Cette procédure permet d'éditer un grand-livre en devises. Elle est accessible depuis le menu Édition/Grands-livres/Devises. Cette option n’apparaît sur le menu que si le module Devises a été activé dans la Fiche société.

On peut aussi y accéder depuis la consultation d'un compte, si on a choisi préalablement le mode Affichage en devises. Dans ce cas, certains champs de l'écran présenté ci-dessous sont pré-renseignés en fonction des critères choisis en consultation du compte.

Lors de l'appel de la procédure, les options d'édition sont les suivantes :

• Nature du grand livre. Choisissez le type de compte à traiter, parmi les 4 valeurs proposées : Général, Client, Fournisseur, Autre auxiliaire.
• Arrêté à fin du mois. Indiquez ici le mois comptable sur lequel il faut arrêter l’état. Par défaut, le système propose le mois en cours.

• Édition du détail des écritures. Activez cette option pour que les écritures comptables s’impriment en détail sur le grand livre.
  Si vous ne souhaitez imprimer que les soldes des comptes, avec éventuellement les totaux mensuels, désactivez cette option.
• à partir du. Si vous avez activé l’option précédente, vous pouvez indiquer ici la date à partir de laquelle les écritures comptables s’impriment en détail.
  Si une date est indiquée, toutes les écritures antérieures à cette date seront cumulées en une seule ligne de report. Si aucune date n’est indiquée, toutes les écritures s’impriment depuis le début de l’exercice.
• Édition des sous-totaux par mois. Activez cette option si vous voulez voir apparaître des lignes de totalisation des mouvements mois par mois.
  Ces lignes de totalisations mensuelles s’intercalent entre les écritures comptables, au sein de chaque compte.

• Prise en compte des centralisations. Cette option n'est présentée que lorsque l'option Général a été sélectionnée à la première invite. La centralisation des écritures sur le grand-livre consiste à ne présenter qu’une seule ligne de totalisation par journal et mois comptable. Cette ligne reprend le cumul des mouvements débits et crédits, en lieu et place du détail des écritures comptables.
  On peut ainsi diminuer de façon significative le volume papier des grands-livres, sachant que le détail des mouvements peut être retrouvé sur les journaux.
  Cette centralisation ne s’effectue que pour les journaux et les comptes pour lesquels cela a été demandé explicitement, au niveau des paramètres journaux et du plan comptable.
  Si cette option est activée, les centralisations seront prises en compte, conformément aux paramétrages ayant été mis en place, tel que cela est décrit ci-dessus.
  Si cette option est désactivée, aucune centralisation ne sera faite.
  Par défaut, la centralisation ne s'effectue que sur les mois comptables clos sauf si vous cochez l'option y compris sur période non close.
  Remarque : Il faut insister sur le fait que cette centralisation n'est qu'un artifice de programmation. Dans le fichier historique comptable, on conserve toujours le détail de toutes les écritures comptables passées réellement. Lors de l'édition des grands-livres, et si la centralisation est souhaitée, il y a cumul des écritures à centraliser par journal et période comptable. On ne fait figurer qu'une seule ligne cumul sur l'état, sous le libellé CENTRALISATION  XX  MM/AA, avec XX = Code du journal centralisé, MM/AA = Mois comptable. Même après clôture mensuelle du journal, il donc possible si vous le souhaitez de ne pas centraliser les écritures, et de reprendre le détail de toutes les écritures.
• Afficher les séparateurs de milliers. Décochez cette option si les montants apparaissant sur le grand-livre sont très importants et entraînent parfois un débordement de capacité (on voit des ++++++ en lieu et place de certains montants). Les montants sont alors présentés sans les séparateurs de milliers, laissant ainsi plus de place pour les très gros montants.

• Libellé écriture multi-lignes.  En cochant cette option, le libellé des écritures est présenté sur plusieurs lignes si nécessaire. Sinon, les libellés trop longs pour s'inscrire dans la largeur de la colonne sont tronqués.
• Saut de page par compte. Cette option permet de n'imprimer qu'un seul compte par page.
• Reprise de l'exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices non clos simultanément.
  Pour comprendre à quoi correspondent les options proposées ici, reportez-vous à l'impression d'un grand livre général ou d'un grand-livre auxiliaire.
• Écritures dans la devise. Indiquez ici un code devise si vous ne voulez imprimer que les écritures ayant été saisies dans une devise particulière.
  Attention : il faut utiliser cette sélection avec précaution, car les totaux et soldes qui vont apparaître sur le grand-livre n’ont plus de sens si vous avez pour un même compte des écritures dans plusieurs devises. Il ne s’agit plus d’un solde global du compte, mais simplement d’un solde du compte pour la devise considérée.

• Compte défini dans la devise. Cette invite n’est proposée que pour les comptes clients ou fournisseurs. Indiquez un code devise si vous ne voulez imprimer que les comptes pour lesquels vous avez défini une devise de gestion, au niveau de la fiche du tiers. Vous avez le choix entre :
• <Aucune sélection>. Tous les comptes sont traités, quelle que soit la devise indiquée dans la fiche du compte, et même si aucune devise n’a été indiquée dans la fiche.
• <Toutes devises sauf devise de référence>. Tous les comptes ayant un code devise renseigné et autre que la devise de référence sont traités. Il s’agit ici d’un moyen très simple de ne traiter sur ce grand-livre que les comptes pour lesquels cela est pertinent, c’est à dire les comptes pour lesquels il y a de grandes chances de trouver des écritures en devises.
• Code Devise. Seuls les comptes définis dans la devise que vous avez indiquée sont traités. Les comptes n’ayant aucune devise dans leur fiche, ou ayant un code devise différent de celui que vous avez indiqué sont ignorés.

