Cette procédure permet d’exporter les données de n’importe quel fichier de la base de données du progiciel de paye dans un fichier au format texte, ce dernier pouvant ensuite être relu par un logiciel de type tableur par exemple.
La procédure est accessible par le menu Outils/Export de données en format texte.
A savoir : cette procédure qui a toujours été présente dans LDPaye est conservée aujourd'hui uniquement par souci de compatibilité. Si vous devez procéder régulièrement à des exports de données paye, il faut considérer les autres alternatives que sont :
- Le logiciel LDSQL : ce logiciel permet d'interroger la base de données de LDPaye via des requêtes SQL. Le langage SQL étant un standard, tous les développeurs de logiciels le maîtrisent et peuvent donc facilement extraire des données de paye avec LDSQL. LDSQL permet en outre d'exécuter des procédures diverses et variées pour retraiter les données « brutes » extraites par une commande SQL, par exemple pour les fournir dans un format précis attendu par un autre logiciel. LDSQL permet aussi d'automatiser ces extractions via des scripts, pour enchaîner plusieurs extractions successivement, le tout pouvant être piloté dans le planificateur de tâches de Windows.
Bref, c'est l'outil indispensable pour réaliser des extractions de données de façon professionnelle.
- Une solution décisionnelle, avec mise en place d'un entrepôt de données mis à jour quotidiennement (via notre logiciel LDETLFB), entrepôt dans lequel vous pourrez puiser des données de façon très simple avec Excel, ces données étant présentées sous une forme parfaitement « user-friendly ».
Le principe de cette procédure de conversion de données en format texte est de définir un scénario, qui donne toutes les options de conversion d’un fichier donné. On dispose pour cela d’un assistant vous permettant de construire le scénario en répondant à une série de questions. Une fois le scénario défini, on peut l’enregistrer de façon à pouvoir le réexécuter autant de fois que nécessaire.
Lors du lancement de la procédure de conversion, vous devez tout d’abord choisir entre 3 options :
- Nouveau scénario. Cette option permet de créer et enregistrer un nouveau scénario, tel que cela est décrit ci-après.
- Modifier un scénario existant. Cette option permet de modifier un scénario déjà enregistré ; une fois le scénario à modifier choisi dans la liste qui s’affiche en partie basse de la fenêtre, on procède comme lors de la création d’un scénario, mais toutes les données du scénario sont affichées en fonction de ce qui avait été défini initialement pour celui-ci.
- Exécuter un scénario. Cette option permet de réexécuter un scénario déjà enregistré ; il suffit de choisir le scénario dans la liste qui s’affiche en partie basse de la fenêtre, et de cliquer sur le bouton Suivant. On arrive ainsi directement sur la dernière étape de création/modification d’un scénario, étape permettant l’exécution du scénario en cliquant sur le bouton Terminer.
La création ou modification d'un scénario se décompose en 7 étapes.
Étape 1 – Fichier à convertir
Choisissez le fichier à convertir dans la liste qui est proposée, et cliquez sur Suivant.
Étape 2 – Parcours et sélection des données
Choisissez la clé de parcours du fichier parmi celles qui vous sont proposées.
Pour sélectionner les données à convertir, vous pouvez ensuite :
- Soit faire une sélection sur la clé choisie précédemment, en renseignant les zones Depuis la valeur de clé et Jusqu’à la valeur de clé. Les valeurs de clé doivent être saisies entre guillemets (quotte double, sous le chiffre 3 du clavier), dès lors qu’il s’agit de clés de type alphanumérique.
- Soit faire une sélection en indiquant simplement une condition de fin, par l’option Tant que <Condition>. Cette formule doit être utilisée lorsque la clé de parcours choisie est une clé composée, et que la condition de fin de sélection ne s’applique que sur une partie de cette clé composée. Prenons par exemple le cas du parcours du fichier des salariés (fichier PEPERS) sur la clé composée KPERS composée des zones COSO et NPPE. Si on veut extraire les salariés pour une société donnée, il faut indiquer le code de la société à l’invite Depuis la valeur de clé (entre guillemets), et renseignez la condition de fin sous la forme PEPERS.COSO= "XXX", XXX représentant le code société souhaité.
- Soit renseigner la condition de sélection en partie basse de la fenêtre. Cette condition de sélection s’applique à tous les enregistrements répondant au parcours établi à partir des données figurant en partie haute. Seuls les enregistrements vérifiant la condition indiquée seront transférés dans le fichier au format texte. Cette condition doit être saisie dans le langage propre à Windev. Par exemple, pour ne transférer que les salariés nés avant le 01/01/1962, sachant que la date de naissance correspond à la zone nommée DANA dans le fichier des écritures PEPERS, on renseignera la condition ainsi :
PEPERS.DANA < "19620101"
Étape 3 – Zones à convertir
Sélectionnez les différentes zones à porter dans le fichier texte en sortie. Pour procéder à une sélection multiple dans la liste des zones, utilisez les touches Majuscule pour étendre la sélection, ou Ctrl pour ajouter à la sélection. Vous pouvez aussi utiliser le bouton Tout sélectionner.
