C'est cette procédure qui va régler de façon automatique les fournisseurs, compte-tenu de tout le travail préparatoire effectué sur l'échéancier fournisseurs. Le règlement consiste en :

• D'une part la comptabilisation du règlement entre les comptes de tiers d’une part, et les comptes de banque ou effets à payer d’autre part, avec lettrage des comptes de tiers ;
• D'autre part l'édition des règlements proprement dits. En standard, le module propose l'édition de lettres-BO, de lettres-chèques, et de lettres-virements ;
• Enfin, le cas échéant, la préparation d’un fichier qui pourra ensuite être télétransmis à la banque émettrice dus paiements : Virement SEPA, Virement commercial ou Virement international.

Cette procédure est accessible par le menu Traitement/Règlement automatique fournisseurs/Comptabilisation et édition des règlements, ou depuis la fenêtre de gestion de l'échéancier fournisseur via le bouton Comptabiliser.

Lors de l'appel de cette procédure, un écran de sélection vous est proposé, avec en premier lieu la date d'échéance limite pour laquelle vous souhaitez lancer la comptabilisation (proposée à la fin du mois qui suit le mois en cours), et en dessous la liste des modes de paiement et des banques pour lesquels il existe dans l'échéancier fournisseurs au moins une échéance antérieure à cette date et « bonne à payer ». Si le module Devises a été activé dans la Fiche société, la liste distingue également les lignes par devise de paiement. Pour chaque ligne, vous trouvez le nombre et le montant total de règlements en attente.

Si cette fenêtre a été appelée depuis la gestion de l'échéancier fournisseur, les filtres éventuellement appliqués dans la fenêtre de gestion sont appliqués implicitement ici et ne peuvent pas être modifiés. Sont concernés les filtres sur le code devise, le mode de paiement, la banque, un N° de tiers ou un intervalle de numéros tiers.
Ce principe peut même être mis à profit pour ne payer qu’un seul fournisseur : depuis la consultation du compte fournisseur, cliquez sur le bouton Échéancier. De là, affectez les bons à payer et la ou les banques de paiement pour ce que vous voulez régler. Puis cliquez sur le bouton Comptabiliser : la chaîne de règlement automatique va être lancée, mais ne traitera que ce fournisseur. En cas de paiement par virement, si on procède comme expliqué ci-devant pour régler successivement plusieurs fournisseurs par virement, on peut quand même « additionner » ces virements de façon à n’avoir au final qu’un seul ordre de virement à transmettre à la banque (mais la comptabilisation des virements sur le compte de banque ne sera pas centralisée dans ce cas).

Sur cet écran, la première chose que vous avez à faire est de modifier la date limite d'échéance en fonction du traitement que vous souhaitez réaliser. Pour des paiements par BO ou virement commercial, on pourra indiquer une date d’échéance assez lointaine, alors que pour des paiements par chèque ou virement (sauf virements à échéance, voir précisions plus loin), la date sera assez rapprochée. A chaque modification de cette date, la liste des règlements en attente s'ajuste.

Depuis ce premier écran, on peut accéder au détail des échéances correspondant à un mode et une banque de paiement, via le bouton Détail des règlements. On peut aussi accéder directement à la gestion de l’échéancier, via le bouton Échéancier fournisseur. L’échéancier sera alors présenté avec présélection des échéances correspondant à la ligne sélectionnée sur ce premier écran.
De plus, depuis l'écran présentant le détail des règlements pour une ligne donnée, on peut aussi accéder à l'échéancier fournisseur, mais avec dans ce cas un filtre encore plus restrictif : on ne verra que la ou les échéances constituant le règlement sur lequel on est.

Pour lancer la comptabilisation, il vous suffit de choisir, en cliquant dans la colonne intitulée Choix, la ou les lignes pour lesquelles vous souhaitez lancer le règlement automatique. Si vous choisissez une ligne correspondant à un paiement par chèque, vous devrez indiquer également le N° du premier chèque qui va être utilisé lors de l'impression, c’est à dire le N° du premier chèque de la liasse que vous allez monter sur l’imprimante. Ce N° de chèque sera repris dans le libellé de l’écriture lors de la comptabilisation du règlement. Comme il vous faudra changer de papier selon le mode de paiement (et éventuellement la banque s’il s’agit de lettres-chèques), nous vous conseillons de lancer le traitement séparément pour chaque mode de paiement. Par exemple, vous lancez dans un premier la comptabilisation des BO. Une fois ce traitement achevé et les BO édités, vous relancez le traitement pour les chèques ou les virements.

