Plan de comptes

La table des comptes généraux utilisables pour l'imputation comptable de la paye peut être gérée depuis le menu Plan de paye/Comptes généraux. Les comptes définis dans cette table seront ceux qui pourront être référencés sur les rubriques et cotisations pour choisir l'imputation comptable de celles-ci.

Pour chaque compte général décrit dans cette table, on a les données suivantes :

• N° du compte général. Indiquez le N° du compte général que vous voulez pouvoir mouvementer, et qui pourra donc être référencé pour une rubrique ou une cotisation (soit dans les liens entre rubriques et profils rubriques, cotisations et profils cotisations, soit directement dans les fiches rubriques et cotisations pour ce qui est des comptes de contrepartie.
  A savoir : le N° de compte indiqué ici peut comporter une partie « variable ». Dans ce cas, le compte mouvementé au final ne sera pas celui indiqué à cette invite, mais sera « construit » à partir de celui-ci et de la partie variable qu'il englobe. Cela est décrit en détail ci-après.
• Libellé de l’écriture comptable. Il s'agit du libellé qui sera porté sur les écritures mouvementant ce compte.
• Détail par matricule. Activez cette option si vous souhaitez retrouver dans ce compte une écriture pour chaque salarié (le plus souvent utile dans les comptes de classe 425). Si vous choisissez l'option Oui, N° matricule dans le N° de pièce, le N° matricule du salarié sera inscrit dans le N° de pièce, qui sera donc de la forme MMMMXXX, où MMMM est le N° matricule du salarié. Si vous choisissez l'option Oui, Nom Prénom Matricule dans le libellé, en plus d'avoir le N° matricule dans le N° de pièce, le libellé écriture sera constitué du Nom-Prénom du salarié, tronqué à 20 caractère, suivi du N° matricule du salarié.
  Attention avec cette 2ème option: on retrouve dans ce cas des données nominatives de paye en comptabilité, ce qui peut quand même poser quelques problèmes de confidentialité, surtout s'il y a un grand nombre d'utilisateurs comptables.
  Remarque : la contrepartie globale (part salariale + part patronale) d'une cotisation, celle qui est comptabilisée en principe dans un compte de classe 43, n'est jamais détaillée par matricule.
• N° de compte général de regroupement analytique. Si vous voulez mettre en œuvre l'interface avec la comptabilité analytique, vous avez la possibilité d'avoir des regroupements de plusieurs comptes généraux dans la comptabilité analytique. Cela évite un trop grand morcellement des écritures analytiques, puisque l'on n'a alors plus qu'une seule écriture par compte général de regroupement et section analytique. Ceci peut être mis en œuvre notamment si vous avez utilisé des comptes généraux distincts en fonction du profil rubrique par exemple, 641110, 641120, 641130...). En comptabilité analytique, il est peut-être plus judicieux d'avoir un seul compte de regroupement 641100, indépendamment du profil rubrique. Si cette zone n'est pas renseignée, il n'y aura pas de regroupement pour ce compte général.
  Remarque : ce compte général de regroupement n'est utilisé que si vous optez pour l'option de comptabilisation analytique par des OD analytiques. Si vous optez pour une comptabilisation par ventilation analytique directe, ce compte de regroupement est ignoré.
• Ventilation analytique complémentaire. On peut ici saisir une valeur alphanumérique qui viendra, selon ce qu'on indique dans la liste déroulante qui suit, en complément de la section analytique, en remplacement du code section analytique ou en tant que code affaire, pour chaque écriture comptabilisée sur ce compte. Pour les utilisateurs de LDCompta, il faut entendre Axe 1 et Axe 2 en lieu et place de Code section et Code affaire, les intitulés des axes pouvant être adaptés à votre guise. Cela est surtout utile quand l'analytique est gérée en comptabilité, mais pas en paye, ou que l'on gère deux axes analytiques en comptabilité, mais un seul en paye.
  Toujours pour les utilisateurs de LDCompta, rappelons qu'il est possible d'avoir une ventilation analytique par défaut dans le plan de compte général de LDCompta : si l'analytique n'est pas gérée dans LDPaye, il est donc bien souvent préférable de préparer dans LDPaye des écritures sans aucune notion analytique, les ventilations analytiques étant ajoutée à l'entrée dans LDCompta par la procédure d'interface standard de LDCompta.
  Attention : cette option de ventilation analytique complémentaire est incompatible avec la possibilité de définir un compte général de regroupement pour les OD analytiques.
• Compte auxiliarisé. Le fait de cocher cette option permet de comptabiliser des écritures non pas sur un compte général, mais sur un compte auxiliaire. Le compte général indiqué à la première invite de cet écran ne représente plus alors qu'un « code » qui au final sera traduit en un N° de compte collectif et un N° de compte auxiliaire. Le N° de compte auxiliaire sera renseigné par la partie « variable » insérée dans le N° de compte général (première invite de cet écran), éventuellement complétée à une longueur donnée, en répétant à gauche ou à droite un caractère ou chiffre donné.
  Exemple d’utilisation : on veut comptabiliser les avances et acomptes dans un compte collectif 425100 décliné par salarié, le compte auxiliaire étant de la forme SMMMM, avec MMMM=N° matricule du salarié. On renseignera la fiche du comte ainsi :
• N° de compte général :                4251%M
• N° de compte collectif                425100
• Compléter le compte auxiliaire sur 5 positions, avec des S à gauche.

