Identifiants des contrats
En version 8, l'identifiant d'un contrat était de la forme FFF-X, où FFF était le code d'une famille de cotisation et X une lettre au choix. La saisie de ces contrats se faisait depuis l'écran Famille de cotisations (organismes) via le bouton IRC-IP. Pour chaque établissement, on saisissait les données de chaque contrat, avec un onglet par contrat, chaque contrat ayant un code identifiant interne à une lettre.
En version 9, le code identifiant interne du contrat est un code à 8 caractères, code qui doit être unique au sein de chaque société.
La saisie des contrats se fait depuis le menu Fichier/Codifications/Contrats de prévoyance. Elle est donc tout à fait indépendante des familles de cotisations.
Lors de la migration en version 9, les contrats de prévoyance issus de la version 8 sont rebaptisés avec un code de la forme FFF-XEE, où FFF est le code famille de cotisation origine, X est la lettre identifiant le contrat au sein de cette famille et EE est le code établissement.
Mais cette codification n'est pas adéquate ; elle ne correspond pas au modèle des fiches de paramétrage émise par les OC. Et elle complique les liens entre les contrats de prévoyance d'une part, les paramètres N4DS (S45) et DSN (79-010 à 79-21) d'autre part. Il est donc impératif de rebaptiser les contrats pour avoir quelque chose de plus clair (voir conseils ci-après), et pour regrouper les contrats qui ont été distingués par société et établissement alors que la distinction par établissement n'est pas forcément nécessaire. Si les conditions du contrat sont communes à tous les établissements de la société, et que les cotisations sont identiques elles-aussi, il faut fusionner ces contrats en un seul. Même chose si les conditions d'un contrat s'appliquent à une ou plusieurs sociétés et si les N° des cotisations sont les mêmes, le code identifiant du contrat doit être identique.
Cela facilitera l'étape ultérieure de définition des paramètres DSN et N4DS (structures S45) où chaque paramètre est associé à un code contrat. Moins on a de codes contrats, plus la saisie des paramètres est facile.
Ce qu'il faut retenir : à un code identifiant d'un contrat doit correspondre un et un seul jeu de cotisations (on parle de jeu de cotisations car il peut y avoir plusieurs cotisations pour un même contrat, notamment en raison des tranches : une cotisation en TA et une autre en TB par exemple).
Sur les 8 caractères du code identifiant d'un contrat en version 9, il est conseillé d'utiliser :
Remarque complémentaire : sur l'écran de création d'un contrat de prévoyance, pour faciliter la réutilisation d'un même identifiant de contrat entre plusieurs sociétés (lorsque cela est justifié bien sûr, c'est à dire lorsque le jeu de cotisations associé au contrat est parfaitement identique entre plusieurs sociétés), le code identifiant est saisi dans une liste déroulante. Cette liste déroulante propose tous les identifiants de contrat déjà utilisés dans le plan de paye mais n'existant pas encore dans la société courante :
Pour toutes les opérations de renommage ou de regroupement de contrats, on dispose d'une nouvelle fenêtre dédiée. Celle-ci est accessible par le bouton Gérer les identifiants dans la fenêtre de saisie des contrats.
Pour ces deux opérations, rebaptiser un contrat existant ou fusionner plusieurs contrats en un seul, le système répercute les modifications partout où c'est nécessaire et notamment :