Impression de la liste de contrôle

Étant donné la complexité de la structure d’une DSN, il s’avère très difficile, voire impossible de proposer une liste de contrôle qui présenterait la totalité des données qui vont être transmises dans le fichier final DSN. Cette liste, si elle existait, serait totalement illisible, et donc de fait inutilisable.

Toutefois, pour pouvoir garantir un minimum de contrôles sur les données déclarées, LDPaye propose une liste simplifiée qui reprend les données « chiffrées » principales de chaque salarié.

Pour imprimer cette liste de contrôle, depuis la fenêtre principale de gestion de vos déclarations, sélectionnez un envoi et cliquez sur le bouton Imprimer en bas à droite. Une fenêtre d’impression vous propose différentes options, selon le niveau de détail de la liste souhaitée :

C'est la première liste qui est la plus intéressante : elle présente l'essentiel des données contenues dans la déclaration.

Le 2ème état, commandé par l’option Édition de la déclaration complète, consiste en une liste exhaustive de toutes les rubriques de la déclaration, regroupées bloc par bloc. Autant dire que cette liste, très volumineuse, est sans grand intérêt car très difficile à contrôler.

Sur la première liste, salarié par salarié, on trouve une première série d'information dans un tableau (celles présentent pour la plupart des salariés), puis d'autres éléments « chiffrés » (primes, indemnités, autres éléments de revenu brut…) viennent quant à eux sur des lignes complémentaires, sous ce tableau :

Pour connaitre la nature des données figurant dans le tableau (cadre en violet dans l'image ci-dessus), il faut utiliser le descriptif porté en tête de page (cadre bleu là-aussi ci-dessus).
Pour les données figurant en dehors de ce tableau, le descriptif est fourni ligne par ligne en partie gauche.

Dans le cas d’une déclaration mensuelle, on peut faire apparaître sur cette liste, en cochant l'option Imprimer les données de bordereau, les éléments relatifs aux bordereaux de versement et au bordereau de cotisation URSSAF, c'est-à-dire le contenu des blocs 20-Versement OPS, 22-Bordereau de cotisation et 23-Cotisation agrégée :

Les informations « chiffrées » qui apparaissent salarié par salarié sont sommées par déclaration (c'est-à-dire par établissement, une déclaration ne comportant toujours qu’un seul établissement), et aussi de façon globale pour l’ensemble des déclarations de l’envoi. Ce total général n’a réellement un sens que si l’envoi comporte tous les établissements d’une société : ces totaux peuvent alors facilement être comparés à ceux observés sur des journaux de paye.

Pour faciliter la lecture de cette liste de contrôle, des codes couleurs sont utilisés :

• Bleu pour ce qui a trait aux retraites AGIRC-ARRCO
• Vert pour toutes les données Prévoyance-Santé-Retraite supplémentaire
• Bleu pastel pour les données fiscales (y compris le prélèvement à la source)
• Bleu foncé pour les assujettissements fiscaux (blocs 44)
• Orange pour les arrêts de travail, les suspensions de contrat (blocs 60, 65 et 66)
• Rouge pour les fins de contrat (blocs 62 et 63)
• Magenta pour les données Honoraires (Bénéficiaires et Rémunérations)
• Vert foncé pour les cotisations établissement

Contrôle de la déclaration

Avant de transmettre une DSN, et tout particulièrement les DSN mensuelles, il est primordial de contrôler les éléments chiffrés qui apparaissent dans celle-ci. En effet, le fait que le fichier soit déclaré « conforme » par l’outil de contrôle DSN-VAL ne préjuge en rien de la validité des données elles-mêmes. Il ne s’agit que de contrôles « de forme ».

Il faut donc s’assurer que les chiffres portés en DSN sont bien ceux qui sont attendus par rapport aux définitions de chaque rubrique dans le cahier technique DSN et qu’il n’en manque pas. Toute erreur ou manque dans la définition des paramètres DSN se traduit en effet par une déclaration fausse ou incomplète.

Il faut comparer les données observées sur la liste de contrôle d'une DSN par rapport à d’autres états produits par LDPaye : journaux standards, journaux cumulés, états de cotisation… Vous disposez normalement de 3 journaux standard pour vérifier les données nominatives :

       WCONTDSNM  CONTROLE DES REMUNERATIONS DSN

       WCONTDSNB  CONTROLE DES BASES ASSUJETTIES DSN

       WCONTDSNH  CONTROLE DES HEURES DSN

Sur l'état de contrôle d'une DSN, tous les chiffres ont leur importance. Et ils sont très nombreux ! Et encore, ils ne sont pas tous présentés sur cet état, même si peu à peu, on tend à tous les présenter.

