Ouverture de session

Une fois le progiciel installé, y compris la phase de définition des variables d’environnement, le lancement du progiciel vous amène sur l’écran Ouverture de session :

Depuis cette fenêtre, identifiez-vous en choisissant un code utilisateur, frappez le mot de passe correspondant, choisissez le dossier comptable que vous voulez ouvrir dans la liste proposée en partie basse de la fenêtre et validez le tout par le bouton OK.

Gérer les sociétés

Si aucune société n’est encore disponible (nouvelle installation), vous pouvez cliquer directement dans le cadre Choix de la société pour restaurer le dossier de démonstration. Ou cliquez sur le bouton Sociétés, puis sur le bouton Créer pour créer une société. La société sera créée avec un ensemble de données types (fiche société, plan comptable, journaux...) vous permettant de démarrer votre comptabilité plus rapidement.

On peut également demander à copier, lors de la création d’une société, une partie des paramètres d’une autre société ; il suffit de cocher l’option Copie des paramètres d’une autre société. Un écran supplémentaire permet alors de sélectionner la société à copier et le ou les fichiers à copier Plan comptable, Clients, Fournisseurs...).
Il faut savoir qu'une fois la copie faite, les données restent propres à chaque société, et pourront donc être modifiées indépendamment dans chaque société. En revanche, la copie ne peut être faite que lors de la création de la société. Une fois la société créée, il n'est plus possible de dupliquer des données d'une société à une autre.

Suite à la création d'une société, la première chose à faire consiste à la paramétrer, c'est à dire à définir l'ensemble des codifications qui seront utilisées au sein de cette société. Cette opération est décrite en détail au chapitre 4. Gestion des fichiers de base.

Pour ce qui est des sociétés existantes, il est possible à tout moment de modifier le libellé de la société. Ce libellé figure toujours dans la barre de titre de la fenêtre principale de LDCompta, ainsi que dans le cadre de haut de page, en haut à gauche, de tous les états produits par le logiciel de comptabilité.

On peut également supprimer purement et simplement une société, pourvu que l'on ait un droit d’accès de niveau Administrateur sur la société en question. La suppression d'une société consiste d'une part à effacer la société de la liste des société existantes, d'autre part à effacer les fichiers de données de cette société.

Toujours dans cette fenêtre de gestion des sociétés, on peut procéder à la restauration d’un dossier comptable (nouveau dossier provenant d'un autre environnement LDCompta, ou dossier existant déjà dans cet environnement mais pour lequel on veut revenir à une version plus ancienne à partir d'une sauvegarde faite antérieurement).

Une fois que vous avez créé ou restauré au moins une société, revenez sur l’écran d’ouverture en cliquant sur Fermer.

Remarque : la case à cocher Ouvrir un dossier d'archive vous permet d'accéder à l'un des dossiers correspondant aux exercices antérieurs pour le dossier comptable sélectionné plus haut. Une fenêtre de sélection du dossier d'archive souhaité va alors être présentée quand vous cliquez sur OK.

Gérer les utilisateurs

Vous pouvez de la même façon créer un ou plusieurs codes utilisateurs, en sus de celui créé à l'initialisation de l'environnement, en cliquant sur le bouton Utilisateurs.

Tous les aspects liés à la gestion des utilisateurs et aux sécurités d'accès sont décrits au chapitre 5. Gestion des droits d’accès et Sécurisation des données.

Autorisations spéciales

En plus des sécurités qui peuvent être mises en place comme décrit au chapitre 5. Gestion des droits d’accès et Sécurisation des données, l'accès à certains paramètres considérés comme sensibles est protégé « nativement ». Pour ces paramètres, l'accès n'est possible que si l'utilisateur courant dispose d’un droit d’accès de niveau Administrateur sur la société courante. Ce droit d’accès peut être obtenu de deux façons distinctes :

• Soit l’utilisateur est de type Administrateur, et dispose donc implicitement d’un droit d’accès de niveau Administrateur sur toutes les sociétés ;
• Soit l’utilisateur bénéficie explicitement d’un droit d’accès de niveau Administrateur sur la société courante, droit d’accès qui ne peut lui être conféré que par un utilisateur de type Administrateur.

Par défaut, si aucun utilisateur n’est de type Administrateur, le système considère que tous les utilisateurs sont de type Administrateur, ce qui revient à dire qu’il n’y a aucune gestion des sécurités. Ce principe de fonctionnement présente évidemment de nombreux risques, et doit être réservé aux toutes petites entreprises où il n’y a qu’un seul utilisateur comptable. Dès lors qu’il existe un service comptable composé de plusieurs personnes, il est vivement conseillé de créer plusieurs codes utilisateurs distincts, en distinguant le rôle de chacun, et en attribuant le type Administrateur ou le niveau d’accès Administrateur avec parcimonie.

Là aussi, vous pouvez vous reporter au chapitre 5. Gestion des droits d’accès et Sécurisation des données pour obtenir des informations complémentaires sur la gestion des sécurités dans LDCompta.

Paramètres d'environnement

Si l'on veut revoir ou même modifier certains des paramètres d'environnement qui ont été définis dans la phase d'installation du logiciel, utilisez la combinaison de touches Alt F1 dans cette fenêtre d'ouverture de session.