LDCompta offre des fonctions de lettrage soit sous forme de procédures spécifiques, telles les procédures de lettrage manuel d’un compte ou de lettrage automatique, soit de façon intégrée dans les procédures de saisie des écritures. Les procédures permettant d’effectuer un lettrage sont donc les suivantes :
Lors d’un lettrage que l’on peut qualifier de manuel, c’est à dire que c’est vous qui pointez à l’écran la ou les écritures à lettrer, le système offre un certain nombre de facilités :
- Les totaux du lettrage au débit et au crédit s’affichent au fur et à mesure du pointage, de façon à pouvoir vérifier facilement si le lettrage s’équilibre ou pas ;
- Le lettrage est identifié par un code à 3 caractères, et une date de lettrage. Ces deux zones sont entièrement gérées par le système. Le code lettrage est AAA pour le premier lettrage effectué dans un compte donné. Par la suite, l'ordinateur recherche le plus grand code lettrage utilisé dans le compte en question, et attribue le prochain code disponible, dans l'ordre alphabétique (AAB, AAC… AAZ, AA0, ... AA9, ABA, ABB…). Pour ce qui est de la date de lettrage, le système la choisit égale à la plus grande date comptable parmi toutes les écritures pointées par le lettrage. Ainsi, pour un lettrage mettant en jeu deux factures datées du 15/12/2020 et du 15/01/2021, lettrées avec un règlement daté du 10/02/2021, les 3 écritures porteront comme date de lettrage le 10/02/2021.
- Il est possible, en cas de petit déséquilibre, de demander la comptabilisation automatique d’une OD de différence de lettrage. Le système propose alors jusqu’à 4 comptes dans lesquels vous pouvez ventiler la différence (comptes définis dans la Fiche société), plus un 5ème compte qui peut être choisi directement dans le plan comptable si exceptionnellement les 4 comptes qui sont proposés ne conviennent pas.
- Il est possible de procéder à un lettrage partiel ; un lettrage partiel consiste à valider un lettrage qui n’est pas équilibré, en cas de règlement partiel d’une facture par exemple. Cela permet de définir un « lien fort » entre les différentes écritures pointées par le lettrage partiel. Cette notion de lettrage partiel est ensuite exploitée dans différentes procédures pour faciliter la lecture du compte : consultation d’un compte, édition des lettres de relance... De plus, lors d’un lettrage ultérieur du même compte (saisie du règlement complémentaire), on pourra facilement pointer en une seule fois le lettrage partiel effectué précédemment, plutôt que de repointer toute les factures concernées et les règlements déjà effectués. Dans la base de données de LDCompta, les écritures lettrées partiellement peuvent être repérées de par leur date de lettrage qui est égale à 99/99/9999.
Les notions relatives aux lettrages partiels sont décrites plus en détail au chapitre Lettrages partiels.
- Si le module Devises a été activé dans la Fiche société, le lettrage peut s’effectuer en devises, et même en multidevises : règlement en Euros d’une facture comptabilisée en dollars par exemple. La gestion des écritures de différences de change est entièrement prise en charge par le système.
Les fonctions de lettrage qui sont intégrées dans les procédures de saisie ne sont pas décrites en détail ci-après. Reportez-vous si nécessaire aux paragraphes décrivant chacune de ces procédures de saisie. Seules sont évoquées ci-après les procédures spécifiques de lettrage manuel d’un compte et de lettrage automatique.
