Après avoir sur le premier écran opté pour le rapprochement automatique, la liste des relevés relatifs au compte de banque en question est affichée. Seuls les relevés n'ayant pas encore fait l'objet d'un rapprochement automatique définitif sont proposés.

Il est possible, depuis cette écran, de basculer dans la procédure de consultation des relevés bancaires (bouton Gérer relevés). Cela permet par exemple de revoir tous les relevés du compte bancaire en question, même ceux ayant déjà été rapprochés définitivement.
On peut aussi, par le bouton Ignorer marquer un relevé comme ayant déjà été rapproché de façon définitive. Cette option doit être utilisée si vous avez procédé, dans une période donnée, à des rapprochements manuels ; les relevés couvrant cette période ne sont alors plus nécessaires au rapprochement et doivent être ignorés.

Important : la chronologie des différents relevés apparaissant dans cette liste est contrôlée, toute anomalie étant signalée par un message d'avertissement. Le système s'assure également que le premier relevé encore non rapproché correspond, pour ce qui est de la date et du montant ancien solde, au dernier rapprochement définitif effectué sur le compte de banque. En cas d’anomalie signalée par le système, il faut rétablir la chronologie dans la liste des relevés, soit en récupérant, via l'automate d'intégration des relevés bancaires, le ou les relevés manquants, soit en supprimant les éventuels relevés figurant en double dans la liste (relevé intégré deux fois dans LDCompta). Si vous n’arrivez pas à rétablir cette chronologie (par exemple, relevés manquants trop anciens, que votre banque n’est plus en mesure de vous fournir), il faut revenir à un rapprochement en mode manuel pour la période incriminée.

Pour lancer le rapprochement automatique, il vous faut choisir dans cette liste le ou les relevés bancaires à rapprocher. Dans le cas de relevés journaliers, il peut en effet être plus rapide de grouper plusieurs relevés dans un même rapprochement.

Le principe de pointage consiste alors à rapprocher une ou plusieurs écritures du compte de banque avec une ou plusieurs écritures des relevés bancaires. Différents procédés de rapprochement vont être mis en œuvre successivement par le système :

• Rapprochement d'une écriture de relevé avec une écriture du compte, avec égalité de montant et correspondance de N° d’écriture fourni par la banque. Le N° d'écriture fourni par la banque correspond généralement à un N° de chèque. Ce N° est comparé dans un premier temps au N° de pièce saisi en comptabilité, puis dans un deuxième temps fait l'objet d'une recherche dans la référence document et le libellé de l'écriture comptable. La recherche est faite par balayage du libellé, quelle que soit la position du N° à l’intérieur du libellé, à condition toutefois que les 7 positions du N° de chèque aient été saisies, même s'il y a des zéros non significatifs (Exemple : CHEQUE TARTENPION 0001528).
• Rapprochement d'une écriture de relevé avec une écriture du compte, avec égalité de montant et date la plus proche. On travaille dans ce cas avec la date comptable pour ce qui est de l'écriture comptable, et la date d'opération pour ce qui est de l'écriture du relevé.
• Rapprochement par journée entière, avec égalité de montant et date la plus proche. Ce procédé étant mis en œuvre en dernier, il ne concerne plus que les écritures n'ayant pu être rapprochées par un autre moyen. Le principe est ici de sommer les écritures comptables par date comptable d'une part, les écritures de relevés par date d'opération d'autre part. On recherche ensuite si l'on trouve des correspondances entre ces sommes. Par exemple si la somme des écritures comptables du 14 Janvier est égale à la somme des écritures passées sur le relevé du 15 Janvier, on rapprochera toutes ces écritures entre elles.

Une fois ce rapprochement automatique effectué, le système affiche le résultat, de façon à pouvoir éventuellement le compléter ou le modifier.

Cet affichage se fait sur le même écran que celui utilisé pour un rapprochement manuel, mais on y trouve à la fois les écritures passées sur le compte de banque et celles provenant du ou des relevés bancaires en cours de rapprochement. Ces deux types d'écritures sont interclassés par date, et sont mis en évidence par l'utilisation de couleurs distinctes : noires pour vos écritures comptables, rose pour celles des relevés bancaires.

Contrôle du rapprochement

Si vous complétez ou modifiez le rapprochement automatique, le système s'assure que pour chaque groupe d'écritures pointées avec un même code, il y a égalité entre la somme des écritures comptables (écritures du compte de banque) et celle des écritures de relevés. Un message d'anomalie vous signale toute différence. Si vous voulez alors connaître les sommes en question ainsi que la ou les différences, utilisez l’onglet Sous-totaux.

La validation définitive du rapprochement ne pourra être demandée tant qu'il reste une différence pour un code pointage.

D'autre part, il ne sera pas possible de valider de façon définitive un rapprochement s'il reste une ou plusieurs écritures de relevés (écritures en rose) encore non pointées. En effet, le rapprochement ne peut être considéré comme correct que si l'on a pu expliquer toutes les écritures apparaissant sur le relevé de banque.