Remarque : lorsqu'un compte est auxiliarisé, la liste de contrôle de l’interface reste inchangée ; il y figure toujours le N° de compte « général ». Dans l'exemple ci-dessus, pour une avance faite au salarié dont le matricule est 0022, on aura sur la liste le N° de compte 42510022. Mais dans le fichier des écritures comptables préparé à destination de la comptabilité, on mouvementera le compte collectif 425100 et l’auxiliaire S0022 (compte auxiliaire de nature A=Autre auxiliaire dans LDCompta).

Comptes avec partie variable

Les N° de compte définis dans LDPaye pour l'interface comptable peuvent comporter une partie variable, qui est remplacée automatiquement lors de la génération des écritures comptables. La partie variable peut être :

• %E        remplacé par le code établissement du salarié
• %S        remplacé par le code service du salarié
• %M        remplacé par le N° matricule du salarié
• %1        remplacé par le code statistique 1 du salarié
• %2        remplacé par le code statistique 2 du salarié
• %3        remplacé par le code statistique 3 du salarié

Exemples :

Compte 4250%M devient 42500010 pour le matricule 0010

Compte 4310%E devient 431010 pour l'établissement 10

Compte 6410%1 devient 641003 pour un salarié ayant un code statistique 1 égal à 03

Remarque : le remplacement de la zone variable repérée par %E, %S, %M, %1, %2 ou %3, se fait par la valeur de la variable correspondante, salarié par salarié, en éliminant les espaces non significatifs de gauche et de droite. Ainsi, pour un salarié ayant un code statistique 1 égal à "3  ", le compte 641%100 devient 641300 (les 2 espaces en fin du code statistique 1 ne sont pas répercutées dans le N° de compte.

Complément d'information : pour les écritures passées dans ces comptes variables, le libellé est recherché en priorité dans le fichier des comptes de LDPaye, pour le compte mouvementé ; puis, si ce compte n'existe pas dans le plan de comptes de LDPaye, le système prend le libellé du compte variable (qui lui existe forcément, sans quoi il n'aurait pas été possible de le référencer sur une rubrique ou cotisation).

Exemple :

Compte référencé sur la rubrique 4250%E, on a 2 établissements, codes 10 et 20.

Dans le plan de compte de LDPaye, on a défini 3 comptes :

               4250%E        Acompte

               425010        Acompte Établissement 10

               425020        Acompte Établissement 20

Lors de la génération des écritures, celles passées dans le compte 425010 auront comme libellé Acompte Établissement 10. Si le compte 425010 n'avait pas été défini dans le plan de comptes de LDPaye, le libellé aurait été Acompte. Il n'est donc pas nécessaire de créer tous les comptes cibles dans le plan de comptes de LDPaye, sauf si l'on souhaite personnaliser le libellé écriture en fonction de chacun de ces comptes. En revanche, bien sûr, il faudra que tous ces comptes cibles soient définis dans le plan de compte du logiciel comptable cible.

Comptabilisation des paiements

Si l'on souhaite comptabiliser également le paiement des salaires, ce qui n'est pas proposé en standard, il faut jouer avec des paramètres supplémentaires.