Après avoir choisi les modes de paiement à traiter et cliqué sur le bouton Comptabiliser et éditer, un second écran de sélection vous est proposé, avec les zones suivantes :

• Échéances antérieures au. Ce champ est affiché ici pour rappel, mais il n'est pas modifiable. Il reprend la date d'échéance limite fixée en tête du premier écran.
• Date de règlement. Il s'agit de la date comptable qui sera utilisée pour la comptabilisation des règlements.
• Date de valeur. (facultatif) Date de valeur qui sera inscrite sur les écritures de règlement, utile si vous voulez tenir vos comptes de banque en date de valeur.
• Créer un ordre de virement distinct par échéance. Cette option n'a de sens que pour les paiements par virement.
  Rappelons tout d'abord que LDCompta émet toujours un règlement distinct par date d'échéance, y compris pour les virements. L'option présentée ici permet d'émettre un ordre de virement distinct par échéance, plutôt qu'un seul ordre de virement englobant plusieurs échéances. Cela permet de les transmettre à la banque un à un. On n’est donc pas obligé de lancer cette chaîne de règlements plusieurs fois successivement, une fois pour chaque échéance où l’on a des virements, en procédant par échéance croissante (par exemple une première fois pour les virements au 20/03 et une seconde fois pour ceux au 25/03). On peut lancer une seule fois le traitement, avec la date d’échéance limite au 25/03, en cochant l’option Créer un ordre de virement distinct par échéance sur l’écran intermédiaire où l’on indique la date de règlement. On obtiendra ainsi deux ordres de virement, qui pourront être transmis indépendamment à la banque, l’un à la veille du 20/03, l’autre à la veille du 25/03.
  Lorsqu’on choisit cette option, la date d’échéance des écritures de virement sera la date d’échéance effectivement demandée dans l’échéancier, échéance par échéance, et non la date de règlement, y compris sur le compte de banque où l’on aura dans ce cas une écriture distincte par échéance (en cas de centralisation des virements sur le compte de banque bien sûr) et non une seule écriture globale pour la totalité des virements émis.
• Avec comptabilisation en date d’échéance. Cette deuxième option vient en complément de la précédente. Elle permet de comptabiliser ces virements avec date comptable et date de pièce égales à la date d’échéance. La date de règlement ne sera pas utilisée dans ce cas.
• Ajouter à l'ordre de virement, s'il en existe déjà un à la date requise, non encore envoyé. Cette option n'a de sens que pour les paiements par virement. Elle est très utile quand on lance cette option de comptabilisation de façon répétée, par exemple fournisseur par fournisseur (en filtrant l'échéancier par fournisseur, puis en demandant la comptabilisation depuis cet échéancier filtré), pour ne payer que quelques fournisseurs et non pas tous ceux qui ont des échéances bonnes à payer. En cochant cette option, on pourra n'avoir en final qu'un seul ordre de virement plutôt qu'un ordre distinct pour chaque traitement de comptabilisation, et donc moins de manipulations pour valider et transmettre l'ordre à la banque.

Mise en garde importante

Le traitement de comptabilisation et d’édition des règlements est quasiment irréversible. Si vous vous apercevez d’une erreur une fois ce traitement achevé, la correction est fastidieuse : le titre de paiement devra très certainement être corrigé à la main, et vous devrez passer des OD pour corriger les écritures comptables. Il faut donc redoubler de prudence, surtout lors des premières utilisations de cette chaîne de règlement automatique.

D'autre part, le traitement de comptabilisation est conditionné par le fait que vous avez correctement renseigné, pour chaque banque de paiement concernée, les paramètres de comptabilisation au niveau du journal, et tout particulièrement la liste des modes de paiement entraînant une comptabilisation. Pour les couples (Mode de paiement, Banque) non prévus dans ces paramètres, le traitement va simplement consister à effacer les échéances, sans aucune comptabilisation ou édition.

Principes de la génération des règlements

Le traitement est composé de trois passes successives.

