7.2.2 Salariés affiliés à un contrat

Depuis l'écran de saisie d'un contrat de prévoyance, on peut aussi accéder à la liste des salariés affiliés à ce contrat, via le bouton Salariés situé en bas à droite.

Cela donne accès à la fenêtre ci-dessous :

Cette fenêtre permet donc de « pointer » les différents salariés affiliés au contrat. Pour cela, la liste des salariés est présentée en partie centrale, avec au-dessus de cette liste les habituels critères de filtrage. Par défaut, seuls les salariés affiliés et présents sont affichés, sauf s'il n'existe encore aucun salarié affilié à ce contrat dans la société courante, auquel cas tous les salariés présents sont affichés.

Le 3ème champ de filtrage, où apparaissent les valeurs Affiliés, Affiliables et Tous permet de ne faire apparaitre que les salariés déjà affiliés au contrat ou que ceux que l'on peut affilier au contrat, c'est à dire ceux qui sont affectés dans un établissement lui-même affilié au contrat de prévoyance (établissement souscripteur du contrat). Mais comme bien souvent, tous les établissements de la société ont souscrit le contrat, les valeurs Affiliables et Tous font apparaitre la même liste de salariés.

Notez la présence du bouton Sélectionner en haut à droite : il donne accès à des critères de sélection complémentaires : établissements, profils rubriques et cotisations... Très pratique quand on doit mettre en place un contrat ne couvrant qu'une partie des salariés : les codes profils rubriques ou cotisations permettent la plupart du temps d'isoler les salariés concernés.

Dans la liste affichée en partie centrale, pour chaque salarié apparaît dans la colonne Affilié une coche verte si le salarié est effectivement affilié. On trouve aussi dans la colonne centrale Contrat(s) de prévoyance les identifiants du ou des contrats auxquels le salarié est affilié. Dans la colonne Affilié, la couleur de la coche est significative : la coche est verte si la période d'affiliation du salarié, déterminée à partir des dates d'affiliation et radiation du salarié ou à défaut de l'établissement ou à défaut du contrat lui-même, a au moins un jour en commun avec le mois de paye en cours. A l'inverse, si le salarié a été affilié ou le sera dans le futur, mais ne l'est pas dans le mois de paye en cours, la coche apparaît en gris.

Pour affilier un nouveau salarié, il suffit de cocher dans la colonne Affilié : une coche verte est ajoutée. Contrairement à ce qui est fait quand on affilie un salarié à un contrat de prévoyance depuis la fiche du salarié, on ne peut pas saisir ici de date de début d'affiliation. Elle est dans ce cas implicitement égale à la date de début du contrat, à la date de début d'affiliation de l'établissement à ce contrat si cette date a été renseignée sur le 2ème onglet, ou enfin à la date d'entrée du salarié (date de début du contrat de travail) si elle est postérieure à ces deux dates.

Pour radier un salarié, c'est à dire faire passer la coche de la couleur verte à la couleur grise, il faut cocher sur cette coche verte. Une fenêtre popup permet alors de saisir la date de radiation, ainsi qu'un motif de radiation, à choisir dans la liste déroulante. Notez que lors de la sortie d'un salarié (fin du contrat de travail), il n'est pas nécessaire de venir saisir cette radiation : la fin du contrat de travail vaut fin de l'affiliation au contrat de prévoyance.

En cas d'erreur de saisie sur une affiliation (on a affilié un salarié à un contrat qui n'est pas le bon par exemple, et l'on s'en aperçoit avant d'avoir établi un premier bulletin et émis la DSN), plutôt que de saisir une radiation (ce qui laisserait une trace de cette affiliation qui n'a pas lieu d'être), il faut utiliser le bouton Supprimer affiliation, situé au bas de la fenêtre, en s'étant bien sûr positionné sur le salarié en question en partie haute de la fenêtre. Cela efface toute trace d'affiliation de ce salarié à ce contrat de prévoyance. Mais bien sûr, il ne faut pas utiliser ce bouton si le salarié a effectivement été affilié pensant une période donnée, avec des cotisations qui ont découlé de cette affiliation. Là, c'est bien une radiation qu'il faut saisir.