• Masque de sélection. Ce champ n'apparait que si l'on a choisi l'option Général à la première invite. Il permet d’effectuer une sélection des comptes plus fine que celle possible par les deux zones décrites ci-après (sélection par intervalle).
  Par exemple, en indiquant 6++++++1 dans ce masque, vous sélectionnez tous les comptes commençant par 6 et dont le dernier chiffre à droite est 1. Ce type de sélection est très pratique lorsque l'on a ouvert des comptes de charges et produits par établissement, en utilisant une position du N° de compte pour spécifier l'établissement concerné.  La sélection par masque peut être combinée avec une sélection par intervalle. Notez que le masque doit impérativement être saisi avec 8 caractères et que le caractère joker est le +.

• Collectif. Ce champ n’est proposé que si vous avez choisi une nature de grand-livre de type client, fournisseur ou autre auxiliaire.
  Indiquez le N° du compte collectif (code racine) si vous ne voulez traiter qu’un seul compte collectif. Par défaut, le système traite tous les collectifs du type demandé.
• Depuis le n° – Jusqu'au n°. Indiquez l’intervalle de comptes généraux, clients ou fournisseurs à traiter. Par défaut, ces deux valeurs étant non renseignées, tous les comptes sont traités. Attention : s’il s’agit d’un grand-livre client ou fournisseur, le N° du tiers doit être saisi ici sans le code racine.

• Sélection par groupe ou famille. En cliquant sur ce bouton, qui n'est proposé que si vous avez choisi l'option Client ou Fournisseur à la première invite, vous accéder à une fenêtre de filtrage des clients ou fournisseurs par groupe ou famille, ces critères venant en plus des critères proposés directement sur l'écran de lancement. On peut filtrer en inclusion (filtrage classique, pour ne prendre par exemple que les tiers d'une famille ou d'un groupe donné) ou en exclusion (pour exclure certains familles ou groupes).

• Sélection des écritures. Cette zone de sélection vous permet de limiter l'édition aux seules écritures non lettrées, ou aux seules écritures lettrées. Les choix possibles sont :
• Toutes. Impression de toutes les écritures, qu'elles soient lettrées ou non.
• Non lettrées. Impression des seules écritures non lettrées, ou lettrées avec une date de lettrage postérieure à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous.
• Lettrées. Impression des seules écritures lettrées avec une date de lettrage antérieure ou égale à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous.
• Lettrées ou non lettrées au. Ce champ n'est activé que si l’on a choisi l’option Non lettrées ou Lettrées au-dessus.
  Indiquez la date d’arrêté à prendre en compte pour déterminer si l’écriture doit être considérée comme lettrée ou pas.
  Si vous ne renseignez pas ce champ, le système prend la date d’arrêté du grand-livre comme date d’arrêté de lettrage, ce qui convient bien la plupart du temps.

• Ignorer le journal de situation, Ignorer le journal d'abonnement et Ignorer le journal des charges constatées d'avance. Ces trois options permettent de choisir s'il faut imprimer les écritures des journaux de situation, d'abonnement et de charges constatées d'avance.

• Format. Cette zone, située en partie droite en dessous du bouton Imprimer, permet de choisir entre le format Vertical ou le format Horizontal. En format horizontal, on dispose d’informations supplémentaires, mais l’édition nécessitera davantage de pages.
• Imprimer les cadres – Imprimer les trames. Ces deux options permettent de désactiver l’impression de tous les cadres et/ou des trames grisées mettant en évidence chaque nouveau compte. La désactivation de ces deux options permet d’accélérer l’impression et de diminuer la consommation d’encre.

Présentation du grand-livre en devises

Pour chaque compte, on trouve :

• Une partie en-tête qui identifie le compte (N° de compte et libellé du compte).
• Une écriture de report devise par devise, qui cumule toutes les écritures antérieures à la date de report (paramètre Édition du détail des écritures à partir du) le cas échéant.
• La liste des écritures passées dans le compte, ayant une date comptable comprise entre la date de report et la date d'arrêté du compte indiquées toutes deux sur l'écran de saisie des paramètres.
• Un total général du compte devise par devise, pour les colonnes Débit, Crédit et Solde.

Chaque écriture comporte les zones suivantes :

• La date comptable
• Le code journal
• Le code nature de la pièce comptable (Facture, Avoir, OD...) et le N° de pièce comptable
• La date d'échéance de l'écriture (Format Horizontal uniquement)
• La référence du document et le libellé de l'écriture
• Le niveau de relance (pour les écritures client uniquement)
• Le code lettrage et le mois de lettrage, si l'écriture a été lettrée. Les lettrages partiels apparaissent avec le repère * dans le mois de lettrage.
• Le cours de la devise, dans le cas d’une écriture
• Le montant débit ou crédit en devise, suivi du code de la devise (2 colonnes si format Horizontal, une seule colonne en format Vertical)
• Le montant débit ou crédit en devise de référence
• Le solde progressif du compte en devise de référence, dans la dernière colonne, évoluant ligne par ligne.

Rappels

1. Si la mention PROVISOIRE apparaît dans le titre de l’état, reportez-vous au chapitre Notion d'écritures provisoires pour comprendre la signification de ce libellé.
2. Le bouton Ouvrir .xlsx permet de récupérer le grand-livre directement dans un tableur.