- Après avoir lancé la procédure de rapprochement, on sélectionne le compte de banque à traiter. Ce compte doit avoir été décrit comme étant Pointable au niveau du plan comptable ; seuls les comptes pointables sont en effet présentés ici.
- On obtient alors un deuxième écran où l'on doit indiquer la date d'arrêté du rapprochement (Date d'arrêté du relevé bancaire papier que l’on souhaite rapprocher), ainsi que le solde du relevé bancaire qu'il faut atteindre. ATTENTION : tous les sens débit-crédit utilisés dans cette procédure de rapprochement sont ceux utilisés habituellement en comptabilité. Il faut donc inverser tous les montants lus sur vos relevés bancaires.
Si vous avez déjà procédé à un rapprochement définitif pour le compte de banque choisi, le système affiche en partie basse la date et le solde de ce précédent rapprochement. Vérifiez alors que ceux-ci correspondent aux date et solde de début du nouveau relevé bancaire que l’on va rapprocher, sans quoi le rapprochement n'a aucune chance d’aboutir.
- On arrive ainsi sur la liste de toutes les écritures du compte de banque ayant une date comptable antérieure ou égale à la date d'arrêté spécifiée, et n'ayant pas encore fait l'objet d'un rapprochement définitif.
Sur cet écran, on peut pointer les écritures qui figurent sur le relevé bancaire, soit à la souris, soit au clavier. A la souris, il suffit de cliquer dans la colonne Pointage, Débit ou Crédit, lorsque le curseur souris se présente sous la forme d’une main doigt tendu. Au clavier, vous vous positionnez sur la ligne en question et vous la pointez en appuyant sur la barre d’espacement.
- Vous pouvez également choisir le code pointage utilisé, si vous voulez affecter des codes différents par groupe d’écritures, ce qui vous permet ensuite d’obtenir très facilement le total de chaque groupe ainsi constitué. Pour agir sur le code pointage de chaque écriture, vous pouvez procéder à la souris par un clic droit dans la colonne Pointage ; un menu surgissant vous permet alors de sélectionner le code souhaité, entre 0 et 9 ou A et Z. Vous pouvez aussi procéder directement au clavier en vous déplaçant sur la ligne concernée et en frappant le chiffre ou la lettre souhaités.
- Lorsqu’un code pointage a été sélectionné, soit à la souris dans le menu surgissant, soit au clavier, ce code est ensuite reproduit sur toutes les autres écritures sélectionnées par un simple clic dans l’une des colonnes Débit, Crédit ou Pointage, ou par la frappe de la barre d’espacement.
Au fur et à mesure des pointages effectués, on peut observer les totaux du rapprochement :
- Le solde comptable du compte à la date demandée, en partie haute de l’écran
- Le total expliqué (Solde comptable - Somme des écritures non rapprochées + Somme des écritures non comptabilisées)
- Le solde du relevé bancaire (Montant saisi sur l'écran précédent)
- La différence entre le total expliqué et le solde du relevé bancaire.
Vous pouvez retrouver ces totaux plus détaillés en partie basse de l’onglet Sous-totaux si nécessaire.
- Certaines facilités vous sont offertes pour accélérer le rapprochement :
- Vous pouvez effectuer une recherche d’écritures par montant. Pour cela, renseignez la zone Montant recherché. Le plus simple est de procéder au clavier, en frappant sur la touche de tabulation. Le curseur arrive directement dans cette zone Montant recherché. Frappez le montant de l’écriture que vous recherchez et appuyez sur Entrée (ou une nouvelle fois Tabulation). La table est réaffichée, avec les seules écritures correspondant au montant recherché. Pointez l’écriture en question ; vous pouvez alors passer à l’écriture suivante, en renvoyant une nouvelle fois le curseur dans la zone Montant recherché par la touche de tabulation. Pour revoir la liste complète de toutes les écritures, effacez le Montant recherché et validez par Entrée. D’autres critères de recherches sont accessibles en cliquant sur le bouton Autres critères : n° de pièce, date comptable, code pointage.
- Vous pouvez trier la liste des écritures sur n’importe laquelle des colonnes affichées. Pour trier la table par montant croissant, quel que soit le sens Débit-Crédit, vous disposez d’une colonne Montant accessible en vous déplaçant vers la droite par l’ascenseur horizontal ; il vous suffit donc de cliquer sur l’en-tête de cette colonne.
