Modification d’une déclaration

Depuis la fenêtre principale présentant la liste des envois (ou la liste des déclarations si on a basculé sur le second écran), le bouton Modifier permet d’accéder à la modification d’une déclaration. On peut aussi faire un double-clic sur la déclaration à modifier.

Commençons par dire que ce type de modification devrait être exceptionnel : l’un des principes de base de la DSN est qu’elle est censée être le reflet exact des données de paye. Il n’y a donc pas lieu, en principe, de modifier les données d’une déclaration, puisque celle-ci reflète parfaitement les données observées sur les bulletins de paie. Il y a toutefois des cas de figure où l’on peut être amené à corriger ou compléter certaines choses, lorsque la déclaration doit inclure des éléments qui ne figurent pas par exemple sur les bulletins de paie (participation, abondement sur des plans d’épargne…).

De plus, ces écrans de modification permettent d'avoir une vue exhaustive d'une déclaration, ce qui peut permettre de vérifier la présence de certaines données lorsqu'on a un doute.

En partie gauche de l’écran de modification d’une déclaration, on a une vue arborescente de la déclaration, avec la hiérarchie des différents blocs la constituant. Dans un premier temps, on voit apparaître les premiers blocs : 00-Envoi, 01-Emetteur, 02-Contact, 05-Déclaration. On peut alors « dérouler » chaque déclaration, en cliquant sur un bloc 05-Déclaration, ce qui donne accès au bloc 06-Entreprise, puis de proche en proche 11-Etablissement, 30-Individu, 40-Contrat, 50-Versement… Pour connaitre le détail des blocs et leur signification, reportez-vous au chapitre Composition du message DSN ou au cahier technique DSN.

Chaque fois qu’on sélectionne un bloc en partie gauche, toutes les rubriques composant ce bloc sont affichées en partie droite. On a accès à toutes les valeurs de ces rubriques. Pour chaque rubrique figure le code de la rubrique, le nom de la rubrique tel que défini dans le cahier technique DSN, et la valeur de la rubrique. Toutes les rubriques codifiées dans le cahier technique sont présentées sous forme d’une liste déroulante contenant toutes les valeurs autorisées dans le cahier technique, avec leur signification.

Si on modifie une des valeurs de rubrique, les boutons Appliquer et Abandonner s’activent au bas de l’écran à droite. Pour accéder à un autre bloc, il faudra commencer par valider les modifications apportées par le bouton Appliquer, ou au contraire abandonner toutes les modifications apportées au bloc en cliquant sur Abandonner.

Toujours dans cette partie droite, au bas du cadre, une zone de recherche permet d’accéder plus rapidement à une rubrique au sein du bloc affiché, ce qui peut s'avérer utile pour les blocs comportant un grand nombre de rubriques (bloc 40-Contrat par exemple). Par exemple, dans ce bloc 40-Contrat, en frappant le mot statut dans cette zone de recherche, seules les rubriques dont le libellé contient cette chaîne de caractères sont présentées. Pour revoir toutes les rubriques du groupe, effacer la zone de recherche et appuyer sur Entrée.

Recherche et filtrage en partie gauche

Des fonctionnalités de recherche et filtrage dans l’arborescence, en partie gauche de l’écran, sont également offertes.

Si l’on saisit un ou plusieurs mots dans le champ de saisie proposé en bas à gauche, lorsqu’on appuie sur la touche Entrée, le système recherche tous les mots (quel que soit l'ordre où on les indique) dans l'ensemble des champs et rubriques des blocs : clé, code et libellé du bloc de l’arborescence affichée à gauche, code et libellé des rubriques, valeur et éventuellement libellé (pour les rubriques codifiées) des rubriques au sein de ces blocs. La recherche se fait en descendant l'arborescence des blocs, la recherche s’arrête dès que pour un bloc donné, l'ensemble des mots à rechercher a été trouvé, que ce soit dans ce bloc mais aussi dans ses blocs « parents ». Ce bloc est alors considéré comme répondant aux critères de recherche.

En cliquant sur le bouton Suivant, la recherche se poursuit à partir du bloc que l'on vient de trouver, mais en ignorant les blocs fils du bloc trouvé (qui répondent tous automatiquement à la recherche puisque tous les mots demandés sont présents dans les blocs parents).

Ce type de recherche « simple » est bien adapté pour rechercher un salarié par nom au sein d’une déclaration en comportant un grand nombre. Il suffit de frapper le nom et d’appuyer sur Entrée. Si on veut rechercher sur le matricule, et que celui-ci est numérique, il est préférable de faire précéder celui-ci d’un tiret et d’un espace (comme il apparait en partie gauche sur les lignes correspondant aux blocs 30-Individu). Cela évite de se trouver positionner sur des blocs où le N° matricule recherché aurait été trouvé dans la valeur d’une rubrique numérique. Mais pour cela, il faut encadrer par des guillemets pour que le système considère cette chaine comme étant un seul mot de recherche. Par exemple, pour rechercher le matricule 0010, on recherchera avec la chaine "- 0010", et non pas seulement 0010 (un code postal 30010 répondrait à ce dernier critère).