Pour rechercher la ou les écritures de relevés encore non pointées, utilisez le bouton Autres critères. En mode automatique, on dispose d’une sélection selon le type d'écriture (écriture comptable ou écriture de relevé), en plus de la sélection sur le code pointage, qui permet de n'afficher que les écritures ayant été pointées par un code donné, ou pointées quel que soit le code pointage utilisé, ou que les écritures non pointées. En combinant ces deux critères de sélection, on peut donc rechercher les écritures de relevés encore non pointées.

Rapprochement automatique et écritures extra-comptables

Comme dans le cas d'un rapprochement manuel, il peut être nécessaire d'ajouter des écritures dites « extra-comptables » pour arriver à expliquer parfaitement le relevé bancaire. C'est le cas par exemple si des frais bancaires ont été prélevés sur votre compte, et que vous n'avez pas encore enregistré ces frais en comptabilité. Deux solutions s’offrent alors à vous :

• Soit valider le rapprochement en cours sous forme provisoire, aller enregistrer les frais par une saisie d'OD, puis rappeler le rapprochement pour le terminer ;
• Soit utiliser l’onglet Extra-comptable du rapprochement. Cela va vous permettre d'ajouter des écritures uniquement pour le besoin du rapprochement. Ces écritures « extra-comptables » n’existeront pas en dehors de la procédure de rapprochement bancaire. Elles peuvent être pointées comme si elles avaient été passées en comptabilité, ce qui permet de valider votre rapprochement de façon définitive. Sur l'état de rapprochement, elles sont reprises en détail pour justifier le solde du relevé par rapport au solde comptable.
  D'ailleurs, il est très facile de créer une écritures extra-comptable correspondant à une écriture du relevé bancaire n'ayant pas encore été saisie dans LDCompta : il suffit de se positionner sur l'écriture de relevé concernée (celle qui est en rose et qui n'a pas de code pointage), puis de cliquer sur le bouton Créer extra. Une écriture extra-comptable est alors ajoutée et pointée avec le même code que l'écriture du relevé qui en est à l'origine.

Dans le cas d'un rapprochement en mode automatique, les écritures « extra-comptables » font l'objet d'un traitement particulier après validation définitive du rapprochement. En effet, l'écriture « extra-comptable » ayant été rapprochée va devoir, tôt ou tard, être passée en comptabilité. De ce fait, lors d'un rapprochement ultérieur, cette nouvelle écriture va devoir être pointée. Or, l'écriture de relevé correspondante a déjà été rapprochée avec l’écriture extra-comptable ; aucune « contrepartie » sur les nouveaux relevés à rapprocher ne pourra être trouvée pour cette écriture comptable.

Pour remédier à ce problème, le système va automatiquement créer, lors de la validation définitive d'un rapprochement automatique, une écriture de type « extra-relevé » pour toute écriture « extra-comptable » figurant dans le rapprochement. Ainsi, cette écriture « extra-relevé » pourra être utilisée pour pointer l'écriture comptable à venir.

En résumé, le pointage va se faire ainsi :

1)        Pointage d'une écriture du relevé avec une écriture de type « extra-comptable » ;

2)        Validation définitive du rapprochement, entraînant la création d'une écriture « extra-relevé » équivalente à l'écriture « extra-comptable » ayant permis le rapprochement définitif ; l'écriture « extra-comptable » peut quant à elle être soit supprimée, soit conservée pour le prochain rapprochement, selon le choix effectué sur l'écran de sortie du rapprochement.

3)        Comptabilisation de l'écriture correspondant à l'écriture extra-comptable ;

4)        Lors du rapprochement suivant, pointage de cette nouvelle écriture comptable avec l'écriture « extra-relevé » ;

5)        Validation définitive de ce nouveau rapprochement, entraînant la suppression de l'écriture « extra-relevé » ayant permis le rapprochement définitif.

Si le point 3 n'a pas été réalisé avant le rapprochement suivant, il sera toujours possible de rapprocher l'écriture « extra-relevé » avec une nouvelle écriture « extra-comptable », ce qui provoquera lors de la validation la suppression-recréation de l'écriture « extra-relevé ». On différera ainsi le rapprochement de l'écriture « extra-relevé » avec une véritable écriture comptable.

Sur l'écran de pointage, les écritures « extra-comptables » et « extra-relevés » sont mises en évidence par une couleur de fond respectivement vert pastel et rose pastel.

A savoir : une alternative possible à l'utilisation de ces écritures extra-comptable est d'utiliser, comme dans le cas d'un rapprochement manuel, le bouton Saisie pièce, au bas de l'écran, pour saisir directement, « à la volée » et sans sortir du rapprochement, la pièce manquante. Au retour de cette saisie de la pièce manquante, la liste des écritures à rapprocher est rechargée, le solde du compte est lui-aussi actualisé et on peut donc poursuivre normalement son rapprochement.
Cette alternative est à privilégier, car plus simple que l'utilisation d'écritures « extra-comptables » et « extra-relevés », difficiles à manier surtout en rapprochement automatique. Mais elle suppose que vous sachiez immédiatement comptabiliser correctement la pièce bancaire manquante.