Étape 4 – Formatage des zones
Cet écran présente la liste des zones sélectionnées à l’étape précédente. Pour chacune des zones, un formatage par défaut est proposé, en fonction du type et de la longueur de la zone dans la base de données comptable. Vous pouvez agir sur le format de la zone de la façon suivante :
- Pour une zone de type texte, vous pouvez modifier la longueur de la zone qui sera présentée dans le fichier texte. Si vous agrandissez la zone, celle-ci sera complétée à droite par des espaces. Si vous la raccourcissez, les caractères de droite en surplus seront perdus.
- Pour une zone de type numérique (réel double), vous devez choisir un format de type XXXX.Y, avec
- XXXX Nombre de positions pour la partie entière
- Y Nombre de positions pour la partie décimale.
Si vous souhaitez que la zone soit complétée à gauche par des zéros, faites précéder le nombre XXXX par le chiffre zéro (Exemple : 013.2).
Si vous ne voulez pas de décimales, indiquez 0 au nombre de positions décimales (Exemple : 7.0).
- Pour une zone de type Date, choisissez un format parmi ceux-ci : AAAAMMJJ, AAMMJJ, JJMMAAAA, JJMMAA, AAAA/MM/JJ, JJ/MM/AAAA, AA/MM/JJ, JJ/MM/AA.
Étape 5 – Options pour le fichier texte
Indiquez le nom et l’emplacement du fichier texte produit en sortie. Par défaut, le système propose le même nom que le fichier d'origine, avec l’extension .TXT. Il propose de placer ce fichier dans le répertoire temporaire choisi à l’installation du logiciel (en principe, C:\Ldsystem\Temp). Si ce fichier existe déjà lors de l’exécution du scénario, vous pouvez décider d’ajouter les données en fin du fichier déjà existant, de remplacer le fichier existant après confirmation, ou de remplacer ce fichier systématiquement sans qu’il y ait envoi d’une fenêtre de confirmation.
Des options de formatage de ce fichier sont disponibles :
- Destination du fichier. Choisissez l’option Windows (ANSI) si le fichier texte doit ensuite être relu par un autre logiciel Windows (tableur ou traitement de texte par exemple. Choisissez l’option DOS (OEM) si le fichier texte doit ensuite être relu par un logiciel fonctionnant sous DOS. La différence porte essentiellement sur le traitement des voyelles accentuées, qui diffère entre la norme ANSI Windows et OEM (DOS).
- Séparateur de zones. Selon le logiciel avec lequel vous allez relire et traiter le fichier texte obtenu, choisissez le séparateur adéquat qui sera utilisé pour délimiter les zones dans chaque enregistrement du fichier texte. Si vous choisissez <Aucun>, les zones seront accolées les unes aux autres sans aucun séparateur. Pour relire facilement le fichier texte avec un logiciel de type tableur, nous vous conseillons d’utiliser le caractère Tabulation comme séparateur.
- Séparateur décimal. Selon le logiciel avec lequel vous allez relire et traiter le fichier texte obtenu, choisissez le séparateur adéquat, le point décimal ou la virgule décimale.
- Délimiteur des zones de type texte. Selon le logiciel avec lequel vous allez relire et traiter le fichier texte obtenu, vous pouvez demander à ce que les zones textes soient encadrées par un séparateur, qui peut être un guillemet simple ou double. En règle générale, il est préférable de ne pas utiliser de délimiteur pour les zones textes.
- Ajouter une ligne en début de fichier pour le titre des colonnes. Utile si vous voulez ensuite ouvrir le fichier résultant dans un logiciel de type tableur.
Étape 6 – Sauvegarde du scénario
Si vous souhaitez réexécuter par la suite plusieurs fois ce scénario, il faut demander à ce que celui-ci soit sauvegardé. Pour cela, indiquer le nom du scénario.
Chaque scénario est enregistré sous la forme d’un fichier portant le nom que vous avez indiqué et l’extension .sce, dans un sous-répertoire nommé Scenario, sous-répertoire créé automatiquement dans le répertoire dit « des sous-répertoires » (souvent de la forme X:\Ldsystem\Fichiers\Paye ou X:\Fichiers\Paye).
Étape 7 – Exécution du scénario
La définition du scénario est achevée à ce stade. Cet écran récapitule les options que vous avez sélectionnées sur les écrans précédents.
Pour exécuter le scénario, cliquez sur le bouton Terminer. Si le fichier texte choisi en sortie existe déjà, et si vous avez demandé à ce qu’il y ait confirmation avant remplacement, une fenêtre vous demande de confirmer l’effacement du fichier existant.
Durant la phase de constitution du fichier texte, une jauge de progression vous informe de l’avancement du traitement. Une fois le traitement achevé, le système vous indique le nombre d’enregistrements lus dans le fichier origine (compte-tenu des limites imposées sur les clés à l’étape 2), et le nombre d’enregistrements ajoutés dans le fichier texte en sortie. Les deux nombres peuvent différer si vous avez indiqué une condition de sélection à l’étape 2.
