11.5 Les avances sur paye négative

Le principe retenu pour traiter les payes négatives est le suivant :

• Le mois ou le net à payer calculé par le système est négatif, il y a automatiquement ajout d'une ligne sur le bulletin, avec un libellé Avance sur paye négative, et pour un montant égal au net à payer. Le montant de cette avance sur paye permet de ramener le net à payer du bulletin à zéro.
• Lors du premier calcul de bulletin qui suit celui où il y a eu cette avance, cette avance sur paye négative est automatiquement déduite du net à payer.

Le fonctionnement de cette avance sur paye met en jeu :

• Une rubrique particulière, qui est utilisée à la fois pour l'avance sur paye faite le mois ou le net à payer est négatif, et pour déduire cette même avance le mois suivant. Le N° de la rubrique utilisée est fixé dans la fenêtre des paramètres généraux, cadre Rubriques et cumuls spécialisés sur l'onglet Calcul, sur la ligne Avance sur paye. Dans le plan de paye standard, c'est la rubrique 8990. C'est le libellé de cette rubrique qui apparaitra sur le bulletin dans les deux cas : l'avance proprement dite et la déduction de cette avance le mois suivant.
• Un cumul salarié, qui mémorise l'avance sur paye faite pour chaque salarié. Le nom de cumul salarié est figé. Il s'agit du cumul AVSPAY.

Dans le plan de paye standard, tout cela est activé par défaut. Si vous ne voulez de ce mécanisme, le plus simple est de suspendre la rubrique dédiée 8990.

Remarque : si pour un salarié qui part, on obtient un net à payer négatif sur le dernier bulletin (malgré les éventuelles indemnités liées au départ, c'est donc un cas assez peu fréquent), il ne faut pas déclencher d'avance sur paye qui ne sera jamais récupérée. Il faut établir le bulletin avec ce net à payer négatif, le salarié devant rembourser la somme hors paye. Pour cela, le plus simple est de suspendre temporairement ce mécanisme, le temps de calculer ce bulletin, en allant donc suspendre la rubrique en question. Mais il ne faut pas oublier dans ce cas de la réactiver après coup (en ayant clôturé le bulletin éventuellement, pour être sûr qu'il n'est pas recalculé par erreur).