Le module de gestion électronique des documents (GED) de LDPaye permet de lier des documents « bureautique » (fichiers PDF, Word, Excel, images…) à des entités gérées dans le logiciel : une société, un établissement, un service, une famille de cotisation (équivalent à un organisme : URSSAF, MSA...) et bien sûr un salarié.

Pour toutes ces entités, l'ajout/consultation des documents liés se fait depuis la fiche concernée : fiche de la société, de l'établissement, du service, de la famille de cotisation ou fiche salarié. On dispose pour cela d'un bouton GED (avec une icône figurant un dossier vide ou plein selon le cas), situé en principe en bas à droite de la fenêtre. Le mode de fonctionnement détaillé de ce bouton est présenté dans le paragraphe GED dans les fiches salariés.

On entend par « document » un fichier Windows de quelque type que ce soit : fichier PDF, fichier Image (bmp, png, jpg…), fichier Microsoft Office (doc, xls…), fichier Open Office (odt, ods…), etc.

Il peut s’agir soit d’un document déjà existant sur le poste local ou sur un disque réseau, soit d’un document que l’on va acquérir « à la volée », si on dispose d’un scanner sur le poste de travail où s’exécute LDPaye.

Référence au document d’origine, ou copie du document

Lorsqu’on associe un document existant à un élément de LDPaye, selon l’emplacement (le chemin) du document d’origine, il peut y avoir selon le cas :

• soit référencement du document à cet emplacement d’origine ;
• soit copie de ce document dans un répertoire propre à la GED de LDPaye ;
• soit déplacement du document depuis l’emplacement d’origine dans un répertoire propre à la GED de LDPaye.

Dans le premier cas, l’intérêt est que l’on n’a qu’un seul exemplaire du document. Si ce document est appelé à être modifié, on référencera ainsi toujours la dernière version de ce document.
L’inconvénient est que si ce document est supprimé en dehors de LDPaye, LDPaye va conserver un lien vers un document qui n’existe plus : on parle dans ce cas d’un lien « rompu » ; ceux-ci apparaissent avec une icône figurant une croix rouge en regard du lien dans l’interface de LDPaye.

Dans le second cas, comme on conserve une copie au sein de LDPaye, le fait de supprimer le document d’origine n’aura pas d’incidence pour LDPaye, qui conservera le lien sur la copie du document.

Mais si le document d’origine est modifié, LDPaye n’en a aucune connaissance. De plus, le fait de copier tous les documents peut générer un volume de données assez important au fil du temps.

Dans le troisième cas, il n’y aura au final qu’un seul exemplaire du document, conservé au sein de LDPaye. Cette 3ème méthode permet par exemple de numériser par avance, dans un répertoire « temporaire », tout en ensemble de documents.

Puis, au fur et à mesure que ces documents sont associés à des éléments dans LDPaye, ceux-ci seront déplacés (classés) dans des dossiers propres à LDPaye.

Le choix entre ces trois alternatives se fait en indiquant le ou les chemins pour lesquels LDPaye doit opter pour la première ou la troisième option, l’option par défaut étant la seconde : copie du document d’origine dans l’arborescence de documents de LDPaye. Cette liste de chemins peut être définie à partir du menu Fichier/Autres paramètres/Chemins d’acquisition (GED).

Pour chaque chemin que vous voulez gérer de la sorte, indiquer un « code chemin », le chemin (local ou réseau) en clair (en utilisant pour cela le bouton Parcourir), et le mode de gestion souhaité.

A chaque sélection d’un document pour ajout dans la GED, LDPaye compare le chemin du document sélectionné avec tous ceux définis dans cette fenêtre.

Dès lors que le document se trouve dans l’un des répertoires référencés, ou même dans un sous-répertoire de l’un de ces répertoires, LDPaye utilisera le mode de gestion souhaité pour ce chemin : référencement du document à l’emplacement d’origine, ou déplacement du document depuis cet emplacement d’origine dans l’arborescence de documents de LDPaye.

Si aucun des chemins listés dans cette fenêtre n’englobe le document sélectionné, c’est le mode de gestion par défaut qui est utilisé ; le document est alors copié dans l’arborescence de documents de LDPaye.

Comment sont conservées les références aux documents

La problématique classique dès lors qu’on cherche à enregistrer des liens vers des documents bureautique est que l’emplacement de ceux-ci peut évoluer au cours du temps : ajout de nouveaux disques locaux, déplacement de données d’un disque local sur un disque réseau, changement de serveur de données…

Pour se prémunir de cela, LDPaye n’enregistre pas de chemin « absolu » à ces documents, mais seulement des chemins « relatifs », soit relatifs à un « code chemin » défini dans la fenêtre des répertoires de documents GED, soit relatifs à l’arborescence de documents GED propre à LDPaye présentée ci-après lorsque le document d’origine est copié.

Exemple : si après avoir référencé de nombreux document depuis un chemin local nommé D:\Bureautique, on déplace ce dossier Bureautique sur un disque réseau auquel on attribue la lettre U:, il suffira, dans la fenêtre de définition des chemins d’acquisition, de remplacer D:\Bureautique par U:\ (ou U:\Bureautique selon le niveau où l’on a défini le partage réseau) et le tour est joué. LDPaye saura retrouver les documents au nouvel emplacement.

Espace de documents GED propre à LDPaye

Lorsque le document sélectionné fait l’objet d’une copie propre à LDPaye, cette copie est faite à un emplacement propre à LDPaye.

La racine de cette arborescence se trouve dans le sous-répertoire Documents du répertoire des sous-répertoires.

Au sein de ce sous-répertoire Documents, LDPaye va ensuite créer un sous-répertoire propre à chaque environnement géré dans LDPaye, le code de ce sous-répertoire étant le même que le code répertoire choisi à la création du répertoire de données. Puis dans ce sous-répertoire, on va trouver :

• Un sous-répertoire Familles de cotisations, contenant lui-même un sous répertoire pour chaque famille de cotisations à laquelle on a attaché a-moins un document. Le nom de ce sous-répertoire est composé du libellé de la famille, suivi des lettres FC et du code de la famille.
• Un sous-répertoire par société, dont le nom est le code société à 3 caractères. Au sein de chaque répertoire société, jusqu'à quatre sous-répertoires nommés Société, Etablissements, Services, Salariés.
  Le sous-répertoire Société contient directement tous les documents attachés à la société.
  Les sous-répertoires Etablissements et Services contiennent un sous-répertoire par établissement ou service, le nom de ce sous-répertoire étant par le libellé de l'établissement ou du service, suivi pour un établissement des lettres ETB et du code de l'établissement, pour un service des lettres SER, du code établissement et du code du service.
  Enfin, le sous-répertoire Salariés contient un sous-répertoire salarié, le nom de chaque sous-répertoire étant composé du nom et prénom du salarié, suivi des lettres SAL et du N° matricule du salarié (sauf si la GED a été anonymisée).