Les virements fournisseurs sont supportés intégralement par la chaîne de règlement automatique. Ce support va de l’édition d’une lettre-relevé jusqu’à la préparation du fichier des virements à la norme SEPA ISO 20022.
Pour utiliser ce support, il faut disposer d’un mode de paiement de type Virement SEPA. Allez pour cela sur l’écran Fichier/Paramètres divers/Modes de paiement. Un paiement de type virement est repéré par la valeur Virement SEPA à l’invite Type de paiement fournisseur.
Notez que le type Virement national ne doit plus être utilisé aujourd'hui : il correspondait aux virements émis en norme CFONB, norme qui n'a plus cours depuis l'avènement du virement SEPA.
Dès lors que vous choisissez un paiement par Virement SEPA, le système va exiger la présence d’un IBAN pour chaque échéance à payer de la sorte. Ce contrôle s’effectue à différents niveaux :
- Dans la saisie de la fiche d’un fournisseur pour lequel vous avez choisi un mode de paiement de type Virement SEPA. Si vous avez indiqué un fournisseur à payer dans la fiche, c’est ce fournisseur à payer qui doit lui-même avoir un IBAN renseigné.
- En saisie d’une échéance à payer par virement. Le système vérifie que le fournisseur concerné a un IBAN renseigné dans sa fiche, ou le cas échéant que le fournisseur à payer a un IBAN renseigné.
- Lors de la demande de comptabilisation d’un ensemble d’échéances, le système vérifie en dernier ressort qu’il connaît tous les IBAN qui lui seront nécessaires pour établir les virements.
Dans le cas d’un paiement de type virement, les IBAN sont imprimés sur l’échéancier fournisseurs, de façon à pouvoir être contrôlés avant le déclenchement de la comptabilisation proprement dit.
Pour ce qui est du traitement de comptabilisation, le paiement par virement se distingue par :
- Un titre de paiement spécifique (document de type lettre-virement)
- La création d’un lot de virements dans un nouveau fichier, fichier qui va ensuite permettre l’émission des virements ainsi que l’impression d’une liste des virements émis.
Pour effectuer ensuite l’émission des virements, utilisez l’option de menu Traitement/Règlement automatique fournisseurs/Gestion des virements nationaux et SEPA. Vous sont présentés tous les lots de virements déjà constitués par la procédure de comptabilisation des règlements.
Dans cette fenêtre :
- Le bouton Afficher permet de visualiser l'ensemble des virements constituant chaque lot. Dans la fenêtre qui affiche ce détail :
- Vous pouvez consulter en partie basse le détail des échéances (factures et avoirs) qui sont à l'origine de chaque virement, avec même la possibilité de consulter la ou les factures dans la GED si les documents PDF correspondant ont été ajoutés dans la GED lors de la saisie des factures ou lors de l'interface des factures d'achat. On y accède par un double-clic sur une facture apparaissant en partie basse et pour laquelle l’icône GED est présente dans la colonne GED.
- Vous pouvez également modifier l'IBAN d'un virement en cas d'erreur constatée après comptabilisation, mais comme c'était le cas dans l'échéancier, on ne peut que remplacer l'IBAN courant par un autre IBAN déjà présent dans la fiche du fournisseur. Ou éventuellement en ajouter dans la fiche du fournisseur si on est autorisé à cela.
- On peut aussi supprimer un virement du lot de virement, mais seulement si on dispose d'un accès de niveau Administrateur sur le dossier comptable courant. Mais si on le fait, les virements étant déjà comptabilisés à ce stade, il vous faut contre-passer le ou les virements que vous supprimez, la suppression faite ici ne donnant pas lieu à comptabilisation. Le seul intérêt de cette suppression est de pouvoir transmettre à la banque le reste de l'ordre de paiement.
- Le bouton Imprimer permet d'imprimer la liste des virements constituant un lot.
- Le bouton Supprimer permet de supprimer un lot purement et simplement. Attention toutefois : les virements étant déjà comptabilisés à ce stade, il vous faut contre-passer tous les virements présents dans le lot, la suppression faite ici ne donnant pas lieu à comptabilisation.
Sachez également que le lot n'est pas réellement effacé ; il reste présent dans un état Supprimé. Et il pourra même être réactivé au besoin, en cliquant sur ce même bouton qui se nomme Réactiver quand on se positionne sur un lot de virement étant dans l'état Supprimé.
Note : les lots de virements supprimés ne sont pas affichés par défaut dans la liste. Pour les voir, cochez l'option Afficher les ordres supprimés en haut à droite de la fenêtre.
- Le bouton Envoyer vous permet de préparer le fichier à la norme SEPA ISO 20022. Sur l’écran qui vous est proposé alors, choisissez :
- La date d'exécution du virement
- L'édition du bordereau d'accompagnement. Ce bordereau était utile quand on envoyait l'ordre sur une disquette ; aujourd'hui, les ordres de virement étant télétransmis, ce bordereau n'a guère d'intérêt.
- La norme à utiliser pour constituer le fichier : CFONB ou SEPA. La norme CFONB n'ayant plus cours, conservez la valeur SEPA qui doit être proposée par défaut.
- Le répertoire où sera créé le fichier. Si vous utilisez un logiciel de communication bancaire (CUBICUS par exemple), placez ce fichier à l’endroit attendu par ce logiciel.
- Le nom du fichier à créer. Celui-ci peut comporter des variables de remplacement :
- Le caractère % sera remplacé par le code société courant (code à 3 caractères)
- La chaîne de caractères $$ sera remplacée par le code du journal de banque concerné
- La chaîne de caractères £££££ sera remplacée par le code banque émettrice (5 premiers chiffres du RIB)
- Le caractère ° ou la suite de caractères ° sera remplacé par le N° de l'ordre de virement (le lot de virement), éventuellement complété par des zéros à gauche pour que ce nombre soit de même longueur que la suite de caractères °.
- Les chaînes de caractères AAAA, AA, MM, JJ seront remplacées respectivement par l'année (4 ou 2 chiffres), le mois et le jour de la date d'exécution du virement.
Attention : le nom de fichier est limité ici à 20 caractères (avant remplacement des variables) et il doit respecter la convention de nommage de fichiers sous Windows : les caractères \/:*?"<>| sont interdits.
Exemple de nom de fichier valide : Vi % $$° AAMMJJ.xml. Après remplacement, pour un lot de virement N° 123 émis depuis le journal de banque CA, dans la société LDZ date d'exécution au 30/09/2021, le nom de fichier final sera Vi LDZ CA123 210930.xml
Un deuxième onglet Paramètres permet de modifier certaines caractéristiques de l'ordre de virement SEPA. Sauf demande explicite de votre banque, conservez les valeurs par défaut qui conviennent la plupart du temps.
- Le bouton Épurer permet d'effacer les lots de virements les plus anciens. Quand vous cliquez sur ce bouton, une petite fenêtre vous permet de saisir la date en deçà de laquelle les lots de virements doivent être effacés. Par sécurité, celle-ci doit obligatoirement être antérieure d'au moins 180 jours à la date du jour (on ne peut effacer les lots de virement des 6 derniers mois).
Remarque : contrairement à ce qui est fait par le bouton Supprimer, qui est une simple suppression « logique », là, il y a réellement effacement des données (suppression « physique »).