Première passe

Elle consiste à calculer le montant total de chaque paiement à émettre, en groupant les échéances par Devise de paiement - Mode de paiement - Banque - Date d'échéance - N° de tiers - Fournisseur à payer - IBAN destinataire (uniquement pour les virements SEPA), en écartant ceux dont le total est négatif (Avoirs). Ces échéances négatives sont mises en évidences sur la liste des factures et avoirs non traités par la procédure de génération des règlements (même présentation que la liste des factures et avoirs non trai­tés par la procédure d'affectation automatique des règlements).

Si le système détecte la présence d’au moins un groupe d'échéance débiteur, il est possible d’abandonner la comptabilisation après avoir visualisé la liste de ces échéances débitrices. On peut ainsi retourner corriger ces échéances, puis relancer le traitement de comptabilisation.

Deuxième passe

C'est le traitement de comptabilisation des règlements. Pour chaque paiement à émettre, il y a comptabilisation d'une écriture au débit du tiers, et une écriture au crédit du compte de banque ou effets à payer, en fonction du type de paiement. Ces écritures sont passées soit directement sur le journal de banque, soit sur le journal d'effets à payer associé à la banque sur laquelle est tiré le règlement, toujours en fonction du type de paiement.

Le type de paiement est défini dans les paramètres codes paiement. Pour les modes de paiement de type BO, le système mouvemente le compte et le journal Effets à payer. Pour les autres types de paiement, le système mouvemente directement le compte et le journal de banque. La correspondance entre un code banque d'une part, et le compte et le journal effets à payer à mouvementer d'autre part, est quant à elle définie dans les paramètres journaux, onglet Règlements. Il est également possible de gérer un compte effets à payer par mois d'échéance.

Lors de la comptabilisation, chaque règlement reçoit un numéro qui sera repris sur le règlement édité ultérieurement, et qui servira également de N° de pièce, sauf si le journal utilisé pour la comptabilisation est géré en numérotation automatique. De plus, pour les règlements effectués par chèque, le N° de chèque est inscrit dans le libellé de l'écriture, à la fois au compte de tiers et au compte de banque. Ce N° de chèque facilitera le rapprochement bancaire ultérieur.

Suite à la comptabilisation des règlements, il y a lettrage du compte de tiers, par rapprochement entre les échéances réglées prises dans l'échéancier fournisseurs d'une part, et les écritures du compte fournisseur d'autre part. Ce rapprochement se fait sur les critères N° de pièce, Date d'échéance et Montant. Si pour un règlement donné, il n'est pas possible de rapprocher chaque échéance réglée avec une écriture dans le compte fournisseur, le lettrage du compte de tiers ne se fait pas.
En fin de traitement, si un lettrage n’a pas abouti pour une ou plusieurs échéances réglées (différences entre l’échéancier et le grand-livre), on obtient une liste de tous les règlements n’ayant pu être lettrés, liste qui permet donc d’intervenir plus facilement après coup, en procédant par exemple à des lettrages manuels.

A savoir : si vous gérez plusieurs collectifs de même nature (et plus précisément ici, plusieurs collectifs fournisseurs), le système émet un seul règlement par tiers (et fournisseur à payer bien entendu), règlement qui cumulera les échéances passées éventuellement dans des collectifs différents. On a donc dans ce cas un seul titre de paiement adressé au tiers, une seule écriture dans le compte de banque ou effets à payer, mais autant d’écritures passées en contrepartie qu’il y a de collectifs concernés.

 Troisième passe

Elle consiste à éditer les règlements fournisseurs. En fonction du type de paiement (celui défini dans défini dans les paramètres codes paiement), il y aura édition de lettres-BO, de lettres-chèques, de lettres-virements ou à défaut de lettres-relevés simples, sans titre de paiement.

L'onglet Formulaires de la Fiche société permet de configurer les documents imprimés en fonction du mode de paiement et éventuellement de la banque (lettres-chèques, ou le formulaire peut différer légèrement d'une banque à l'autre).

Une fenêtre de choix des options d'impression est proposée pour chaque devise (si le module Devises est actif), mode de paiement et éventuellement chaque banque si le mode de paiement est de type Chèque (les lettres-chèques sont toujours propres à une banque ; il faut donc pouvoir placer le papier spécifique dans l'imprimante avant chaque impression) ou s'il existe un formulaire distinct par banque pour le mode de paiement en question.

