Toutes les étapes d’élaboration d’une déclaration DSN sont réalisées depuis une fenêtre unique, qui est accessible par le menu Traitement mensuel/Déclarations Sociales Nominatives (DSN) ou par l’icône correspondante de la barre d'outils.

Cette fenêtre est partagée en deux : en partie haute, une liste présente tous les « envois » de déclaration, alors qu’en partie basse, on voit la composition de l’envoi sélectionné en partie haute, c'est-à-dire le nombre de déclarations composant cet envoi.

Il faut préciser à ce stade ce que l'on entend par déclaration et par envoi :

• Une déclaration soit à une DSN mensuelle pour un et un seul établissement, soit à une déclaration événementielle d'un et un seul événement : un arrêt de travail, une reprise ou une fin de contrat.
• Un envoi est un ensemble composé d'une ou plusieurs déclarations, qui peut donc être envoyé (transmis) globalement par LDPaye. Il faut savoir toutefois que pour réaliser cet envoi depuis LDPaye par l'API-DSN, l'envoi sera automatiquement décomposé en autant de fichiers distincts qu'il y a de déclarations contenues dans l'envoi, l'API-DSN ne sachant gérer qu'une seule déclaration par envoi. Et toute la gestion des comptes-rendus métier (CRM) reçus en retour de l'envoi se fait toujours par déclaration et non pas globalement par envoi.

Cette notion d'envoi est très pratique quand on gère un grand nombre de sociétés et/ou d'établissements. On peut ainsi par exemple préparer, imprimer, contrôler et envoyer les déclarations de tous les établissements de la société courante en un seul jet, ce qui évite de répéter toutes ces opérations pour chaque établissement.

En partie haute, les envois sont triés par N° décroissant ; on trouve donc les envois les plus récents tout en haut de la liste. Des filtres (via les « loupes » dans les en-têtes de colonnes) sont possibles, notamment sur la colonne Libellé. Par exemple, si on recherche les déclarations événementielles relatives à un salarié, on peut frapper le nom de ce salarié comme critère de filtrage en tête de cette colonne.

Si l’on recherche une déclaration et non pas un envoi, il peut être plus facile de basculer sur le second écran, en cliquant sur le lien Cliquez ici proposé en haut à gauche de la fenêtre. Ce second écran présente toutes les déclarations, non regroupées par envoi. On peut donc directement filtrer sur une société ou un établissement par exemple, chose qui n’est pas possible sur le premier écran, un envoi pouvant contenir des déclarations de plusieurs sociétés ou plusieurs établissements.

Sur ces deux écrans, seules les déclarations « actives » sont affichées par défaut, de par le filtre possible en haut à droite de la fenêtre. Une déclaration peut être soit « active » soit « dans la corbeille », ce dernier état correspondant de fait aux déclarations supprimées. Lorsqu’on supprime une déclaration, celle-ci n’est pas réellement supprimée : elle est mise dans une corbeille. On peut ainsi encore y accéder, pour l’afficher ou l’imprimer. On reviendra plus loin (voir Création d’une déclaration mensuelle – Plan 3) sur cette notion de déclaration « supprimée » qui est importante pour la gestion des déclarations successives dans le temps.

Deux autres zones de filtrage en haut à droite de l'écran permettent de filtrer sur la nature de déclaration (mensuelle ou événementielle) et sur la société (DSN de la société courante ou de toutes les sociétés présentes dans l'environnement).

Un ensemble de boutons est proposé au bas de l’écran pour agir sur ces déclarations. Tout cela est décrit dans les pages qui suivent.

Contrôle d’accès aux déclarations

La gestion des déclarations DSN est une des rares options de LDPaye qui est « multi-sociétés », c'est-à-dire que l’on peut déclencher ce traitement, depuis une société quelconque d’un environnement de paye, pour une ou plusieurs des autres sociétés de cet environnement.

Et cela pose quelques problèmes de sécurité : en effet, dans LDPaye, le contrôle d’accès se fait par société, à l’ouverture de session. Un utilisateur qui est autorisé à l’une des sociétés de l’environnement peut donc se connecter, puis via cette option de gestion des déclarations, accéder à l’ensemble des déclarations élaborées dans cet environnement.

Pour y remédier, un contrôle d’accès plus fin est réalisé lorsqu’on demande à modifier, imprimer ou créer le fichier final relatif à un envoi : pour que l’accès soit autorisé, il faut que, pour chaque société composant l’envoi DSN, l’utilisateur dispose d’un droit d’accès de niveau Administrateur, ou d’un droit d’accès de niveau Complet seulement, à condition qu’aucun salarié au sein de la société ne requiert un niveau d’accès Administrateur.

De même, en création d'une déclaration mensuelle, le système propose, en partie basse de l’écran de constitution d’une déclaration, la liste de tous les établissements de toutes les sociétés définies dans l’environnement, ce qui permet de constituer facilement une seule déclaration pour plusieurs sociétés. Mais cette liste des établissements est limitée par le niveau d’accès de l’utilisateur courant : seuls sont affichés les établissements des sociétés pour lesquelles l’utilisateur a un niveau d’accès Administrateur, ou Complet si aucun salarié de la société ne requiert un niveau d’accès Administrateur.