LDCompta dispose d'une procédure permettant d’éditer des balances âgées clients et fournisseurs. On y accède via les menus Édition/Balances/Balance âgée clients et Édition/Balances/Balance âgée fournisseurs

Selon les choix que l’on va faire lors de la demande d’édition de la balance âgée, on va pouvoir :

• soit répartir les créances clients ou fournisseurs en fonction de leur ancienneté, c'est à dire de leur date comptable ou date de pièce ; il s’agit là de la véritable balance âgée ;
• soit répartir les créances clients ou fournisseurs en fonction de leur échéance, en s’intéressant cette fois ci aux échéances à venir ; on peut parler dans ce cas de balance future.

Lors de l'appel d’une procédure d’édition de balance âgée, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition présenté ci-dessous.

Cet écran est composé des zones suivantes :

• Arrêté de la balance. Vous pouvez choisir entre 2 options :
• arrêtée à fin du mois. Indiquez en regard le mois comptable sur lequel il faut arrêter la balance
• arrêtée à la date du pour un arrêté en cours de mois (moins fréquent). Indiquez alors en regard la date d'arrêté.

• Arrêté en date. Choisissez la date sur laquelle l’arrêté doit se faire, parmi les 3 valeurs Échéance, Comptable, Pièce.
• Mois-Année de départ colonne 1. Indiquez ici le mois comptable qui sera le point de départ de la colonne 1, les colonnes suivantes correspondant aux mois précédents ce mois de départ. Si vous ne renseignez pas cette zone, le système prend le mois de l’arrêté comme mois de départ en colonne 1. Si vous indiquez un mois de départ antérieur au mois d’arrêté, la colonne 1 regroupera toutes les écritures ayant un mois postérieur ou égal au mois de départ demandé.
  Remarque : si la nature de la date utilisée pour l’arrêté est différente de la nature de date utilisée pour la distribution des colonnes, il peut être préférable de choisir un mois de départ différent du mois d’arrêté. Par exemple, pour une balance future, on va arrêter la balance en date comptable au 30/09/2021, et on va distribuer les colonnes en date d’échéance. Si on facture en moyenne avec des échéances à 60 jours, il est judicieux de choisir le mois 11/2021 comme mois de départ de la colonne 1. Ainsi, les factures de septembre à échéance en novembre seront placées dans la colonne 1 ; en colonne 2, on trouvera les factures à échéance octobre ; etc.
• Distribution en date. Choisissez la date selon laquelle les écritures vont être réparties dans les différentes colonnes de la balance : Échéance, Comptable, Pièce.
• Triée par. Les comptes apparaissant sur cette balance peuvent être triés par Numéro tiers, Nom abrégé ou encore Représentant (cette dernière option n'est proposée que pour une balance âgé clients).
• Sortie Excel - Nombre de mois. En impression, la balance comporte 5 colonnes mensuelles, suivies d'une sixième regroupant tout ce qui est antérieur. Pour l'export vers Excel, on peut aller au-delà de 5 colonnes mensuelles en indiquant ici le nombre de mois à porter en colonne
• Détailler l'antériorité. Toujours dans le cas de l'export vers Excel, le fait de cocher cette option va permettre d'avoir le détail des soldes mensuels antérieurs. De ce fait, on pourra trouver dans le fichier Excel plusieurs lignes successives pour un même tiers, s'il y a des soldes antérieurs sur plusieurs mois distincts. Cette présentation n'étant pas toujours facile à exploiter en Excel, on peut décocher cette option, surtout si on a choisi d'avoir un grand nombre de mois en colonne. Et dans ce cas, tout ce qui antérieur aux n mois demandés apparait en dernière colonne, non détaillé par mois.
• Mode de regroupement en colonne. Dans le cas d'un export vers Excel uniquement, on peut choisir ici d'avoir un détail en colonne plus fin qu'une simple répartition par mois. On dispose pour cela d'une liste déroulante avec les choix possibles : Une colonne par mois (comme sur les éditions « papier »), Une colonne par quinzaine, Une colonne par décade, Une colonne par semaine, Une colonne par période de 5 jours, Une colonne par date. Dans ce dernier cas, on a une colonne pour chaque date pour laquelle il existe au moins un montant à afficher pour un client. Alors que dans tous les autres cas, on a une colonne pour chaque période correspondant au groupage demandée, la première colonne correspondant toujours à la date de fin du mois indiqué comme mois de départ.