Notez qu'en cas de problème dans cette phase d'impression (un bourrage sur l'imprimante par exemple), on peut ne relancer que cette dernière étape d'impression, via le menu Traitement/Règlement automatique fournisseurs/Réédition des règlements.

 Les options d'impression sont :

• Trié par. Vous pouvez imprimer les bordereaux de paiement trié par N° ou par Nom du tiers.
• Imprimer les chèques dans l'ordre inverse. Cette option permet d'avoir les N° de chèque qui soient ordonnés comme les N° de bordereau, sans avoir à trier auparavant la liasse de chèque dans le bon ordre selon la façon dont la papier est placé dans le bac (premier N° de chèque ou dernier N° chèque placé en haut du bac).
• Ajouter une copie des éditions dans la GED. Si vous cochez cette option, chaque bordereau de paiement sera enregistré sous forme PDF dans la GED de LDCompta, relié au fournisseur concerné. Vous pourrez ainsi le revoir ou même le réimprimer facilement depuis la fiche du fournisseur.
• Du N° de bordereau - Au N° de bordereau. Ces champs sont protégés, sauf dans le cas d'une réédition, où ils permettent de sélectionner le ou les bordereaux à réimprimer.
• Du N° de chèque - Au N° de chèque. Indiquez ici, dans le cas où l'on imprime des lettres-chèques, le N° de chèque porté sur la première lettre-chèque qui va s'imprimer (celle en haut du bac de l'imprimante). Le N° du dernier chèque est mis à jour automatiquement en fonction du nombre de chèques qui vont s'imprimer, nombre qui dépend aussi de la sélection effectué sur les N° de bordereaux en cas de demande de réimpression.

Pour les virements essentiellement, il est possible d'envoyer les bordereaux de règlement par mail, plutôt que de les imprimer pour un envoi postal.
Pour cela, il faut :

• Avoir une adresse mail renseignée dans chaque fiche fournisseur
• Définir les paramètres d'envoi des mails (bouton Paramètres dans cette fenêtre d'édition ou réédition des bordereaux de paiement fournisseurs)
• Toujours dans cette fenêtre d'édition ou réédition des règlements, cliquer sur le bouton E-Mailing plutôt que Imprimer.

Un premier aperçu est présenté, le cas échéant, pour les bordereaux de paiement concernant des fournisseurs dont l'adresse mail est manquante ; ces bordereaux peuvent ainsi être imprimés si on le souhaite. Puis un second aperçu présente les bordereaux de paiement qui vont être envoyés par mail ; suite à cet aperçu, il suffit de confirmer l'envoi par mail en répondant Oui à la question qui est posée.

Le sujet et le corps du mail peuvent être personnalisés en ajoutant les codes sources Impr_MailObjet et Impr_MailCorps dans le fichier source défini dans la Fiche société, onglet Formulaires, pour le mode de paiement concerné. Ces 2 procédures doivent retourner une chaîne de caractères contenant le texte à envoyer.

Exemple (avec le code source utilisé par défaut) :

[Impr_MailObjet]

Renvoyer "Virement " + CPTPAR.RSSO

[Impr_MailCorps]

Texte += "Messieurs," + RC

Texte += RC

Texte += "Nous donnons l'ordre ce jour à notre banque d'effectuer un virement d'un montant de" + NumériqueVersChaine(TotalRGF,"11,2f")+Gauche(" "+LibelleDeviseRGF) + RC

SI fTypePaiement DANS ("3","6") alors Texte += "sur votre compte "+CPTSVI.DOBQ + " - " + CPTSVI.IBBQ + " " + CPTSVI.COBQ+" "+CPTSVI.GUBQ+" "+CPTSVI.CPBQ+" "+CPTSVI.CLBQ + " " + CPTSVI.BIBQ + "." + RC

Texte += RC

Texte += "Vous trouverez le détail des factures réglées sur le bordereau de paiement ci-joint." + RC

Texte += RC

Texte += "Croyez, Messieurs, en nos sincères salutations." + RC

Texte += RC

Texte += "La comptabilité fournisseur" + RC

Renvoyer Texte

Autres informations relatives à ce traitement

Constitution du libellé de l'écriture de règlement automatique

Dans le compte réglé (le tiers) :

