel LDCompta. Certaines sont généralistes, c’est à dire qu’elles peuvent être utilisées pour saisir tout type de pièce comptable, que ce soient des factures, des règlements, des OD… D’autres sont plus spécialisées ; elles sont optimisées pour une nature de pièce précise. La liste ci-dessous présente les procédures de saisie qui sont à votre disposition :
- Saisie par pièce. Il s’agit de la procédure la plus généraliste, qui permet d’enregistrer n’importe quel type de pièce comptable. Elle ne souffre d’aucune limitation d’aucune sorte ; de plus, son utilisation peut être grandement facilité par l’usage de canevas de saisie. On peut également procéder à des lettrages à la volée en saisie de pièce comptable.
- Saisie au kilomètre. Là-aussi, il s'agit d'une procédure généraliste dans le sens où l'on peut enregistrer des factures, des règlements, des OD. Cette procédure a été optimisée au maximum pour accélérer la saisie. Tout se passe dans une seule fenêtre (contrairement à la saisie par pièce où l'on a une succession d'au moins trois fenêtres par pièce), et l'on n'est pas obligé de valider pièce par pièce (même si cela reste possible et conseillé la plupart du temps).
Une limitation toutefois : pas de saisie en devises dans cette procédure !
- Saisie des écritures périodiques. Cette saisie permet d'enregistrer en quelques clics, à partir de schémas préétablis, les écritures qui reviennent à échéance régulière (souvent mensuelle), comme des loyers, des abonnements téléphoniques...
- Saisie par folio. Cette procédure est beaucoup dépréciée aujourd'hui, car l'enregistrement des pièces est différé. On saisit dans un folio (on pourrait dire un « brouillard » pour ceux à qui ce terme parle encore). Tant que les pièces sont dans le folio, elles ne sont pas réellement comptabilisées ; on peut donc y apporter toute modification qui s’avérerait nécessaire. Un folio peut ainsi être créé, modifié, imprimé, toutes ces opérations pouvant éventuellement se dérouler sur plusieurs jours. A un moment donné, le folio sera considéré comme correct et vous le validerez ; les écritures seront comptabilisées à cet instant-là, et le folio disparaîtra de la saisie des folios. Du coup, lorsqu'on interroge un compte comptable, on ne voit pas les écritures qui sont encore dans des folios.
Ce mode de saisie reste pratique pour saisir les OD de situation notamment (un ensemble d'OD qui reviennent peu ou prou à l'identique à chaque établissement d'une situation), ou encore pour saisir une balance de reprise lors d'un démarrage.
- Saisie règlement fournisseur. Cette procédure est dédiée à la saisie des règlements fournisseurs. Elle intègre notamment le lettrage du compte fournisseur, et la mise à jour de l’échéancier fournisseurs si vous avez mis en œuvre cette fonctionnalité. Elle doit être utilisée en lieu et place des saisies par pièce ou au kilomètre si vous voulez bénéficier de la gestion du portefeuille d’effets à payer. Cette procédure est tout à fait complémentaire également de la chaîne de règlement automatique des fournisseurs.
- Saisie règlement client. Cette procédure est dédiée à la saisie des règlements clients. Elle doit être utilisée en lieu et place de la saisie par pièce ou au kilomètre si vous voulez bénéficier de toutes les options de suivi des règlements clients : gestion de portefeuille de règlements clients, bordereaux de remises en banque, remises de LCR sur support magnétique.
- Saisie des virements reçus. Cette procédure est elle aussi destinée à enregistrer les règlements clients, mais elle ne traite que des virements reçus, en s'appuyant sur les données des relevés bancaires.
- Extourne d'une pièce. Cette procédure permet d'extourner n'importe quelle pièce en quelques clics.
- OD de différences de change. Cette procédure est dédiée à la saisie des OD de différences de change, OD qui doivent être passées périodiquement pour rectifier le solde des comptes de trésorerie. L’utilisation de cette procédure est exceptionnelle, d’autant plus que la constatation des différences de changes liées à un règlement client ou fournisseur est complètement intégrée dans les procédures de saisie des règlements clients et fournisseurs. Cette procédure n’est donc utilisée que pour ajuster le solde des comptes de trésorerie gérés en devise, en dehors de tout mouvement comptable.