• Collectif. Indiquez le code du compte collectif (code racine) si vous ne voulez traiter qu’un seul compte collectif, lorsqu'il en existe plusieurs. Par défaut, le système traite tous les collectifs du type demandé, c’est à dire clients, fournisseurs ou autres auxiliaires. L'état est toujours présenté avec le compte collectif en tri majeur.
• Depuis le n° – Jusqu'au n°. Indiquez l’intervalle de comptes clients ou fournisseurs à traiter. Par défaut, ces deux valeurs étant non renseignées, tous les comptes sont traités. Cette option n'est pas disponible pour la balance autres auxiliaires.
  Attention : le N° du tiers doit être saisi ici sans le code racine.

• Ignorer les écritures lettrées. Activez cette option si vous voulez ignorer toutes les écritures lettrées, ce qui est préférable sur une balance âgée où l’on ne s’intéresse en général qu’aux créances restant dues. Si vous prenez en compte aussi les écritures lettrées en désactivant cette option, on obtient une balance assez différente : mois par mois, les soldes de la balance sont tout à fait différents, du fait des écritures lettrées, pour lesquelles il y a bien souvent des mois différents entre le débit et le crédit du lettrage ; la dernière colonne qui donne le solde global à la date d’arrêté est quant à elle identique quel que soit le choix effectué pour la prise en compte des écritures lettrées.
• Lettrées au. Indiquez la date d’arrêté à prendre en compte pour déterminer si l’écriture doit être considérée comme lettrée ou pas. Cette zone n’est accessible que si vous avez activé l’option précédente. Si vous ne renseignez pas cette zone, le système prend la date d’arrêté de la balance comme date d’arrêté de lettrage, ce qui convient bien la plupart du temps.
• Calculer en tenant compte des lettrages partiels. En cochant cette option, les lettrages partiels sont traités « en bloc », c'est à dire que chaque lettrage partiel est traité comme un tout, pour le montant du lettrage partiel, à la date comptable et d'échéance portés sur ce lettrage partiel. Et dans ce cas, on ignore toutes les écritures lettrées partiellement.

• Sélection par groupe ou famille. En cliquant sur ce bouton, vous accéder à une fenêtre de filtrage des clients ou fournisseurs par groupe ou famille, ces critères venant en plus des critères proposés directement sur l'écran de lancement. On peut filtrer en inclusion (filtrage classique, pour ne prendre par exemple que les tiers d'une famille ou d'un groupe donnée) ou en exclusion (pour exclure certains familles ou groupes).

Remarque : si l'on souhaite obtenir les mêmes soldes comptables entre une balance âgée et une balance auxiliaire, il faut demander la balance âgée arrêtée en date comptable à la même date que la balance auxiliaire, en laissant les deux invites Ignorer les écritures lettrées et Lettrées au à leur valeur proposée par défaut.

Présentation d'une balance âgée

On trouve une ligne par client ou fournisseur, avec le solde du tiers, ce solde étant ventilé en plusieurs colonnes selon la date comptable, de pièce ou d’échéance des écritures qui le constituent.

On dispose de 5 colonnes où apparaissent des soldes mensuels, la sixième colonne regroupant les soldes mensuels antérieurs, avec une ligne par mois pour lequel il y a un solde. Les deux dernières colonnes de l’état présentent le solde global du compte, débiteur ou créditeur.

On trouve également un sous-total par compte collectif, pour chacune des colonnes de l’état, ainsi qu’un total général. La sixième colonne présentant les soldes antérieurs est également détaillée mois par mois (1 ligne par mois) pour ces niveaux de totalisation.

Remarque : un tiers n'apparaît sur la balance âgée que s'il a un solde non nul pour l'une au moins des colonnes 1 à 6, et même si le solde global est nul (le solde peut être débiteur pour un mois donné, créditeur du même montant sur un autre mois).