Demande de régularisation via des éléments variables « marqués »

La meilleure méthode pour régulariser des cotisations est de saisir en élément variable les bases à régulariser, c'est à dire le brut soumis à ajouter ou retrancher, au travers de rubriques de régularisation dédiées.

Ces rubriques se reportent sur la ou les cotisations à régulariser, via le système classique des reports Rubriques Sur cotisations, en brut et brut abattu.

En principe, il faut que ces rubriques de régularisations se reportent uniquement sur les cotisations à régulariser, pas sur le brut proprement dit (cumuls BRUFIM et BRUFIA notamment), car sinon il s'agit d'un rappel de salaire, pas d'une régularisation de cotisation.

Jusque là, rien de nouveau. Ce principe de régularisation de cotisations est celui qui a toujours été préconisé dans LDPaye.

Ce qui est nouveau, c'est la possibilité d'indiquer le mois au titre duquel on souhaite effectuer la régularisation. Pour cela, on va inscrire une « marque » sur l'élément variable lui-même. La marque sera saisie dans le libellé de l'élément variable. C'est uniquement la présence de cette marque qui déclenche le nouveau mécanisme de régularisation de cotisations.

La marque choisie est @r ou @R suivi du numéro calendaire du mois au titre duquel on veut effectuer la régularisation : 01 à 12 désignant janvier à décembre. Pour simplifier a saisie, on n'indique pas l'année. Celle-ci est déterminée en relatif par rapport au mois de paye, sachant que le mois de régularisation est toujours antérieur au mois de paye. On peut donc régulariser ainsi jusqu'à 12 mois antérieurs.
Exemple sur un bulletin de mai 2016 :
               la marque @R01 déclenche une régularisation au titre de janvier 2016
               la marque @R12 déclenche une régularisation au titre de décembre 2015
               la marque @R05 déclenche une régularisation au titre de mai 2015.

Chaque base à régulariser est ainsi affectée d'un mois de régularisation. Au besoin, on saisira plusieurs éléments variables si une régularisation doit être faite pour une période de plusieurs mois, de façon à avoir la base de la régularisation au mois le mois, chaque base étant assortie de la marque permettant de la rattacher à un mois précis.

Remarque : l'ancienne technique qui consistait à saisir la base de la régularisation (le brut soumis en réalité) sur un élément variable portant directement sur la cotisation à régulariser a été conservé, et même enrichi pour gérer le cas là aussi des régularisations sur des mois antérieurs via une marque @r ou @R. Mais cette technique présente quelques limitations par rapport à l'utilisation de rubriques de régularisations dédiées :

• elle oblige à saisir autant d'éléments variables qu'il y a de cotisations à régulariser,
• on ne dispose par de du champ Bénéficie de l'abattement inscrit dans la fiche Rubrique. On suppose donc que l'abattement doit être appliqué sur la valeur saisie, pour les salariés bénéficiant d'une déduction forfaitaire.

Cas des régularisations de plafonds

Sur le même principe que les régularisations de base décrites ci-dessus, on peut demander une régularisation de plafond. Il faut dans ce cas saisir des éléments variables marqué par @p ou @P suivi d'un mois de paye sous la forme 00-12.

On saisit alors le différentiel de plafond à ajouter ou retrancher. Ce différentiel de plafond se reporte uniquement sur la ou les cotisations pour lesquelles il existe un lien Report rubrique sur Cotisation d'une part, et ayant un coefficient plancher et/ou plafond d'autre part. Les planchers et plafonds de la cotisation en question sont modifiés en tenant compte de ces coefficients plancher et plafond.

Remarque : le cas où l'on indique @P00 est un cas particulier : on n'est pas dans le cas d'une régularisation d'un mois antérieur car la régularisation va se faire sur le mois courant. Mais cette technique permet de régler un cas qu'on ne savait pas bien traiter antérieurement : la correction d'un plancher-plafond pour une ou quelques cotisations, mais pas toutes.

Notez que cette technique de  régularisation d'un plafond peut aussi être mise en œuvre en saisissant un élément variable directement sur la cotisation pour laquelle on veut corriger le plafond, en ajoutant là aussi dans le libellé de l'élément variable la marque @p ou @P suivi d'un mois de paye sous la forme 00-12.

Cas des régularisations liées à l'abattement

Sur le même principe que les régularisations de base et de plafond décrites ci-dessus, on peut demander une régularisation de brut abattu uniquement. Cela permet d'ajuster à posteriori la différence entre brut soumis et brut abattu soumis, par exemple dans le cas où l'on décide de pratiquer la déduction forfaitaire pour un salarié en cours d'année, avec effet rétroactif depuis le début de l'année. Il faut dans ce cas saisir des éléments variables marqué par @a ou @A suivi d'un mois de paye sous la forme 00-12. On saisit alors le différentiel de brut abattu à ajouter ou retrancher. Ce différentiel se reporte uniquement sur le brut abattu (et pas sur le brut soumis) des cotisations pour lesquelles il existe un lien Report rubrique sur Cotisation.

Remarque : là-aussi, on peut utiliser la valeur @A00 pour procéder à une régularisation de l'abattement sur le mois courant, sans chercher à la reporter sur les mois antérieurs. Ce sera le cas par exemple où l'on décide en décembre de pratiquer la déduction forfaitaire pour un salarié pour lequel tous les mis antérieurs ont été calculés sans celle-ci. On ne va pas dans ce cas précis procéder à une régularisation mois par mois, mais seulement en cumul sur le dernier bulletin de l'année.

Autre remarque : ce procédé de régularisation du brut abattu uniquement peut être utilisé avec profit pour des régularisations de base de cotisations CSG (cotisations ayant un code calcul T1). Si on demande une régularisation avec une marque @R, c'est uniquement le brut soumis qui est mis à jour, brut soumis sur lequel s'applique systématiquement l'abattement de 1,75% s'agissant d'une cotisation de type CSG. Si on demande une régularisation avec une marque @A, c'est le brut abattu qui est mis à jour, sans l'abattement de 1,75%, car ce brut abattu correspond dans le cas des cotisations de type CSG à la part de brut soumis à CSG sans l'abattement de 1,75%.

Conséquence sur les bulletins de paye

Sur les bulletins de paye incluant des régularisations, pour chaque cotisation régularisée, on trouve une ligne par mois régularisé, en sus de la ligne du mois qui est donc hors régularisation :

• la base de ces lignes de régularisation est la base différentielle qui a été calculée en appliquant tous les mécanismes de plafonnement tenant compte des cumuls de bruts, bruts abattus, planchers, plafonds, éventuellement base minimum connus à fin du mois au titre duquel la régularisation est effectuée.
• les montants de la régularisation (cotisation salariale et patronale) sont calculés sur cette base différentielle, en appliquant les taux du mois régularisé, taux qui peuvent être différents de ceux du mois courant notamment lorsqu'on effectue une régularisation au titre d'un mois de l'exercice antérieur. LDPaye utilise pour ce faire le nouveau mécanisme d'historisation des valeurs du plan de paye.

La somme des bases de toutes ces lignes donne la base que l'on aurait eu si la régularisation avait été faite sur le mois courant, comme auparavant.

Les lignes de régularisation sont repérées visuellement par la mention @Régul AAAAMM dans les 13 caractères de droite du libellé.

Retrouvez ici un exemple de bulletin sur lequel on a effectué une régularisation.