L'objectif des états de suivi de la TVA sur encaissements et/ou décaissements est d'apporter une aide significative à l'établissement de la déclaration de TVA, pour les entreprises soumises à la TVA sur les encaissements et/ou décaissements.

Dans la documentation qui suit, on présente le suivi de la TVA sur les encaissements, le plus utilisé. Mais LDCompta propose un suivi de la TVA sur les décaissements qui fonctionne exactement de la même façon. Pour éviter une redondance, ce suivi de la TVA sur les décaissements n'est pas décrit plus en détail. Il suffit de s'appuyer sur la documentation du suivi de TVA sur les encaissements, en remplaçant partout les mentions « encaissement » par « décaissement », « TVA collectée » par « TVA déductible », « client » par « fournisseur », « vente » par « achat ».

Les principes de fonctionnement

Les principes de base retenus pour calculer et imprimer les états de suivi de TVA sur encaissements sont :

Détermination de la TVA collectée mois par mois, par analyse des journaux de vente, en distinguant cette TVA par taux et par type (TVA sur débit ou TVA sur encaissement) ;
Analyse des restes dus clients, pour calculer la part des restes dus correspondant à des factures soumises à la TVA sur encaissements. Sont considérées comme restant dues les factures non réglées, ou réglées mais non échues, c'est à dire les factures dont la date d'échéance du règlement est postérieure à la date d'arrêté du suivi de TVA. Cette analyse se fait en exploitant les lettrages effectués dans les comptes clients, lettrages faisant le lien entre les encaissements (règlements clients) et les factures réglées ;
Par différence entre le total de la TVA collectée issue des journaux de vente et le total de la TVA correspondant aux factures restant dues, on obtient la TVA collectée effectivement due.

Ces calculs se font toujours en cumul depuis le début de l'exercice comptable. Pour déterminer la TVA due pour un mois, il faudra soustraire du montant cumulé (calculé par l'ordinateur) le total de la TVA collectée déclarée depuis le début de l'exercice, ce dernier total n'étant pas « récupéré » automatiquement dans les comptes de TVA. Le mieux est d'utiliser un classeur Excel pour cela, dans lequel on reportera chaque mois les chiffres provenant des états de suivi arrêté à fin de mois, les montants à déclarer chaque mois étant calculés par Excel par différence entre Cumul à fin du mois - Cumul à fin de mois précédent.
Un modèle de classeur Excel est disponible ici : Modèle Suivi de TVA.xls.

Le suivi de TVA prend en compte tous les cas de figure ci-dessous :

Factures soumises à la TVA sur encaissements, d'autres soumises à la TVA sur débits, ou même ventilation, pour une même facture, sur les deux types de TVA, encaissements et débits ;
Plusieurs taux de TVA, y compris taux zéro (TVA exo) ;
Gestion des avoirs clients ;
Gestion des règlements partiels ;
Gestion des impayés.

Du fait des principes mis en œuvre par ce suivi de la TVA sur encaissement, certaines contraintes doivent impérativement être respectées :

Lors de la comptabilisation des journaux de vente, que ce soit en saisie comptable (pièce ou folio) ou par une interface avec une application de facturation, il faudra que la TVA soit ventilée en détail dans chaque compte de TVA collectée, pour chaque facture ou avoir. On devra utiliser autant de comptes de TVA collectée que de types (débit ou encaissement) et de taux de TVA.
Il sera nécessaire de mettre en place une numérotation automatique des pièces sur le ou les journaux de vente, qui garantisse l'unicité des N° de pièces (Une facture = Un N° de pièce). Cela sera fait soit en comptabilité en cas de saisie du journal des ventes directement en comptabilité, soit en amont en gestion commerciale en cas d'interface pour récupérer le journal des ventes issu d'une application de facturation.
La numérotation unique des pièces doit également être garantie au travers des clôtures d'exercice (pas de réutilisation d'un même N° de pièce d'une année sur l'autre).
Lors de la saisie des règlements clients, il faudra lettrer le compte client chaque fois que cela est possible, en effectuant des lettrages partiels si nécessaire. En effet, tous les règlements non lettrés vont ressortir sur la Liste des anomalies à traiter séparément, le système ne pouvant déterminer si le règlement concerne une facture soumise à TVA sur encaissement.
Pour ce qui est de l'enregistrement des impayés, il conviendra de procéder ainsi :

Saisir l'impayé par passation d'une écriture entre le compte de banque et le compte client, pour le montant de l'impayé. Les frais éventuels relatifs à l'impayé devront être comptabilisés séparément ;
Dans le compte client, délettrer le règlement impayé qui avait été lettré avec la facture initiale, puis relettrer le règlement impayé avec l'écriture d'impayé.