L'essentiel des paiements se faisant aujourd'hui par virement, et le compte 421000 étant bien souvent unique, l'écriture de paiement est assez simple : débit du 421 par le crédit d'un compte 512. Mais cela peut être plus compliqué si le virement est éclaté sur plusieurs banques ou si on gère plusieurs comptes 421.

L'objectif des paramètres décrits ci-après est principalement de pouvoir comptabiliser le paiement sur des journaux de banque, et non sur le journal d'OD indiqué au lancement de la procédure d'interface pour le reste des écritures comptables.

Il faut donc créer un nouveau paramètre programme qui doit avoir pour nom COMPTB_XXX, XXX étant le code société concernée. Ce paramètre permet d'isoler certaines écritures sur d'autres codes journaux, et ce en fonction du N° de compte mouvementé, écriture par écriture. Ainsi, on peut indiquer que toutes les écritures passées sur un compte commençant par 512 sont à passer sur un journal de banque, de code BQ par exemple. Pour les contreparties au compte 421, c'est un peu plus délicat, car ce compte va être mouvementé à la fois sur le journal d'OD et sur le journal de banque. Il faut dans ce cas utiliser un N° de compte « intermédiaire », qui sera remplacé au final : quand on paramètre le compte sur la rubrique de paiement, on va par exemple indiquer un compte 421900, puis on indiquera dans le nouveau paramètre que les comptes 421900 sont à basculer sur le journal de banque, et que ce compte doit être remplacé par exemple par 421000.

Pour définir tout cela, la valeur alphanumérique de ce paramètre doit être de la forme :

BQ;CPTAV1:CPTAP1;CPTAV2:CPTAP2 ... /BQ;CPTAV1:CPTAP1;CPTAV2:CPTAP2 ...

avec

BQ = Code journal de banque, venant en remplacement du code journal indiqué sur l'écran de lancement de l'interface

CPTAV1:CPTAV2 : Liste des comptes permettant d'identifier les écritures de paiement. Pour chaque compte, on donne :

CPTAVn : le compte, ou la racine de compte, tel qu'on le trouve dans le fichier préparé pour LDCompta

CPTAPn : le compte de remplacement (facultatif). Si les 2 N° de compte sont renseignés, ils doivent être séparés par le caractère ":"

Les N° de compte peuvent être renseignés avec un nombre quelconque de caractères ; La comparaison se fait avec un opérateur "commence par".

On peut spécifier plusieurs couples de comptes de la sorte, en les séparant par le caractère ";"

On peut spécifier plusieurs journaux de banque différents, en séparant les paramètres de chaque journal par le caractère "/".

Exemple complet, avec 2 journaux de banque (Chèque et Virement par exemple), on souhaite comptabiliser le paiement en détail salarié par salarié dans le compte 421, en détail dans le compte 512 uniquement pour les chèques.

On crée 2 rubriques pour comptabiliser les paiements, conditionnées par le mode de paiement, dont le montant est alimenté par le net à payer. La première, pour les chèques, aura comme compte 4211%M, et 512100 en contrepartie (avec détail par matricule dans le 512100) ; la deuxième aura comme compte 4212%M, et 512200 en contrepartie (sans détail par matricule).

Le paramètre programme COMPTB_XXX contiendra :

 BN;4211:4210;5121/CA;4212:4210;5122

Ainsi,

• Les écritures passées sur les comptes commençant par 4211 ou 5121 seront passées sur le journal BN. Pour les écritures dont le N° de compte commence par 4211, on remplacera cette racine 4211 par 4210.
• Les écritures passées sur les comptes commençant par 4212 ou 5122 seront passées sur le journal CA. Pour les écritures dont le N° de compte commence par 4212, on remplacera cette racine 4212 par 4210.

Notez que cette fonctionnalité est compatible avec l'utilisation de comptes auxiliarisés décrite plus haut. Ainsi, dans l'exemple qui précède, les comptes 4211%M et/ou 4212%M peuvent être paramétrés dans la table des comptes généraux comme étant des comptes auxiliarisés. Dans ce cas, le compte de remplacement n'est pas nécessaire dans le paramètre programme COMPTB_XXX : c'est le compte collectif défini dans la table des comptes généraux pour le compte 4211%M ou 4212%M qui sera pris comme compte général.