LDCompta propose un outil d'export de données conforme aux recommandations de la DGFiP, dans le cadre du contrôle des comptabilités informatisées. Il permet de produire les deux fichiers attendus par l'administration :

• Le premier correspondant à une balance des comptes généraux et auxiliaires
• Le second contenant les écritures comptables elles-mêmes, le fameux « FEC ».

Cet outil est accessible dans LDCompta via le menu Outils/Export de données comptables/Pour la DGFiP (fichiers FEC). Dans les versions précédentes, il s'agissait du menu Outils/Autres exports/Export de données comptables pour la DGFiP.

Les deux fichiers qui sont produits se nomment XXXXXXXXXBLAAAAMMJJ.csv et XXXXXXXXXFECAAAAMMJJ.csv, où

  XXXXXXXXX est le SIREN de la société (prise dans la Fiche Société, si renseigné, à défaut, on indique SIREN_XXX, XXX étant le code société),

  AAAAMMJJ est la date de clôture de l'exercice

Par défaut, toutes les options proposées par défaut (séparateur de zone, séparateur décimal, format de date, jeu de caractères, choix des colonnes...) sont conformes à ce qui est attendu par la DGFiP (dit Format 2013). Il n'y a donc rien à modifier sur tous ces champs.

Les seules choses auxquelles vous devez vous intéresser sont :

• La période à extraite : il faut choisir les dates de début et fin d'exercice correspondant au dossier comptable courant. Pour les années antérieures, il faut relancer ce même export à partir des dossiers d'archives, exercice par exercice.
• Le répertoire destination dans lequel les deux fichier BL et FEC seront créés.

Quelques remarques quant au remplissage des colonnes du FEC

• Le terme N° écriture comptable utilisé par l'administration comptable correspond à un identifiant unique de pièce comptable (ou au moins unique par journal) (cf BOI-CF-IOR-60-40-20-20131213 § 100). Dans LDCompta, c'est le N° de lot qui est cet identifiant unique de pièce. C'est donc ce N° de lot (rubrique NLOT) qui est fourni dans la colonne 3 du fichier, et non le N° unique d'écriture unique (NECR) qui est lui identifiant unique d'écriture et non de pièce. Le N° unique d'écriture qui apparait sur les grands-livres notamment n'est plus fourni dans cet export.
• La date de validation (colonne 16 du fichier) est systématiquement prise égale à la date de comptabilisation, compte-tenu du fait qu'il n'y a pas de mode « Brouillard » dans LDCompta (cf BOI-CF-IOR-60-40-20-20131213 § 250).
• La référence de la pièce doit toujours être renseignée (cf BOI-CF-IOR-60-40-20-20131213 § 180). A défaut, (le N° de pièce n'étant pas toujours obligatoire, cela se configure journal par journal dans LDCompta), LDCompta porte donc une référence de la forme #JLAAAAMMJJ, où JL est le code journal de la pièce, et AAAAMMJJ est sa date de comptabilisation. Ces références « fictives » sont toujours préfixées du caractère dièse (#), pour ne pas être confondues avec des références « réelles ». En effet, seules ces dernières peuvent être utilisées dans la procédure de recherche par pièce de LDCompta. Pour retrouver une écriture comptable à partir d'une référence « fictive », il faut faire une consultation par journal, en limitant la période consultée à la date de comptabilisation en question.
• Pour ce qui est des zones « Devises » (colonnes 17 et 18 du fichier) :
• Les en-têtes de colonne sont toujours renseignés, même si le module Devises n'a pas été activé dans le dossier comptable que l'on exporte. Ces 2 colonnes seront à blanc sur toutes les lignes qui suivent la ligne de titre.
• Si le module Devises est activé, ces 2 colonnes ne sont renseignées que pour les écritures comptabilisées dans une devise autre que la devise de référence (en principe l'euro, code EUR). Ainsi, dans le cas où le module Devises est actif, mais qu'aucune pièce n'est comptabilisée en devise étrangère, le fichier exporté sera identique au cas précédent (cas où le module Devises n'est pas actif).
• Lorsqu'il est renseigné, le montant en devises est signé, les crédits étant en négatif (cf BOI-CF-IOR-60-40-20-20131213 § 260).

L'outil de contrôle - Les erreurs les plus fréquentes

L'administration fiscale met à disposition un outil de contrôle du FEC.

Sachez toutefois que si le fichier n'est pas du tout lisible par cet outil de contrôle, c'est très certainement qu'il a été manipulé au travers d'un tableur (Excel ou Calc) ou d'un éditeur de fichier quelconque. Le fichier FEC « brut » produit par LDCompta est bien au format attendu par cet outil. Il faut donc toujours transmettre le fichier « brut » issu de LDCompta, jamais une copie du fichier ouverte et enregistrée au travers d'un logiciel quelconque.

Anomalies (non bloquantes) assez fréquentes

• Structure fichier incorrecte, débit/crédit ... renseignés sur une même ligne ... , ou débit=crédit=0
  C'est le cas où vous avez, dans votre dossier comptable, des pièces (ou même une simple écriture au sein d'une pièce), dont le montant est nul. Cela arrive par exemple si vous émettez des factures à zéro (articles gratuits) dans un logiciel de gestion commerciale et que ces factures sont interfacées dans LDCompta. Dans cette hypothèse, il est préférable d'avoir ces factures à zéro en comptabilité, car si on ne les présentait pas, on aurait une rupture dans la numérotation des factures de ventes, ce dont il faudrait là-aussi se justifier.
• Au moins un enregistrement dans le FEC ne contient pas de valeur pour le champ ECRITURELIB
  Ce message d'anomalie peut survenir sur des dossiers assez anciens, souvent en environnement AS/400. On pouvait en effet, dans les anciennes versions « mode caractère » de LDCompta, saisir une pièce sans libellé. Si vous avez quelques pièces sans libellé, vous pouvez soit les rappeler en modification une à une (s'il y en a peu), soit leur en attribuer un en automatique, en utilisant par exemple un scénario de modification de données par lot qui répète le N° de pièce ou la référence comme libellé.

Description du fichier FEC

Si vous souhaitez remettre à l'administration un descriptif détaillé pour accompagner le fichier remis, vous pouvez le faire à partir du fichier Word accessible par ce lien :

    Descriptif du fichier des écritures comptables (FEC).doc

Attention : les éléments figurant en orange dans ce document doivent être complétés.