Ainsi, la facture d'origine réapparaîtra sur les états de TVA dans les colonnes Reste dû, avec sa ventilation de TVA.

Descriptif de la procédure

Les états du suivi de la TVA peuvent être lancés à partir de l'option de menu Édition/Tva sur encaissements (ou Édition/TVA sur décaissements).

Lors de la demande d'édition de ces états de suivi de la TVA, on doit renseigner les champs suivants :

Arrêté au. Il s’agit de la date d'arrêté de l’état de suivi de la TVA. Toutes les factures ou règlements ayant une date d'écriture postérieure à celle-ci sont ignorés.
Avec le détail des factures et avoirs. Choisissez l'option Restant dues uniquement si vous voulez limiter le volume de l'état. Ainsi, seules les factures (et avoirs) restant dues (celles justifiant la TVA collectée que l'on ne reverse pas immédiatement) apparaîtront sur l'état.
L'autre option Restant dues, ou ayant une date supérieure au permet de faire apparaitre davantage de factures. Il faut alors indiquer à partir de quelle date on souhaite retrouver l'intégralité des factures et avoirs. Bien souvent, c'est le premier jour du mois d'arrêté.

D'autre part, lors de la première demande d'édition, un certain nombre de paramètres nécessaires au suivi de la TVA doivent être définis.

Trois boutons sont disponibles pour cela : Paramètres du suivi TVA, Définir les reports, Comptes de TVA. Ces paramètres sont décrits en page suivante.

A partir de là, trois états vont être produits, présentés ci-après. :

Liste des anomalies à traiter séparément

Cette liste met en évidence toutes les écritures des comptes clients qui n'ont pas pu être traitées de façon automatisée lors de l'analyse des restes dus clients. Cette liste devra être analysée avec soin pour déterminer dans quelle mesure les écritures qu'elle met en évidence sont susceptibles d'influer sur les totaux de TVA due indiqués sur les deux autres états.

Pour chaque écriture listée, un message donne une indication sur la cause du rejet :

acompte échu : cas d'un règlement client non lettré, ou lettré partiellement avec une écriture autre qu'une facture ou avoir client, et dont la date d'échéance est antérieure ou égale à la date d'arrêté du suivi de la TVA ;
acompte non échu : même cas que ci-dessus, mais pour un règlement dont la date d'échéance est postérieure à la date d'arrêté du suivi de la TVA ;
Autre crédit : cas d'une écriture au crédit du compte client (sauf avoirs), non lettrée ou lettrée partiellement avec une écriture autre qu'une facture ou avoir client, mais comptabilisée sur un journal qui n'est pas un journal de banque (il ne s'agit donc probablement pas d'un règlement client) ;
Autre débit : cas d'une écriture au débit du compte client (sauf factures), non lettrée ou lettrée partiellement avec une écriture autre qu'une facture ou avoir client.
Solde lettrage : cas du solde débiteur d'un lettrage, hors factures clients lettrées partiellement (par exemple, OD lettrée partiellement avec un règlement).

Pour chaque cause de rejet (hors Solde lettrage), il peut s'agir du rejet de l'écriture en totalité (Cas d'un règlement client non lettré par exemple), ou d'un rejet partiel (Cas d'un règlement lettré partiellement avec une facture, le montant du règlement étant supérieur à celui de la facture). Dans le cas d'un rejet partiel, le montant imprimé dans la colonne Débit ou Crédit correspond au montant rejeté, et non pas au montant réel de l'écriture. Ces rejets partiels sont signalés par une astérisque (*) dans la colonne Nature de l'anomalie.

Il est possible de centraliser les écritures d'un ou plusieurs journaux sur cette liste des anomalies, afin de diminuer le volume de cet état. Cela est particulièrement utile dans le cas de comptes confrères où l'on trouve à la fois des écritures d'achat et de vente ; on peut ainsi centraliser les écritures d'achat, qui ressortent toutes en anomalies tant qu'elles n'ont pas été lettrées.

En fin de liste, des sous-totaux par cause de rejet sont imprimés, ainsi qu'un total général.

Le nombre d'écritures portées sur cette liste doit normalement être très faible, en dehors du cas des comptes confrères évoqué ci-dessus. Pour ce faire, il convient de lettrer convenablement les comptes clients lors de chaque saisie de règlement client, en utilisant au besoin les lettrages partiels. Seuls les acomptes sur commandes peuvent poser problème, puisqu'il ne sera pas possible de les lettrer lors de leur comptabilisation.

Analyse détaillée des factures

Cet état s'appuie au départ sur le ou les journaux de vente. Il liste donc toutes les factures et avoirs de la période définie par les deux dates introduites lors de la demande d'édition : la date à partir de laquelle on souhaite éditer le détail des factures d'une part, la date d'arrêté du suivi de la TVA d'autre part.

