Les principes en DSN

En DSN, les régularisations de cotisations qui seraient nécessaires sont censées être faites au fil de l'eau, au titre de chaque période de rattachement concernée par la rectification à opérer.

Concrètement, cela doit se traduire par un bordereau de régularisation supplémentaire qui vient en sus, dans la DSN mensuelle, du bordereau de versement habituel. Ce bordereau porte comme période de rattachement le mois au titre duquel on effectue une correction. Si la correction porte sur plusieurs mois, on établit un bordereau distinct par mois de rattachement.

Pour plus d'information sur les modalités de régularisations des cotisations URSSAF en DSN, reportez vous au chapitre 2 du Guide Acoss : comment déclarer et régulariser les cotisations Urssaf en DSN.

Rappels et régularisations

Attention à ne pas confondre Rappel et Régularisation de cotisation :

• Un rappel de paie concrétise la correction d’une paie antérieure au titre des Rémunérations ou au titre des Primes, Indemnités et Gratifications.
  Les modalités déclaratives de ces rappels (blocs 51-Rémunération, 52-Prime, gratification, indemnité, 53-Activité, 54-Autre élément de revenu brut) ne sont pas décrites en détail ici. Reportez vous si nécessaire au cahier technique Phase 2 ou Phase 3, chapitre 2.1.3.6.
  Notez simplement que l'incidence d'un tel rappel sur les cotisations (blocs 78-Base assujettie et blocs 81-Cotisation individuelle) est toujours déclarée le mois du versement de ce rappel. De même, le supplément de cotisations induit par les rappels est repris sur le bordereau de cotisations URSSAF du mois du versement.
  Il n'y a donc pas à proprement parler de régularisation dans ce cas de figure.
• Une régularisation fait suite, quant à elle, à une déclaration inexacte portant sur une ou plusieurs cotisations sociales (crédit ou débit envers l’organisme de recouvrement). La régularisation est à effectuer sur le mois de survenance de l'erreur (le mois à l'origine de l'erreur) et sera transmise dans la DSN mensuelle du mois où l'on constate cette erreur.

Remarque : toute DSN comportant un bordereau de régularisation est susceptible d’entraîner le calcul de pénalités par l'URSSAF.

Maille agrégée et maille nominative

Un autre des principes de régularisation des cotisations en DSN veut qu'il y ait toujours cohérence entre la maille agrégée (bordereau de versement, qui se traduit en blocs 20, et 22-23 pour l'URSSAF) et la maille nominative (blocs 78-Base assujettie et 81-Cotisation individuelle renseignés salarié par salarié).

La version 8 de LDPaye était incapable de produire automatiquement les informations de régularisation de cotisations au niveau nominatif : il n'existe qu'une seule base pour chaque cotisation portée sur un bulletin, résultant de la somme (en cumul annuel, avec application des planchers et plafonds le cas échéant) des différentes rubriques soumises à cette cotisation.

En version 8 donc (cette approche est toujours possible en version 9 si on ne souhaite pas mettre en œuvre le nouveau système de régularisation), la seule façon de respecter les exigences de la DSN, au niveau agrégé est de corriger manuellement les bordereaux de versement :

• création d'un bordereau de régularisation, pour chaque période de rattachement sur laquelle on doit opérer une régularisation, bordereau qui vient s'ajouter au bordereau de cotisations du mois ;
• si la régularisation de cotisations a été opérée sur les bulletins, ce qui est préférable pour que les différents états (journaux de paye, états de cotisations, interfaces comptables) soient justes en cumul annuel, correction du bordereau de versement du mois courant, pour déduire de celui-ci les éléments résultant des régularisations opérées dans le mois. En effet, la régularisation faite sur les bulletins est  automatiquement reprise sur le bordereau  du mois courant.

Notez que cette approche ne corrige que le niveau agrégé. Rien n'est fait au niveau nominatif. On crée donc une discordance entre les niveaux agrégés et nominatifs, ce qui n'est pas conforme au cahier technique DSN. Mais en l'état actuel du système DSN, aucun contrôle de cohérence n'est opéré entre les niveaux agrégé et nominatif, que ce soit par l'outil de contrôle DSN-VAL ou par l'URSSAF. Et c'est cette approche minimaliste qui a été retenue, au moins à titre transitoire, par la très grande majorité des logiciels de paye.

Bordereau URSSAF - Approche différentielle

Dans tous les cas, les bordereaux de régularisation URSSAF (blocs 22 et 23) sont à établir en approche différentielle.

Pour chaque cotisation agrégée à rectifier, vous indiquez la différence entre la valeur que vous auriez du déclarer et celle que vous avez déclaré initialement. Cette différence peut être :

• positive dans le cas d'une assiette ou d'un montant de cotisation déclarés initialement trop faibles
• négative dans le cas contraire. Notez qu'une assiette négative est acceptée, sur une ligne de bordereau (bloc 23) uniquement dans le cas des bordereaux de régularisation, c'est à dire les bordereaux dont la période de rattachement est antérieure à la période principale déclarée dans une DSN mensuelle.

Remarque : dans le cas d'une régularisation de taux (ce qui ne peut concerner que les cotisations AT et versement transport, qui sont les seules lignes portant un taux sur un bordereau URSSAF en DSN), vous n'avez pas à émettre de bordereau de régularisation. Pour plus de détail, reportez vous à la note Modalités de correction d'un taux de cotisation recouvré par l'URSSAF.