En partie basse de l'écran on peut saisir les données complémentaires relatives à chaque affiliation, dont les dates d'affiliation et radiation. Par défaut, ces dates découlent de celles portées au niveau de l'affiliation de l'établissement et des dates d'entrée-sortie du salarié. Mais il est très important, en cas de changement de contrat de prévoyance pour un salarié donné, de bien renseigner les dates d'affiliation et de radiation au niveau du salarié, de façon à gérer implicitement un historique des affiliations du salarié. Ce point est décrit en détail au paragraphe suivant Historique des changements de contrat.

Toujours en partie basse, on peut également renseigner les éventuels ayants droit du contrat. Cela concerne essentiellement les contrats Santé. Mais même dans ce cas, cela est rarement utilisé. Pour chaque ayant droit, on peut si nécessaire saisir une date de début ou fin de rattachement au contrat, ayant qu'un code option spécifique (si le contrat de prévoyance-santé le prévoit ; se référer à la fiche de paramétrage émise par l'organisme concerné).

Il faut bien entendu avoir au préalable saisi tous les ayants droit potentiels du salarié, dans la Fiche du salarié.

Notez la présence, au bas de l'écran, des boutons Plus et Moins et du bouton Contrat :

• Le bouton Plus permet d'affilier tous les salariés affichés dans la liste, liste qu'on aura pris soin de filtrer auparavant : par exemple, s'il s'agit d'un contrat de prévoyance ne concernant que les cadres, on filtrera la liste sur un profil cotisation (via le bouton Sélectionner en haut à droite de la liste).
  Si l'on tient la touche Majuscule enfoncée lors du clic sur ce bouton, on pourra saisir une date d'affiliation unique qui sera alors utilisée pour toutes les affiliations qui suivent.
• Le bouton Moins permet de supprimer la dernière affiliation (ou toutes les affiliations, si l'on tient la touche Majuscule enfoncée) de chaque salarié apparaissant dans la liste. Le cas le plus fréquent où l'on a plusieurs affiliations successives d'un salarié à un même contrat est celui de plusieurs contrats CDD successifs. Dans le premier cas (touche Majuscule non enfoncée), seule l'affiliation du dernier contrat CDD sera effacée ; dans l'autre (touche Majuscule enfoncée), toutes les affiliations seront effacées (il est très rare qu'on ait à faire cela).
• Le bouton Contrat permet de revenir à la fenêtre de gestion du contrat, celle depuis laquelle on a accédé à cet écran via le bouton Salariés.

Remarque : les données saisies sur cet écran sont équivalentes à celles que l'on peut saisir sur l'écran Prévoyance de chaque salarié, décrit au chapitre 5.4.3  Les données complémentaires de la Fiche salarié. On peut donc utiliser alternativement l'un ou l'autre de ces écrans de saisie sans problème.

Historique des changements de contrat de prévoyance

Très important : en cas de changement de contrat de prévoyance pour un salarié donné, il est primordial de bien renseigner les dates d'affiliation et de radiation au niveau du salarié, de façon à gérer implicitement un historique des affiliations du salarié.

Prenons le cas d'un salarié qui obtient le statut Cadre : le ou les contrats de prévoyance-santé auxquels il était affilié sont très certainement affectés par ce changement de statut. Dans ce contexte, il ne faut pas supprimer l'affiliation aux contrats de prévoyance qui correspondaient à l'ancien statut du salarié (non-cadre). Il faut saisir une date de radiation, contrat par contrat, pour mettre fin à ceux-ci. Et pour ce qui est du ou des nouveaux contrats correspondant au nouveau statut, il faut absolument saisir une date d'affiliation de ce salarié à ce ou ces contrats.