On trouve également toutes les factures et avoirs des périodes précédentes, c'est à dire ayant une date comptable antérieure à la date à partir de laquelle on a demandé le détail des factures, pour peu que ces factures et avoirs présentent un reste dû.

Toutes ces factures et avoirs sont triés par compte client. Pour chaque facture ou avoir listé, on trouve dans les différentes colonnes de l'état les informations suivantes :

L'identification de la pièce (Date comptable, Code journal, Code nature de pièce, N° de pièce, Date d'échéance, Libellé écriture) ;
Les montants de la facture, HT, TVA et TTC ;
La ventilation des bases HT par taux de TVA et par nature (TVA sur débit ou TVA sur encaissement) ;
La ventilation des encaissements relatifs à cette facture, en distinguant 4 cas de figure :

Montant réglé échu : Cas d'une facture lettrée avec un règlement client (c'est à dire une écriture passée sur un journal de banque), et pour lequel la date d’échéance est antérieure ou égale à la date d'arrêté du suivi de TVA ;
Montant lettré : Cas d'une facture lettrée avec une écriture autre qu'un règlement client (Par exemple, facture lettrée avec un avoir) ;
Montant réglé non échu : Même cas de figure que la colonne Montant réglé échu, mais concerne les règlements ayant une date d'échéance postérieure à la date d'arrêté du suivi de TVA ;
Montant Reste dû : Différence entre le montant TTC de la facture et les montants des 3 colonnes décrites ci-dessus.

Pour les 3 colonnes Montant réglé échu, Montant lettré, Montant réglé non échu, et dans le cas d'une facture lettrée par plusieurs autres écritures, la ventilation dans les 3 colonnes se fera en fonction des natures de chaque écriture mise en jeu par le lettrage. Par exemple, si une facture est lettrée par deux règlements dont un seulement est échu, on trouvera le montant du règlement échu dans la colonne Montant réglé échu, le montant du second règlement dans la colonne Montant réglé non échu. De la même façon, lorsqu'un règlement lettre plusieurs factures, le montant du règlement est imputé sur les différentes factures dans l'ordre des dates comptables des factures (1er règlement sur 1ère facture...).
Exemple :

Facture 1 du 10/06 de 1500€

Facture 2 du 20/07 de 2000€

Règlement 1 de 1000€ du 31/07 à échéance au 31/10

Règlement 2 de 2500€ du 30/09 à échéance au 31/12

En supposant que ces 4 écritures soient lettrées ensemble, on trouvera sur l'état de TVA de Novembre :

Réglé échu Réglé non échu

Facture 1 1000 500

Facture 2 2500

Ces deux règles s'appliquent également dans le cas de lettrages partiels.

Les restes dus de TVA sur encaissement. Ces 3 dernières colonnes font ressortir les restes dus concernant la part des factures soumises à TVA sur les encaissements. Du point de vue de la TVA sur encaissement, sont considérées comme restes dues la part non réglée des factures (Colonne Reste dû décrite ci-devant), ainsi que la part réglée non échue (Colonne Réglé non échu décrite ci-devant). Le reste dû TTC concernant la TVA sur encaissement est donc calculé ainsi : (Reste dû + Réglé non échu) / MTTC * MTTCENC

avec MTTC = Montant total TTC de la facture et MTTCENC = Montant TTC soumis sur encaissement

Cette règle de trois est nécessaire pour les factures soumises à la TVA sur encaissement pour partie seulement. A partir de cette colonne Reste dû TTC de TVA sur encaissement, on calcule le montant HT et le montant TVA correspondant, en utilisant le taux de TVA adéquat.

Toutes les lignes apparaissant sur l'état sont sommées en fin de liste, en distinguant :

les factures et avoirs de la période demandée en édition détaillée d'une part ;
les factures et avoirs des périodes précédentes.

Des contrôles de cohérences peuvent ainsi être réalisés :

les totaux de la ligne Période demandée dans les colonnes Montant des factures et Ventilation de la TVA peuvent être comparés par rapport aux journaux de vente de la période considérée ;
le total de la ligne Toutes périodes, dans la colonne Ventilation des encaissement-Reste dû, doit correspondre au solde du grand-livre client arrêté à la même date, à la différence près du total indiqué sur la Liste des anomalies à traiter séparément, liste décrite au paragraphe précédent.

État récapitulatif

Cet état présente les mêmes informations que l'analyse détaillée décrite ci-dessus, mais sous une forme beaucoup plus synthétique.

Au lieu de détailler toutes les factures, on ne propose que des cumuls mensuels, une ligne d'état par mois de l'exercice, et éventuellement par taux de TVA.

