Cette procédure permet de rappeler pour modification toute pièce enregistrée dans LDCompta, quelle que soit la méthode ayant été utilisée pour la saisir : saisie par pièce, par folio, au kilomètre, saisie de règlements, ou même interface.

Selon le choix de gestion des écritures provisoires ayant été fait au niveau de la Fiche société, vous avez accès à différents types de modification : modification des données non comptables uniquement ou modification de toutes les données de la pièce.

Enfin, en tout état de cause, la modification des pièces comptabilisées sur un journal et dans une période close (au sens de la clôture mensuelle des journaux) n’est plus possible.

La procédure de modification d’écritures est accessible depuis le menu Outils/Modification d’écritures. Mais on peut aussi y accéder très facilement depuis toutes les procédures de consultation, via l'option Modifier cette pièce du menu contextuel qui s'affiche lors d'un clic droit sur une écriture.

Comme il s’agit d’une procédure assez sensible, il peut être bon de limiter l'accès à celle-ci à certains utilisateurs uniquement via la gestion des sécurités.

Mise en œuvre

Pour modifier une écriture, la première chose à faire consiste à identifier la pièce comptable à modifier. Cette identification se fait grâce à trois critères :

• le journal mouvementé
• la date comptable de l'écriture
• le N° de pièce comptable.

Ces trois critères sont obligatoires. Afin de faciliter la recherche d'une pièce, la touche F4, lorsqu’elle est utilisée dans la zone N° de pièce, permet de consulter le journal indiqué, et de sélectionner directement sur l'écran de consultation la pièce à modifier.
Une fois ces trois critères donnés, LDCompta recherche tous les lots vérifiant ceux-ci ; s’il existe plusieurs lots répondant aux trois critères, il vous faudra alors sélectionner l’un d’entre eux. Une fois le lot à modifier parfaitement identifié, toutes les écritures constituant ce lot sont présentées sur l’écran de modification, et ce même si certaines d’entre elles ne correspondent pas aux trois critères indiqués initialement.

Comme indiqué plus haut, le plus simple pour modifier une pièce est de passer, depuis n'importe quelle fenêtre de consultation (compte, pièce, référence, journal, montant) par l'option Modifier cette pièce du menu contextuel qui s'affiche lors d'un clic droit sur une écriture. On arrive alors directement sur l'écran suivant cette identification de la pièce.

Une fois arrivé sur l'écran présentant les différentes lignes de la pièce, des modifications sont alors possibles, soit au niveau de chaque ligne, soit globalement pour l'ensemble des lignes, grâce au bouton Modifier pièce. Le mode opératoire pour ajouter, modifier ou supprimer des lignes est quasiment identique à celui de la procédure de saisie des écritures par folio. Reportez-vous si nécessaire au descriptif de celle-ci pour ce qui est de l’ergonomie.

Au niveau de chaque ligne, il est possible de modifier :

• le code nature de pièce
• la référence document
• la date de la pièce
• la date d'échéance
• la date de valeur
• le numéro de compte mouvementé
• le libellé de l'écriture
• le montant et le sens de l'écriture (débit ou crédit)
• le code trésorerie
• le mode de paiement
• l'imputation analytique.

Au niveau de l'ensemble des lignes, il est possible de modifier :

• le journal mouvementé
• le N° de pièce
• la date comptable
• la référence document
• le libellé de l'écriture
• la date de la pièce
• la date d'échéance
• la date de valeur
• le code nature de pièce
• le code trésorerie
• le mode de paiement.

Il est également possible d'ajouter ou de supprimer des lignes à la pièce.

Si l'on a opté pour le mode de gestion des écritures provisoires Modif. des données non comptables, les données dites « comptables » sont non modifiables : Code journal, Date comptable, N° de pièce, N° de compte, Montant et sens. L'ajout et la suppression de lignes à la pièce ne sont pas possibles dans ce mode.

Toutes ces modifications font bien sûr l'objet des mêmes contrôles de cohérence (existence des comptes, périodes comptables closes...) que ceux réalisés dans les procédures de saisie classiques utilisées pour enregistrer de nouvelles pièces.

Restrictions d’utilisation

Un certain nombre de restrictions s'applique lors de la modification d'une pièce comptable. Le seul objet de ces restrictions est de garantir l'intégrité du système d'information comptable au travers de la modification des écritures.

• Une pièce ne peut être modifiée que si elle est identifiable par la combinaison des trois critères Code journal - Date comptable - N° de pièce. Si sur certains journaux, vous n’avez pas rendu la saisie du N° de pièce obligatoire, il vous sera impossible d’identifier une pièce de façon précise, et donc de la rappeler en modification. De plus, la pièce ainsi identifiée doit être équilibrée. Si ce n'est pas le cas, la modification de la pièce sera limitée aux seules données non comptables.
• Si la pièce comporte au moins une écriture lettrée ou rapprochée (au sens du rapprochement bancaire), les restrictions suivantes s'appliquent :

• chaque écriture lettrée ou rapprochée ne peut être supprimée ;
• le N° de compte, le montant et le sens de chaque écriture lettrée ou rapprochée ne sont pas modifiables ;
• la date comptable de la pièce n'est pas modifiable.

• Toutes les écritures passées sur le journal d'abonnements ne sont pas modifiables.
• Dans le cas d'une pièce correspondant à un règlement en portefeuille ou déjà remis en banque, les restrictions suivantes s'appliquent :

• le code journal ne peut être modifié ;
• les numéros de compte mouvementés ne peuvent être modifiés ;
• aucune ligne ne peut être ajoutée ou supprimée à la pièce ;
• si le compte Effets à recevoir est géré par mois d’échéance, et que la date d'échéance est modifiée, le n° du compte mouvementé est automatiquement modifié compte tenu de la nouvelle date d'échéance ;
• le montant passé sur le compte Effets à recevoir ou le compte de banque doit toujours rester débiteur.

• Dans le cas d'un journal pour lequel il y a numérotation automatique des pièces, le N° de pièce ne peut être modifié. Dans le même ordre d'idées, si le code journal est remplacé par un code journal pour lequel il y a numérotation automatique, un nouveau n° de pièce est automatiquement attribué lors de la validation de la transaction.
• Enfin, chaque fois qu'une modification est faite sur une écriture mouvementant un compte fournisseur, modification portant sur le montant ou l'échéance de l'écriture, un écran supplémentaire de mise à jour de l'échéancier fournisseurs est proposé.

Traçabilité des modifications

A chaque écriture est associé un ensemble de données permettant de savoir quand et par qui l’écriture a été saisie d'une part, quand et par qui l’écriture a été modifiée le cas échéant (uniquement la dernière modification).

Parallèlement à cela, le système conserve une trace de toutes les modifications de pièce réalisées, avec pour chaque modification le détail complet de la pièce avant et après modification. Toutes ces données sont facilement consultables :

• D’une part par une procédure de consultation dans le menu Outils/Historique des modifications, sachant que cette procédure est également accessible depuis n'importe laquelle des procédures de consultation d'écritures (par compte, pièce, référence, journal, montant), via l'option Historique des modifications du menu contextuel obtenu par un clic droit sur une écriture.
• D’autre part par une procédure d’édition Contrôle des saisies, qui permet de lister des écritures à partir de critères comme la date de création ou modification, l’utilisateur ayant créé ou modifié l’écriture…
  Remarque : en sélectionnant sur cette liste toutes les écritures créées entre deux dates, on peut très facilement vérifier ce qui a été fait dans un dossier comptable. La liste dispose de critères de sélection complémentaires, tels le code journal, la possibilité d’exclure les écritures provenant d’une interface…