Il existe également d’autres procédures ou traitements qui peuvent déclencher une comptabilisation d’écritures :
- Lettrage manuel d'un compte, en cas de différence de lettrage.
- Règlement automatique des fournisseurs. Il s’agit d’une chaîne complète permettant de déclencher le paiement en automatique des échéances fournisseurs, selon divers moyens de paiement. La chaîne prend en charge l’édition des titres de paiement, la comptabilisation des paiements, ainsi que le lettrage des comptes fournisseurs.
- Émission des relevés clients et Prélèvements clients. Ces deux traitements, très proches fonctionnellement, permettent d'émettre soit des relevés clients (avec ou sans comptabilisation), soit des prélèvements clients.
- Gestion du portefeuille d’effets à payer. Cette procédure permet de comptabiliser les mouvements entre le compte Effets à payer et la banque (ce qu'on appelle encore parfois « saisie des domiciliation »). Elle peut aussi déclencher une écriture d’annulation d’un effet à payer si vous demandez la suppression d’un effet en portefeuille.
- Gestion du portefeuille d’effets à recevoir. Cette procédure permet de comptabiliser les mouvements entre le ou les comptes de portefeuille (Effets à recevoir, Portefeuille de chèque) et les comptes de banque lorsqu'on effectue des remises à banque depuis ces portefeuilles. Elle peut aussi déclencher une écriture d’annulation d’un effet à recevoir si vous demandez la suppression d’un effet en portefeuille.
- Création d’un bordereau de remise en banque. Cette procédure peut comptabiliser, selon le paramétrage mis en place au niveau de vos journaux de banque, l’écriture constatant la remise en banque, écriture passée entre le compte transitoire et le compte de banque, comptes tous deux définis au niveau des paramètres du journal de banque.
- Transfert des créances douteuses. Cette procédure permet de transférer très facilement des écritures non lettrées d'un compte client « classique » (411000) à un compte client douteux (416000).
- Génération des écritures d'abonnement, si vous mettez en œuvre ce module Abonnements.
- Génération des écritures de charges constatées d'avance, si vous mettez en œuvre ce module Charges constatées d'avance.
- Saisie des OD analytiques. Cette procédure est citée ici pour mémoire ; elle ne met pas à jour la comptabilité générale, mais seulement la comptabilité analytique.
Enfin, il existe une dernière méthode pour introduire des écritures dans LDCompta ; il s’agit des procédures d’interface :
- Interface standard d’entrée. LDCompta offre une procédure standard permettant d’intégrer n’importe quel type d’écriture de comptabilité générale ou analytique, avec tous les contrôles de cohérence garantissant l’intégrité des données comptables. Les spécifications détaillées de cette interface sont fournies dans une documentation séparée, intitulée INTCPTWxx.pdf, xx étant la version comptable cible (par exemple INTCPTW10 pour la version 10, INTCPTW11 pour la version 11).
- Interface avec LDPaye. Si vous utilisez le progiciel LDPaye parallèlement à LDCompta, sachez que les OD mensuelles de paye seront intégrées automatiquement dans LDCompta par la procédure Interface standard avec LDPaye disponible dans le progiciel LDPaye.
D’autre part, pour procéder à la modification de pièces déjà enregistrées, on utilise toujours une procédure dédiée dite procédure de modification d'écritures.
Toutes les procédures de saisie évoquées ci-dessus sont présentées en détail dans les chapitres qui suivent.
Remarque importante : partout dans ce progiciel comptable, on parle de règlement fournisseur et de règlement client. En fait, il serait plus approprié de parler de règlement émis et de règlement reçu, puisque quelle que soit la procédure de saisie utilisée, il est possible de mouvementer n’importe quel type de compte, fournisseur, client, autre auxiliaire ou même un compte général. On peut donc sans contrainte particulière régler un avoir client par la procédure de saisie des règlements fournisseurs (ou même par la chaîne de règlement automatique des fournisseurs), comme on peut encaisser un chèque fournisseur par la procédure de saisie des règlements clients. Il en serait de même pour un chèque reçu d’un organisme social par exemple (une caisse de prévoyance par exemple). Les termes de règlement fournisseur et de règlement client ont simplement été conservés car ils ont le mérite d’être plus parlants pour les utilisateurs débutants avec LDCompta.