Ce n'est qu'en procédant ainsi que tout pourra fonctionner correctement :

• en calcul des bulletins, où le déclenchement des cotisations prévoyance est conditionné implicitement par les affiliations du salarié aux différents contrats de prévoyance, ces conditionnements tenant compte des dates d'affiliation et radiation par rapport à la période couverte par le bulletin de paie : seules sont calculées les cotisations prévoyance attachées à un contrat de prévoyance auquel le salarié est affilié pour au moins un jour de la période couverte par le bulletin.
• en création des DSN mensuelles, qui portent le détail des contrats de prévoyance de chaque salarié mois par mois, ainsi que le détail nominatif des cotisations de prévoyance contrat par contrat
• en création des bordereaux de versement, qui s'appuient, pour calculer les montants à verser pour chaque OC, sur les données prévoyance portées en DSN (blocs 81-Cotisation individuelle de code 059, qui sont eux même rattachés à ces contrats de prévoyance via leur bloc père 79).

Si on ne conserve par cet historique des affiliations prévoyance, on pourra avoir des discordances entre les cotisations calculées sur les bulletins et les cotisations reprises en DSN (blocs 81) et sur les bordereaux de versements destinés aux OC, du fait que les affiliations prévoyance observées au moment du calcul du bulletin ne sont plus les mêmes au moment de la création des bordereaux de versement destinés aux OC et/ou de la création de la DSN mensuelle. Cela est d'autant plus vrai lorsque les bordereaux de versement destinés aux OC ont une périodicité trimestrielle.

Pour faciliter cette gestion implicite de l'historique des affiliations aux contrats de prévoyance, une fenêtre apparaît lors du clic sur la coche d'affiliation du salarié. Si le salarié n'était pas affilié antérieurement (pas de coche sur le contrat sur lequel on clique), la fenêtre permet de saisir la date d'affiliation de ce salarié à ce contrat. A l'inverse, si le salarié était affilié antérieurement (une coche grise ou verte à l'endroit où l'on clique), la fenêtre permet de saisir la date de radiation et le motif de radiation (ce motif n'étant nécessaire que pour la DADS-U ; il n'est pas exploité en DSN).

Remarquez qu'il est toujours possible, pour compléter ou modifier une date d'affiliation ou radiation d'un salarié, de saisir ces informations directement sur l'écran principal, dans le cadre Événements liés au contrat. Cela a exactement le même effet.

Ces dates d'affiliation et radiation doivent être portées au niveau du salarié dès lors qu'elles sont propres à ce salarié, et qu'elles sont distinctes des dates de début (date d'entrée) et de fin du contrat de travail. En d'autres termes, il n'est pas nécessaire de saisir ici une date d'affiliation si celle-ci est égale à la d'embauche du salarié, ou en cas de nouveau contrat de prévoyance, si la date d'affiliation du salarié est la même que la date de début du contrat de prévoyance ou la date d'affiliation de l'établissement à ce nouveau contrat de prévoyance. De même, il n'est pas nécessaire de saisir une date de radiation lors de la fin d'un contrat de travail, ou si c'est le contrat de prévoyance lui-même auquel il a été mis fin, soit globalement en renseignant une date de fin de contrat sur le contrat lui-même, soit pour l'établissement en indiquant une date de radiation pour l'établissement en question.

Dans la pratique, pour les contrats de prévoyance au sens strict du terme, où l'affiliation du salarié n'est en aucun cas un choix du salarié mais découle simplement de son statut catégoriel, il ne sera quasiment jamais nécessaire de saisir ces dates, sauf en cas de changement de statut bien sûr. En revanche, pour les contrats « santé », où chaque salarié peut choisir d'adhérer ou pas, il conviendra de renseigner correctement ces dates.

Autres informations à connaitre

• Lors de la création d'une fiche salarié, on affilie automatiquement le salarié aux contrats pour lesquels on a coché l'option Inclure tout nouveau salarié dans la fiche du contrat de prévoyance. Mais cette option ne pouvant pas être déclinée par « population » (cadre ou non cadre par exemple), elle a donc ses limites. A utiliser avec prudence !
• En cas de changement d'établissement d'un salarié, lorsqu'on valide la situation du salarié (quel que soit le bouton qu'on utilise pour sortir de la fiche situation), on a un message d'avertissement si pour un au moins des contrats de prévoyance auquel le salarié est affilié, le nouvel établissement dans lequel le salarié est affecté n'est pas lui-même affilié. En répondant Oui à ce message d'avertissement, on accède directement à l'écran de gestion des contrats de prévoyance du salarié pour apporter les modifications qui s'imposent suite au changement d'établissement.