Si on choisit une recherche avec filtrage (option Filtrer, à droite du champ de saisie des critères de recherche, cochée), le système n'affiche que les blocs répondants aux critères de recherche, avec pour chacun d'entre eux tous les blocs « parents » et « enfants ». Et il se positionne sur le premier bloc qui répond aux critères de recherche.

Pour optimiser la recherche d'un type de bloc (par exemple, un bloc 51-Rémunération), il est conseillé de rechercher sur le code du bloc suivi du début du libellé du bloc. Car le code du bloc seul n'est pas suffisamment déterminant : les codes blocs étant numériques, ils peuvent aussi se retrouver en tant que valeur de rubrique. Ainsi, pour rechercher un bloc rémunération de code 51, le mieux est de rechercher "51 rem" (à mettre entre guillemets à cause de l'espace qui suite le code 51).

De même, si on recherche un bloc 51 avec un type précis, il faut rechercher le type en y ajoutant à gauche un tiret et d'un espace. Par exemple, pour rechercher tous les blocs 51-Rémunération de type 002-Assurance chômage, il faut indiquer "51 rem" "- 002".

On peut aussi rechercher sur le libellé compris dans la valeur d'une rubrique si on le connaît. Par exemple, pour rechercher ou filtrer tous les blocs 51-Rémunération donnant le salaire de base, on peut rechercher avec "51 rem" "salaire de base". Remarquez là aussi l’usage des guillemets pour que l’expression « salaire de base » soit recherchée en tant que telle, et pas sous forme des 3 mots qui la constituent, ce qui serait beaucoup moins déterminant, d’autant que dans une DSN, les mots salaire et base reviennent très souvent.

Ajout ou suppression de blocs à une déclaration

On peut aussi ajouter ou supprimer des blocs dans une déclaration, mais cela doit rester très exceptionnel. En tout état de cause, ces ajouts ou suppressions de blocs manipulations doivent toujours être effectués sous le contrôle d'un expert, connaissant parfaitement la structure d'une DSN.

En partie gauche de l’écran, sous le cadre présentant l’arborescence de l’envoi, on trouve deux boutons Ajouter et Supprimer. Ces deux boutons permettent d’ajouter des blocs qui n’auraient pas été créés automatiquement dans la première étape de création d’une déclaration ou de supprimer des blocs que l'on estimerait superflus.

Vous avez donc la possibilité d’ajouter manuellement tout bloc que vous pensez nécessaire. Pour cela, il faut se positionner en partie gauche sur le bloc « parent », puis cliquer sur le bouton Ajouter. En fonction du bloc « parent » pointé, le système propose une liste des blocs pouvant être ajoutés à ce niveau. Par exemple, pour ajouter une prime (bloc 52-Prime, Gratification et Indemnité) pour un salarié, il faut se placer sur le bloc 50-Versement individu.

Attention : il faut ensuite remplir toutes les rubriques « obligatoires » de ce bloc, sous peine de rejet de la déclaration. Par exemple, pour un bloc 52-Prime, Gratification et Indemnité, il faut renseigner non seulement le type de prime ou indemnité et le montant (rubriques 001 et 002), mais aussi les dates de rattachement (selon le type de prime ou indemnité), et surtout le numéro du contrat (rubrique 006), qui doit être égal au numéro figurant dans le bloc 40-Contrat rubrique 009.

De la même façon, on peut supprimer un bloc. Attention toutefois à ne pas supprimer un bloc défini comme étant obligatoire dans le cahier technique DSN.

A savoir : la suppression d'un bloc entraîne la suppression de tous les blocs « fils » de celui-ci.

Suppression d’une déclaration

Comme il a été évoqué plus haut, si vous avez préparé une déclaration (ou plutôt un « envoi » constitué d'une ou plusieurs déclarations), et que pour une raison ou pour une autre vous ne transmettez pas cet envoi sur le site de dépôt (portail net-entreprises.fr ou MSA), il faut impérativement supprimer cette déclaration. En effet, à chaque création d’une déclaration, le système analyse les déclarations antérieures pour savoir si la nouvelle déclaration est de type « normale » ou « annule et remplace ».

Il en est de même si vous avez transmis cette déclaration sur le point de dépôt, mais qu’elle a été rejetée en totalité, c'est-à-dire que toutes les déclarations composant l’envoi ont été rejetées. Dans ce cas de figure, sur le site de dépôt, tout se passe de fait comme si nous n’aviez rien transmis. En revanche, si votre envoi a été rejeté pour partie seulement, il ne faut surtout pas supprimer l’envoi, de telle sorte que le système ait bien la trace des déclarations déjà envoyées. Il faudra dans ce cas décocher l’option Annule et remplace lors de la création prochaine des déclarations correspondant à la partie de l’envoi qui a été rejetée, comme cela a été expliqué plus haut (voir paragraphe Plan 3 – Récapitulatif des établissements déclarants lors de la création d’une DSN mensuelle).