Pour un chèque :                                              

       PPP BBB N° NNNNNNN xxxxxx  : Mode de paiement + Banque + N° du chèque + Nom Fournisseur payé si différent

Pour les autres modes de paiement :                          

       PPP BBB au DDDDDD xxxxxxx : Mode de paiement + Banque + Date échéance + Nom Fournisseur payé si différent  

Au compte de banque :

Pour un chèque :                                              

       PPP N° NNNNNNN XXXXXXXXXX : Mode de paiement + N° du chèque + Nom du tiers (ou Nom fournisseur à payer si différent)

Pour un virement avec centralisation côté banque :

 PPP BBBBB1 BBBBB2 : Mode de paiement + N° premier bordereau + N° dernier bordereau

Pour les autres modes de paiement :                          

       PPP BBB CCCCCCCCCC XXXXXXXXXX : Mode de paiement + Banque + Compte de tiers + Nom du tiers (ou Nom fournisseur à payer si différent)            

Dans tous les cas, PPP=Libellé condensé du mode de paiement, ou à défaut code paiement, BBB=Code mnémonique du journal de banque, ou à défaut code banque.  

Gestion du fournisseur à payer

Comme il a été dit plus haut, on peut gérer un fournisseur à payer différent du fournisseur à l’origine de la facture. Pour cela, la zone Fournisseur à payer est disponible, et ce au niveau de chaque échéance. Il est possible donc, pour un même fournisseur, de payer une facture donnée au fournisseur lui-même, et une autre facture à un tiers différent.

Cette indication Fournisseur à payer est également présente dans la fiche fournisseur. Ainsi, si cette zone est renseignée directement dans la fiche d’un fournisseur, toute nouvelle échéance créée pour ce fournisseur est automatiquement enregistrée avec ce fournisseur à payer (saisie par pièce, au kilomètre, interface...). Dans la saisie par pièce, sur l’écran d’alimentation de l’échéancier fournisseurs, cette donnée Fournisseur à payer est également modifiable.

Pour ce qui est de la comptabilisation des règlements, il y a édition d’un règlement distinct par couple (Fournisseur, Fournisseur à payer). La notion de fournisseur à payer a donc plusieurs incidences :

• Les différentes échéances à payer sont regroupées en fonction du tiers destinataire du règlement : le fournisseur d'origine ou le fournisseur à payer.
• En cas de paiement par virement, celui-ci sera émis sur le compte bancaire (IBAN) du fournisseur à payer le cas échéant.
• Le titre de paiement (lettre-chèque, lettre-BO, virement) sera adressé au fournisseur à payer le cas échéant, en lieu et place du fournisseur émetteur de la facture. Sur ce titre de paiement, la raison sociale du fournisseur émetteur de la facture est cependant mentionnée, en dessous du N° de relevé de paiement.
• La comptabilisation s’effectue quant à elle toujours dans le compte du fournisseur émetteur de la facture ; le compte du fournisseur à payer n’est jamais mouvementé. Si le paiement a été adressé à un tiers différent, le libellé de l’écriture de règlement comporte entre autres le nom du fournisseur payé.

Comptes autres auxiliaires gérés par sous-type de collectif

Si vous émettez des règlements automatiques pour des comptes « autres auxiliaires » (des salariés bien souvent), le système groupe les échéances par compte « autre auxiliaire » et sous-type de collectif, et n’émettra donc qu’un seul règlement pour le tiers, si les différents collectifs « autres auxiliaires » sont du même sous-type.

On peut ainsi avoir 2 comptes collectifs pour les salariés, par exemple un pour les acomptes, un autre pour les frais de déplacement. En définissant ces deux comptes collectifs comme étant d’un même sous type S pour Salariés, il n’y aura qu’un seul paiement émis par salarié.  

Historisation du traitement

Chaque traitement de règlement automatique fournisseurs est « historisé ». On peut donc retrouver une trace de tout ce qui a été fait par ce traitement, depuis le menu Outils/Gestion des fichiers/Historique des traitements.

Pour chaque traitement, on y voit la date et l’heure du traitement, le code de l’utilisateur ayant lancé le traitement, et pour chaque couple (mode de paiement, banque), le nombre de règlements émis.