Dans LDPaye, l'imputation comptable est fonction de données introduites dans les fiches rubriques et fiches cotisations d'une part, dans les liens entre celles-ci et les profils rubriques et profils cotisations d'autre part. Il est donc toujours possible de modifier ces données par les procédures de gestion de ces fichiers décrites précédemment.
Il est cependant plus simple d'utiliser les procédures dédies de gestion de l'imputation comptable des rubriques et cotisations, accessibles respectivement par le menu Plan de paye/Imputation comptable des rubriques et Plan de paye/Imputation comptable des cotisations.
Ces procédures affichent en plein écran toutes les données contrôlant l'imputation comptable de la paye. Ces données sont modifiables en « plein écran », c'est à dire que l'on peut directement modifier les valeurs portées sur cet écran en refrappant sur les valeurs affichées.
Ces données sont présentées dans une table hiérarchique :
- Une ligne « bandeau » par rubrique ou cotisation (fond grisé), où l'on trouve le N° de la rubrique ou cotisation, son libellé, le code famille et le libellé famille (surtout utile pour les cotisations, où le code famille correspond à l'organisme : URSSAF, MSA, Retraite...). Rien n'est modifiable sur cette ligne.
- Sous cette ligne « bandeau », une ligne supplémentaire pour chaque profil auquel la rubrique ou cotisation est associée. Sur ces lignes, on trouve les données suivantes :
- Code et libellé profil rubrique. Non modifiable.
- Automatique. Type de liaison entre la rubrique ou la cotisation et le profil : Jamais, Salariés présents, Tous les salariés... Non modifiable ici.
- Comptabilisé. La valeur apparaissant dans cette colonne correspond à l'option Rubrique comptabilisée ou Cotisation comptabilisée des fiches rubriques ou cotisations. Elle n'apparait que sur la première ligne sous la ligne « bandeau ». Si c'est la valeur Non qui est choisie, les colonnes qui suivent sont masquées et protégées contre toute saisie.
- Compte général. Ce compte peut être saisi pour chaque profil.
Dans le cas des cotisations, la colonne est dédoublée en Part salariale et Part patronale.
- Compte de contrepartie. Ce compte est commun à tous les profils rubriques possibles pour chaque rubrique. Il ne peut donc être saisi que sur la première ligne.
En partie haute de l'écran, on dispose de nombreuses zones de positionnement :
- Les deux zones en haut à gauche permettent de filtrer sur un code profil ou un libellé profil.
- Dans le cas des cotisations, on peut aussi filtrer sur un organisme (une famille de cotisations).
- En haut à droite, on trouve un filtre sur le fait que la rubrique ou cotisation est active ou suspendu (par faut seules les rubriques ou cotisations actives sont présentées), un filtre sur le fait que la rubrique ou cotisation est comptabilisée, puis des filtres sur les N° de comptes.
En partie basse, 2 boutons peuvent être utiles :
- Bouton Vérifier. Lors du clic sur ce bouton, le système filtre la liste pour ne faire apparaitre que les lignes erronées, c'est à dire celles où aucun compte n'a été indiqué alors que la rubrique ou cotisation est comptabilisée et celles où le compte indiqué n'existe pas dans le plan de comptes de LDPaye.
Ce bouton doit notamment être utilisé en phase de démarrage de LDPaye, quand on a terminé le paramétrage des rubriques et cotisations, pour s'assurer que l'imputation comptable de toutes les rubriques et cotisations est correct.
- Bouton Réviser. Ce bouton donne accès à une fenêtre où l'on peut saisir une table de correspondance Ancien compte 🡺 Nouveau compte. Après avoir saisi cette table, Le système va remplacer tous les comptes demandés partout où ils apparaissent en tant qu'imputation comptable, sur les rubriques et/ou les cotisations selon les options cochées en partie haute.
Là-aussi, cette fonctionnalité s'avère très pratique en phase de démarrage. Par exemple, dans LDPaye, on utilise le compte 421000 un peu partout sur les rubriques et cotisations. Si en comptabilité on souhaite mouvementer le compte 421100, il est bien plus rapide et sûr de remplacer le compte 421000 par le compte 421100 via cette fenêtre de révision que de devoir le faire ligne par ligne, sur toutes les rubriques et cotisations où il apparait.
