3.3 N° de pièce et référence de document

Pour chaque pièce saisie dans LDCompta, on dispose de deux zones d’identification distinctes : le N° de pièce et la Référence document. Ces deux champs sont alphanumériques, et peuvent comporter jusqu'à 10 caractères. Pour faciliter les recherches ultérieures, il est conseillé de toujours caler à gauche ces numéros, même s'ils ne sont composés que de chiffres (notamment en cas de pièces intégrées dans LDCompta via la procédure d'interface).

Le N° de pièce doit être utilisé en priorité pour identifier de façon unique la pièce dans votre système comptable.

Dans bien des cas, le plus simple est de choisir un mode de numérotation des pièces automatique, de telle sorte que ce soit le système qui attribue un nouveau N° de pièce en saisie.

Dans une telle configuration, il n'est plus possible d'utiliser la zone N° de pièce pour quoi que ce soit d’autre. La zone Référence document permet alors de saisir tout autre N° attaché à la pièce, et la caractérisant de façon précise.

Voici différents usages possibles de cette Référence document, sachant qu'en tout état de cause, il vous appartient de définir vous-même l'utilisation que vous ferez de cette zone :

1. Sur un journal d'achat, la référence de document correspond habituellement au N° de pièce du fournisseur (le N° de facture porté sur la facture du fournisseur), le N° de pièce étant ainsi laissé disponible pour une numérotation interne, que ce soit une numérotation automatique faite par l'ordinateur à la saisie des pièces, ou par un chrono d'enregistrement (tampon...).
2. Sur un journal de vente, la référence de document peut permettre de reprendre un N° de commande, ou un N° de BL, ou un libellé court désignant l'objet de la facture (à voir en liaison avec les procédures d'interface de gestion commerciale).
3. Sur les journaux de banque, réservez cette zone à la saisie des N° de chèque, ou aux N° de bordereaux de banque pour les saisies faites à partir d'un bordereau bancaire (Frais sur remises...).

Dans toutes les procédures de visualisation et d'édition, les deux colonnes N° de pièce et Référence document sont reprises. Et l'on dispose de procédures d’interrogation tant par N° de pièce que par Référence document.

Un contrôle d'unicité de la référence document peut être effectué lors de la saisie des écritures. C'est au niveau des paramètres journaux que l'on peut demander à ce que l'ordinateur interdise les doublons sur la référence document. Le contrôle de ces doublons se fera sur l'ensemble des trois critères (N° de compte auxiliaire, Journal, Référence document).

L'usage principal de ce contrôle est d'éviter qu'une même facture fournisseur soit saisie deux fois par erreur en comptabilité. C'est donc principalement pour les journaux d'achat qu'on peut être amené à activer ce contrôle d'unicité. Si vous souhaitez activer ce contrôle, reportez-vous au chapitre 4.2  Journaux.