La conservation
Conditions de conservation (Extrait du BOFIP)
160 Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse qui enregistre les données de règlement doit prévoir une clôture.
Cette clôture doit intervenir à l'issue d'une période au minimum annuelle (ou par exercice lorsque l'exercice n'est pas calé sur l'année civile).
170 Les systèmes de caisse doivent, de plus, prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle.
Pour chaque clôture - journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice) - des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables, doivent être calculées par le système de caisse, comme le cumul du grand total de la période et le total perpétuel pour la période comptable.
180 Toutes les données mentionnées au I-A-3 § 50 doivent être conservées. Cette obligation de conservation porte sur toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, sur les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système (cf. I-B-3 § 170).
190 Cette conservation est opérée, soit en ligne, c'est-à-dire dans le logiciel ou système, soit dans une archive dans le respect des conditions d'archivage détaillées au I-B-4 § 220 à 260.
200 Les données de règlement étant des données servant à l'établissement de la comptabilité de l'entreprise, elles doivent être conservées pendant le délai de six ans prévu au premier alinéa de l'article L.102 B du LPF. Se reporter au BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 pour plus de précisions.
210 Lorsque l'assujetti utilise un système de caisse centralisé avec remontée des données de règlement depuis des points de vente vers un système centralisateur, la conservation des données enregistrées ligne par ligne et la conservation des données cumulées peut être réalisée au niveau du système centralisateur, à condition qu'une traçabilité de la remontée des données de règlement des points de vente vers le système centralisateur soit prévue. Cette traçabilité doit permettre à l'administration de vérifier l'exhaustivité du flux des données transférées.
LDNégoce respecte toutes les conditions énoncées ci-dessus.
On a donc introduit la notion de clôture.
Les clôtures sont faites par société et magasin, sachant que ces 2 notions découlent du groupe de vente (voir plus haut les règles de correspondance).
Seule la clôture journalière doit être demandée explicitement.
Les clôtures mensuelles sont déclenchées automatiquement lors d'une clôture journalière, selon les principes suivants :
Cela permet de gérer le cas par exemple où le dernier jour du mois est un dimanche, jour pour lequel la clôture journalière ne sera jamais demandée.
Lors de cette clôture exercice, la date de dernière clôture enregistrée pour le magasin est automatiquement avancée du nombre de mois de l'exercice lors de cette clôture exercice.
- Un message d'avertissement est envoyé au vendeur chaque fois qu'il lance la clôture avant l'heure habituelle du jour (cas où l'on ferme le magasin plus tôt), message précisant bien qu'il sera ensuite impossible de saisir des tickets sur cette journée.
- La clôture journalière n'est pas liée au contrôle des encaissements ni à la feuille de caisse, même si elle doit normalement se faire ensuite.
Il n'y aura pas de contrôle de chronologie entre la clôture journalière et les 2 traitements de contrôle des encaissements.
- On bloque le lancement de l'interface comptable, si on a des tickets non clos dans la période à interfacer.
- Pour s'assurer que les clôtures journalières sont faites en date et heure, on avertit systématiquement le vendeur (=à chaque nouveau ticket) s'il existe au moins un ticket non clos avec une date antérieure à la date du ticket (censément la même que la date de session).