Les colonnes sont sensiblement les mêmes que celle de l'analyse détaillée :

Ventilation de la TVA sur débit : Total des bases HT et des montants TVA des factures de la période soumises à la TVA sur les débits ;
Ventilation de la TVA sur encaissement : Total des bases HT et des montants TVA des factures de la période soumises à la TVA sur les encaissements ;
Montant TVA cumulé : Total progressif du début de la liste jusqu'au mois considéré, du montant TVA collectée, débit et encaissement.
Ventilation des restes dus et non échus en TVA sur encaissement, en distinguant :

La part TTC des factures restant due, ou réglée non échue, et soumises à TVA sur encaissement ;
Le montant TVA correspondant à cette part restant due ou non échue ;
Le montant TVA cumulé : Total progressif du début de la liste jusqu'au mois considéré, de la colonne précédente.

Montant de la TVA due cumulée, à la fois en base HT et en montant TVA. Celui-ci est la différence entre les deux colonnes Montant TVA cumulé et TVA cumulée sur restes dus et non échus. C'est ce montant qui correspond au montant de la TVA effectivement due depuis le début de l'exercice, compte tenu de la facturation faite et des encaissements réalisés.

Pour déterminer la TVA due pour un mois donné, il faudra soustraire de ce montant TVA due cumulée le total de la TVA collectée déclarée depuis le début de l'exercice.

Remarque relative à la clôture d'exercice

De par la méthodologie choisie pour établir les états de suivi de la TVA, il est nécessaire de conserver plus de détail lors de la clôture annuelle des comptes.

Cela concerne deux natures d'écritures :

Toutes les écritures des comptes collectifs clients suivis en TVA, lettrées avec une date de lettrage antérieure à la date de clôture, dont le lettrage met en jeu une ou plusieurs factures ayant un montant restant dû au sens de la TVA sur encaissement (Montant non réglé, ou réglé non échu). Concrètement, cela correspond au cas d'une facture lettrée avec son règlement, les dates comptables de la facture et du règlement étant antérieures à la date de clôture, mais dont la date d'échéance du règlement est postérieure à la date de clôture annuelle.
Ces écritures doivent être reprises en détail, de façon à ce que la TVA soit considérée comme due le mois où le règlement vient à échéance. Or, si l'on ne fait rien de particulier, ces écritures étant lettrées avec une date de lettrage antérieure à la date de clôture, elles ne sont pas reprises en à nouveau, et cela fausset les états de TVA édités après une clôture annuelle.
Toutes les écritures des comptes de TVA collectée relatives à des factures ayant un montant restant dû au sens de la TVA sur encaissement (Montant non réglé, ou réglé non échu). En effet, les factures seront reprises en détail dans le compte client, soit parce qu'elles ne sont pas lettrées à la date de clôture annuelle, soit de par la règle décrite ci-dessus. Pour que les états de TVA puissent continuer à fonctionner après la clôture annuelle, il faut conserver le détail de la ventilation de ces factures sur les différents comptes de TVA collectée. Or, ces comptes de TVA collectée sont normalement repris en solde à nouveau global seulement.

La procédure de clôture annuelle des comptes est donc conçue pour conserver le cas échéant les éléments nécessaires au suivi de la TVA collectée et déductible. Lors du lancement de la procédure de clôture annuelle des comptes, deux options sont présentées sur l'écran de lancement, à l'invite Suivi de la TVA encaissements et/ou décaissements :

Conserver tous les éléments relatifs aux factures clients restant dues. Cette option est activée par défaut si les états de suivi de TVA sur encaissements ont été édités au moins une fois dans l'exercice qui va être clos.
Conserver tous les éléments relatifs aux factures fournisseurs restant dues. Cette option est activée par défaut si les états de suivi de TVA sur décaissements ont été édités au moins une fois dans l'exercice qui va être clos.

Pour chacune de ces deux options, si elles sont cochées, le système vérifie que la dernière édition des états de suivi de TVA (encaissement ou décaissement selon le cas) est arrêtée à la date de clôture annuelle. Si tel n'est pas le cas, il convient de relancer l'édition des états de TVA à cette date avant de demander la clôture annuelle. En effet, la procédure de clôture annuelle des comptes va s'appuyer sur des fichiers qui sont constitués lors de l'édition des états de TVA, pour déterminer quelles sont les factures restant dues au sens de la TVA sur encaissement (ou décaissement) à la date de clôture annuelle, et conserver le détail des éléments en conséquence.

Si vous désactivez cette option alors que les états de TVA ont été édités au moins une fois dans l'exercice, un message d’avertissement est émis, pour vous signaler que vous allez perdre certaines informations nécessaires à l'établissement des états de TVA. Il vous suffit de confirmer votre choix si vous ne souhaitez effectivement pas conserver le détail des éléments pour le suivi TVA (cas où vous ne souhaiteriez plus utiliser les états de TVA sur le nouvel exercice).