- Par l’onglet Sous-totaux, vous pouvez afficher un écran de cumul des écritures par code rapprochement. Cela permet de sommer un ensemble d'écritures passées dans votre compte de banque (Remise de plusieurs chèques par exemple), et de vérifier que la somme est égale à une ligne donnée du relevé bancaire.
- L’onglet Extra-comptables vous permet de prendre en compte les opérations qui figurent sur votre relevé bancaire, et qui n'ont pas encore été comptabilisées. Vous pouvez ainsi terminer votre rapprochement en ayant expliqué totalement le solde du compte, et saisir ultérieurement ces opérations en comptabilité. Il faut noter que ces écritures sont simplement utilisées pour venir à bout du rapprochement bancaire, et qu’elles ne sont en aucun cas directement prises en compte en comptabilité. Elles devront obligatoirement faire l'objet d'une saisie ultérieure.
Une alternative possible est d'utiliser le bouton Saisie pièce, au bas de l'écran, pour saisir directement, « à la volée » et sans sortir du rapprochement, la pièce manquante. Au retour de cette saisie de la pièce manquante, la liste des écritures à rapprocher est rechargée, le solde du compte est lui-aussi actualisé et on peut donc poursuivre normalement son rapprochement. Cette alternative est donc à privilégier, car plus simple que l'utilisation d'écritures « extra-comptables », toujours un peu difficiles à manier. Mais elle suppose que vous sachiez immédiatement comptabiliser correctement la pièce bancaire manquante.
- À tout moment en cours de rapprochement, on peut sortir de la procédure par le bouton OK. On obtient alors l'écran Validation du rapprochement, sur lequel vous pouvez demander :
- L'édition des états de rapprochement. Deux états sont offerts, le premier expliquant le rapprochement proprement dit (indispensable), le second vous donnant les totaux intermédiaires par code rapprochement (facultatif).
- La validation définitive du rapprochement. Cette validation n'est possible que si vous êtes parvenu à expliquer complètement le solde du compte, c'est à dire que la différence entre Total expliqué et Solde du relevé bancaire est nulle.
- En cas de validation définitive, toutes les écritures ayant été rapprochées, quelle que soit la valeur du code rapprochement, reçoivent un code rapprochement définitif (Valeur *). Lors du prochain rapprochement, elles ne figureront plus dans la liste des écritures du compte de banque. Ces écritures ayant été rapprochées définitivement ne pourront plus être modifiées par la procédure de modification d'écritures.
- Si vous demandez la validation définitive du rapprochement, vous avez le choix pour ce qui est des écritures encore non comptabilisées :
- Soit de les supprimer au moment de cette validation, ce qui est la bonne solution si vous vous apprêtez à les saisir immédiatement en comptabilité ;
- Soit de les conserver pour le prochain rapprochement. Si vous ne comptabilisez pas ces écritures d'ici le prochain rapprochement, cela vous évitera d'avoir à les ressaisir dans la liste des écritures non comptabilisées. En revanche, si vous les avez comptabilisées, elles feront double emploi et devront donc être supprimées une à une sur l'écran de saisie des écritures encore non comptabilisées.
Conseils d'utilisation
- Utilisez un code rapprochement différent pour chaque page de votre ou de vos relevés, en essayant de reprendre comme code rapprochement le n° de page du relevé. Ainsi, l'onglet Sous-totaux vous donnera les totaux de chaque page de vos relevés, totaux qui peuvent ainsi être comparés à ceux qui figurent généralement en bas de chaque page de relevé.
- Réservez les codes rapprochement alphabétiques pour calculer des sous-totaux de plusieurs écritures. Une fois le sous-total rapproché d'une ligne du relevé, remplacez le code rapprochement alphabétique par le code correspondant au n° de page du relevé, comme indiqué ci-devant.
- Réservez le code rapprochement 0 (Zéro) aux écritures correspondant au précédent rapprochement, c'est à dire aux écritures qui figuraient sur le précédent relevé et qui n'étaient pas encore comptabilisées lors du rapprochement précédent.
- Utilisez au maximum les possibilités de recherche offertes par montant notamment, l'expérience montre que le temps de chargement de la sous-liste par le système est toujours inférieur au temps de recherche visuelle dans la liste complète.