Tous ces chiffres doivent donc être vérifiés. Les principaux sont rappelés ci-dessous, certains (en gras) sont même primordiaux :

• Brut non plafonné
• Salaire rétabli (c'est la base sur laquelle le salarié sera indemnisé si un arrêt de travail survient dans les mois qui suivent cette déclaration)
• Salaire de base
• Brut soumis AC (Assurance chômage) et Base AC (c'est sur cette base que le salarié sera indemnisé par Pôle Emploi lors d'une fin de contrat)
• Base plafonnée et déplafonnée
• Base CSG
• Net fiscal, Net versé, Assiette et Montant du prélèvement à la source
• Montant de la réduction générale de cotisations patronales (part URSSAF et part AGIRC-ARRCO)
• Assiette Versement transport et N° de commune
• Heures rémunérées et Heures d'absence (blocs 53-Activité) : cela jouera aussi lors d'une future indemnisation du salarié en cas d'arrêt de travail ou de fin de contrat
• Montants de cotisation AGIRC et ARRCO qui figurent en bleu. Ce sont les droits fondamentaux du salarié à l'assurance retraite qui sont en jeu. Cela mérite toute votre attention.
• Bases et montants de cotisation pour les différents contrats de prévoyance. La présence de ces bases et montant atteste de la bonne prise en compte, pour chaque salarié, des différents contrats de prévoyance et santé. A recouper aussi avec les informations relatives aux blocs 70 qu'on trouve en vert sur la liste de contrôle salarié par salarié.

Une bonne méthode pour contrôler tous ces chiffres est de procéder par étapes :

       1) Vérifiez les totaux par rapport à d'autres états : journaux ou état de cotisations

       2) Vérifiez nominativement la cohérence entre tous ces chiffres :

• le ratio Brut/Net fiscal ;
• la cohérence entre Brut/Base plafonnée/Base déplafonnée : pour les salariés dont le brut est inférieur au plafond, les trois nombres sont égaux. Pour les salariés dont le brut est supérieur au plafond, on doit avoir Base plafonnée égale au plafond et Base déplafonnée égale au brut ;
• la cohérence entre Brut et Salaire rétabli : en principe égaux sauf en cas d'arrêt de travail justement ;
• la cohérence entre Brut et Base CSG : la base CSG bénéficie d'un abattement de 1,75% mais inclue certaines cotisations patronales ; les deux nombres sont donc différents mais restent souvent assez proches ;
• la cohérence entre Brut et Brut soumis AC. la différence entre ces deux bruts peut s'expliquer soit par le fait que le salarié n'est pas soumis aux cotisations d'assurance chômage, soit aux différentes primes qui sont isolées, le Brut soumis AC étant un brut hors éléments de salaire ayant une période rattachement autre que mensuelle et hors indemnités relatives à la rupture du contrat de travail ;
• le ratio Net fiscal/Net versé : le net fiscal est en principe plus fort que le net versé, la différence s'expliquant par la part de CSG-CRDS non déductible et les cotisations patronales Santé ;

       3) Faites des contrôles plus précis encore pour tous les salariés entrés ou sortis dans le mois déclaré

       4) Faites aussi ces contrôles plus précis en cas de nouveau profil de paye : apprenti, non cadre, cadre, dirigeant, VRP...

       Enfin, vérifiez que sur cet état de contrôle DSN, vous avez une trace de tous les bordereaux de versement :

• Bordereau de versement et Bordereau de cotisation URSSAF pour chaque établissement, sauf si celui-ci est déclaré « sans individu » ou si l'établissement ne gère que des salariés au régime agricole ;
• Si l'établissement gère des salariés au régime agricole, vous devez trouver une trace du bordereau de versement MSA ;
• Bordereau de versement Retraite
• Bordereaux de versement pour le ou les OC auxquels chaque établissement est affilié (contrats de prévoyance).
• Bordereau de versement DGFiP

Pour chaque bordereau de versement, jetez un œil sur le montant du versement, car dès lors que l'OPS a été configuré avec un mode de paiement Prélèvement SEPA, ce montant de versement porté sur le bloc 20 de la DSN vaut ordre de prélèvement. Ce n'est donc pas anodin !

C'est clair : tous ces contrôles nécessitent pas mal de temps et surtout une grande attention de votre part. Mais il faut bien comprendre qu'une fois cette DSN envoyée, il n'existe plus aucune autre procédure de contrôle. Il n'y a plus de vérification annuelle comme on la connaissait avant l'avènement de la DSN, lors de l'établissement du tableau récapitulatif URSSAF et de la DADS-U, vérification annuelle au cours de laquelle on pouvait assez facilement corriger les erreurs survenues en cours d'année. Aujourd'hui, quand on détecte une erreur après coup (alors que la date limite pour envoyer une DSN « annule et remplace » est dépassée), la correction est souvent très lourde ! Elle ne peut se faire qu'au travers des DSN émises ultérieurement, avec correction unitaire (par mois d'origine et par salarié) de chaque donnée erronée, en mode différentiel. Sans oublier les bordereaux de versement de régularisation pour corriger les erreurs ayant un impact sur les montants de cotisations. C'est un travail long et très délicat. Autant donc passer chaque mois quelques dizaines de minutes à contrôler sa déclaration plutôt qu'à perdre des heures ensuite pour corriger une DSN erronée.