Par défaut, lorsque vous supprimez une déclaration, celle-ci n’est pas réellement supprimée, le système gérant une « corbeille » des déclarations supprimées. On peut donc encore revoir les déclarations mises à la corbeille, en sélectionnant l'option Toutes ou Supprimées (corbeille) en lieu et place de Actives en haut à droite de la fenêtre principale présentant la liste des déclarations. Les déclarations placées dans la corbeille apparaissent dans cette liste en gris clair et en italique.

En principe, ces déclarations supprimées ne doivent plus être transmises, car rien ne garantit plus la cohérence des déclarations entre elles : si vous transmettez une déclaration qui se trouve dans la corbeille et que celle-ci est acceptée par le site de dépôt, LDPaye ne la détectera pas. Et donc, cette déclaration sera ignorée lors de la constitution des déclarations ultérieures, avec tous les problèmes que cela peut poser.

On peut aussi :

• Forcer une suppression « physique » de la déclaration en tenant la touche Majuscule enfoncée lors du clic sur le bouton Supprimer. Cela peut s'avérer utile si on est certain de ne pas avoir besoin de cette déclaration : cas d'une déclaration créée avec un mauvais paramétrage, ou créée trop tôt, certains bulletins ayant été recalculés après coup.
• Rendre à nouveau « active » une déclaration qui avait été placée dans la corbeille : placez-vous sur la déclaration qui est dans la corbeille et que vous voulez réactiver, puis appuyer simultanément sur Majuscule Alt F7. Le bouton Supprimer devient alors Réactiver. Cliquez sur celui-ci pour rendre à nouveau active cette déclaration. Mais là-aussi, soyez prudent : si une autre déclaration avait été établie pour le même établissement après la suppression, il y a fort à parier qu'on aura des soucis quant à l’enchaînement des déclarations si vous réactivez et transmettez cette déclaration plus « ancienne ».

Épurations des déclarations

Au fil des années, on émet un grand nombre de DSN, mensuelles et événementielles. Avec le volume de données croissant lui-aussi pour ces déclarations et les nombreux retours qui sont associés, cela finit par occuper une place conséquente. Or, il y a peu d'intérêt à conserver toutes ces déclarations ad vitam æternam. Et cela joue défavorablement sur les performances. Il y a donc tout intérêt à épurer périodiquement les DSN les plus anciennes. Mais le rythme de ces épurations dépend grandement du nombre de déclarations que vous émettez, qui est fonction du nombre total d'établissements gérés dans l'environnement de paye, toutes sociétés confondues (pour les DSN mensuelles), du nombre de salariés (pour les DSN Arrêts de travail) et du « turn over » (pour les DSN Fin de contrat). Si vous ne gérez que quelques établissement (moins d'une dizaine par exemple) avec moins d'une centaine de salariés, il faut 5 ans environ pour atteindre un millier de déclarations. Mais si vous avez 50 établissements pour 500 salariés, le millier de déclarations est dépassé en moins d'une année.

Une fonction d'épuration des déclarations est donc disponible, à utiliser à votre guise, sachant que son usage est vivement conseillé :

• si vous émettez un très grand nombre de déclarations (notamment dans le monde de l'immobilier, où l'on peut gérer des centaines d'immeubles, donc d'établissements et de déclarations chaque mois)
• si vos déclarations comportent un grand nombre de salariés (plusieurs centaines chaque mois, d'où un volume de données important).

Pour accéder à cette fonction d'épuration des DSN, depuis la fenêtre principale de gestion des DSN, il faut cliquer sur le bouton Supprimer en tenant la touche Alt Gr enfoncée. Une fenêtre s’ouvre alors pour définir les critères d'épuration :

• Mois en-deçà duquel on efface les DSN. Vous ne pouvez pas épurer les déclarations de moins de 18 mois, sauf si vous demandez à n'épurer que les déclarations placées dans la corbeille en cochant l'option décrite ci-dessous. Sauf si vous avez de gros volumes et que vous ressentez une dégradation des performances (la fenêtre principale de gestion des déclarations est longue à s'afficher), il est conseillé de conserver à minima les DSN des 3 dernières années.
• Case à cocher pour que seules les DSN présentes dans la corbeille soient effacées définitivement (les DSN placées dans la corbeille peuvent être épurées sans limite de date).
• Possibilité de filtrer sur la nature des DSN : Mensuelle, Fin de contrat, Arrêt de travail.
• Possibilité de filtrer sur le type d'envoi : Test ou Réel, sachant que les envois effectués en test peuvent être épurés bien plus fréquemment ; elles ne présentent guère d'intérêt après coup.

Attention : cette opération d'épuration peut nécessiter plusieurs dizaines de minutes.